Visumbemiddeling

U kunt de 3W visa landeninformatie raadplegen wanneer u wilt weten of u een visum nodig heeft voor uw dienstreis als rijksambtenaar.

U kunt per land raadplegen welke documenten vereist zijn bij inreis, plaatsing, detachering of stage, en of er eventuele bijzonderheden zijn. Deze documentatie heeft u nodig bij de aanvraag aan de visumbalie van het Consulaire Dienstencentrum (CDC).

Wij verzorgen de aanvraag van visa bij plaatsing, detachering, stage of een dienstreis naar visumplichtige landen voor rijksambtenaren, leden van het Koninklijk Huis, leden van de Staten- Generaal, Rijkstrainees, stagiairs en eventuele gezinsleden (bij plaatsing of reizen in het kader van gezinshereniging).

Wij regelen enkel diplomatieke, officiële en service visa voor houders van diplomatieke, dienst- en nationale paspoorten.

3W bemiddelt niet bij visumaanvragen voor privéreizen! Hiervoor moet u zelf een toeristenvisum regelen.

Nadat u heeft onderzocht welke documenten u nodig heeft, dient u (veelal) de aanvraag bij het CDC in te dienen. U hoeft hiervoor geen afspraak te maken. Iedere werkdag tussen 9.00 en 12.30 uur bent u welkom.

Wanneer kan ik een aanvraag doen?

Een visumaanvraag dient u vier weken voor de beoogde vertrekdatum in bij de 3W visumbalie. De aanvraag mag ook worden ingediend door een gemachtigde.

Wat moet ik meenemen?

U geeft naast de vereiste documenten de volgende reis- en contactgegevens door bij de 3W visumbalie:

• de vertrekdatum
• de duur van het verblijf
• de bestemming (land en plaatsen)
• de reden of het doel van de reis
• een telefoonnummer en een e-mailadres.

Indien u niet bij het ministerie van Buitenlandse Zaken werkt, staan deze gegevens in een bemiddelingsbrief van uw werkgever om de dienstreis te bevestigen en met het verzoek aan 3W om te bemiddelen bij het aanvragen van het visum.

Bij plaatsing, detachering en stage hoeft er geen bemiddelingsbrief van de werkgever te worden aangeboden, maar dienen aanvullende documenten te worden overgelegd:

• kopie definitieve plaatsingsbrief of memo van Hoofddirectie Personeel en Organisatie (hierna: HDPO)
• een kopie van de definitieve detacheringsovereenkomst
• een kopie van de definitieve stageovereenkomst.

Bij plaatsing geeft u aan wie uw voorganger is op de post. Als de plaatsing een nieuwe functie betreft, dan geeft u dit tevens aan bij de balie.

Bij plaatsing: meereizende partners die niet de Nederlandse nationaliteit hebben dienen zelf een officieel visum aan te vragen bij de ambassade (indien nodig willen wij u wel assisteren). Zij halen ook zelf het paspoort op bij de ambassade. Een note verbale van het ministerie van Buitenlandse Zaken is vereist en kan worden aangevraagd bij de 3W visumbalie.

U hoeft geen afspraak te maken. Het CDC is maandag t/m vrijdag tussen 9:00 en 12:30 uur open. Wij bevinden ons op de begane grond (naast de receptie), Rijnstraat 8 in Den Haag.

Gaat uw reis na het indienen niet door? Stel ons dan op de hoogte per e-mail.

Waar moet ik op letten?

Vergeet niet om uw contactgegevens (telefoonnummer en e-mailadres) bij het CDC achter te laten, voor het geval aanvullende informatie nodig is.

Incomplete aanvragen worden niet in behandeling genomen!

Vraag het visum op tijd aan. Bij urgente aanvragen loopt u het risico dat het visum niet op tijd wordt toegekend.

3W kan informatie geven over de noodzaak voor een visum voor het bezoeken van een land. In veel gevallen gaat dit online. Zo niet, dan bemiddelt het CDC. U kunt dan het visumaanvraagformulier zelf, volledig en juist invullen en alle vereiste documenten voor de aanvraag bij de balie van het Consulair Dienstencentrum (CDC) inleveren. In principe worden er voor de bemiddeling van een visum geen kosten in rekening gebracht, tenzij anders vermeld staat in de visuminformatie bij de bijzonderheden van het betreffende land.

Een Nederlands nationaal paspoort wordt voorzien van een dienststempel. Hiermee wordt een paspoort opgehoogd naar een titulair dienstpaspoort en kan er een officieel of service visum worden aangevraagd.

Op grond van de overgelegde documenten en gegevens stellen wij een note verbale op. Een note verbale is een formele brief van het ministerie van Buitenlandse Zaken gericht aan de ambassade of het consulaat van het betreffende land met het verzoek een visum aan u toe te kennen. De note verbale wordt met de aanvraag per koerier aangeboden bij de ambassade of het consulaat.

Zodra het visum is toegekend en het paspoort bij onze balie retour komt, ontvangt u een automatisch afhaalbericht met machtiging op het opgegeven e-mailadres en kan het paspoort worden afgehaald tijdens de openingstijden.

