Wanneer de Klantcontactpersoon (KCP) een medewerker aanmeldt bij 3W voor een uitzending naar het Caribisch deel van het Koninkrijk moet hij in de aanvraag aangeven vanuit welke organisatie de medewerker wordt uitgezonden, en waar naartoe de medewerker wordt uitgezonden en welk budget daarvoor wordt aangesproken.
Om de betaling en verrekening van deze uitgaven in goede banen te leiden zijn deze budgetten verdeeld in 15 groepen. Elke groep leidt naar een budget van een budgetverantwoordelijke organisatie.
Het uitlenende ministerie is verantwoordelijk voor het doorgeven van het juiste budget aan de KCP wanneer een medewerker wordt uitgezonden naar het Caribisch deel van het Koninkrijk. Voor de toewijzing naar het juiste budget zijn 15 groepen aanwezig. De keuze van de groep leidt automatisch naar de juiste budgetverantwoordelijke organisatie.
| Groep | Budgetverantwoordelijke org. |
| BZK vestiging - Kabinet gouverneur |
Min. van Binnenlandse zaken
|
| BZK vestiging - Vertegenwoordiging NL | Min. van Binnenlandse zaken |
| BZK vestiging - Secretariaat college fin toezicht | Min. van Binnenlandse zaken |
| RCN - Uitzendend ministerie | Uitlenend Ministerie |
| RCN - Rijksvastgoed Bedrijf | Min. van Binnenlandse zaken |
| RCN - Rijksvertegenwoordiger CN | Min. van Binnenlandse zaken |
| Dienst Buitenlandse Betrekkingen | Min. van Binnenlandse zaken |
| Recherche Samenwerkingsteams (RST) | Min. van Binnenlandse zaken |
| Team Bestrijding en Ondermijning (TBO) | Min. van Binnenlandse zaken |
| Overheden van de landen | Uitlenend ministerie |
| Openbaar ministerie - Caribisch Nederland | Min. van Justitie en Veiligheid |
| Openbaar ministerie – Landen | Min. van Binnenlandse zaken |
| Hof van Justitie | Min. van Binnenlandse zaken |
| Wederopbouw |
Uitlenend ministerie
|
| Inzet St Eustatius | Min. van Binnenlandse zaken |
Bij uitzendingen naar het Caribisch deel van het Koninkrijk komt het regelmatig voor dat het uitlenende ministerie (daar waar de uitgezonden medewerker in dienst is) niet de organisatie is die de vergoedingen moet betalen. Deze laatste wordt in onderstaande tekst ‘budgetverantwoordelijke organisatie’ genoemd.
Het uitlenend ministerie is in de regel het Ministerie waar de uitgezonden medewerker een dienstverband mee heeft. Het kan ook voorkomen dat de medewerker uitgezonden wordt vanuit een organisatie die verbonden is met het uitlenend ministerie, bijvoorbeeld een Zelfstandig Bestuur Orgaan, of een gemeente.
Uitbetaling maandelijkse en incidentele vergoedingen
Voor een aantal typen uitzendingen geldt dat het uitlenende ministerie ook verantwoordelijk is voor de uitgaven. Voor de betaling van de vergoeding maakt 3W gebruik van het al bestaande P-Direktnummer van de uitgezonden medewerker. In dit geval is het uitlenende ministerie ook de budgetverantwoordelijke organisatie. 3W levert dan maandelijks een bestand met de reguliere vergoedingen aan bij P-Direkt zodat uitbetaling aan de medewerker kan plaatsvinden. De uitgaven komen op deze wijze meteen ten laste van het budget van de budgetverantwoordelijke organisatie.
Voor een aantal typen uitzendingen is het uitlenende ministerie niet verantwoordelijk voor de uitgaven. Voor de betaling van de vergoeding maakt 3W gebruik van het al bestaande P-Direktnummer van de uitgezonden medewerker. Het uitlenende ministerie maakt door middel van een detachering overeenkomst afspraken met de budgetverantwoordelijke organisatie over de verrekening van de vergoeding. 3W levert dan maandelijks een bestand met de reguliere vergoedingen aan bij P-Direkt zodat uitbetaling aan de medewerker kan plaatsvinden. Hierdoor komen de uitgaven eerst ten laste van het budget van het uitlenende ministerie die het vervolgens verrekend met de budgetverantwoordelijke organisatie.
