Reis boeken

Ja, alle buitenlandse vertegenwoordigingen hebben toegang tot Travelpoint.

Ja, het aanvraagproces voor reizen van bewindspersonen en delegaties verloopt ook via Travelpoint.

Ja, het is mogelijk om een gebruikersrol aan te vragen waarmee je boekingen voor gasten of externen kunt faciliteren. Bijvoorbeeld in de situatie wanneer je voor je gezinsleden een ticket wil boeken. Het is niet mogelijk om via Travelpoint reisdeclaraties in te dienen voor gasten.

Helaas komt het soms voor dat de receptie van een hotel niet bekend is met de betalingsgarantie van de reisagent. Je wordt geadviseerd om bij inchecken altijd te controleren of de betaling is ontvangen. Zo niet, neem dan contact op met Gray Dawes Travel om de betaling alsnog in orde te maken. Gray Dawes TravelTravel is voor dit soort vragen bereikbaar via +31 881201947.

Ja, in Travelpoint zijn de reisregels van de CAO en ACRU opgenomen. Wanneer je een reis buiten beleid selecteert, is het wel mogelijk om de reis te boeken maar zal er een verplichte reden voor afwijking van het beleid moeten worden opgegeven. De reis zal vervolgens ter notificatie / goedkeuring aan de goedkeurende leidinggevende worden toegezonden.

Nee, je dient altijd een reisaanvraag in via Travelpoint. Via Travelpoint kun je een offerte indienen voor reisopties.

Nee, het is op dit moment niet mogelijk om een hotel te boeken waarvoor een conferentiecode van toepassing is.

Dit zijn boekingen waarbij er meer dan 9 personen reizen op dezelfde data en vanaf dezelfde bestemming. Kort gezegd: samen uit, samen thuis! Deze boekingen worden gefaciliteerd doorGray Dawes Travel

Wil je een groepsboeking aanvragen voor reizen met vluchten? Stuur dan een e-mail naar groepenoverheid@gdg.travel.

Voor de overige aanvragen zonder vluchten stuur je een e-mail naar events.nl@gdg.travel.

Het is op dit moment nog niet mogelijk om zelf via Travelpoint je reis te wijzigen. De wijziging/annulering kan je in Travelpoint via de Quicklinks aanvragen (de paperclip linksonder in het menu). Vervolgens klik je aan om wat voor soort wijziging het gaat. Per e-mail wordt dit doorgezet naar Gray Dawes Travel(vermeld altijd het tripnummer, want zonder dit nummer wordt het door Gray Dawes Travel niet in behandeling genomen). Zij zullen je vervolgens een terugkoppeling geven.

Let op: hotelboekingen kunnen bij een wijziging van bijvoorbeeld reisdata alleen worden geannuleerd. Dit dien je ook altijd zelf te doen. Neem daarom altijd goed de annuleringsvoorwaarden door, voordat je je reis boekt.

Nee, het is niet mogelijk om via Travelpoint een taxi te boeken of te reserveren. Wanneer je recht hebt op het gebruik van een taxi, dan kun je via je reisdeclaratie om restitutie vragen voor de kosten.

Het vervoer van huisdieren moet vooraf worden aangevraagd bij de boeking. Je kunt hiervoor via Travelpoint een offerte aanvragen bij de reisagent. Voor de handleiding kijk je bij Trainingen en instructies onder Instructie ACRU / CAO Rijk reis boeken.

De reisagent boekt de vluchten en verzorgt de aanvraag voor het vervoer van je huisdier. De bijbehorende kosten kun je zelf op de luchthaven betalen. Voor de meest actuele regels en voorwaarden raden we aan de website van de luchtvaartmaatschappij te raadplegen.

Alleen als je in Travelpoint een ticket kiest waarbij in de prijsoptie staat dat de prijs inclusief 1 piece bagage is, kunt je extra bagage in Travelpoint bijboeken. Een extra bagagestuk is niet achteraf bij te boeken via de reisagent. Je kunt zelf extra bagage bijboeken via de website van de luchtvaartmaatschappij. Kosten voor extra bagage (met maximum gewicht van 23KG) kun je achteraf declareren. Let op: Je mag alleen extra bagage bijboeken indien dit volgens de regels uit de CAO of ACRU van toepassing is of wanneer je onder bijzondere omstandigheden toestemming hebt van je leidinggevende.

