Wegwijzer Contactpersonen

De contactpersonen van een opdrachtgevend (rijks)organisatieonderdeel, waar 3W dienstverleningsafspraken (DVA) mee heeft, worden gezien als een belangrijk verlengstuk van de dienstverlening van 3W. Samen met de medewerkers van 3W zorgen zij voor de eerste contacten tussen het betreffende (rijks)organisatieonderdeel en 3W. De verschillende soorten contactpersonen staan opgenomen in de DVA van het betreffende opdrachtgevende (rijks)organisatieonderdeel.

Klantcontactpersoon

De klantcontactpersoon is het eerste aanspreekpunt voor een rijksoverheidsmedewerker die wordt uitgezonden naar het buitenland om op een ambassade te gaan werken. Of iemand die voor de Nederlandse overheid naar het Caribisch deel van het Koninkrijk wordt uitgezonden. De klantcontactpersoon is een belangrijke schakel in het contact met 3W op operationeel niveau. Na aanmelding van de betrokken ambtenaar bij 3W door de klantcontactpersoon kunnen de voorbereidingen worden getroffen voorafgaand aan de uitzending.

• Een overzicht van de klantcontactpersonen vind je op onze samenwerkruimte.
  • Met dit SSP formulier kun je een verzoek indienen bij 3W voor het aanmelden, afmelden of wijzigen van gegevens van klantcontactpersonen.

Accountmanager

De accountmanager van het opdrachtgevend (rijks)organisatieonderdeel neemt deel aan het afnemersoverleg en is eerste aanspreekpunt voor de 3W relatiemanager, daar waar het gaat om dienstverleningsafspraken, afspraken op tactisch niveau en eerste escalatie indien nodig.

Financieel contactpersoon

De financieel contactpersoon is de aangewezen contactpersoon van het opdrachtgevend (rijks)organisatieonderdeel, daar waar het gaat om verrekeningen en betalingen van facturen.

In het KCP Portal kunnen geautoriseerde KCP’s hun eigen gegevens inzien en de DVA's van de eigen organisatie.
Op het KCP Portal vindt u:

• de DVA (generieke en specifieke afspraken) tussen 3W en jouw eigen organisatie;
• de bij de DVA behorende financiële bestanden ;
• alle factuuradressen en contactpersonen die bij de eigen organisatie horen.

Daarnaast kent het KCP Portal een aantal handige buttons waarmee verschillende acties uitgevoerd kunnen worden zoals:

• het wijzigen van de eigen gegevens;
• een algemene vraag stellen;
• een suggestie/klacht of compliment maken;
• een mail sturen naar de relatiemanager of naar de control unit.

Een KCP moet geautoriseerd zijn om de eigen gegevens in te kunnen zien. Heb je nog geen toegang tot of vragen over het KCP Portal? Mail dan naar 3W@minbuza.nl.

De klantcontacpersoon (KCP) is door de Opdrachtgever aangewezen en heeft daarbij bevoegdheden om namens de Opdrachtgever de aanvraag van diensten en producten te regelen voor de eindgebruiker bij 3W.

De klantcontactpersoon is het eerste aanspreekpunt voor een rijksoverheidsmedewerker die wordt uitgezonden naar een ambassade/post  of naar het Caribisch deel van het Koninkrijk.

De klantcontactpersoon is een belangrijke schakel in het contact met 3W op operationeel niveau. Na aanmelding van de betrokken ambtenaar bij 3W door de klantcontactpersoon kunnen de voorbereidingen worden getroffen voorafgaand aan de uitzending.

Zie ook Rollen en verantwoordelijkheden rondom het uitzenden van een medewerker

Checklist KCP

In de KCP Checklist Uitzending Medewerker vind je informatie over welke zaken je dient te regelen voorafgaand, tijdens en na de uitzending van een medewerker.

Het wervings- en plaatsingstraject voor uitgezonden medewerkers blijft de verantwoordelijkheid van de Opdrachtgever. Bij uitbreiding van de formatie of een nieuw werkgebied is de Opdrachtgever verantwoordelijk voor tijdige aanmelding bij het ministerie van Buitenlandse Zaken, hoofd directie personeel en organisatie ten aanzien van een formatieplaats.

