Wanneer een departement de dienstverlening ‘Dienstreizen’ van 3W afneemt, wordt tijdens aansluiting van het traject geïnventariseerd hoe de organisatiestructuur vertaald moet worden naar cost centres en welke kostendragers het departement nodig heeft en hoe deze opgebouwd moet worden zodat deze correct in het financiële systeem van het betreffende departement kan worden ingelezen. Deze gegevens worden tijdens het aansluit traject in de Reisapplicatie opgevoerd door 3W.
Financiële contactpersonen van het aangesloten departement zijn gerechtigd wijzigingen door te geven aan 3W, indien dit noodzakelijk is. Financiële contactpersonen gebruiken hiertoe dit SSP formulier: waar zij de kostendragers en cost centres in de voor gedefinieerde sjablonen kunnen uploaden.
Let op:
Gezien alle departementen aangesloten zijn op de Reisapplicatie, wordt terughoudend gevraagd in het aantal kostendragers en cost centres.
Cost Centres
3W is geen P-direkt dat de hele organisatiestructuur van alle aangesloten organisatie kan beheren. Cost Centres moeten in de reisapplicatie moeten daarom beperkt blijven tot maximaal drie niveaus. Dus bijv.:
1. organisatie = Ministerie van Buitenlandse Zaken
2. DG = PSG
3. Directie = 3W
Kostenplaatsen
3W is ook geen administratiekantoor voor de gehele overheid. Een kostenplaats is bedoeld om kosten te boeken op een andere plaats dan op de directie, waarvoor de reiziger werkzaam is. Denk aan een onderverdeling in bijv.: Project, Congres, Calamiteit (lees: max 10 per organisatie).
Voor templates en het doorgeven van wijzigingen kostendragers en cost centres, ga naar dit SSP formulier.