KCP Checklist Uitzending medewerker

Aandacht voor goede voorbereiding

Op www.sso3w.nl/uitzending vindt de medewerker alle informatie rondom de uitzending, en checklists waarin belangrijke elementen van het overplaatsingsproces aan bod komen, zoals de voorbereiding, huisvesting, gezondheid, partners, kinderen/onderwijs, vergoedingen etc.:

• oriënteren op de uitzending
• uitzending naar een post
• uitzending naar de Cariben
• informatiefilmpje over de uitzending

Wijs uw medewerkers op de ondersteuning van 3W

3W (Werken voor Nederland, WereldWijd) helpt medewerkers en partners een weloverwogen keuze te maken en zich goed voor te bereiden op een overplaatsing. U kunt uw medewerkers helpen zich goed te oriënteren en voorbereiden door onze ondersteuning onder de aandacht te brengen, u kunt daarbij gebruik maken van onderstaande tekst:

Ga je op uitzending, of ben je je hierop aan het oriënteren? Dan komt er veel op je af. Wat zijn de mogelijkheden en impact van een verblijf in het buitenland voor jou en eventueel je partner of gezin? 3W (Werken voor Nederland, WereldWijd) helpt jou en je partner een weloverwogen keuze te maken en je goed voor te bereiden op een overplaatsing. Op www.sso3w.nl/uitzending vind je alle informatie rondom de uitzending, handige checklists en een filmpje waarin belangrijke elementen van het overplaatsingsproces aan bod komen. Zo krijg je snel inzicht in de stappen die je moet doorlopen. We wensen je een goede oriëntatie en/of voorbereiding op de uitzending!

U kunt een oriëntatiegesprek aanvragen voor de medewerker via SSP: Aanvraag oriëntatie- of voorbereidingsgesprek plaatsing buitenland.   Na aanvraag neemt 3W contact  op met de medewerker voor een gesprek.

Voorbereidingsgesprek

Het voorbereidingsgesprek wordt automatisch ingepland bij aanmelding van de medewerker.

De KCP/Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het tijdig en juist aan- en afmelden van een attaché bij plaatsing naar een post of terugkeer naar Nederland van een post of het Caribisch deel van het Koninkrijk.

• De aanmelding dient maximaal 6 maanden en minimaal 9 weken voor aanvang van de werkzaamheden op de post te worden ingediend bij 3W. Deze termijn is nodig om de processen en voorbereidingen volledig en correct in te regelen zodat betrokken attaché goed voorbereid aan het werk kan.

• Functiebeschrijving/wervingstekst van de attaché als bijlage meezenden met de SSP. Dit is noodzakelijk voor het vaststellen van de titel die in het diplomatieke paspoort komt.

• De geplande aankomstdatum die u in SSP hebt ingevoerd is indicatief. Alle vergoedingen gaan pas lopen zodra de attaché op de post is gearriveerd en zijn aankomst is gemeld via SSP (door de post). Alleen als de geplande aankomstdatum veel eerder wordt dan opgegeven moet o.a. de post op de hoogte worden gebracht.

Betreft het geen plaatsing op een bestaande functie en is de plaatsing langer dan 6 maanden dan moet het vooraf besproken zijn met BZ (conform Attachénotitie-overleg).

SSP aanmeldformulieren voor uitzending Posten

• Gebruik de SSP: Aanmelding reguliere attaché / nieuwe BZ medewerker met rechtstreekse uitzending naar een post voor aanmelden van een nieuwe attaché of BZ medewerker die op een post in het buitenland gaat werken.

• Gebruik de SSP Aanmelding tijdelijke attaché bij uitzending naar een post korter dan 6 maanden
• Gebruik de SSP Aanmelding detachering buitenland bij BZ voor aanmelden van een ambtenaar van een ander ministerie die op een formatieplaats van BZ gaat werken op een post in het buitenland.

SSP aanmeldformulier voor uitzending Caribisch

Gebruik de SSP aanmelding uitzending naar het Caribisch deel van het Koninkrijk

Voorbereidingsgesprek

Het voorbereidingsgesprek wordt automatisch ingepland bij aanmelding van de medewerker. Na deze aanmelding neemt 3W contact  op met de medewerker voor een gesprek.

Meer informatie over Traineeprogramma’s bij BZ en de mogelijkheid om als trainee op uitzending te gaan naar een post vindt u op Rijksportaal (rijksweb.nl)

BZ Trainee

Een BZ Trainee kan alleen op het departement worden geplaatst. Een detachering op een post in het kader van de opleiding is wel mogelijk.

Rijkstrainee

Een Rijkstrainee, in dienst van een ander departement, kan in het kader van de opleiding voor maximaal 6 maanden detacheren bij BZ, op het departement of op een post. Dit laatste kan alleen nadat er een vacature is geplaatst op de Mobiliteitsbank.

