Diplomatieke paspoorten

Rijksambtenaren die voor één van de landen van het Koninkrijk naar het buitenland reizen en over de Nederlandse nationaliteit beschikken, kunnen aanspraak maken op een diplomatiek of dienstpaspoort als en voor zolang de minister van Buitenlandse Zaken dat noodzakelijk acht.

Op basis van de aanvraag wordt bekeken of iemand recht heeft op een diplomatiek of een dienstpaspoort. Lees ook de vernieuwde Beleidsregels diplomatieke en dienstpaspoorten.

Voor het aanvragen van een paspoort dient u een ondersteunend memorandum getekend door uw Directeur-Generaal of Directeur (dus geen afdelingshoofd) waaruit blijkt dat u (regelmatig) naar het buitenland moet reizen, met opgave van:

• de betreffende landen die bezocht worden;
• de motivatie waaruit het functionele karakter van het bezit en gebruik van het aangevraagde diplomatieke- of dienstpaspoort blijkt;
• einddatum dienstverband huidige functie (i.v.m. geldigheidsduur paspoort).

Directeuren dienen een ondersteunend memorandum te overleggen van de betreffende DG. 

Als het memorandum via 247Foxy is goedgekeurd door leidinggevende, dan moet ook de goedkeuring via Foxy worden toegevoegd.

Komt u met een groep/gezin van 3 of meer personen? Maak een afspraak via SSP-formulier. U krijgt een uitnodiging om in de middag langs te komen (maandag t/m donderdag).

Komt u alleen? Dan hoeft geen afspraak te maken. Ons Consulair Dienstencentrum is maandag t/m vrijdag tussen 9:00 en 12:30 uur open. Wij zitten op de begane grond (naast de receptie), Rijnstraat 8 in Den Haag.

Voor het aanvragen van paspoort neemt u in ieder geval het volgende mee (geprint):

• Een volledig (digitaal) ingevuld en ondertekend paspoortaanvraagformulier.
• 2 recente pasfoto's, niet ouder dan 6 maanden (conform fotomatrix)
• Kopie van een geldig nationaal paspoort of Nederlandse identiteitskaart.
• Als u al in het bezit bent van een diplomatiek  of dienstpaspoort moet u dit meenemen bij de aanvraag van een nieuw paspoort (dit paspoort moet worden ingeleverd als het nieuwe wordt opgehaald).
• Ondersteunend memorandum (of bemiddelingsbrief) getekend door uw directeur (indien u werkzaam bent bij BZ) of directeur-generaal (als u voor een ander ministerie werkt, of direkteur bent bij BZ)  - dus geen afdelingshoofd - waaruit blijkt dat u (regelmatig) naar het buitenland moet reizen, met opgave van:
  • de betreffende landen die bezocht worden;
  • de motivatie waaruit het functionele karakter van het bezit en gebruik van het aangevraagde diplomatieke- of dienstpaspoort blijkt;
  • einddatum dienstverband huidige functie (i.v.m. geldigheidsduur paspoort).

Direkteuren dienen een ondersteunend memorandum te overleggen van de betreffende DG. 

Als het memorandum via 247Foxy is goedgekeurd door leidinggevende, dan moet ook de goedkeuring via Foxy worden toegevoegd.

Het is niet toegestaan om met een diplomatiek of dienstpaspoort te gebruiken voor privéreizen als u een paspoort ontvangt in het kader van het maken van dienstreizen.

Het CDC kan geen kopieën maken van documenten die u voor de aanvraag in moet leveren.

Als u een andere functie krijgt, moet u het verkregen paspoort inleveren of ongeldig laten maken bij de paspoort/visumbalie.

Vanaf het moment dat u uw definitieve plaatsingsbrief heeft ontvangen, kunt u uw paspoort aanvragen. 

Wilt u gelijk geholpen worden of komt u met een groep/gezin van 3 of meer personen? Maak een afspraak via SSP-formulier of e-mail. U krijgt een uitnodiging om in de middag langs te komen (maandag t/m donderdag).

Komt u alleen en vindt u het niet erg om even te wachten? U hoeft geen afspraak te maken. Ons Consulair Dienstencentrum is maandag t/m vrijdag tussen 9:00 en 12:30 uur open. Wij zitten op de begane grond (naast de receptie), Rijnstraat 8 in Den Haag.

Voor het aanvragen van dienst- of diplomatieke paspoorten neemt u in ieder geval het volgende mee (geprint):

• Kopie plaatsingsbrief/verlengingsbrief/aanmeldmemo per persoon
• Kopieën huidige (nationale) reisdocumenten van alle gezinsleden
• 2 pasfoto's, niet ouder dan 6 maanden (conform fotomatrix) per persoon
• Volledig (digitaal) ingevulde en ondertekende paspoortaanvraagformulieren per persoon 
• Ieder gezinslid waarvoor een paspoort wordt aangevraagd moet aanwezig zijn (verschijningsplicht).

Rijkstrainees moeten naast de getekende kopie detacheringsovereenkomst ook het begeleidende memo van betreffende ambassade, met de plaatsingsduur, aanleveren.

Voorkom een tweede bezoek: neem alle benodigde documenten mee! Het CDC kan geen kopieën maken van documenten die u voor de aanvraag in moet leveren. Heeft u geen printer thuis? Ga vooraf aan de afspraak naar de 4^e of 6^e verdieping om te printen en scannen.

