Veelgestelde vragen over paspoorten

Vanaf het moment dat u uw definitieve plaatsingsbrief heeft ontvangen of u in een ondersteunend memorandum heeft waaruit blijkt dat u in aanmerking komt voor een diplomatiek of dienstpaspoort, kunt u uw paspoort aanvragen.

Op de pagina diplomatieke- en dienstpaspoorten leest u alle informatie over het aanvragen van een paspoort. 

Komt u met een groep/gezin van 3 of meer personen? Maak een afspraak via email. U krijgt een uitnodiging om in de middag langs te komen (maandag t/m donderdag).

Komt u alleen? Dan hoeft u geen afspraak te maken. Ons Consulair Dienstencentrum is maandag t/m vrijdag tussen 9:00 en 12:30 uur open. Wij zijn gevestigd op de begane grond (naast de receptie), Rijnstraat 8 in Den Haag.

Wij zijn gesloten op onderstaande dagen:

• Nieuwjaarsdag
• Pasen (tweede paasdag)
• Koningsdag
• Bevrijdingsdag
• Hemelvaartsdag
• Vrijdag 10 mei 2024 (de dag na Hemelvaartsdag)
• Pinksteren (tweede pinksterdag)
• Kerstmis (eerste en tweede kerstdag)
• Vrijdag 27 december 2024

Nee, een rijbewijs is weliswaar een identiteitsbewijs maar geen reisdocument. Dit komt omdat er op het rijbewijs geen gegevens over uw verblijfsstatus en nationaliteit staan. Daardoor schrijf de paspoortwet voor dat voor het aanvragen van een diplomatiek paspoort een geldig reisdocument moet worden overlegd.

De paspoortfoto moet recentelijk gemaakt (niet ouder dan 6 maanden) zijn en voldoen aan de eisen die genoemd staan in de fotomatrix.

Voor militairen: het zichtbaar dragen van militaire kleding op paspoortfoto's wordt afgeraden. De reden hiervoor is dat dit problemen/vragen kan opleveren.

Meer informatie vind je op de site van de rijksoverheid.

Nee, u kunt alleen echte pasfoto’s aanleveren die voldoen aan de eisen zoals deze zijn gesteld in de Fotomatrix.

De kosten voor het laten maken van pasfoto's kunnen niet gedeclareerd worden.

Hierop geldt een uitzondering voor BO-medewerkers  (Bijzondere Opdrachten).

De kosten voor het legaliseren van documenten, zoals een geboortecertificaat, kunnen niet gedeclareerd worden. Dergelijke kosten dienen te worden bestreden vanuit de standplaatsvergoeding. Met de buitenlandvergoeding is hier al rekening mee gehouden. Art. 3.13, lid 1 ACRU en toelichting. 'Tijdens uw plaatsing krijgt u een standplaatsvergoeding. Deze dient ter compensatie van uw kosten als het gevolg van de specifieke omstandigheden van en op uw standplaats (de zogenaamde hardship), voor het onderhouden van contact met uw thuisbasis en al uw overige uit uw overplaatsbaarheid in het algemeen voortvloeiende kosten'.

Nee, dat kan niet. De apparatuur op de ambassades is uitsluitend geschikt voor het aanvragen van een nationaal paspoort en niet voor het aanvragen een diplomatiek paspoort.

Het is uitsluitend mogelijk voor personen jonger dan 12 jaar. Van kinderen jonger dan 12 jaar worden namelijk geen vingerafdrukken in het paspoort opgeslagen, het minderjarige kind moet i.v.m. de verschijningsplicht wel persoonlijk verschijnen op de ambassade. De consulaire afdeling voegt een brief toe bij de aanvraag waarin de persoonlijke verschijning van het kind wordt bevestigd. Een aanvraag van een kind van elf moet vóór de twaalfde verjaardag door de het CDC zijn ingenomen (zorg ervoor dat het CDC het aanvraagformulier en toebehoren 10 werkdagen voor de twaalfde verjaardag heeft).

Iedereen die ouder is dan 12 jaar moet voor diploaanvragen  naar Den Haag komen vanwege het feit dat er vingerafdrukken moeten worden afgenomen. Daarnaast geldt ook de verschijningsplicht. Als u wordt overgeplaatst dan moet het hele gezin zich in Den Haag melden.

Ja, bij een rectificatie heeft u te allen tijde een nieuw diplomatiek paspoort nodig. Zodra u een keer in Nederland bent, kunt u een nieuw paspoort aanvragen bij de 3W-diplomatieke paspoortbalie. U moet dan wel uw huidige diplomatieke paspoort en het besluit, waarin staat dat uw plaatsingsduur is verlengd of uw titel is veranderd, meenemen. Ook moet u weer 2 nieuwe pasfoto’s te overleggen.