Voor een volgende dienst- of verlofreis een ticket inclusief bagage boeken? Onder het kopje ‘price options’ in Travelpoint zijn de tarieven inclusief bagage te vinden. Let op, niet bij iedere luchtvaarmaatschappij is het mogelijk een ticket inclusief bagage te boeken. Dit geldt bijvoorbeeld voor binnenlandse vluchten in de Verenigde Staten. Voor deze gevallen dien je je bagage op de luchthaven bij te boeken. Kosten voor deze extra bagage (met maximum gewicht van 23KG) kun je achteraf declareren.

Bij een overplaatsingsreis mag een medewerker meer bagage meenemen. Zie hieronder hoeveel. Let goed op wat het bagage concept van de luchtvaartmaatschappij is en wat het vrijdom op het ticket is.

• 40 kilo per persoon, dat is inclusief het vrijdom dat bij het ticket hoort (in economy class meestal 23 kg)
• 2 koffers per persoon, ook dat is inclusief het vrijdom dat bij het ticket hoort (in economy class meestal 1 koffer)

De medewerker regelt de overbagage zelf en declareert het vervolgens via SSP.

Indien je de rol hebt om voor een gast te boeken, houd dan rekening met het volgende:

• Een gast is iemand van buiten de Rijksoverheid die op uitnodiging/budget van de overheid gaat reizen
• Een gast kan niet declareren in Yokoy
• Een gast is geen ambtenaar/collega zonder Travelpoint account
• Een gast wordt vaak opgevoerd bij reizen die onder de ACRU of de CAO Rijk vallen

Familie

Wil je een reis boeken voor familieleden (vanaf 12 jaar)? Dat werkt op dezelfde manier als voor 'gasten' namelijk via een SSP-autorisatie. Zodra de autorisatie is ingesteld, kan degene die moet boeken een familielid als gast opvoeren.

Dit proces werkt hetzelfde als het boeken voor anderen (via een SSP-autorisatie aanvragen om voor anderen te kunnen boeken). Zodra de autorisatie is ingesteld, kan degene die moet boeken iemand anders van de afdeling als reiziger opvoeren door op naam te zoeken. Het is mogelijk om maximaal vijf personen in één boeking op te nemen. Voor groepen vanaf tien personen die samen reizen, kunnen aanvragen per e-mail worden ingediend bij Gray Dawes Travel.

In Travelpoint is opgenomen wie binnen je organisatie / directie reizen goedkeurt. Dit hoeft niet perse je direct leidinggevende te zijn, maar is afhankelijk van de keuze die jouw organisatie heeft gemaakt. Ontbreken er in Travelpoint goedkeurders voor jouw organisatie dan kan jouw organisatie via een het Travelpoint formulier een wijziging aanvragen.

Wanneer reizen buiten beleid zijn, zal je als goedkeurder een e-mailnotificatie ontvangen. Voor lijnvluchten geldt dat je bij een vlucht buiten beleid altijd een actieve goedkeuring moet geven voor het boeken van een ticket. Meestal geldt een ticket deadline van 24 uur. Na het verstrijken van de ticket deadline wordt een reservering automatisch geannuleerd.

Voor Low Cost Carrier vluchten, trein en hotel is een boeking altijd definitief, ook wanneer deze boeking buiten beleid is. De goedkeurder ontvangt wel een e-mailnotificatie. Wanneer je als goedkeurder niet akkoord gaat met bijvoorbeeld een hotelboeking, dan zal de boeking geannuleerd moeten worden. Hierbij zijn de annuleringsvoorwaarden van toepassing.

Er wordt gewerkt aan de opzet van een datawarehouse. Verwachting is dat het datawarehouse vanaf Q3 2024 zal worden geïmplementeerd.

In de omschrijving van de bank staat het loon/salaris, het P-direktnummer, jaar/maand van uitbetaling en het kenmerk P-direkt. 

Kijk daarom altijd goed naar jouw P-direkt salarisspecificatie:

• Indien er een reis is geboekt in Atriis, wordt het tripnummer vermeld op de salarisstrook. In de omschrijving van de bank tref je geen tripnummer aan.
• Indien er een voorschot is aangevraagd – wordt het 'Yokoy Trip ID' vermeld op de salarisstrook. In de omschrijving van de bank tref je geen Yokoy Trip ID aan.
• Indien er alleen een declaratie in Yokoy wordt gemaakt, wordt het Yokoy Trip ID vermeld op de salarisstrook. In de omschrijving van de bank tref je geen Yokoy Trip ID aan.
• Indien er wordt uitbetaald buiten het salaris om, dus bijvoorbeeld op de vierde van de maand, dan wordt dit opgenomen op de salarisstrook als  een + en – betaling. Zie voorbeeld:

Vragen over de facturatie van Gray Dawes Travel kun je stellen via het Travelpoint formulier. 

