Dienst- en diplomatieke paspoorten

Rijksambtenaren die voor één van de landen van het Koninkrijk naar het buitenland reizen en over de Nederlandse nationaliteit beschikken, kunnen aanspraak maken op een dienstpaspoort als en voor zolang de minister van Buitenlandse Zaken dat noodzakelijk acht.

Op basis van de aanvraag wordt bekeken of iemand eventueel recht heeft op een diplomatiek paspoort. Er wordt alleen een diplomatiek paspoort afgegeven indien de aanvrager naar een land reist met een veiligheidsrisico.

Een diplomatiek paspoort geeft je voor dienstreizen geen diplomatieke status of onschendbaarheid of andere voorrechten.

Een diplomatiek- of dienstpaspoort wordt alleen verstrekt door en bij de Diplomatieke paspoortbalie van het 3W/CDC in Den Haag.

Meer weten? Lees de vernieuwde Beleidsregels diplomatieke en dienstpaspoorten en aanvullende maatregelen (berichtenverkeer 'Reisdocumenten - Aanpassingen afgifte beleid diplomatieke en dienstpaspoorten', van 27 maart 2025). 

Diplomatieke paspoorten worden dus alleen afgegeven als het een dienstreis betreft naar een land met veiligheidsrisico’s. Aanvragers moeten aantonen naar welke landen zij gaan reizen. Het volstaat niet om een ondertekend memorandum te overleggen waarin slechts staat ‘reizen naar landen met veiligheidsrisico’s’. Het CDC beoordeelt of een dienstpaspoort of diplomatiek paspoort wordt afgegeven.

Bij een paspoortaanvraag moet een ondersteund memorandum worden ingediend. Onder het kopje 'Wat moet ik meenemen?' lees je wat erin moet staan. De leidinggevende (of afdelingshoofd) van de aanvrager mag het memorandum ondertekenen. Echter, indien er om uitzondering van de regels wordt gevraagd, denk hierbij aan de artikelen 2h en 3c van de beleidsregels, dan dient de directeur of DG het ondersteunende memorandum te ondertekenen.

Vanaf 6 mei kun je alleen nog maar online een afspraak inplannen via ons afsprakensysteem.

Lees hieronder goed wat je mee moet nemen naar jouw afspraak. Wanneer je niet alle documenten bij je hebt kan jouw afspraak niet doorgaan.

 Wat je moet meenemen naar de afspraak:

• Volledig ingevuld en ondertekend paspoortaanvraagformulier (geprint meenemen).
• 1 recente pasfoto (max. 6 maanden oud, volgens NL‑fotomatrix; militairen niet in uniform).
• Kopie van de houderpagina (pagina waar je foto op staat) van je geldige nationale paspoort of Nederlandse ID-kaart.
  • Let op: bij paspoorten afgegeven na 30 september 2024 ook de achterzijde van de houderpagina (pagina waar je foto op staat) printen. (let op: maak je  BSN nummer onzichtbaar).
• Je huidige diplomatieke paspoort, dienstpaspoort of (bij eerste aanvraag) je nationale paspoort.
• Een geprint memorandum/bemiddelingsbrief, ondertekend door je leidinggevende of afdelingshoofd, met:
  • Einddatum van je dienstverband in de huidige functie.
  • De landen waarvoor je een diplomatiek/dienstpaspoort nodig hebt.
  • De motivatie die het functionele karakter van het aangevraagde paspoort onderbouwt.

Controleer of je een visum nodig hebt voor je dienstreis op de website landeninformatie. Neem alles mee met dit

        ingevulde  formulier (geprint).

Het is niet toegestaan om een diplomatiek of dienstpaspoort te gebruiken voor privéreizen als je een paspoort ontvangt in het kader van dienstreizen.

Het CDC kan geen kopieën maken van documenten die je voor de aanvraag moet inleveren.

Als je een andere functie krijgt, moet je het verkregen paspoort inleveren of ongeldig laten maken bij de paspoort/visumbalie.

Vanaf 6 mei kun je alleen nog maar online een afspraak inplannen via ons afsprakensysteem.

Lees hieronder goed wat je mee moet nemen naar jouw afspraak. Wanneer je niet alle documenten bij je hebt kan jouw afspraak niet doorgaan.

Wat je moet meenemen naar de afspraak:

• Plaatsingsbrief / verlengingsbrief / aanmeldmemo per persoon (ook voor de aanvrager; voor gezinsleden mag een kopie van het aanmeldmemo)
• Kopie van huidige nationale reisdocumenten van alle gezinsleden
• 2 recente pasfoto’s per persoon (max. 6 maanden oud, volgens NL‑fotomatrix)
• Volledig ingevulde en ondertekende paspoortaanvraagformulieren per persoon
• Alle gezinsleden moeten aanwezig zijn (verschijningsplicht)

 Extra voor rijkstrainees

• Getekende kopie detacheringsovereenkomst
• Begeleidende memo van de ambassade met plaatsingsduur (niet nodig als de post de detacheringsovereenkomst mede heeft ondertekend)

 Check of je een visum nodig hebt voor je dienstreis op de website landeninformatie. Neem alles mee met dit ingevulde  formulier (geprint).

Belangrijke aandachtspunten

• Neem alles geprint en ingevuld mee; tijdens de afspraak kunnen er geen kopieën gemaakt worden van documenten.
• Bij elke aanvraag is een kopie van een geldig paspoort of ID-kaart verplicht. Zonder deze kopie kan de aanvraag niet worden behandeld.

