FAQ Travelpoint

Wat gebeurt er met de reis- en declaratiegegevens van TEM?

Met de migratie van TEM naar Travelpoint worden alle historische reis- en declaratiegegevens van TEM opgeslagen in een datawarehouse. Informatie kan op reizigersniveau worden verstrekt.

Indien u geen inloggegevens heeft ontvangen kunt u deze aan de Servicedesk vragen. U kunt op het inlogscherm ook om opnieuw versturen van uw wachtwoord vragen.

Voorafgaand aan de start van Travelpoint worden er een aantal webinars georganiseerd om het proces van het boeken van een reis en declareren van reiskosten toe te lichten. De webinars worden opgenomen en kunnen op een later moment via de website van Travelpoint worden teruggekeken. Daarnaast worden er korte instructievideo’s ontwikkeld. De video’s kunnen direct in de reisapplicatie zelf worden benaderd. De instructievideo's voor de declaratieapplicatie worden op de website van Travelpoint gepubliceerd.

Offerteaanvragen (in Travelpoint: service request) worden via Travelpoint in eerste instantie toegezonden naar de servicedesk Travelpoint van 3W. De servicedesk beoordeelt de aanvragen op volledigheid en zet deze vervolgens door naar de reisagent. Bij vragen of onduidelijkheden neemt de servicedesk contact met de reiziger op.

Nee, het is niet verplicht om lokale en regionale reizen via Travelpoint te boeken, maar dit wordt wel aangeraden wanneer Travelpoint een geschikt reisaanbod heeft. Boeken via Travelpoint biedt het voordeel van een totaaloverzicht van gemaakte reizen. Ook uit het oogpunt van duty of care wordt aangeraden via Travelpoint te boeken. Reisdeclaraties moeten sowieso altijd via Travelpoint worden ingediend. 

Ja, alle organisaties die gebruik maken van de dienstverlening internationaal reizen van 3W gaan gebruik maken van Travelpoint. Dit geldt ook voor de buitenlandse vertegenwoordigingen die op dit moment nog een reis rechtstreeks bij de reisagent VCK Travel aanvragen.

Het is de bedoeling dat ook de reizen voor bewindspersonen en delegaties via Travelpoint worden geboekt of aangevraagd. De servicedesk Travelpoint 3W zal in de komende periode in samenspraak met de departementen het proces en mogelijkheden inventariseren. Tot het moment van implementatie van Travelpoint blijft de oude procedure gehandhaafd. Dit kan ook nog na de geplande go-live datum van 3 april een (tijdelijke) situatie zijn.

Er wordt gewerkt om Travelpoint in de toekomst geheel in het Nederlands beschikbaar te stellen. Voor nu is het deel waarin u een vlucht/hotel zoekt en boekt in het Engels.

Het deel van Travelpoint waarin u straks declaraties kunt indienen is vanaf het begin beschikbaar in het Nederlands. Een aantal specifiek ontwikkelde referentievelden, zoals reissoort en financiële referentie zijn echter in het Engels. Reden is dat Travelpoint ook beschikbaar wordt gesteld aan de buitenlandse vertegenwoordigingen en het (nog) niet mogelijk is om deze velden meertalig aan te bieden.

Ja, het is mogelijk om per organisatie/directie toegang te verlenen tot een rapportageomgeving waarmee inzicht kan worden verkregen in de reizen.

Het is de bedoeling dat in het tweede kwartaal van 2023 een functionaliteit wordt ingesteld om in Travelpoint zelf uw reis te wijzigen of te annuleren.

Ja, dit is mogelijk indien u de rol als ‘booker’ heeft. Let op! Externen hebben zelf geen toegang tot Travelpoint.

Nee, de regels zijn gelijk. De regelgeving, zoals deze is weergegeven in de CAO Rijk en de aanvullende van toepassing zijnde regelingen als de ACRU, wordt gehanteerd. In Travelpoint zijn de reisregels ook meer toegespitst op het type reis.

Ja, VCK Travel is ook aangesloten op het platform Travelpoint.

Nee, alle reizigers boeken of vragen aan via Travelpoint. Het is dus niet meer mogelijk om rechtstreeks een reis bij VCK Travel aan te vragen. Voor de zogenaamde TOP reizen kan een afwijkend implementatietraject van toepassing zijn (zie deze FAQ).

Travelpoint heeft een uitgebreid hotelaanbod waarbij de boeking op rekening zal zijn. Dit voorkomt de vervelende situatie dat een reiziger alsnog het hotel zelf moet betalen en de kosten achteraf moet declareren.

Het is de planning om voor het boeken van een reis als voor de declaraties een App beschikbaar te stellen. De app voor het vastleggen van declaraties zal naar verwachting vanaf moment go-live gebruikt kunnen worden, waarbij tijdens de reis al de onkosten kunnen worden geregistreerd. Introductie van de reis App is gepland voor in de loop van 2023.

In de loop van het tweede kwartaal in 2023 wordt een verbeterd treinaanbod binnen Europa, inclusief de mogelijkheid voor het zelfstandig kunnen wijzigen en annuleren, via Travelpoint beschikbaar gesteld. Dit is goed nieuws in ons streven om meer duurzaam te reizen!

Nee, zodra een reis definitief is geboekt en het ticket is verstrekt is het niet meer mogelijk om via Travelpoint ancillaries bij te boeken. Dit kan naderhand ook niet via de reisagent. Het is dus belangrijk om tijdens het boeken er goed op te letten dat ancillaries zijn geboekt. Eventuele bijboekingen moet u achteraf zelf regelen via bijvoorbeeld de website van de luchtvaartmaatschappij of ter plekke op het vliegveld.

Nee, Travelpoint beschikt niet over een connectie met (wereldwijde) taxi aanbieders. Wanneer u recht heeft op een taxi dan moet u deze zelf boeken en de kosten achteraf via Travelpoint declareren.

Nee, door de systematiek van ‘direct ticketing’ bij de leveranciers, is een actieve goedkeuring alleen mogelijk voor vliegreizen, met uitzonder van low cost carriers. Pas na goedkeuring wordt het ticket afgegeven. De leidinggevende heeft in de regel 24 uur de tijd om de boeking goed te keuren.

Goedkeuring kan via de mail of via de applicatie worden gegeven.

Voor low cost carriers, hotelovernachtingen, trein en autohuur is er geen actieve goedkeuring, ook buiten beleid!. De leidingevende ontvangt wel een notificatie van de boeking. Indien niet akkoord wordt de boeking geannuleerd. Hiervoor zijn de annuleringsvoorwaarden van de gemaakte boeking van toepassing en kan er sprake zijn van annuleringskosten.

In Travelpoint zijn regels opgenomen die het gebruik van de trein actief promoten, wanneer dit volgens de reisregels gewenst is.

Wanneer u als leidinggevende verantwoordelijk bent voor het goedkeuren van de noodzaak tot een reis en uiteindelijke boeking, dan wordt aan u de rol van goedkeurder in Travelpoint toegekend.