Nee, uw nationale paspoort en/of Nederlandse identiteitskaart moet u te allen tijde zelf bewaren zodat u deze bij einde plaatsing kunt overleggen bij de gemeente waar u wordt ingeschreven. Als de geldigheidsduur van uw nationale paspoort en/of Nederlandse identiteitskaart is verlopen bij inschrijving dan kunt u bij de 3W-diplomatieke paspoortbalie een verklaring vragen waarin wordt vermeld dat u in het bezit bent geweest van een diplomatiek paspoort.

Nee, u kunt bij ons geen nationaal paspoort aanvragen. Als u (nog) niet bent ingeschreven in Nederland dan kunt u bij een aantal grensgemeenten een nationaal paspoort aanvragen of, indien mogelijk, u vraagt een nationaal paspoort aan op de post voordat u naar Nederland vertrekt. 

Meer informatie: Kan ik in Nederland een paspoort aanvragen als ik in het buitenland woon?

Ja dat kan, maar als u de paspoorten wilt laten ophalen door iemand die geen lid is van uw gezin dan moet u  een machtigingsformulier in vullen. Deze is verkrijgbaar bij de diplomatiek paspoortbalie van 3W.

Nee, het is niet mogelijk een paspoort via de post te ontvangen, ook niet als het aangetekend verstuurd zou worden.

Als de aanvraag compleet is, is de doorlooptijd voor het vervaardigen van een diplomatiek paspoort/dienstpaspoort maximaal 10 werkdagen.

Diplomatieke en dienstpaspoorten worden verstrekt om het reizen, het verblijf en het werk in het buitenland te vergemakkelijken, door iemands functie bij de overheid en het officiële en beroepsmatige karakter van de reis en/of het verblijf te bevestigen. Het gaat er daarbij niet om dat de houder van een diplomatiek of dienstpaspoort wordt bevoordeeld ten opzichte van anderen, maar dat deze persoon zijn of haar taken voor de overheid zonder of in ieder geval met zo min mogelijk belemmering kan uitvoeren.

Aan het bezit van een diplomatiek paspoort kan geen diplomatieke immuniteit worden verworven en geeft geen vrijstelling van veiligheidscontrole(s) en kan ook geen vipbehandeling worden geëist. Evenmin kunnen door de drager rechten aan een dergelijk paspoort worden ontleend.

Niet-diplomaten kunnen een dienstpaspoort aanvragen die ten behoeve van de Nederlandse overheid veelvuldig buitenlandse dienstreizen maken. In principe komt iemand die veel namens de Rijksoverheid moet reizen in aanmerking voor een dienstpaspoort, zo blijft het nationale paspoort vrij van visumstickers/visumstempels en is men het nationale paspoort niet lang kwijt als het voor een visumaanvraag bij een buitenlandse ambassade ligt.

Afhankelijk van de situatie worden diplomatieke paspoorten verstrekt aan niet-diplomaten als de omstandigheden dit verlangen. Dit moet worden aangeven in een ondersteuningsmemorandum. Indien u bij BZ werkt kan dit door de directeur getekend worden. Indien u bij een ander ministerie werkt dient de DG het ondersteuningsmemorandum te ondertekenen.

Lees ook de Beleidsregels diplomatieke en dienstpaspoorten.

In de Beleidsregels diplomatieke en dienstpaspoorten staat wie diplomatieke paspoorten kunnen aanvragen:

Artikel 1 Diplomatiek paspoort leden Koninklijk Huis en diplomaten

Diplomatieke paspoorten geldig voor alle landen worden verstrekt aan:

1. de leden van het Koninklijk Huis;
2. personen die zijn uitgezonden door of onder verantwoordelijkheid van de Minister van Buitenlandse Zaken en al dan niet voor korte duur werkzaam zijn op een vertegenwoordiging van het Koninkrijk in het buitenland en aan hun gezinsleden.

Artikel 2 Diplomatiek paspoort overige functionarissen

Diplomatieke paspoorten geldig voor alle landen worden ook verstrekt aan:

