Korte of BO-Uitzending naar een post

Plaatsing als BO-medewerker buitenland

Een Medewerker Bijzondere Opdracht (BO) Buitenland is in Nederland geplaatst in de functie van BO-medewerker buitenland om - al dan niet afgewisseld met tijdelijke tewerkstellingen in Nederland - steeds voor een korte tijd op een post te werken.

Het gaat hier om tijdelijke opdrachten zoals:

vervanging bij piekbelasting, vervanging van een langdurig zieke medewerker, ondersteuning bij grote projecten of ondersteuning voorafgaand aan- en tijdens een Staatsbezoek.

Plaatsing bij een directie of DG

U bent geplaatst bij een directie of DG en kunt tijdelijk en incidenteel andere werkzaamheden uitvoeren op een post.

Na beëindiging van deze tijdelijke werkzaamheden keert u terug naar de directie/DG waar u bent geplaatst om daar uw werkzaamheden voort te zetten.

Interimpool of Perspectiefpool

U bent opgenomen in de Interimpool of Perspectiefpool. Vanuit de directie of DG waaraan u bent toegewezen, kunnen u tijdelijk en incidenteel werkzaamheden op een post worden opgedragen.

Korte uitzending Caribisch

U wordt uitgezonden naar het Caribisch deel van het Koninkrijk voor korter dan een jaar. In de checklist Uitzending Caribisch ziet u waar u bij ons voor terecht kunt en welke zaken u zelf moet regelen.

Landeninformatie

Bestudeer de landeninformatie op ECA Country Profile Reports (alleen via Rijksportaal).

Voorbereidingsgesprek

Gaat u als BO-medewerker voor het eerst op uitzending? Of is uw korte uitzending langer dan 3 maanden? Maak een afspraak voor een voorbereidingsgesprek met 3W via dit SSP formulier 'Aanvraag oriëntatie- of voorbereidingsgesprek plaatsing buitenland.

Aankomst- vertrekmelding

• Maak een vertrekmelding aan (7 werkdagen voor vertrek), zodat uw account tijdig wordt overgezet.
• BO of Korte uitzending 3-12 maanden (ACRU):  Maak dan ook een aankomstmelding aan zodra u op de post bent begonnen, zodat uw ACRU-vergoedingen in gang kunnen worden gezet.

SSP links voor toegang tot systemen bij aanvang van nieuwe plaatsing

Toegang tot systemen bij de lokale situatie en toevoeging op Sharepoint of 247 Plaza, autorisatieverlening in Sophia en ontvangst berichtenverkeer op de post moet bij elke plaatsing opnieuw via SSP worden aangevraagd.

• NVIS BZ Services Platform (rijksweb.nl)
• Kompas BZ Services Platform (rijksweb.nl)
• E-kassa BZ Services Platform (rijksweb.nl)
• 247 Plaza en P schijf - Automatisch toegang als het account van de BO-er in het domein staat van de post waar de BO-opdracht plaatsvindt.
• Dienstpostbussen BZ Services Platform (rijksweb.nl) Aanvraag rechten op dienstpostbus.

People Inc. 

• Navolgende link geldt voor alle SSP aanvragen voor HR applicatie People Inc. BZ Services Platform (rijksweb.nl)
• People Inc lokaal (autorisatie, rapporten, verlof, verzuim e.d.) BZ Services Platform (rijksweb.nl)
• People Inc aanvraag gebruikersaccount BZ Services Platform (rijksweb.nl)

• Bekijk naast het ECA Country Profile Reports voor wat betreft de veiligheid in het land, -  ook het Handboek crisisbeheersingen de Brochure persoonlijke veiligheid. Lees ook het reisadvies van BZ. Of neem contact op met de BVC (Beveiligingscoördinator) op de post, of de regio coördinator van Directie Veiligheid, Crisisbeheersing en Integriteit (VCI).
• Gaat u naar een hoog risicogebied (rood), dan is een Hostile Environment Awareness Training (HEAT) verplicht (certificaat is 5 jaar geldig).