Wanneer de uitlenende organisatie niet is aangesloten op P-Direkt wordt de vergoeding betaald door 3W en verrekent met de budgetverantwoordelijke organisatie. Voor deze medewerkers wordt door 3W een BZ-nummer bij P-Direkt aangemaakt. Wij noemen dit een ‘declarantennummer’. De vergoedingen van de uitgezonden medewerkers worden door middel van deze nummers uitbetaald ten laste van BZ. Het zijn echter uitgaven voor de budgetverantwoordelijke organisatie. Door middel van een factuur die elk kwartaal wordt verzonden worden deze uitgaven bij deze organisatie in rekening gebracht.
Voor een bepaald type uitzending vanuit het ministerie van Justitie en Veiligheid en alle organisaties die daar onder vallen wordt door 3W een BZ-nummer bij P-Direkt aangemaakt. Wij noemen dit een ‘declarantennummer’. Het P-Direktnummer van het uitlenende ministerie is tijdens deze uitzending tijdelijk inactief. De vergoedingen van de uitgezonden medewerkers worden door middel van deze nummers uitbetaald ten laste van BZ. Het zijn echter uitgaven voor J&V. Door middel van een factuur die elk kwartaal wordt verzonden worden deze uitgaven alsnog bij J&V in rekening gebracht.
Openstaande vorderingen na beëindiging uitzending
Wanneer er na beëindiging van de werkzaamheden in het Caribisch deel van het Koninkrijk een vordering op de medewerker overblijft m.b.t. vergoedingen, wordt deze vordering door 3W, indien mogelijk, verrekend met nog lopende vergoedingen. Betrokkene wordt hiervan op de hoogte gesteld door 3W. Voor vragen over de hoogte van de vordering kan betrokkene terecht bij 3W.
Wanneer 3W de vordering niet via P-Direkt kan worden ingevorderd omdat er geen betalingen meer plaatsvinden aan de medewerker, wordt deze vordering overgedragen aan de uitlenende organisatie zodat het bedrag verrekend kan worden met betrokkene. Betrokkene wordt hiervan op de hoogte gesteld door de klantcontactpersoon van 3W. Voor vragen over de hoogte van de vordering kan betrokkene terecht bij 3W.
Wanneer er na beëindiging van de werkzaamheden in het Caribisch deel van het Koninkrijk een vordering op de medewerker overblijft m.b.t. vergoedingen, wordt deze vordering door 3W, indien mogelijk, verrekend met nog lopende vergoedingen. Betrokkene wordt hiervan op de hoogte gesteld door 3W. Voor vragen over de hoogte van de vordering kan betrokkene terecht bij 3W.
Wanneer 3W de vordering niet via P-Direkt kan worden ingevorderd omdat er geen betalingen meer plaatsvinden aan de medewerker, wordt deze vordering overgedragen aan de uitlenende organisatie zodat het bedrag verrekend kan worden met betrokkene. Betrokkene wordt hiervan op de hoogte gesteld door de klantcontactpersoon van 3W. Voor vragen over de hoogte van de vordering kan betrokkene terecht bij 3W.
Wanneer er na beëindiging van de werkzaamheden in het Caribisch deel van het Koninkrijk een vordering op de medewerker overblijft m.b.t. vergoedingen, wordt deze vordering overgedragen aan het ministerie van J&V zodat het bedrag verrekend kan worden via het salaris van betrokkene. Betrokkene wordt hiervan op de hoogte gesteld door de klantcontactpersoon van 3W. Voor vragen over de hoogte van de vordering kan betrokkene terecht bij 3W. Als betrokkene niet meer werkzaam is voor het ministerie van J&V dan is deze alsnog verantwoordelijk voor de vordering.