Als u zelf naar een ambassade of consulaat gaat en een note verbale nodig heeft, dan stelt u ons hiervan tijdig op de hoogte door een kopie van uw paspoort, de reisgegevens en een bemiddelingsbrief (m.u.v. BZ-medewerkers) per e-mail op te sturen. Wij zorgen ervoor dat de note verbale gereed is, zodat u deze kunt afhalen bij onze balie. Let op: wij zorgen alleen voor de note verbale. U haalt ook zelf het paspoort op bij de ambassade of het consulaat.

U vraagt per e-mail de note verbale op bij de 3W visumbalie en stuurt een kopie van het paspoort, de bemiddelingsbrief van de werkgever (m.u.v. BZ-medewerkers) en de eventuele uitnodiging mee. Tevens geeft u de volgende informatie door:

• Datum van vertrek uit Nederland
• Reden reis (in het Engels/Frans, hetgeen van toepassing is_
• Duur van de reis
• Uw functie (in het Engels/Frans, hetgeen van toepassing is)
• Als  u wordt geplaats op een post, willen wij ook de naam van uw voorganger weten
• Telefoonnummer en e-mailadres waarop u te bereiken bent voor eventuele aanvullende vragen.

Van de meereizende gezinsleden moeten we ook de kopiepaspoort hebben, aangezien de gegevens op de Note Verbale worden vermeld.

De aanvraag moet compleet en juist worden aangeleverd. Incomplete aanvragen worden niet door het CDC in behandeling genomen.

Neem contact op met het CDC als u er later achter komt als u iets niet goed hebt ingevuld.

Een bemiddelingsbrief is een brief van uw werkgever waarin het volgende staat vermeld: welk land en plaats(en) u gaat bezoeken, de reden reis, vertrekdatum, hoe lang u in het bepaalde land verblijft en uw functie.

Er is geen sjabloon. De bemiddelingsbrief dient de volgende elementen te bevatten.

• Afdeling
• Reden reis

Verzoekt visumbemiddeling voor:

• Naam
• Functiebenaming in Nederlands
• Functiebenaming (in het Engels/Frans, hetgeen van toepassing is)

• Land
• Plaats(en)
• Vertrekdatum
• Duur/periode

Het memo of de brief dient getekend te worden.

Vaak moet u het visum zelf online aanvragen.

In andere gevallen bemiddelt het CDC. Als dat zo is, kunt u een visumaanvraagformulier zelf, volledig en juist invullen en alle vereiste documenten voor de aanvraag bij de balie van het Consulair Dienstencentrum (CDC) inleveren.

Het aanvragen van een diplomatiek- of dienstpaspoort en een visumaanvraag kunt tegelijkertijd uitvoeren bij het CDC.

U bent zonder afspraak welkom bij de 3W-diplomatieke paspoortbalie tussen 09.00 uur en 12.30 uur. De paspoortbalie bevindt zich aan de Rijnstraat 8 te Den Haag, in de centrale hal. 

Op werkdagen is de 3W-diplomatieke paspoort- en visumbalie open van 9:00 tot 12:30 uur.

De 3W-diplomatieke paspoort- en visumbalie is gevestigd op de begane grond in de centrale hal, naast de receptie (Rijnstraat 8).

Wij zijn open van maandag tot en met vrijdag met uitzondering van onderstaande (feest)dagen als deze op doordeweekse dagen vallen).

• Nieuwjaarsdag
• 7 april 2023 (Goede Vrijdag)
• Pasen (tweede paasdag)
• Koningsdag
• Bevrijdingsdag
• Hemelvaartsdag
• 19 mei 2023 (vrijdag)
• Pinksteren (tweede pinksterdag)
• Kerstmis (eerste en tweede kerstdag)

Het CDC belast geen kosten door aan de aanvrager voor de bemiddeling van de diplomatieke, officiële en service visa, tenzij anders vermeld staat in de Visa landeninformatie bij de bijzonderheden van het betreffende land. Deze kosten kunt u declareren als u uw reisdeclaratie indient.

De meeste landen hebben een doorlooptijd van 2 tot 3 weken, maar om er zeker van te zijn dat het visum tijdig gereed is, dient het visum minimaal 4 weken voor de beoogde vertrekdatum bij het CDC te zijn aangevraagd. Sommige landen hanteren een doorlooptijd van 5 tot 6 weken.

• Afghanistan
• Congo (Kinshasa)
• Georgië (alleen bij plaatsing)
• Irak (voornamelijk voor aanvragen in het kader van de Capacity Building Mission Iraq)
• Iran
• Myanmar
• Nigeria
• Oekraïne (alleen bij plaatsing)
• Rusland (alleen bij plaatsing)
• Servië (alleen bij plaatsing)
• Sudan (afhankelijk van autorisatie van het Ministerie van Buitenlandse Zaken van Sudan)
• Vietnam (alleen bij plaatsing).

Gaat uw reis na het indienen niet door? Stel ons dan op de hoogte per e-mail. 

Als u zelf het visum gaat afhalen, stel ons dan op de hoogte per e-mail. Dan hoeft onze koerier niet onnodig langs te gaan bij desbetreffende ambassade.