Een Rijkstrainee mag afreizen naar Posten indien:

• Deze niet zijn afgeschaald
• Er voldoende gezondheids-/veiligheidsmaatregelen zijn getroffen
• Er voldoende ruimte is de trainee goed te begeleiden en ontvangenen

Bekijk de Voorwaarden Detachering van een Rijkstrainee bij BZ (alleen toegankelijk via Rijksportaal). Het beschikbaar stellen van een vacature gaat in overleg met de BZ trainee coördinator en kan via de SSP Aanvraag plaatsen vacature voor een Stagiair / Rijkstrainee worden aangevraagd.

Contact

Voor vragen over BZ traineeprogramma’s en detacheringen van trainees bij BZ  kunt u contact opnemen met 3W Customer Services via ons Self Service Portal of 070 348 4000.

Attachécursus

Na aanmelding stuurt 3W de medewerker een uitnodiging voor deelname aan de attachécursus.

Voorbereidingscursussen voor plaatsing en terugkeer

• De medewerker kan zich via u laten inschrijven voor een van de Voorbereidingscursussen voor plaatsing en terugkeer zoals landgerichte acculturatie.
  U kunt de cursus via SSP aanvragen voor de medewerker:
  • Voorbereidingscursussen voor plaatsing en terugkeer
• Heeft de medewerker taallessen nodig ter voorbereiding op de uitzending? Dan dient hij/zij die in overleg met de eigen organisatie zelf te organiseren.

De medewerker dient met de post contact op te nemen of er voor hem/haar een tablet beschikbaar is. Zo niet dan kan er na een tablet training bij AIB een tablet in ontvangst worden genomen met een bruikleenovereenkomst. Ook kan uitgifte van de BZ-tablet mogelijk zijn voorafgaand aan de uitzending.

Regelingen

Uitzending naar een post:

• Attachés die vanuit een uitlenend ministerie (vakministerie) worden geplaatst op een Nederlandse vertegenwoordiging in het buitenland ontvangen een buitenlandvergoeding op grond van aanvullende CAO Rijk Uitzendingen 2020-2024 (ACRU).
• Afwijkende afspraken voor attachés staan in de Attachénotitie.

Uitzending naar het Caribisch deel van het Koninkrijk:
Er zijn verschillende voorzieningsstelsels en vergoedingen van toepassing op uitzendingen naar het Caribisch deel van het Koninkrijk:

• Regeling vergoedingen bij uitzending deskundigen voor korte duur naar het Caribisch deel van het Koninkrijk 2013 (KU) regelt uitzendingen die korter zijn dan 1 jaar.
• Voorzienningsstelsel Uitzendingen Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (VUBZK) en Voorzieningsstelsel Buitenlandtoelagen Rechterlijke Ambtenaren (VBRA) regelen uw bijzondere aanspraken bij uitzendingen langer dan 1 jaar.

Uitzending bij internationale organisatie
Voor medewerkers die door de opdrachtgever in het buitenland worden geplaatst, maar niet op een post (bijvoorbeeld bij een internationale organisatie), kan niet de ACRU worden toegepast. Deze soort uitzending valt vooralsnog buiten de dienstverlening van 3W.

Aanvraag voorlopige specificatie buitenlandvergoeding

Gebruik het SSP formulier 'Aanvraag voorlopige specificatie buitenland vergoeding klantcontactpersoon' om als klantcontactpersoon een voorlopige specificatie op te vragen van alle maandelijkse en incidentele buitenlandvergoedingen en het bedrag van het aanloopvoorschot.

Incidentele buitenlandvergoedingen voorafgaand aan en tijdens de plaatsing of na terugkeer (zoals onderwijskosten) kunnen door de medewerker zelf worden aangevraagd/gedeclareerd bij 3W als de medewerker daarvoor in aanmerking komt.

Verrekening vergoedingen

Hoe de vergoedingen worden verrekend is o.a. afhankelijk van of uw organisatie al dan niet is aangesloten op P-Direkt. Lees meer hierover op de pagina Verrekening vergoedingen

Voor een overzicht van alle vergoedingen, zie vergoedingen uitzendingen naar een post.

Verrekening vergoedingen bij uitzending naar het Caribisch deel van het Koninkrijk

Wanneer de Klantcontactpersoon (KCP) een medewerker aanmeldt bij 3W voor een uitzending naar het Caribisch deel van het Koninkrijk moet hij in de aanvraag aangeven vanuit welke organisatie de medewerker wordt uitgezonden, en waar naartoe de medewerker wordt uitgezonden en welk budget daarvoor wordt aangesproken. Bekijk de informatie hierover op Verrekening vergoedingen bij uitzending naar het Caribisch deel van het Koninkrijk

Voor een overzicht van alle vergoedingen, zie vergoedingen uitzendingen naar de Cariben

Aanvraag

De klantcontacpersoon (KCP) is door de Opdrachtgever aangewezen en heeft daarbij bevoegdheden om namens de Opdrachtgever diensten voor de eindgebruiker bij 3W aan te vragen.