Plaatsingsbrief

De Opdrachtgever is, zijnde de werkgever, tevens verantwoordelijk voor het opstellen van een plaatsingsbriefen het archiveren hiervan in het personeelsdossier. Dit is conform de afspraken met de ADR/Buitenlandse Zaken op basis van de brief betreffende de ADR notitie 2012 over vergoedingen Buitenland van Directeur 3W d.d. 29 januari 2014 gericht aan alle leden van het Afnemersoverleg. Dit document is op de website te vinden onder ‘ documenten’.

De Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het tijdig en juist aan en afmelden van een attaché bij plaatsing naar een post of terugkeer naar Nederland van een post.

In de KCP Checklist Uitzending Medewerker vind je o.a. informatie over hoe je bij 3W een medewerker aan- en afmeldt voor een uitzending.

Overzicht 3W contactpersonen

Een overzicht van de 3W medewerkers van de afdelingen Personeel Buitenland en Advies vind je op onze samenwerkruimte SWR.

Documenten

Om je te assisteren stelt 3W de volgende bijlagen ter beschikking:

• Aanmelding reguliere attaché in excel
  Dit formulier kan de klantcontactpersoon gebruiken voor de volgende doeleinden:
  • Overzicht/checklist welke gegevens de KCP paraat moet hebben voor het invullen van de SSP-formulieren.
  • Formulier om bij de attaché die gegevens op te vragen die de KCP niet zelf al heeft.
• Algemeen vraagformulier Personeel en Bedrijfsvoering (HDPO, HDBV, 3W, FSO, DHF)
  Gebruik dit formulier wanneer je een algemene vraag heeft of als je hulp nodig heeft bij het vinden van het juiste vraagformulier, zoals het opvragen van een formatieplaatsoverzicht.
• Overzicht CV talen attaché
  Dit overzicht geeft weer in welke taal de attaché zijn/haar CV moet aanleveren.
  Let op: bij Brussel staat dat het CV in het Frans moet worden opgesteld. Voor Brussel kan ook een Nederlands CV gebruikt worden maar bedacht moet worden dat het CV wordt aangeboden aan de autoriteiten. Het CV is dus het visitekaartje dat de attaché afgeeft. Gebruik SSP Voorlichtingsbijeenkomsten & voorbereidingscursus formulier in pdf.
• SSP-formulier in pdf voor aanmelding cursus. De vakdepartementen hebben bij de start van 3W aangegeven dat de attaché’s zich niet zelf mogen opgeven voor de voorbereidingscursussen. Aanmelding voor een cursus verloopt daarom via de KCP die het betreffende SSP-formulier in moet vullen. Dit SSP-formulier in pdf kan intern worden gebruikt indien de leidinggevende en/of budgethouder de deelname van de attaché aan een voorbereidingscursus moet goedkeuren. De KCP kan het SSP-formulier in pdf uitreiken aan de attaché die vervolgens zelf moet zorgen voor de benodigde parafen van leidinggevende en/of budgethouder.
• ADR-brief
  In deze brief zijn de afspraken met de ADR/BZ vastgelegd over o.a. verantwoordelijkheden van 3W en van de vakdepartementen t.a.v. de berekening en betaalbaarstellingen van de vergoedingen o.b.v. het ACRU.
• Sjabloon besluit tot plaatsing attaché
  Voor de plaatsing van de attaché op een post zal het vakdepartement een (plaatsings)beschikking op moeten stellen en archiveren (zie ook de ADR-brief). In dit sjabloon zijn alle onderwerpen opgenomen die van belang zijn.
• Tijdelijke plaatsingen attachénotitie-overleg
  Het Attachénotitie-overleg van 17 oktober 2014 heeft het voorstel van 3W, zoals beschreven in deze bijlage, aangenomen. De medewerkers van de vakdepartementen worden op deze manier bij korte plaatsingen qua buitenlandvergoeding gelijk gesteld aan de medewerkers van BZ.
• Wegwijzer voor klantcontactpersoon voor tijdelijke plaatsing bij BZ Postennet of departement
• Wie doet wat bij een plaatsing van een Defensie-attaché op een post?
• Wie doet wat bij een plaatsing van een attaché op een post?
• Suggestie, klacht of compliment
  Gebruik dit formulier om een suggestie, klacht of compliment te melden bij een directie

Hoe kan ik bijlagen toevoegen?

Mail de bijlagen eerst naar jouw BZ-account. Sla de bijlagen op in My Documents of op de Desktop van jouw BZ-account. Voeg de bijlagen pas toe als je de SSP-melding in de definitieve versie gaat versturen.

