FAQ Travelpoint

Account

Inloggen met gebruikersnaam en wachtwoord bij Travelpoint. Dit kunt u doen via de volgende link: Inloggen bij Travelpoint - Atriis. U ontvangt per e-mail een verificatiecode voor twee-factor authenticatie (2FA).

Inloggen via Single Sign-On (SSO) met behulp van Inloggen bij Travelpoint - Atriis (Tip: sla deze link op in uw favorieten samen met gebruikersnaam en wachtwoord.

Logt u voor de eerste keer in? Controleer na het inloggen eerst uw profiel, via het icoontje met uw eigen initialen, rechtsboven bij profile settings. Klopt er iets niet of mist u iets? U kunt via het het Travelpoint formulier uw wijziging doorgeven.
Klopt er iets niet of mist u iets? Neem dan contact op met onze Travelpoint Servicedesk of verstuur uw wijziging via het Travelpoint formulier.

Reizen

Nee, het is op dit moment niet mogelijk om een hotel te boeken waarvoor een conferentiecode van toepassing is. Wanneer u in dit geval zelf het hotel boekt dan kunt u via een h et Travelpointformulier een reisvoorschot aanvragen. Voor een tijdige verwerking en uitbetaling dient een aanvraag uiterlijk 21 dagen voor vertrekdatum te zijn ingediend. De 3W Travelpoint Servicedesk neemt de aanvraag in behandeling. De doorlooptijd voor de aanvraag reisvoorschot bedraagt maximaal 5 werkdagen.

Dit zijn boekingen waarbij er meer dan 9 personen reizen op dezelfde data en bestemming. Kort gezegd: samen uit, samen thuis! Deze boekingen worden gefaciliteerd door VCK Travel.

Wilt u een groepsboeking aanvragen voor reizen met vluchten? Stuur dan een e-mail naar groepenoverheid@vcktravel.nl

Voor de overige aanvragen zonder vluchten stuurt u een e-mail naar events@vcktravel.nl.

Het is op dit moment nog niet mogelijk om zelf via Travelpoint uw reis te wijzigen. Wilt u uw reis wijzigen dan kunt u via de quicklinks in Travelpoint een e-mail sturen naar VCK Travel. Let op: hotelboekingen kunnen bij een wijziging van bijvoorbeeld reisdata alleen worden geannuleerd! Neem daarom altijd goed de annuleringsvoorwaarden door, voordat u uw reis boekt.

Alleen als u in Travelpoint een ticket kiest waarbij in de prijsoptie staat dat de prijs inclusief 1 piece bagage is, kunt u extra bagage in Travelpoint bijboeken.
Een extra bagagestuk is niet achteraf bij te boeken via de reisagent.
Wel kunt u zelf extra bagage bijboeken via de website van de luchtvaartmaatschappij. Kosten voor extra bagage (met maximum gewicht van 23KG) kunt u achteraf declareren.

Voor een volgende dienst of verlofreis een ticket inclusief bagage boeken? Onder het kopje ‘price options’ in Travelpoint zijn de tarieven inclusief bagage te vinden. Let op, niet bij iedere luchtvaarmaatschappij is het mogelijk een ticket inclusief bagage te boeken. Dit geldt bijvoorbeeld voor binnenlandse vluchten in de Verenigde Staten. Voor deze gevallen dient u uw bagage op de luchthaven bij te boeken. Kosten voor deze extra bagage (met maximum gewicht van 23KG) kunt u achteraf declareren.

Boeken voor anderen

Indien u de rol hebt om voor een gast te boeken, houdt dan rekening met het volgende:

Een gast is iemand van buiten de Rijksoverheid die op uitnodiging/budget van de overheid gaat reizen
Een gast kan niet declareren in Yokoy
Een gast is geen ambtenaar/collega zonder Travelpoint account
Een gast wordt vaak opgevoerd bij reizen die onder de ACRU vallen

Dit proces werkt hetzelfde als het boeken voor anderen (via een SSP-autorisatie aanvragen om voor anderen te kunnen boeken). Zodra de autorisatie is ingesteld, kan degene die moet boeken iemand anders van de afdeling als reiziger opvoeren door op naam te zoeken. Het is mogelijk om maximaal 5 personen in één boeking op te nemen. Voor groepen vanaf 10 personen die samen reizen, kunnen aanvragen per e-mail worden ingediend bij VCK.

Goedkeuren

Wanneer reizen buiten beleid zijn, zal de goedkeurder een e-mailnotificatie ontvangen. Voor lijnvluchten geldt dat u bij een vlucht buiten beleid altijd een actieve goedkeuring moet geven voor het boeken van een ticket. Meestal geldt een ticket deadline van 24 uur. Na het verstrijken van de ticket deadline wordt een reservering automatisch geannuleerd.

