Internationale verhuizingen bij overplaatsing

Voor wie?

Alle medewerkers (inclusief attaché’s en gedetacheerden) die op grond van de ACRU voor een periode van minimaal 12 maanden worden geplaatst bij een Nederlandse vertegenwoordiging in het buitenland.

Toelichting

• 3W zorgt voor aanmelding van jouw verhuizing bij het betreffende verhuisbedrijf. Na deze aanmelding neemt het verhuisbedrijf contact met jou op om alle  voorbereidingen en de planning te bespreken
• Jouw  verhuisboedel wordt volgens het principe ‘door-to-door’ getransporteerd. Algemeen uitgangspunt is dat per overplaatsing slechts 1 zending wordt gebruikt om alles ter plaatse te krijgen.
• Als  de rechtstreekse reisroute tussen de oude en de nieuwe standplaats meer dan 2000 km bedraagt, maak je aanspraak op het transporteren van één auto (personenauto of motor). Het transport van deze auto moet in beginsel worden gecombineerd met de verhuisboedel.
• Als  jouw  auto niet op de oude of nieuwe standplaats wordt aangeschaft maar elders, en er aanspraak bestaat op het voor Rijksrekening transporteren van een auto, dan worden de door jou gemaakte kosten van het transport, de verzekering en inklaringskosten vergoed. Hierbij is het maximale bedrag het bedrag dat voor Rijksrekening zou zijn gekomen als uw  auto samen met de boedel zou zijn getransporteerd. De kosten kunnen worden gedeclareerd via SSP.
• Het (langdurig) opslaan van verhuisboedel tijdens de plaatsing in het buitenland vindt plaats  in Nederland bij het gecontracteerde verhuisbedrijf
• Bij tussentijdse wijzigingen van de gezinssamenstelling op de standplaats bestaat aanspraak op een aanvullende zending van 2m3 verhuisboedel per zee-of landtransport.
• Voor posten waar lokaal onvoldoende geschikte en veilige goederen voor jonge kinderen zijn (bijv. geschikte luiers, babyvoeding, meubeltjes voor de babykamer) bestaat bij gezinsuitbreiding tijdens de plaatsing aanspraak op 2 m3 per luchtzending danwel 4 m3 boedel per zee-of landzending. Het gaat hier om  posten die genoemd worden in de ACRU.
• Bij tussentijds (definitief) vertrek van jouw  partner en andere gezinsleden kun je  een deel van jouw  maximale aanspraak op transport van verhuisboedel overdragen aan jouw  partner. Bijvoorbeeld: als jij zelf aanspraak zou maken op transport van een 40 ft container, mag jouw  partner in dat geval een 20 ft container gebruiken. Op het moment dat je  zelf de post verlaat, kan jij nog maximaal aanspraak maken op een 20 ft container.
• Jouw  boedel die wordt verhuisd of in opslag wordt gegeven en jouw eventuele auto die van Rijkswege wordt getransporteerd, wordt tegen schade, verlies en diefstal verzekerd gedurende:
  • het transport naar de volgende standplaats of naar Nederland;
  • de direct daaraan voorafgaande of daaropvolgende opslag;
  • de opslag in Nederland.
• Nadere informatie over de verzekeringsvoorwaarden ontvang je  van het verhuisbedrijf.

Combineren van rijksgoederen met privégoederen

In de afgelopen periode is er een toename geweest van het meesturen van Rijkskunst en inventaris goederen zonder dat 3W/UM-Posten hiervan op  de hoogte werd gebracht. Hierdoor is vanuit de directie huisvesting en facilitaire zaken (DHF) het budget van 3W/UM-posten onrechtmatig belast, met andere woorden zijn er wel degelijk meerkosten ontstaan m.b.t. verpakkingskosten, verschepingskosten, opslagkosten en afleverkosten.

In samenwerking met DHF is besloten geen rijks- en inventarisgoederen meer met een privécontainer van een overplaatsbare ambtenaar mee te geven (zowel naar als van de post). Het verzenden van privéboedel (op grond van ACRU) en rijksgoederen dienen dan ook gescheiden verzonden te worden (beide ook aparte budgetten).

DHF gaf ook te kennen dat in bepaalde gevallen bovengenoemde goederen onnodig naar Nederland zijn geretourneerd, maar konden worden afgestoten. Hierdoor zijn dus ook onnodig meerkosten ontstaan.