Hoe kan ik het SSP antwoord in mijn eigen (niet BZ) account ontvangen?

Na het indienen van een SSP-melding ontvangt je standaard een (automatisch) antwoord terug in jouw BZ-account. Ook als jouw SSP-melding wordt afgekeurd en dus retour gestuurd wordt, komt dit terecht in jouw BZ-mail.

Wil je het antwoord op jouw SSP melding ontvangen in jouw eigen (niet BZ) account ? Stel dan een 'Rule' in op jouw BZ-mail zodat het bericht automatisch wordt doorgezet naar jouw eigen account.

Tijdelijk opslaan van een SSP-melding

Bij het tijdelijk opslaan van een SSP-melding worden bijlagen die al zijn toegevoegd niet meegezonden. Sla een deels ingevulde SSP-melding altijd zonder bijlagen op en voeg de biljage(n) pas toe als je de melding definitief verstuurt.

Toevoeging op een ingeschoten SSP-melding

Je hebt  een SSP-melding ingeschoten maar hebt een aanvulling of je heeft  een fout ontdekt, wat nu?

Meld dit niet via het veld ‘bericht’ in SSP want dat komt alleen terecht bij de backoffice waar de SSP zich op dat moment bevindt.
> Oplossing: mail aan 3W wat er aan de hand is (3W@minbuza.nl). De servicedesk van 3W vraagt na bij de backoffices wat er nu moet gebeuren. Dit is afhankelijk van de aanvulling/fout. Let op: het kan zijn dat je een nieuwe SSP-melding moet indienen.

Afgesloten SSP calls terugvinden / archiveren van aan BZ gestuurde aanmeldingen

Wil je een afgesloten SSP-call raadplegen? Deze kunt terugvinden in ‘dashbord’, dit is tevens jouw archief.

Hoe kan ik gemakkelijk 'wisselen van scherm?

Bij het invullen van de SSP-melding staan soms veel schermen open. Je kunt gemakkelijk van het ene naar het andere scherm wisselen door de functie 'Alt + Tab

SSP kent attaché niet

Bij het invoeren van de attaché kent SSP de naam van de attaché niet.
(NB: Eigenlijk kan dit niet want als het goed is, staat de attaché in het personeelssysteem van BZ. Het kan zijn dat je de wijziging te laat doorgeeft en de eerder doorgegeven einddatum al is verlopen.)

Oplossing 1: controleer periodiek of de eerder doorgegeven einddatum nog wel juist is en geeft tijdig de wijziging door.
Oplossing 2 (als het al te laat is): gebruik ‘naam komt niet voor in de lijst’ en zet in het opmerkingenveld de naam van de attaché.

3W toetst namens opdrachtgevers bij integriteitskwesties

Opdrachtgevers van 3W hebben via Dienstverleningsafspraken (DVA) aan 3W volmacht en mandaat verleend om beslissingen te nemen en handelingen te plegen op basis van de uitzendregelingen die gelden voor uitzendingen naar Nederlandse vertegenwoordigingen in het buitenland en naar de Caribische delen van het Koninkrijk. 3W toetst en informeert de opdrachtgever over mogelijke integriteitskwesties,

De Attachénotitie

Rijksambtenaren die uitgezonden worden naar ambassades of het Caribisch deel van het Koninkrijk gaan uit volgens het standpunt '1 Rijk 1 Regeling'. De kaders en voorwaarden die gelden voor die uitzending zijn vastgelegd in de Attachénotitie.

• Attachénotitie

Rechtspositie lokale medewerkers

Lokale personeelsleden die werkzaam zijn op ambassades hebben eigen arbeidsvoorwaarden die zijn vastgelegd in de Legal Status (Local Employees) Regulations 2020 (LSR2020).

CAO Rijk, ACRU en andere regelingen

Bekijk welke regelingen van toepassing zijn als een medewerker namens het Rijk op dienstreis gaat, of wordt uitgezonden naar een ambassade of consulaat, of het Caribisch deel van het Koninkrijk. Zie de pagina CAO Rijk, ACRU en andere regelingen

De bij 3W aangesloten organisaties kunnen de behandeling van bezwaar- en beroepsprocedures die medewerkers starten tegen hun vergoedingen uitbesteden aan 3W. Lees meer hierover op Rijksportaal.