Kopie geldig reisdocument/identiteitskaart
Bij iedere paspoortaanvraag is het verplicht een kopie van het nationale paspoort, diplomatiek paspoort, dienstpaspoort of identiteitskaart aan te leveren; bij het ontbreken hiervan kan de aanvraag niet in behandeling worden genomen. 

Diplomaten (geplaatst op een post) mogen ook voor privéreizen in het buitenland gebruik maken van het verstrekte diplomatieke of dienstpaspoort. 

Partners en kinderen die niet bij de de uitgezonden ambtenaar op de post verblijven, mogen hun diplomatieke paspoorten niet voor privéreizen gebruiken. Met ander woorden, zij mogen de diplomatieke paspoorten alleen gebruiken om van en naar de post te reizen.

Als uw plaatsing is beëindigd moet u de diplomatieke paspoorten inleveren of ongeldig laten maken bij de paspoort/visumbalie.

Als de aanvraag compleet is, is de doorlooptijd voor het vervaardigen van een diplomatiek paspoort/dienstpaspoort maximaal 10 werkdagen.

Houdt bij overplaatsing van post naar post, maar ook na verlenging van uw plaatsingsduur, rekening met de persoonlijke verschijningsplicht.

Indien u al in het bezit bent van een plaatsingsbrief/aanmeldmemo, werkzaam bent op het departement en wordt geplaatst op een post, wordt u verzocht om zo snel mogelijk en bij voorkeur vóór de zomer uw diplomatieke paspoort aan te vragen.

Iedere aanvrager moet in persoon bij de paspoortbalie van het CDC verschijnen voor het aanvragen van een diplomatiek- of dienstpaspoort. Dit in verband met de persoonlijke verschijningsplicht en het afnemen van vingerafdrukken.

Hoewel van kinderen onder 12 jaar geen vingerafdrukken worden afgenomen, moeten zij wel bij de indiening van de aanvraag aanwezig zijn. Op hen is namelijk ook de wettelijk voorgeschreven persoonlijke verschijningsplicht van toepassing voor de vaststelling van de identiteit.

Erkende partners en afhankelijke kinderen van uitgezonden ambtenaren kunnen - ook indien zij niet permanent bij de uitgezondene op de post verblijven - diplomatieke paspoorten aanvragen. 

Partners en kinderen die niet bij de de uitgezonden ambtenaar op de post verblijven, mogen hun diplomatieke paspoorten niet voor privéreizen gebruiken. Met ander woorden, zij mogen de diplomatieke paspoorten alleen gebruiken om van en naar de post te reizen.

Als u met uw partner een samenlevingsovereenkomst heeft afgesloten, dan moet u kopie van de notariële akte overleggen. Het is hierbij voldoende om de eerste pagina en de laatste pagina van de akte te overleggen.

Als echtgeno(o)te (en of kinderen) op een later moment een diplomatiek paspoort aanvragen (graag ook een begeleidende e-mail van uitgezonden ambtenaar), dan moet ook een volledig dossier worden overlegd, d.w.z. alle hiervoor genoemde documenten (dus ook een plaatsingsbrief/aanmeldmemo ect.).

Afhankelijke kinderen van uitgezonden ambtenaren kunnen - ook indien zij niet permanent bij de uitgezondene op de post verblijven - diplomatieke paspoorten aanvragen. 

Kinderen die niet bij de uitgezonden ambtenaar op de post verblijven, mogen hun diplomatieke paspoorten niet voor privéreizen gebruiken. Met ander woorden, zij mogen de diplomatieke paspoorten alleen gebruiken om van en naar de post te reizen.

Bij minderjarige kinderen moeten degenen die met het ouderlijk gezag zijn belast (meestal beide ouders) het paspoortaanvraagformulier ondertekenen. Als een minderjarig kind nog niet in het bezit is van een nationaal paspoort of een Nederlandse identiteitskaart en nooit in de BRP is opgenomen, dan moet een kopie van de gelegaliseerde/geappostilleerde geboorteakte worden overgelegd.

Bij minderjarige kinderen moeten tevens kopieën van de houderpagina van degenen die met het ouderlijk gezag zijn belast (meestal beide ouders) aan de balie worden overgelegd.

Als sprake is van geboorte van een kind in het buitenland, kan het nieuwe diplomatieke of dienstpaspoort worden aangevraagd via de consulaire afdeling van de post. Dit is een uitzonderingssituatie, waarbij er wel van wordt uitgegaan dat daar aan de verschijningsplicht wordt voldaan en de identiteit van het kind wordt bevestigd door de post. De post maakt een verklaring op dat het kind in persoon is verschenen. Stuur deze verklaring mee met de paspoortaanvraag.

Graag een afspraak maken als u met een gezin komt.

Op de pagina met veelgestelde vragen vindt u de definitie van 'Afhankelijk kind'.

Zelfstandige paspoort aanvragen afhankelijke kinderen
Als afhankelijke kinderen op een later moment zelf een diplomatiek paspoort aanvragen dit graag met een begeleidende e-mail van uitgezonden ambtenaar indienen. Er moet een volledig dossier worden overlegd, d.w.z. alle benodigde documenten genoemd onder “wat moet ik meenemen” dienen te worden meegenomen. Dus ook een plaatsingsbrief/aanmeldmemo van de uitgezonden vader/moeder.