Tips voor uitzending naar een ambassade of consulaat

Neem de pagina oriënteren op een uitzending nog een keer door, en bestudeer de landeninformatie:

• ECA Country Profile Reports (via BZelf) en het reisadvies van BZ. 
• erkende samenlevingsvormen per land (via Rijksportaal).
• landen waar uw partner in beginsel mag werken.

Neem contact op met de operationeel manager op de post voor de lokale context.

Gaan uw kinderen mee?

• Bekijk het overzicht van scholen die in aanmerking komen voor vergoeding. 
• Bekijk het netwerk van de stichting Nederlands Onderwijs in het Buitenland.

• Maak een afspraak voor een voorbereidingsgesprek (NB: voor niet BZ-medewerkers komt 3W vanzelf bij u op de lijn).
• Vraag een voorlopige specificatie buitenlandvergoeding. Deze wordt pas uitgekeerd als u heeft bevestigd op de post te zijn begonnen.
• Overweeg een aanloopvoorschot.
• Schrijf u in voor landgerichte acculturatie-, BHV-, en/of taalcursussen.
• Vraag tijdig een medisch onderzoek aan, inclusief eventuele vaccinaties. Defensiemedewerkers doen de keuring en vaccinatie bij hun eigen organisatie.
• Gaat u naar een hoog risicogebied (rood)? Dan is een HEAT training verplicht. Zie ook handboek crisisbeheersing en brochure persoonlijke veiligheid.
• Wijzig adres in P-Direkt. Vul bij correspondentieadres in: plaatsnaam vertegenwoordiging, Postbus 12200, 2500 DD Den Haag. Dan gaat het als privepost via de diplomatieke koerier naar de ambassade of consulaat.

Additionele informatie voor BZ-medewerkers

• U mag twee keer uw wekelijkse arbeidsduur (max. 2x40 uur) opnemen voor overplaatsingsgerelateerde zaken. Dit hoeft u niet in P-direkt te registreren.
• Lever uw SIM- kaart van uw (in Nederland verkregen) Iphone en tablet in bij SSC-ICT. U neemt de tablet en Iphone mee naar de post. Op de nieuwe bestemming ontvangt u de lokale SIM-kaart voor uw Iphone en tablet. In de periode dat u nog geen nieuwe SIM-kaart heeft, kunt u de Iphone  gewoon blijven gebruiken op een WiFi netwerk zodat u uw BZ-mail kunt blijven lezen via BlackBerry Work.
• De Shuttel zakelijke OV-kaart (Mobiliteitskaart) kunt u aanhouden voor tussentijdse dienstreizen in Nederland.
• De Rijkspas kan behouden worden bij overplaatsing naar het buitenland.
• Vraag een week voor vertrek om uw account te laten overzetten.

Additionele informatie voor overige rijksambtenaren

• 3W stuurt u een uitnodiging voor deelname aan de attachécursus.
• U dient in overleg met uw eigen organisatie taallessen te organiseren ter voorbereiding op de uitzending.
• Check met de post of er voor u een tablet beschikbaar is en/of uitgifte van de BZ-tablet voorafgaand aan de uitzending mogelijk is.

• U wordt uitgezonden via de aanvullende CAO Rijk Uitzendingen.
• Afwijkende afspraken voor attachés staan in de Attachénotitie.
• Tijdens de voorbereiding komt u mogelijk in aanmerking voor: aanloopvoorschot, acculturatiecursus, taallessen, Nederlandse taal voor kinderen, tegemoetkoming tijdelijke huisvesting, en specifieke buitenlandvergoedingen.
• Dien binnen 6 maanden na het ontstaan van de kosten uw declaratie in.
• Lees meer over de vergoedingen uitzendingen naar een post. 

• Check of het gastland uw samenlevingsvorm erkent.
• Zoek uit of uw partner van het gastland voor Nederland mag (tele)werken of eventueel vrijwilligerswerk mag doen.
• Bekijk de pagina partners voor alle informatie over erkende samenlevingsvormen, werken in het buitenland en praktische aandachtspunten voor partners.
• Vraag uw partner (de rijksmedewerker) u aan te melden voor 3W Partner Plaza.