Voorwaarden

• De minimale plaatsingsduur om in aanmerking te komen voor een internationale verhuizing is 12 maanden.
• Na aanmelding van jouw  verhuizing door 3W, wordt van jou verwacht dat u zelf tijdig afspraken maakt met het verhuisbedrijf, met inachtneming van geschatte verschepings- en inklaringstermijnen. Bij de planning moet nadrukkelijk geprobeerd  worden de noodzaak van tijdelijke huisvesting op de plaats van bestemming (in afwachting van aankomst van de verhuisboedel) te voorkomen.
• Verzending van de verhuisboedel/auto vindt pas plaats op het moment dat de nieuwe post heeft bevestigd dat jouw definitieve huisvesting beschikbaar is, ter voorkoming van (hoge) kosten voor lokale opslag.
• Als je meer volume verhuist of opslaat dan volgens het de ACRU is toegestaan, dan komen alle hieraan verbonden meerkosten voor eigen rekening.

• Bij separaat transport van een elders aangeschafte auto naar de nieuwe standplaats dient de nieuwe auto te zijn aangeschaft binnen drie maanden vanaf jouw vertrekdatum van de oude standplaats en binnen 12 maanden gerekend vanaf de dag van jouw eerste aankomst op jouw nieuwe standplaats te zijn afgeleverd. Bij declaratie van de transportkosten (uiterlijk zes maanden na aflevering van het motorvoertuig op de standplaats) dien je ook de aankoopfactuur te overleggen.

Aanvragen

Er gelden verschillende aanvraagprocedures:

• Voor  BZ-medewerkers en gedetacheerden: HDPO informeert 3W rechtstreeks over de voorgenomen plaatsing. 3W zorgt ervoor dat het verhuisbedrijf op de hoogte wordt gesteld.  Het verhuisbedrijf neemt vervolgens contact met jou op om de verhuizing te gaan organiseren.
• Voor attachés: 3W ontvangt via de klantcontactpersoon van jouw organisatie bericht over de voorgenomen plaatsing. 3W zorgt ervoor dat het verhuisbedrijf op de hoogte wordt gesteld. Het verhuisbedrijf neemt vervolgens contact met jou  op om de verhuizing te gaan organiseren.

Aanvragen

Onderstaande link leidt je naar het Self Service Portal (SSP), een https-pagina die bereikbaar is indien je bent aangelogd op een rijkswerkplek (thuis of op kantoor). Binnen het portaal ben je bij 3W bekend. Je kunt dit controleren door rechtsboven op uw profiel te klikken, zodat je weet u dat jouw gegevens vertrouwelijk worden behandeld.

SSP - Aanvragen vergoeding buitenland

Zeevrachten/transittijden

Zee- en luchtvrachten zijn onderhevig aan diverse invloeden: de aantrekkende economie waardoor schaarste ontstaat,  digitalisering waardoor (klanten)service afdelingen worden gereorganiseerd en schaalvergroting waardoor alleen grote rederijen overblijven die met steeds grotere schepen varen.

Dit heeft tot gevolg dat er minder directe routes zijn aangezien de rederijen een hoofdroute bepalen (bijvoorbeeld Hamburg-Norfolk) en de omliggende havens door middel van feeders/kleinere containerschepen bedienen. Dit betekent overlading van de container op een ander schip waarbij de aansluiting het kritische punt is. Als deze niet wordt gehaald betekent dit  1 of 2 weken vertraging.

Om deze reden wordt er gesproken over de Estimated Time of Departure (ETD) en de Estimated Time of Arrival (ETA).

Einde detachering en pensionering

Wanneer je vanwege de pensioengerechtigde leeftijd geen plaatsingsbesluit hebt ontvangen, ofwel het einde van een detacheringsperiode nadert en je hebt geen vervolgplaatsing, dan kan je via SSP optie ‘verhuizing bij overplaatsing' 3W/UM verzoeken om een verhuizing voor jou in gang te zetten.

Doorlooptijd

Je ontvangt binnen 7 werkdagen nadat jouw plaatsing is doorgegeven aan 3W een bericht van de verhuisorganisatie. De totale doorlooptijd van de verhuizing verschilt per bestemming en is mede afhankelijk van lokale omstandigheden.

Vragen

SSP - Vraag over internationale verhuizing bij overplaatsing