Diplomatieke paspoorten

Vanaf het moment dat u uw definitieve plaatsingsbrief heeft ontvangen, kunt u uw diplomatieke paspoort aanvragen. U bent zonder afspraak welkom tussen 9:00 en 12:30 uur bij de 3W-diplomatieke paspoortbalie. Als u met 3 of meer personen komt, verzoeken wij u een afspraak in te plannen via dit SSP-formulier of e-mail. Zo kunnen we drukte bij de balie van het Consulair Diensten Centrum (CDC) voorkomen en verspreiding van Covid-19 tegengaan. 

Het adres van de 3W-diplomatieke paspoortbalie is: Rijnstraat 8 te Den Haag, centrale hal, naast de receptie.

Voor het aanvragen van diplomatieke paspoorten neemt u in ieder geval het volgende mee:

• Kopie plaatsingsbrief/aanmeldmemo per persoon
• Kopieën huidige reisdocumenten van alle gezinsleden
• 2 recente pasfoto's conform fotomatrix per persoon
• Volledig (digitaal) ingevulde en ondertekende paspoortaanvraagformulieren per persoon 
• Ieder gezinslid waarvoor een paspoort wordt aangevraagd moet aanwezig zijn (verschijningsplicht).

Let op: Het CDC kan geen kopieën maken van documenten die u voor de aanvraag in moet leveren. Heeft u geen printer thuis? Ga vooraf aan de afspraak naar de 4^e of 6^e verdieping om te printen en scannen.

Diplomaten (geplaatst op een post) mogen ook voor privéreizen in het buitenland gebruik maken van het verstrekte diplomatieke of dienstpaspoort. 

Partners en kinderen die niet bij de de uitgezonden ambtenaar op de post verblijven, mogen hun diplomatieke paspoorten niet voor privéreizen gebruiken. Met ander woorden, zij mogen de diplomatieke paspoorten alleen gebruiken om van en naar de post te reizen.

Als uw plaatsing is beëindigd moet u de diplomatieke paspoorten inleveren of ongeldig laten maken bij de paspoort/visumbalie.

Als de aanvraag compleet is, is de doorlooptijd voor het vervaardigen van een diplomatiek paspoort/dienstpaspoort maximaal 10 werkdagen.

Houdt bij overplaatsing van post naar post, maar ook na verlenging van uw plaatsingsduur, rekening met de persoonlijke verschijningsplicht.

Indien u al in het bezit bent van een plaatsingsbrief/aanmeldmemo, werkzaam bent op het departement en wordt geplaatst op een post, wordt u verzocht om zo snel mogelijk en bij voorkeur vóór de zomer uw diplomatieke paspoort aan te vragen.

Iedere aanvrager moet in persoon bij de paspoortbalie van het CDC verschijnen voor het aanvragen van een diplomatiek- of dienstpaspoort. Dit in verband met de persoonlijke verschijningsplicht en het afnemen van vingerafdrukken.

Hoewel van kinderen onder 12 jaar geen vingerafdrukken worden afgenomen, moeten zij wel bij de indiening van de aanvraag aanwezig zijn. Op hen is namelijk ook de wettelijk voorgeschreven persoonlijke verschijningsplicht van toepassing voor de vaststelling van de identiteit.

Erkende partners en afhankelijke kinderen van uitgezonden ambtenaren kunnen - ook indien zij niet permanent bij de uitgezondene op de post verblijven - diplomatieke paspoorten aanvragen. 

Partners en kinderen die niet bij de de uitgezonden ambtenaar op de post verblijven, mogen hun diplomatieke paspoorten niet voor privéreizen gebruiken. Met ander woorden, zij mogen de diplomatieke paspoorten alleen gebruiken om van en naar de post te reizen.

Alleen als na onderzoek blijkt dat er geen recente gegevens beschikbaar zijn of als er onduidelijkheden bestaan over de huwelijkse staat/geregistreerd partnerschap, kan gevraagd worden om een kopie van een recent uittreksel uit de Basisregistratie Personen (BRP).

Als u met uw partner een samenlevingsovereenkomst heeft afgesloten, dan moet u kopie van de notariële akte overleggen.

Als echtgeno(o)te (en of kinderen) op een later moment een diplomatiek paspoort aanvragen (graag ook een e-mail van uitgezonden ambtenaar), dan moet ook een volledig dossier worden overlegd, d.w.z. alle hiervoor genoemde documenten (dus ook een plaatsingsbrief/aanmeldmemo ect.).

Afhankelijke kinderen van uitgezonden ambtenaren kunnen - ook indien zij niet permanent bij de uitgezondene op de post verblijven - diplomatieke paspoorten aanvragen. 