• Betrek uw kind bij de besluitvorming: huis, school, woonplaats, afscheidsfeest.
• Bekijk de pagina over kinderen en onderwijs en de tips voor ouder en kind.
• Houd bij de schoolkeuze rekening met aansluiting bij terugkeer naar Nederland.
• Onderhoud de Nederlandse taal en cultuur, ook met oog op terugkeer Nederland.
• Verdiep u in wat het betekent om een kind in het buitenland te krijgen.

Onderwijs

• Onderzoek tijdig welk onderwijssysteem en niveau het beste bij uw kind past.
• Vraag een actueel dossier en rapporten over uw kind bij de oude school op.
• Neem contact met operationeel manager op de post voor de lokale context. 
• Bekijk het overzicht scholen die in aanmerking komen voor vergoeding en schrijf uw kind tijdig in. De school sluit met u het contract af, niet met de post of het Rijk. 
• Declareer de inschrijfkosten en toelatingstesten van de erkende school bij 3W.
• Heeft u vragen over onderwijs of vergoedingen? Wij helpen u graag verder.

• Check op Landelijk Informatiecentrum Gezelschapsdieren of uw huisdier mee mag en wat de invoereisen zijn.
• Begin op tijd met vaccinaties en het aanvragen van een dierenpaspoort.
• Denk ook aan de kennel van het huisdier. Staan alle verplichte gegevens op de kennel voor vervoer? 
• Bekijk voor vertrek de regels op KLM 'Reizen met huisdieren'.

• Zodra 3W uw plaatsingsbrief of aanmeldmemo van de personeelsdienst HDPO heeft ontvangen, meldt 3W uw vertrek aan bij het internationaal verhuisbedrijf. De verhuizer neemt daarna rechtstreeks contact met u op.
• Uw verhuisboedel wordt ‘door-to-door’ getransporteerd. Per overplaatsing wordt slechts 1 zending vergoed om alles ter plaatse te krijgen.
• Bedenk op tijd wat in de koffer moet en wat in de container vervoerd kan. Bedenk of het de kosten waard zijn om bepaalde goederen jaren in opslag te houden. Laat de doos met uw gereedschapskist herkenbaar inpakken.
• Tijdens het transport wordt uw inboedel door de werkgever  verzekerd. Zorg dat ook na het transport uw inboedel voldoende is verzekerd (zie thuis regelen).
• Neem altijd (waarde)documenten mee in de eigen (hand)bagage (akten, schoolcertificaten, medisch paspoort en vaccinatieboek, huisdierpaspoort en chipnummer).
• Check bij de RDW wat de voorwaarden zijn voor schorsen en uitvoer van uw auto uit Nederland. Als u eenmaal bij het BRP bent uitgeschreven, dan kunt u geen auto meer op uw naam in Nederland laten zetten. Heeft u een andere vraag over bijvoorbeeld het uitvoeren van uw privéauto, het transport hiervan of de verzekering, kijk dan op Veelgestelde vragen (FAQ) over auto's.
• Meer weten? Lees onze pagina internationale verhuizingen of stel een vraag.

Belastingvrij kopen

Schaft u voor uw plaatsing in het buitenland spullen aan en neemt u die mee? Zoek uit of u de btw kunt terugvorderen. U hebt als diplomaat recht op belastingvrij aankopen (privilege) zowel voor vertrek (u mag de goederen dan niet gebruiken in Nederland) als (onder voorwaarden) tijdens uw verblijf in het buitenland. Vraag na bij de verhuizer hoe de zaken praktisch geregeld kunnen worden. Voor belastingvrij aankopen tijdens de plaatsing, kunt u navraag doen op de post.

Huisvesting

• U krijgt voor uw persoonlijke huisvesting in het buitenland een huurnormbedrag. De hoogte van dit bedrag is afhankelijk van de gezinssamenstelling, functieniveau en standplaats. Vraag hier uw huurnormbedrag aan.
• Oriënteer u op het lokale huizenaanbod en houd rekening met onderstaande punten:
  • Dienstwoningen moeten veilig, sober en functioneel zijn.
  • Een geschikte woning zoekt u op de post samen met de operationeel manager.
  • Houd bij uw zoektocht rekening met reistijd tijdens de spits naar school en werk. 

• Op BZelf vindt u alle informatie over Huisvesting en Tijdelijke huisvesting of dienstwoningen, een dienst van Directie Huisvesting en Facilitaire zaken (DHF). Voor vragen over zaken met betrekking tot huisvesting kunt u contact opnemen met de Directie Huisvesting en Facilitaire zaken.