Vraag tijdig een medisch onderzoek aan, inclusief eventuele vaccinaties. Gaat u naar een 'niet-westers' land? Maak dan een afspraak met KLM Health Services (KHS) voor medische keuring (een keer per twee jaar) en vaccinaties. Begin daar op tijd mee.

Korte uitzending vanuit directie, DG, Interim-/Perspectiefpool

• Korte uitzending 0-3 maanden
  U reist op dienstreisvoorwaarden (zie het BZ Personeelsreglement). Gedurende de eerste drie maanden van uw verblijf ontvangt u vergoedingen volgens de CAO Rijk 2021.
• Korte uitzending 3-12 maanden
  Bij een uitzending van meer dan drie maanden is op u Afdeling 5 (Tewerkstellingen van korte duur) van de ACRU van toepassing.

BO medewerker

• U wordt uitgezonden via de aanvullende CAO Rijk Uitzendingen 2020-2024. Op u is Afdeling 5 (Tewerkstellingen van korte duur) van toepassing.
• Vraag hier een voorlopige specificatie buitenlandvergoeding aan.
• Dien tijdig, binnen zes maanden na het ontstaan van de kosten (zie ook artikel 3.92 ACRU) per SSP uw declaratie (onder overlegging van factuur en betaalbewijs) in via BZ Services Platform (rijksweb.nl).

Einde (tijdelijke) plaatsing BO

In verband met de vroege sluiting van het betaalsysteem (uiterlijk de 5^e van de maand), kan het voorkomen dat de uitbetaling van de buitenlandvergoeding pas een maand later plaatsvindt, dan wel dat de buitenlandvergoeding bij vertrek langer blijft doorlopen.

Eventueel teveel betaalde buitenlandvergoeding wordt verrekend met de buitenlandvergoeding van uw volgende (tijdelijke) plaatsing.

Indien er geen vervolgplaatsing zal zijn als B.O.-medewerker en uw plaatsing in de functie van B.O. medewerker is beëindigd zal het teveel ontvangen bedrag zo spoedig mogelijk worden teruggevorderd. U ontvangt hiervoor een vorderingsbrief.

NB. U kunt een evt. verrekening voorkomen door tijdig een vertrekmelding per SSP in te dienen.

Korte uitzendingen 0-3 maanden

Uw reis- en verblijfkosten worden vergoed volgens de reisregels voor internationale dienstreizen, vastgelegd in de CAO Rijk. Bekijk de maximale hotelvergoeding per stad in de tarieflijst.

Voor BO en Korte uitzendingen 3-12 maanden

Tijdelijke huisvesting wordt door de post voor u geregeld.

Bij huisvesting in een hotel(kamer) bestaat aanspraak op een vergoeding in verband met hotelverblijf (VHV), t.w. 12,5% van het totale bedrag van de dagvergoeding bij dienstreizen conform het REISBESLUIT BUITENLAND (hotel + overige kosten).

• Indien er lokaal huisvesting wordt ingehuurd zoals bijv. een gemeubileerd appartement of huis dan bestaat aanspraak op een vergoeding voor huispersoneel (HP) op grond van artikel 3.32 van de ACRU. Dit dient te worden aangegeven in de SSP aankomstmelding; ook bij een tussentijdse verhuizing van een hotel naar lokale huisvesting dient dit door de SSP aankomstmelding te worden gemeld waarna de buitenlandvergoeding kan worden aangepast.
• Indien men wordt gehuisvest in een (appartementen)hotel maakt deze geen aanspraak op een vergoeding HP en ook geen aanspraak op VHV. De achterliggende gedachte hierbij is dat men dan beschikt over hotelservice en een keuken of kitchenette waar men zelf bijvoorbeeld een ontbijt kan maken.

Aanvraag Tegemoetkoming Hotelverblijf

De OM moet uw Tegemoetkoming Hotelverblijf aanvragen via SSP BZ Services Platform (rijksweb.nl) ( > keuze: vergoeding in verband met tijdelijk hotelverblijf.)