Diplomaten (geplaatst op een post) mogen ook voor privéreizen in het buitenland gebruik maken van het verstrekte diplomatieke of dienstpaspoort. 

Partners en kinderen die niet bij de uitgezonden ambtenaar op de post verblijven, mogen hun diplomatieke paspoorten niet voor privéreizen gebruiken. Met andere woorden, zij mogen de diplomatieke paspoorten alleen gebruiken om van en naar de post te reizen.

Als je plaatsing is beëindigd ben je verplicht de diplomatieke paspoorten in te leveren bij de paspoort/visumbalie.

Als de aanvraag compleet is, is de doorlooptijd voor het vervaardigen van een diplomatiek paspoort/dienstpaspoort maximaal 10 werkdagen.

Houd bij overplaatsing van post naar post, maar ook na verlenging van je plaatsingsduur, rekening met de persoonlijke verschijningsplicht.

Als je al in het bezit bent van een plaatsingsbrief/aanmeldmemo, werkzaam bent op het departement en wordt geplaatst op een post, kun je al snel je diplomatieke paspoort aanvragen. Op het moment dat je het paspoort aanvraagt, maak je ook een begin met de visiumaanvraag. Maar let op. Een visumaanvraag kan vaak niet eerder dan twee maanden voor vertrek worden ingediend. Dus stem dat goed af.

Iedere aanvrager moet in persoon bij de paspoortbalie van het CDC verschijnen voor het aanvragen van een diplomatiek- of dienstpaspoort. Dit in verband met de persoonlijke verschijningsplicht en het afnemen van vingerafdrukken.

Hoewel van kinderen onder 12 jaar geen vingerafdrukken worden afgenomen, moeten zij wel bij de indiening van de aanvraag aanwezig zijn. Op hen is namelijk ook de wettelijk voorgeschreven persoonlijke verschijningsplicht van toepassing voor de vaststelling van de identiteit.

Erkende partners en afhankelijke kinderen van uitgezonden ambtenaren kunnen diplomatieke paspoorten aanvragen, ook als zij niet permanent bij de uitgezonden ambtenaar op de post verblijven.

Partners en kinderen die niet bij de uitgezonden ambtenaar op de post verblijven, mogen hun diplomatieke paspoorten niet voor privéreizen gebruiken. Met andere woorden, zij mogen de diplomatieke paspoorten alleen gebruiken om van en naar de post te reizen.

Als je met je partner een samenlevingsovereenkomst hebt afgesloten, moet je een kopie van de notariële akte overleggen. Het is voldoende om de eerste pagina en de laatste pagina van de akte te overleggen.

Als je echtgeno(o)t(e) of kinderen op een later moment een diplomatiek paspoort aanvragen, moet er ook een volledig dossier worden overlegd, inclusief alle eerder genoemde documenten (zoals de plaatsingsbrief/aanmeldmemo, etc.), en graag een begeleidende e-mail van de uitgezonden ambtenaar.

Afhankelijke kinderen van uitgezonden ambtenaren kunnen diplomatieke paspoorten aanvragen, ook als zij niet permanent bij de uitgezonden ambtenaar op de post verblijven.

Kinderen die niet bij de uitgezonden ambtenaar op de post verblijven, mogen hun diplomatieke paspoorten niet voor privéreizen gebruiken. Met andere woorden, zij mogen de diplomatieke paspoorten alleen gebruiken om van en naar de post te reizen.

Bij minderjarige kinderen moeten degenen die met het ouderlijk gezag zijn belast (meestal beide ouders) het paspoortaanvraagformulier ondertekenen. Als een minderjarig kind nog niet in het bezit is van een nationaal paspoort of een Nederlandse identiteitskaart en nooit in de BRP is opgenomen, moet een kopie van de gelegaliseerde/geapostilleerde geboorteakte worden overgelegd.

Bij minderjarige kinderen moeten tevens kopieën van de houderpagina van het paspoort van degenen die met het ouderlijk gezag zijn belast (meestal beide ouders) bij de aanvraag worden ingediend.

Als een kind in het buitenland is geboren, kan een eerste diplomatiek of dienstpaspoort worden aangevraagd via de consulaire afdeling van de post. Deze uitzonderingsprocedure is uitsluitend van toepassing op pasgeboren kinderen die op dat moment in het buitenland zijn geboren. In deze situatie wordt ervan uitgegaan dat aan de verschijningsplicht wordt voldaan en dat de identiteit van het pasgeboren kind door de post wordt vastgesteld. De post stelt een verklaring op waaruit blijkt dat het kind in persoon is verschenen. Deze verklaring dient te worden meegestuurd met de paspoortaanvraag.

Maak een afspraak als je met een gezin komt.

Op de pagina met veelgestelde vragen vind je de definitie van 'Afhankelijk kind'.

Zelfstandige paspoortaanvragen voor afhankelijke kinderen: Als afhankelijke kinderen op een later moment zelf een diplomatiek paspoort aanvragen, dien je dit met een begeleidende e-mail van de uitgezonden ambtenaar in. Er moet een volledig dossier worden overlegd, dat wil zeggen alle benodigde documenten genoemd onder “wat moet ik meenemen,” inclusief een plaatsingsbrief/aanmeldmemo van de uitgezonden ouder.