Tijdelijke huisvesting in Nederland, voorafgaand aan uitzending

• Als de verhuizer uw inboedel heeft opgehaald en u uw woning heeft verlaten kunt bij 3W een tegemoetkoming tijdelijke huisvesting in Nederland aanvragen.

Tijdelijke huisvesting bij aankomst op de post

• De post zal tijdelijke huisvesting bij aankomst voor u verzorgen. Neem tijdig contact met de operationeel manager op als u een huisdier meeneemt. 

• Meer informatie over de richtlijn ‘Tijdelijke huisvesting medewerkers’ vindt u op BZelf (via Rijksportaal).

• Zorg dat uw kind gevaccineerd is volgens het rijksvaccinatieprogramma.
• Gaat u naar een 'niet-westers' land? Maak dan een afspraak met KLM Health Services (KHS) voor medische keuring en vaccinaties. Begin daar op tijd mee.
• Keuring en vaccinaties voor Defensie attaches verloopt via Defensie, niet 3W/KHS.
• Meer weten? Lees onze pagina medische diensten.

• In uw plaatsingsbrief of aanmeldmemo staat of u in aanmerking komt voor een diplomatiek paspoort. Bekijk de FAQ over diplomatieke status en paspoorten.
• Vraag uw paspoort en visum tijdig aan. Voorkom een tweede bezoek: neem alle benodigde documenten mee! 
• Buitenlandse partner kan in aanmerking komen voor een diplomatieke status, maar krijgt geen diplomatiek paspoort. 3W bemiddelt wel bij het verkrijgen van een visum.

• Op de pagina reizen van/naar een post vindt u alle informatie over voorwaarden en het aanvragen van de reis.
• Bekijk de pagina Reisinformatie en veiligheid en neem voorzorgsmaatregelen als u naar een land reist met een verhoogd risico op het gebied van informatiebeveiliging.
• Lees over voorwaarden bij grenscontroles als u met een minderjarig kind reist.

• Vraag uw DigiD-app aan in Nederland. Aanvragen in het buitenland is lastiger. Met de app kunt u vanuit het buitenland bij overheidsdiensten inloggen.
• Als (gezin van) uitgezonden ambtenaar wordt u als fictief binnenlandsplichtige aangemerkt door de Belastingdienst. Neem contact met de Belastingdienst Kennis- en Expertisecentrum Buitenland of bel vanuit BZ via 4030 of 4031.
• Informeer voor vertrek de SVB via ‘Mijn SVB’ dat u als ‘fictief ingezetene’ tijdelijk in het buitenland (met een uitgezonden Rijksambtenaar) gaat wonen.
• Zoek uit wat de uitzending voor uw pensioenen en verzekeringen betekent.
• Check bij "mijn UWV" of uw gegevens en arbeidsverleden actueel zijn.

• Zodra u uitgeschreven bent uit uw gemeente, kunt u in deze gemeente geen nieuw rijbewijs meer aanvragen. Woont u in het buitenland buiten de EU en wilt u uw verlopen rijbewijs verlengen? Zie hiervoor informatie op de website van 3W (Uitgezonden medewerker | Op de post | SSO3W).
• Als u geplaatst bent in een EU-land en uw rijbewijs verloopt, kunt u in het betreffende EU-land een nieuw rijbewijs aanvragen. Deze is 10 jaar geldig en wordt in Nederland erkend. U kunt niet vanuit een EU-land een Nederlands rijbewijs aanvragen. Dat is EU-wetgeving.
• Het is een misverstand dat het nodig is te zorgen dat je Nederlandse rijbewijs in het buitenland niet verloopt. In veel gevallen is het niet nodig om een verlopen Nederlands rijbewijs te verlengen. Dit kan bij terugkeer in Nederland. DCV voert daarom overleg met de RDW om de informatie hierover te verduidelijken.
• Tip: Verleng uw rijbewijs voor vertrek. Lees de info, neem contact op met RDW afdeling rijbewijzen, of bel + 31 (0) 88 008 7407 (keuze rijbewijs).