• Zorg dat uw zorgverzekering is aangevuld met een buitenlanddekking. De extra premie voor de buitenlanddekking van de verzekeringen kan betaald worden uit de standplaatsvergoeding. 
• Sluit een goede aanvullende reisverzekering af.

Moet ik zelf verzekeringen afsluiten?

U moet, zoals iedere Nederlander, ervoor zorgen dat u afdoende tegen ziektekosten bent verzekerd. We raden u aan bij uw huidige ziektekostenverzekeraar na te gaan of zij u ook dekking kunnen bieden voor uw standplaats (bijvoorbeeld een zogenaamde expat-polis). 3W regelt en vergoedt deze niet voor u.

Bekijk de pagina Reisinformatie en veiligheid en neem voorzorgsmaatregelen als u naar een land reist met een verhoogd risico op het gebied van informatiebeveiliging.

Korte uitzending

• Korte uitzending 0-3 maanden
  Bekijk de pagina Dienstreizen om uw reis te boeken.
• Korte uitzending 3-12 maanden
  Op de pagina reizen van/naar een post  vindt u onder het kopje 'overplaatsingsreis' alle informatie over de voorwaarden en het aanvragen van de reis.

BO uitzending

• Voor plaatsingen langer dan 3 maanden: Vraag uw overplaatsing of BO-reis in TEM aan bij de reisagent. Bekijk de instructie voor de BO-reisaanvraag in TEM.
• Voor plaatsingen 0-3 maanden: Bekijk de pagina Dienstreizen om uw reis te boeken.
• Als BO-medewerker kunt u extra bagage (max. 80 kg inclusief het door de vliegtuigmaatschappij op het ticket vermelde maximale ruimbagage) meenemen naar de post.
• Voor het vervoer van het woonadres naar Schiphol kan gebruik worden gemaakt van de zgn. Schipholtaxi. Het reserveren van deze taxi vindt met het boeken van het ticket bij VCK Travel plaats. Indien u niet van de Schipholtaxi gebruik maakt maar zelf taxivervoer inhuurt, dan krijgt u maximaal de kosten vergoed die gelden voor de Schipholtaxi.
• Indien de reis van of naar Schiphol met de auto wordt gemaakt worden de kosten vergoed op basis van artikel 3.60 ACRU (kilometervergoeding).
• Als voor de reis van en naar Schiphol gebruik wordt gemaakt van openbaar vervoer dan zijn maximaal de taxikosten naar/van het nabijgelegen NS-station, alsmede de kosten van een treinbiljet naar/van de luchthaven Schiphol 1e klasse declarabel. Indien op de post niet voor vervoer is gezorgd van en naar de luchthaven kunnen de taxikosten worden gedeclareerd.

Mag mijn partner/gezin mee op uitzending?

• Aangezien u slechts tijdelijk op een post wordt geplaatst is de uitzending zonder partner/gezin.

Kom ik in aanmerking voor herenigingsreizen?

• Herenigingsreis partner: Bij een reguliere plaatsing heeft men recht op drie herenigingsreizen partner per twaalf maanden.

• Het aantal reizen bij een BO-plaatsing is naar rato, omdat de plaatsingsduur minder dan twaalf maanden is.

• Herenigingsreis kind: Bij een reguliere plaatsing heeft men recht op twee herenigingsreizen kinderen per twaalf maanden.

• Het aantal reizen bij een BO-plaatsing is naar rato, omdat de plaatsingsduur minder dan twaalf maanden is.

• Vraag uw paspoort en visum tijdig aan. Voorkom een tweede bezoek: neem alle benodigde documenten mee!
• De kosten van pasfoto’s t.b.v. visa en (diplomatiek) paspoort worden op declaratiebasis door 3W vergoed onder overlegging van bewijsstukken. Ook deze declaratie dient per SSP te worden ingediend.
  • Korte uitzending 0-3 maanden: declareer via deze SSP.
  • BO of korte uitzending 3-12 maanden: declareer via deze SSP
• In uw plaatsingsbrief of aanmeldmemo staat of u in aanmerking komt voor een diplomatiek paspoort.