Voor Low Cost Carrier vluchten, trein en hotel is een boeking altijd definitief, ook wanneer deze boeking buiten beleid is. De goedkeurder ontvangt wel een e-mailnotificatie. Wanneer een u als goedkeurder niet akkoord gaat met bijvoorbeeld een hotelboeking, dan zal de boeking geannuleerd moeten worden. Hierbij zijn de annuleringsvoorwaarden van toepassing.

Declareren

Travelpoint stuurt geen bevestigingsbericht bij goedkeuring van uw declaratie, maar u ontvangt wel elke maandag een melding over een eventueel afgekeurde declaratie. Daarom is het raadzaam om regelmatig zelf de status van uw declaratie te controleren.

Daarnaast kunt u de taalinstellingen in Yokoy eenvoudig aanpassen door linksonder op uw initialen te klikken en naar uw profiel te gaan.

Concept / Draft > De declaratie is nog niet voltooid

Aanpassing nodig / Needs revision > De declaratie moet worden aangepast

Klaar voor uitvoer / Ready for Submission > Beschrijft alle uitgaven die door Servicedesk Travelpoint zijn teruggestuurd naar het Indiener Menu. Hier wordt actie van de reiziger verwacht.

In Goedkeuring / In approval > Uw aangepaste declaratie wordt opnieuw beoordeeld

Klaar voor uitvoer / Ready for Export > De declaratie is gereed om uitbetaald te worden

Afgewezen / Rejected > Beschrijft alle uitgaven die permanent zijn afgewezen. Deze kunnen niet opnieuw ingediend worden.

Geëxporteerd / Exported > De declaratie is succesvol afgerond en wordt elk moment uitbetaald

Voor de omrekening van declaraties in vreemde valuta naar euro’s wordt gerekend met de dagelijkse internationale wisselkoers zoals door de leverancier van de applicatie gehanteerd. Ter dekking van eventuele koersverschillen wordt bij de berekening rekening gehouden met een opslagpercentage van 3% op de gehanteerde koers.

In bijzondere gevallen kan het voorkomen dat de gegeven opslag van vreemde valuta over een langere periode toch nog onvoldoende is geweest. Als blijkt dat er sprake is van een substantieel verschil kan via Travelpoint een additionele vergoeding worden toegekend. Het is hierbij wel van belang dat u dit over een periode van een jaar kunt aantonen aan de hand van de reisafrekeningen en creditcardafschriften.

Wanneer je een declaratie wilt doen voor een collega moet degene jou in Yokoy aanmerken als ‘Assistent’. Jouw collega kan dit doen door op de initialen te klikken naar 'mijn profiel' te gaan, bij het invoerveld jouw naam op te geven en vervolgens op ‘save’ te klikken.

Jij hebt nu in jouw Yokoy account een knop ‘Assistentie’. Hier selecteer je de betreffende reiziger.

Rapportages

Financieel

Reisbeleid

De regels en voorwaarden die van toepassing zijn op uw dienstreizen worden beschreven in de CAO Rijk. Als u werkzaam bent voor een buitenlandse vertegenwoordiging, is het belangrijk op te merken dat ook de Aanvullende CAO Rijk Uitzendingen (ACRU) van kracht is. Bovendien dient u er rekening mee te houden dat uw departement mogelijk aanvullende bepalingen heeft opgenomen in het Personeelsreglement van uw organisatie. Voor meer informatie over dienstreizen naar het buitenland en de bijbehorende regelgeving kunt u terecht bij de CAO Rijk en de ACRU.

Klik voor meer informatie op de onderstaande links:

CAO rijk
Dienstreizen buitenland

Bent u als lokaal medewerker werkzaam voor een buitenlandse vertegenwoordiging? Lees dan ook de postuitwerking van uw organisatie na voor eventuele lokale voorschriften.

Travelpoint toont ook reisopties die buiten de reiskaders vallen. Deze opties worden aangegeven als OOP. Uitgangspunt is dat u een reis binnen de kaders boekt. Travelpoint is ingericht op basis van zogenaamde ‘business rules’, gebaseerd op de voorschriften uit de CAO Rijk en ACRU. Wanneer u toch kiest voor een reis buiten beleid (OOP) dan zal er altijd een verklaring moeten worden gegeven, waarom wordt afgeweken. Dit kan in Travelpoint door één van de voor gedefinieerde justificatie codes te selecteren. Een reis buiten beleid zal altijd ter goedkeuring worden aangeboden. Let op: er wordt alleen een actieve goedkeuring gevraagd bij vluchten (uitzondering Low Cost Carriers, zoals Transavia, TUI, Easyjet). Wanneer de goedkeurder bijvoorbeeld niet akkoord gaat met uw hotelboeking, dan zal boeking moeten worden geannuleerd. Lees daarom vooraf goed de annuleringsvoorwaarden door.