1. de Minister-President, de voorzitters van de Eerste Kamer en van de Tweede Kamer der Staten-Generaal en de voorzitters van de Staten van Curaçao, Sint Maarten en Aruba;
2. de ministers en de staatssecretarissen van Nederland, Curaçao, Sint Maarten en Aruba en de gevolmachtigde ministers van Curaçao, Sint Maarten en Aruba en hun plaatsvervangers; 
3. de leden van de Staten-Generaal van Nederland, de leden van de Staten van Curaçao, Sint Maarten en Aruba en de Nederlandse leden van het Europees Parlement, voor zover zij naar landen met veiligheidsrisico’s moeten reizen;
4. de bij koninklijke beschikking benoemde leden van de Hofhouding van Zijne Majesteit de Koning, alsmede de Adjudant-Generaal tevens Chef Militaire Huis en de adjudanten van Zijne Majesteit de Koning;
5. de ministers van Staat, de vicepresident van de Raad van State, de directeur van het Kabinet van de Koning, de gouverneurs van Curaçao, Sint Maarten en Aruba en de commissarissen van de Koning;
6. de president van de Algemene Rekenkamer, de Nationale ombudsman, de leden van de Raad van State, de president van de Hoge Raad, de procureur-generaal bij de Hoge Raad, de secretarissen-generaal van de ministeries, de (plaatsvervangend) directeuren van de kabinetten van de gouverneurs van Curaçao, Sint Maarten en Aruba en de adjudanten van de Gouverneurs van Curaçao, Sint Maarten en Aruba;
7. de personen die in Nederland bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken zijn geplaatst of gedetacheerd, de in Willemstad geplaatste ambtenaren van de Directie Buitenlandse Betrekkingen van Curaçao, de in Philipsburg geplaatste ambtenaren van de Directie Buitenlandse Betrekkingen van Sint Maarten en de in Oranjestad geplaatste ambtenaren van de Dienst Buitenlandse Betrekkingen van Aruba, voor zover zij uit hoofde van de functie, regelmatig, of incidenteel, onder bijzondere omstandigheden, naar landen met veiligheidsrisico’s moeten reizen;
8. andere personen die, of op grond van hun functie volgens internationaal gebruik, of om andere gewichtige redenen voor verstrekking van een diplomatiek paspoort in aanmerking komen.

In de Beleidsregels diplomatieke en dienstpaspoorten staat wie dienstpaspoorten kunnen aanvragen:

Artikel 3 Dienstpaspoort

Dienstpaspoorten geldig voor alle landen worden verstrekt aan:

1. de leden, niet genoemd in artikel 2, eerste lid, onder d, van het Civiele Huis en van het Militaire Huis van Zijne Majesteit de Koning;
2. Rijksambtenaren die uit hoofde van hun functie en voor de werkzaamheden van de Staat der Nederlanden naar het buitenland reizen;
3. de functionarissen die door de rijksoverheid worden gedetacheerd of werkzaam zijn bij internationale organisaties en in beginsel gebruik dienen te maken van het reisdocument dat door de internationale organisatie wordt verstrekt. Alleen onder bijzondere omstandigheden kan het Ministerie van Buitenlandse Zaken een dienstpaspoort verstrekken;
4. de militairen en beveiligingsfunctionarissen die uit hoofde van hun functie en voor werkzaamheden voor de Staat der Nederlanden naar het buitenland reizen;
5. overige functionarissen die uit hoofde van hun functie en voor de werkzaamheden van de Staat der Nederlanden naar het buitenland reizen;
6. andere personen die, of op grond van hun functie volgens internationaal gebruik, of om andere gewichtige redenen voor verstrekking van een dienstpaspoort in aanmerking komen.

Een diplomatiek of dienstpaspoort wordt geldig gemaakt zolang dat voor uw functie (en bijbehorende werkzaamheden) nodig is. In de praktijk is dit duur van functie/plaatsing plus 1 jaar (maximaal 10 jaar). Buitenlandse autoriteiten vereisen vaak 6 of 12 maanden extra geldigheid van het paspoort i.v.m. visumverlening.

Ja, als u bent geplaatst op een post moet u ook privé reizen met een diplomatieke paspoort. Maar, partners en kinderen die niet bij de de uitgezonden ambtenaar op de post verblijven, mogen hun diplomatieke paspoorten niet voor privéreizen gebruiken. Met ander woorden, zij mogen het diplomatieke paspoort alleen gebruiken om van en naar de post te reizen.

Zo spoedig mogelijk moet de vermissing van een diplomatiek of dienstpaspoort worden doorgegeven aan de 3W-diplomatieke paspoortbalie, zodat het niet mogelijk is dat derden van dit reisdocument gebruikmaken. Bij de 3W diplomatieke paspoortbalie moet u naast de vereiste documenten voor de aanvraag van een nieuw diplomatiek of dienstpaspoort ook een verklaring van vermissing overleggen, een zogenaamd C2-formulier. Dit formulier moet u volledig invullen en ondertekenen. Via deze link kunt u het C2-formulier downloaden.

Er kan niet meer gereisd worden met een eenmaal geregistreerd vermist reisdocument.

Ja, u bent verplicht uw diplomatieke of dienstpaspoort in te leveren bij het Consulair Dienstencentrum (3W).

Kom met uw diplomatieke- of dienstpaspoort altijd naar de Diplo- en Visumbalie van 3W nadat uw plaatsing is afgelopen, de werkzaamheden zijn afgelopen waarvoor u het paspoort hebt aangevraagd of als uw paspoort verloopt.