Kinderen die niet bij de de uitgezonden ambtenaar op de post verblijven, mogen hun diplomatieke paspoorten niet voor privéreizen gebruiken. Met ander woorden, zij mogen de diplomatieke paspoorten alleen gebruiken om van en naar de post te reizen.

Bij minderjarige kinderen  moeten degenen die met het ouderlijk gezag zijn belast (meestal de beide ouders) het paspoortaanvraagformulier ondertekenen. Als een minderjarig kind nog niet in het bezit is van een nationaal paspoort of een Nederlandse identiteitskaart en nooit in de BRP is opgenomen, dan moet een kopie van de (bij voorkeur gelegaliseerde) geboorteakte worden overgelegd.

Bij minderjarige kinderen moeten tevens kopieën van de houderpagina van degenen die met het ouderlijk gezag zijn belast (meestal de beide ouders) aan de balie worden overgelegd.

Als sprake is van geboorte van een kind in het buitenland, kan het nieuwe diplomatiek of dienstpaspoort worden aangevraagd via de consulaire afdeling van de post. Dit is een uitzonderingssituatie, waarbij er wel van wordt uitgegaan dat daar aan de verschijningsplicht wordt voldaan en de identiteit van het kind wordt bevestigd door de post.

Graag een afspraak te maken als u met een gezin komt.

Op de pagina met veelgestelde vragen vindt u de definitie van 'Afhankelijk kind'.

Rijksambtenaren die voor één van de landen van het Koninkrijk naar het buitenland reizen, kunnen aanspraak maken op een diplomatiek of dienstpaspoort als en voor zolang de minister van Buitenlandse Zaken dat noodzakelijk acht.

Op basis van de ingediende aanvraag wordt bekeken of iemand recht heeft op een diplomatiek of een dienstpaspoort.

Voor het aanvragen van een paspoort dient u een ondersteunend memorandum van uw Directeur-Generaal of Directeur (dus geen afdelingshoofd) waaruit blijkt dat u (regelmatig) naar het buitenland moet reizen, met opgave van de betreffende landen en de motivatie waaruit het functionele karakter van het bezit en gebruik van het aangevraagde diplomatieke- of dienstpaspoort blijkt.

Voor het aanvragen van een paspoort t.b.v. dienstreizen is het niet noodzakelijk om een afspraak te maken. Maak wel een afspraak als u met een groep collega's komt. Vanwege COVID-19 willen wij de toeloop bij de paspoort- en visumbalie spreiden.

U kunt tussen 9:00 en 12:30 uur terecht bij de 3W-diplomatieke paspoortbalie: Rijnstraat 8 te Den Haag, centrale hal, naast de receptie.

Voor het aanvragen van paspoort neemt u in ieder geval het volgende mee:

• Een volledig (digitaal) ingevuld en ondertekend paspoortaanvraagformulier.
• 2 pasfoto's conform fotomatrix
• Kopie van een geldig nationaal paspoort of Nederlandse identiteitskaart.
• Als u al in het bezit bent van een diplomatiek  of dienstpaspoort moet u dit meenemen bij de aanvraag van een nieuw paspoort (dit paspoort moet worden ingeleverd als het nieuwe wordt opgehaald).
• Ondersteunend memorandum (of bemiddelingsbrief) van uw Directeur-Generaal of Directeur (dus geen afdelingshoofd) waaruit blijkt dat u (regelmatig) naar het buitenland moet reizen, met opgave van de betreffende landen en de motivatie waaruit het functionele karakter van het bezit en gebruik van het aangevraagde diplomatieke- of dienstpaspoort blijkt. Als het memorandum via 247Foxy is goedgekeurd, dan moet ook de goedkeuring via Foxy worden toegevoegd.

Het is niet toegestaan om met een diplomatiek of dienstpaspoort te gebruiken voor privéreizen als u een paspoort ontvangt in het kader van het maken van dienstreizen.

Het CDC kan geen kopieën maken van documenten die u voor de aanvraag in moet leveren.

Als u een andere functie krijgt, moet u het verkregen paspoort inleveren of ongeldig laten maken bij de paspoort/visumbalie.

Raadpleeg de visumlandeninformatie om te zien of u een visum nodig heeft voor uw dienstreis als rijksambtenaar. Het Consulair Dienstencentrum (CDC) bemiddelt bij de aanvraag van visa. 

• Lees de veelgestelde vragen over paspoorten. Staat uw vraag er niet bij? Neem dan contact met ons op.
• SSP - Vragen over Diplomatieke paspoorten en visa (Geen rijkswerkplek? Dan per 3W-diplo-visumbalie).
• Contactgegevens