• Neem contact met uw verzekeringsmaatschappij en check de buitenlanddekking. De extra premie voor de buitenlanddekking van de verzekeringen kan betaald worden uit de standplaatsvergoeding. Denk hierbij ook aan uw zorgverzekering. Stuur bij onduidelijkheid altijd een kopie van de plaatsingsbrief mee.
• Er zijn verschillende instanties die verzekeringen aanbieden bij langdurig verblijf in het buitenland. Google verder op ‘expatverzekering’.
• Dubbelcheck: zijn de verzekeringen als ziektekosten, WA (wettelijke aansprakelijkheid), opstal, inboedel, voldoende dekkend voor een verblijf in een land buiten Nederland? Ga dit na bij uw verzekeringsmaatschappij. Ook in het buitenland is het verstandig u hiervoor goed te verzekeren. 
  Let op: Heeft u geen verzekeringen afgesloten tijdens uw plaatsing en er vindt onverhoopt een calamiteit plaats, dan kunt u geen beroep doen op de werkgever. Goede verzekering van de boedel inclusief de auto raden we dus sterk aan. Indien u of een van uw gezinsleden die op de standplaats verblijven onverhoopt schade lijdt als gevolg van een niet-verzekerbaar risico, zoals een burgeroorlog of opstand, zal de werkgever deze schade naar redelijkheid vergoeden.
• Sluit een goede aanvullende reisverzekering af voor u en uw gezinsleden die bij u op de post verblijven. 
• Vraag een no-claim aan bij de autoverzekeringsmaatschappij (in de Engelse taal) als u uw auto lokaal wilt verzekeren. Let op: als u uw auto bij een niet-Nederlandse verzekeraar verzekerd, kan dit gevolgen hebben voor de opbouw van uw schadevrije jaren bij terugkeer in Nederland. Vraag dit na bij uw verzekeraar.
• Zie ook "Thuis regelen" op de pagina voor partners.

• Banken staan onder steeds strenger Europees en Internationaal toezicht om witwassen en financiering van terrorisme te bestrijden. Internationale en ongebruikelijke transacties kunnen als verdacht worden gezien. Om risico op boetes te beperken stoppen steeds meer banken met dienstverlening met individuen in het buitenland. Ambassadeurs en Zaakgelastigden worden bovendien als Publically Exposed Persons (PEP) gezien.  
• Neem voordat u vertrekt, contact met uw bank en vraag naar mogelijkheden om uw rekening en credit cards in het buitenland te mogen blijven gebruiken. Zorg dat u vanuit het buitenland geen nieuwe rekeningen in Nederland voor u en uw gezinsleden hoeft te openen of andere bankproducten hoeft af te sluiten.
• Check voordat u een hypotheek afsluit wat de voorwaarden zijn bij onderverhuur tijdens verblijf in het buitenland.
• Bekijk ook onze pagina over afspraken met individuele banken.

• Check via "Mijn overheid" of uw gegevens actueel zijn en wie er toegang tot uw BRP gegevens heeft.
• Schrijf u uit bij de Basisregistratie Personen (BRP) als u meer dan 2/3 van het jaar buiten Nederland verblijft. Als u dit niet doet, kunt u een boete krijgen.
• Tip: zorg dat u al uw gegevens heeft bijgewerkt voordat u zich uitschrijft. Eenmaal uitgeschreven staat u in de Registratie Niet-Ingezetenen (RNI), een database met statische informatie. U kunt dan alleen nog maar beperkt uw gegevens aanpassen. Niet alle informatie uit BRP gaat mee naar RNI.
• Informeer zelf instanties (bijv. SVB, Belastingdienst, zorgverzekeraar) dat u voor de Nederlandse overheid tijdelijk wordt uitgezonden (voeg uw plaatsingsbrief toe).

• BZ zoekt met BZK en de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG), waar BRP en RNI onder vallen, naar oplossingen om de gevolgen van uitschrijven BRP voor uitgezonden ambtenaren en hun gezin te beperken.

• Zeg tijdig uw gas, licht, water, internet, televisie, telefoon, krantabonnementen, OV chipkaart op. Bedenk of u een Nederlands pre-paid nummer wil aanhouden.
• Neem de tijd om afscheid te nemen van vrienden en familie. Plan op tijd een afscheidsfeest.
• Zie ook "Thuis regelen" op de pagina voor partners.

Op de pagina uitgezonden medewerker vindt u informatie die relevant voor u is tijdens uw plaatsing op de post.

Terugkeren naar Nederland kan minstens zo'n grote stap zijn als op uitzending gaan. Besteed daarom tijdig aandacht aan planning en voorbereiding van uw terugkeer.