Het is niet toegestaan diplomatieke paspoorten met (aangetekende) post te retourneren aan de diplomatieke paspoortbalie. U of iemand anders kan het diplomatieke paspoort persoonlijk inleveren bij de diplomatieke paspoortbalie in Den Haag.

Nee, volgens de Nederlandse wet mag een vrouw de achternaam van haar man gebruiken maar haar eigen geboortenaam (meisjesnaam) is en blijft altijd als achternaam vermeld staan in een paspoort.

U kunt er echter wel voor kiezen om in de regel onder de achternaam de zogenoemde ‘e/v-vermelding’ op te nemen. Op deze manier komt de naam die u na uw huwelijk hebt aangenomen toch op de houderpagina van het diplomatieke paspoort te staan.

Nee, als iemand niet de Nederlandse nationaliteit bezit, kan hij/zij geen paspoort krijgen. Dit geldt zowel voor een gewoon als voor een diplomatiek paspoort.

Ja, dit is mogelijk. Wel moet uw echtgenoot/partner/kind alle benodigde brondocumenten bij zich hebben. In geval van een minderjarig kind moet het aanvraagformulier door de personen die zijn belast met het ouderlijk gezag (meestal beide ouders) zijn ondertekend en eveneens kopieën van de paspoorten van de personen die zijn belast met het ouderlijk gezag worden overgelegd. In dit geval kan het getekende paspoortaanvraagformulier vanuit de post worden gescand en gemaild naar 3W-diplo-visumbalie@minbuza.nl. Graag eveneens in de e-mail aangeven wanneer uw echtgenoot/partner/kind zich zal melden bij de balie.

De definitie van een afhankelijk kind luidt (volgens de ACRU):

• a. uw kind dat primair, secundair of tertiair onderwijs volgt of nog te jong is om primair onderwijs te volgen, dan wel jonggehandicapt is als bedoeld in de Wet arbeidsongeschiktheidsvoorziening jonggehandicapten op voorwaarde dat:

1. ten behoeve van dat kind recht bestaat op kinderbijslag volgens de Algemene Kinderbijslagwet of recht daarop zou bestaan als het kind in Nederland zou wonen
2. dat kind de leeftijd van 25 jaar nog niet heeft bereikt en recht heeft op een vergoeding volgens de Wet tegemoetkoming onderwijsbijdrage en schoolkosten of op studiefinanciering volgens de Wet studiefinanciering 2000 of daarop recht zou hebben als het zijn studie in Nederland zou volgen
3. dat kind de leeftijd van 25 jaar nog niet heeft bereikt en recht heeft op een uitkering volgens de Wet arbeidsongeschiktheidsvoorziening jonggehandicapten of daarop recht zou hebben als het kind in Nederland zou wonen en

• een kind van uw partner dat deel uitmaakt van uw huishouding of in het verleden minimaal twee jaar deel heeft uitgemaakt van uw huishouding en dat kind overigens voldoet aan de in onder a gestelde voorwaarden.

Het is niet nodig om een Nationaal paspoort aan te vragen. Een kopie van de geboorteakte is voldoende om een diplopas aan te vragen. Als uw kind in het buitenland is geboren, moet dit een kopie van de gelegaliseerde en vertaalde geboorteakte zijn.

Als sprake is van geboorte van een kind in het buitenland, kan het nieuwe diplomatiek of dienstpaspoort worden aangevraagd via de consulaire afdeling van de post. Dit is een uitzonderingssituatie, waarbij er wel van wordt uitgegaan dat daar aan de verschijningsplicht wordt voldaan en de identiteit van het kind wordt bevestigd door de post.

De consulaire afdeling maakt vervolgens ter bevestiging een memorandum aan 3w-diplo-visumbalie, dat aan de verschijningsplicht is voldaan. Het memorandum stuurt de aanvrager mee met de paspoortanvraag.

Iedere aanvrager moet in persoon bij de paspoortbalie van het CDC verschijnen voor het aanvragen van een diplomatiek- of dienstpaspoort, dus ook kinderen. Dit i.v.m. de persoonlijke verschijningsplicht en het afnemen van vingerafdrukken. Hoewel van kinderen onder 12 jaar geen vingerafdrukken worden afgenomen, moeten zij wel bij de indiening van de aanvraag aanwezig zijn. Op hen is namelijk ook de wettelijk voorgeschreven persoonlijke verschijningsplicht van toepassing voor de vaststelling van de identiteit.

Ja, als jullie beiden het gezag hebben over de kinderen moeten beide ouders (of anderen die met het ouderlijk gezag belast zijn) tekenen voor toestemming.

Afhankelijk van uw persoonlijke situatie is wellicht een oplossing mogelijk. U kunt dit bespreken met de medewerker aan de balie ten tijde van de paspoortaanvraag.