De regels en voorwaarden die van toepassing zijn op je dienstreizen worden beschreven in de CAO Rijk. Als je werkzaam bent voor een buitenlandse vertegenwoordiging, is ook de Aanvullende CAO Rijk Uitzendingen (ACRU) van toepassing. Bovendien kan het zijn dat je eigen departement nog aanvullende bepalingen heeft opgenomen in het Personeelsreglement.

Klik voor meer informatie op de onderstaande links:

CAO Rijk
Dienstreizen buitenland

Bent je als lokaal medewerker werkzaam voor een buitenlandse vertegenwoordiging? Lees dan ook de postuitwerking  voor eventuele lokale voorschriften.

Travelpoint toont ook reisopties die buiten de reiskaders vallen. Deze opties worden aangegeven als OOP. Uitgangspunt is dat je een reis binnen de kaders boekt. Travelpoint is ingericht op basis van zogenaamde ‘business rules’, gebaseerd op de voorschriften uit de CAO Rijk en ACRU. Wanneer je toch kiest voor een reis buiten beleid (OOP) dan zal er altijd een verklaring moeten worden gegeven, waarom wordt afgeweken. Dit kan in Travelpoint door één van de voor gedefinieerde justificatie codes te selecteren. Een reis buiten beleid zal altijd ter goedkeuring worden aangeboden. Let op: er wordt alleen een actieve goedkeuring gevraagd bij vluchten (uitzondering Low Cost Carriers, zoals Transavia, TUI, Easyjet). Wanneer je manager bijvoorbeeld niet akkoord gaat met jouw hotelboeking, dan zal boeking moeten worden geannuleerd. Lees daarom vooraf goed de annuleringsvoorwaarden door.

Op dit moment is het treinaanbod in Travelpoint nog niet voor alle trajecten optimaal en worden er alleen treinopties binnen Europa geboden. Wanneer een bestemming per trein binnen 8 uur te bereiken is en treinopties worden niet via Travelpoint aangeboden, dan kun je zelf een treinticket aanschaffen en de kosten achteraf via Travelpoint declareren.

Ja, Travelpoint biedt de mogelijkheid om te sorteren en filteren op de meest duurzame reisoptie. Bijvoorbeeld op vluchten met de laagste Co2 uitstoot of op hotels voorzien van een green label (wanneer beschikbaar).

Het kan soms voorkomen dat een Economy Premium ticket voor een bepaalde datum of vlucht goedkoper is dan een Economy Standaard ticket. Hoewel het vanuit kostenoverweging logisch lijkt om het goedkoopste ticket te kiezen, is het niet toegestaan om in deze situatie te kiezen voor een Economy Premium ticket. De regels m.b.t. het gebruik van een vliegklasse zijn hiervoor duidelijk opgenomen in de CAO, waarbij een Economy Premium ticket ook tot een hogere Co2 uitstoot leidt. Indien er op een vlucht geen Economy Standaard meer beschikbaar is, maar alleen Economy Premium, zal er moeten worden uitgeweken naar een andere datum of gebruik worden gemaakt van een andere airline.

Lees onderstaande instructies dan goed door, om je declaraties voor deze reis op de juiste manier te verwerken in Yokoy.

Wij adviseren jeals reiziger al je reissegmenten (het hotel/vliegtuig/trein/autohuur) voor dezelfde reis altijd in één en dezelfde Trip in Travelpoint te verwerken.
Heb je toch, om welke reden dan ook, meerdere trips aangemaakt voor één en dezelfde reis, dan kun je de volgende stappen in Yokoy volgen voor de verwerking van je declaratie.

Stap 1: Kies van deze reis, één Tripnummer in Yokoy uit (in het overzicht Nieuwe reiskosten), waarin je je dagvergoeding en de eventuele extra onkosten wilt gaan verwerken. Wij adviseren het Tripnummer waarin het vervoer is aangevraagd.
Rond deze declaratie af en verstuur deze door te klikken op het knopje indienen/submit.
Jouw declaratie zal nu in het overzicht van ingediende reiskosten geplaatst en verwerkt worden.

Stap 2: Open vervolgens de ander Tripnummer(s) van diezelfde reis en klik op indienen/submit.
Hiermee verdwijnt de regel uit jouw “Nieuwe reiskosten” overzicht en zal deze verplaatst worden naar “ingediende reiskosten”. De facturatie voor deze segmenten zullen nu verwerkt kunnen worden met onze reisagent Gray Dawes Travel.