Wie betaalt de reiskosten en hoe zit het met de verantwoording?

Kosten voor de reis (vliegtuig, hotel e.d.), gefactureerd door de reisagent.

Op de factuur van de reisagent worden een aantal kenmerken geplaatst waarmee de factuur op de juiste wijze geboekt kan worden in de financiële administratie van het betreffende departement. Deze boekingskenmerken wordt vastgelegd op het moment dat de reisaanvraag door de reiziger wordt gemaakt. Deze gegevens worden bij het maken van de online boeking automatisch doorgegeven naar het backend systeem van de reisagent t.b.v. facturatie. Dit betekent dus dat deze gegevens al in het online boekingssysteem van 3W (TEM) bekend moeten zijn én dat de reiziger deze correct selecteert op het moment dat hij de reis boekt.

De boekingskenmerken waar we het hierover hebben, bestaan onder meer uit:

• Het debiteurennummer wordt afgeleid van de cost centre. De cost centers in TEM worden aangemaakt zijn een vereenvoudigde afspiegeling van de organisatiestructuur van een departement, waardoor deze wordt afgeleid van het organisatieonderdeel van de reiziger.
• Budgethouder wordt eveneens overgenomen uit de cost centre structuur.
• Boekingskenmerk (zoals verplichtingennummer, projectcode, middelenbesteding o.i.d) wordt verkregen uit de kostendrager welke in de reisaanvraag is vermeld. De inhoud en opbouw van de kostendrager kan per departement verschillen, afhankelijk van het door het departement gebruikte financiële systeem.

Daggeldvergoeding en persoonlijke declaraties, gedeclareerd door de reiziger.

Per reis berekent de Reisapplicatie TEM de daggeldvergoeding van de reiziger in concept.

Daarnaast kan de reiziger nog additionele declaraties opvoeren voor bijvoorbeeld transport van en naar het vliegtuig. Het systeem vertaalt de declaratie na afloop van de reis in een ‘betaal bericht’. Hierin worden een aantal kenmerken geplaatst waarmee de declaratie op de juiste wijze geboekt kan worden in de financiële administratie van het betreffende departement, waarin onderscheid wordt gemaakt tussen betaling aan medewerkers via de personeelsadministratie (P-Direkt) en de financiële administratie (SAP of een ander).

In beide gevallen wordt eenzelfde bericht gehanteerd (XML). De belangrijkste kenmerken zijn:

• Medewerkernummer, uit het reizigersprofiel.
• Boekingskenmerk (zoals verplichtingennummer, project-code, middelenbesteding, oid) wordt verkregen uit de kostendrager welke in de reisaanvraag is vermeld. De inhoud van de kostendrager kan per departement verschillen.
• Soort reis, verkregen uit het soort reis zoals vermeld in de reisaanvraag.
• Reisaanvraagnummer, verkregen uit de reisaanvraag.
• Budgethouder wordt afgeleid van cost centre op basis van de “Afdeling waarvoor wordt gereisd” uit de reisaanvraag.
• Kostenrekening of balansrekening, vanuit de kostendrager
• Crediteurenrekening, vanuit de kostendrager

Deze gegevens worden bij het maken van de betaalopdracht automatisch doorgegeven aan de P-admin of F-admin. Indien de betaling verloopt via de F-admin (a.s. externen, lokaal personeel) wordt direct geboekt op de in de Reisapplicatie bekende kostendragers. Indien de betaling via de P-admin verloopt worden de kosten van de persoonlijke declaratie doorgegeven via de journalisering uit de P-admin (P-direkt).

Let op:

• Indien de kosten van de persoonlijke declaratie op bijvoorbeeld op een verplichting moeten worden geboekt is omboeken noodzakelijk. De P-admin boekt over het algemeen op de kostenplaats van de afdeling zoals vermeld in de O&F structuur uit de P-admin.
• In de Reisapplicatie worden geen voorzieningen getroffen voor verdeling van de kosten tussen de verschillende deelnemende departementen of differentiatie naar kostendragers. Alle kosten van een reis drukken op de gekoppelde kostendrager. Er zijn twee opties, het organiserende departement neemt de kosten van de groep als geheel en eventuele doorbelasting vindt plaats in de financiële administratie of de kosten worden gefactureerd per Reiziger (met als gevolg een Aanvraag per Reiziger).

Wanneer een departement de dienstverlening ‘Dienstreizen’ van 3W afneemt, wordt tijdens aansluiting van het traject geïnventariseerd hoe de organisatiestructuur vertaald moet worden naar cost centres en welke kostendragers het departement nodig heeft en hoe deze opgebouwd moet worden zodat deze correct in het financiële systeem van het betreffende departement kan worden ingelezen. Deze gegevens worden tijdens het aansluit traject in de Reisapplicatie opgevoerd door 3W.

Financiële contactpersonen van het aangesloten departement zijn gerechtigd wijzigingen door te geven aan 3W, indien dit noodzakelijk is. Financiële contactpersonen gebruiken hiertoe dit SSP formulier:  waar zij de kostendragers en cost centres in de voor gedefinieerde sjablonen kunnen uploaden.

Let op:

Gezien alle departementen aangesloten zijn op de Reisapplicatie, wordt terughoudend gevraagd in het aantal kostendragers en cost centres.

Cost Centres

3W is geen P-direkt dat de hele organisatiestructuur van alle aangesloten organisatie kan beheren. Cost Centres moeten in de reisapplicatie moeten daarom beperkt blijven tot maximaal drie niveaus. Dus bijv.:

1. organisatie = Ministerie van Buitenlandse Zaken

2. DG = PSG

3. Directie = 3W

Kostenplaatsen

3W is ook geen administratiekantoor voor de gehele overheid. Een kostenplaats is bedoeld om kosten te boeken op een andere plaats dan op de directie, waarvoor de reiziger werkzaam is. Denk aan een onderverdeling in bijv.: Project, Congres, Calamiteit (lees: max 10 per organisatie).

Voor templates en het doorgeven van wijzigingen kostendragers en cost centres, ga naar dit SSP formulier.