U kunt via SSP - KCP Portaal posten of SSP - KCP Portaal Caribisch voor de medewerker diensten en producten aanvragen bij 3W, zoals:

• Aanvraag oriëntatie- of voorbereidingsgesprek plaatsing buitenland
• Voorbereidingscursussen voor plaatsing en terugkeer

Verrekening

Welke kosten per product of dienst worden verrekend en volgens welke methodiek is terug te vinden op de pagina Verrekening producten en diensten (DVA bijlage 4).

Wanneer een medewerker reist zijn hier verschillende soorten kosten mee gemoeid. De kosten van de reis zijn te splitsen in:

1. Kosten voor de reis (vliegtuig, hotel e.d.), gefactureerd door de reisagent.
2. Daggeldvergoeding en persoonlijke declaraties, gedeclareerd door de reiziger.

Voor meer informatie over de Verrekening en verantwoording van reiskosten ga naar de pagina Wie betaalt de reiskosten en hoe zit het met de verantwoording?

Op Travelpoint vindt u alle informatie over voorwaarden en het aanvragen van de reis, duurzaam reizen.

Op de pagina uitgezonden medewerker staat informatie die relevant is voor medewerkers tijdens plaatsing op de post.

Op de pagina uitzending Caribisch staat onder het kopje 'tijdens de uitzending' informatie die relevant is voor medewerkers tijdens plaatsing in het Caribisch deel van het Koninkrijk.

Vragen tijdens de uitzending

Medewerkers die vragen hebben over de toepassing van de regelgeving m.b.t. vergoedingen of tegemoetkomingen of vragen hebben over de hoogte van vergoedingen, zoals op de specificatie is aangegeven, kunnen deze indienen via het digitale loket van 3W.

De medewerker moet zelf een aankomstmelding aanmaken zodra de medewerker op de post is begonnen zodat de vergoedingen in gang kunnen worden gezet.

Bij plaatsing in het Caribisch deel van het Koninkrijk berekent 3W de reguliere vergoedingen conform de BZK-regelingen vanaf de datum die door de KCP is aangegeven in de aanmelding.

De Opdrachtgever dient aan 3W relevante wijzigingen door te geven, zoals:

• wijzigingen in de situatie van de attaché zoals een verlenging, het niet toekennen van een periodiek, bevordering tijdens een plaatsing, wijziging werkgebied en vestiging plaatsing.
• wijzigingen in de CAO van de Opdrachtgever die van invloed zijn op het salaris van de medewerker

Wijzigingen kunt u doorgeven via SSP - KCP Portaal posten of SSP - KCP Portaal Caribisch

Het is de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever om de digitale SSP-formulieren volledig en juist in te vullen..

Wijzigingen mbt buitenlandvergoeding

Tijdens de plaatsing is de medewerker zelf verantwoordelijk voor het doorgeven aan 3W van relevante wijzigingen, voor zover ze van invloed zijn op de buitenlandvergoeding.

Medewerkers (en hun gezinsleden) die op basis van ACRU voorwaarden zijn geplaatst op een post in het buitenland en medewerkers (en hun gezinsleden) die op basis van een van de BZK-regelingen zijn geplaatst in het Caribisch deel van het Koninkrijk moeten gebruik maken van het door 3W afgesloten contract met Eurocross voor spoedeisende medische repatriëring. De medisch adviseur/bedrijfsarts van BZ is namens de opdrachtgever bevoegd om per geval te beoordelen of medische repatriëring van een uitgezonden medewerker en een aldaar verblijvend gezinslid noodzakelijk is.

Controleer periodiek of de eerder doorgegeven einddatum nog wel juist is en geeft een eventuele wijziging tijdig door. Zo voorkomt u dat het SSP de naam van de attaché niet meer herkent (dit gebeurt als de einddatum al is verlopen).

Specificatie buitenlandvergoedingen.

Alle medewerkers van de opdrachtgever ontvangen maandelijks, via het e-mailadres, een specificatie van de voor hen berekende buitenlandvergoedingen. Om te voorkomen dat na het beëindigen van de werkzaamheden op een post geen specificaties meer ontvangen kunnen worden, dienen medewerkers bij de digitale vertrekmelding van de post (via SSP) een privé e-mailadres door te geven. Voor Caribische uitzendingen op basis van declaranten geeft 3W het privé e-mailadres t.b.v. verzending van de salarisspecificatie door aan P-Direkt bij aanvang van de uitzending.

De KCP van de opdrachtgever ontvangt maandelijks (een) rapport(en) waarin per medewerker het totaalbedrag van de buitenlandvergoedingen is opgenomen. De opdrachtgever ontvangt geen (digitale) kopieën van de hierboven genoemde individuele specificaties. Wanneer kopieën van de individuele specificaties benodigd zijn voor bijvoorbeeld het archiveren in het digitale P-dossier, dan is de uitgezonden medewerker daar zelf verantwoordelijk voor.

Terugkeren naar Nederland kan minstens zo'n grote stap zijn als op uitzending gaan. We adviseren medewerkers daarom tijdig aandacht te besteden aan planning en voorbereiding van de terugkeer.

De Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het tijdig en juist afmelden van een attaché bij terugkeer naar Nederland van een post.

Gebruik de SSP Terugkeer naar Nederland bestaande attaché