Trainingen en instructies

Offerte of online

Ook een reis die u boekt onder de ACRU regelgeving (zie https://www.sso3w.nl/travelpoint/acru-reizen voor meer informatie) kunt u eenvoudig zelf via Travelpoint boeken. Er zijn echter een aantal scenario’s denkbaar waardoor het aangeraden is om de reis via het offertetraject te laten verlopen.

In deze gevallen bent u genoodzaakt de reis via het offertetraject te laten verlopen:

Reizen met kinderen jonger dan 12 jaar (meereizend of alleenreizend)
Reizen met grote muziekinstrumenten die een eigen stoel vereisen
Reizen met huisdieren in de cabine of in het ruim

In deze instructie vertellen we u meer over dit offerte traject

In de volgende gevallen is mogelijk om zelf te boeken, echter kan het zijn dat er in sommige van deze gevallen toch gekozen moet worden voor het offerte traject.

Reizen met extra bagage (2 stuks per persoon of meer)
- U kunt eventueel ook de conform de regelgeving toegestane extra bagage zelf bijboeken, voorschieten en achteraf declareren
Reizen met afwijkende check in bagage (fiets, surfplank, etc.)
- Vaak online te boeken na ticketafgifte door de reisagent. Kosten zijn altijd voor eigen rekening.
Reizen van jongeren (<18 jaar) zonder begeleiding

Probeer eerst conform overige instructies de boeking te maken en keer terug naar deze instructie mocht dit niet mogelijk zijn

Offertetraject

Kies vervolgens het type reis dat u de reisagent vraagt te boeken (vlucht / hotel / autohuur of trein) (1).
Maak uw keuze uit retour / enkele reis of een reis met meerdere bestemmingen (2). Vervolgens vult u de reisgegevens in (3), voegt u wanneer van toepassing extra passagiers toe (4) en klikt u vervolgens op ‘reisaanvraag / travel request’ (5) om verder te gaan.

In het volgende scherm kunt u een bericht doorgeven aan de reisagent (1). Voer alle informatie in die belangrijk is voor de boeking, zodat de reisagent u een zo volledig mogelijk aanbod kan doen.
Neemt u een huisdier mee, reist een kind zonder begeleiding, gaat uw Cello mee op een stoel of reist u met afwijkende bagage? Zorg dat zoveel mogelijk informatie in de aanvraag vermeld staat. Heeft u vragen over de vereisten, neem vooral vooraf contact met ons op via travelpoint@minbuza.nl zodat we u kunnen helpen om te bepalen wat de vereisten zijn om de boeking succesvol af te ronden.

Kies tot slot voor ‘Verzoek verzenden / Send request ‘ (2) om het verzoek naar de reisagent te sturen.

Kies uw ‘Financial reference / Financiële referentie (1)’. U kunt middels een drop down een keuze maken tussen de voor u voorgeselecteerde keuzes. Staat de gewenste financiële referentie volgens u niet in het overzicht?
Neem dan contact op met de Travelpoint Servicedesk of check met uw leidinggevende over de te kiezen referentie.

Maak tevens een keuze voor het soort reis dat u gaat maken (2).
Bij de keuze voor een ACRU gerelateerde reis krijgt u nog een aantal vragen (3). Beantwoord en vul in waar van toepassing.
Klik op ‘Save/Bewaar’ om verder te gaan (4).

Hoe nu verder?

De servicedesk Travelpoint ontvangt uw verzoek en toetst of deze aanvraag inderdaad niet zelf geboekt kan worden. Is dit inderdaad het geval, dan wordt de offerte doorgestuurd naar de reisagent voor verdere uitwerking.

Zij zullen per e-mail contact met u opnemen en u kunt hen ook per mail beantwoorden. Houd bij uw keuze rekening met de voorwaarden zoals deze zijn opgenomen in CAO Rijk en de Aanvullende CAO Rijk Uitzendingen (ACRU). Zie link: https://www.caorijk.nl/cao-rijk/hoofdstuk-10/dienstreizen-buitenland en https://www.caorijk.nl/acru .

Uw definitieve keuze kunt u ZELF akkoord geven aan VCK Travel. Let op: voor de afstemming bent u zelf verantwoordelijk, de afstemming dient u dus zelf (vooraf) te doen met de budgetverantwoordelijke.

Na de boeking zorgt VCK Travel voor een upload van de boekingsgegevens in Travelpoint, zodat de reis ook zichtbaar is in Yokoy (voor facturatie doeleinden).

Wijzigen/toevoegen van informatie in uw offerte aanvraag

Open de tripaanvraag waarin u uw offerteverzoek hebt verzonden. Klik links op ‘mijn reizen/my trips’ (1) en vul het tripnummer in als u dit nummer kent (2) of gebruik de filteroptie (3) om de assistentie verzoeken weer te geven. Klik vervolgens op de reisaanvraag om deze te openen (4).

Klik op het potlood symbooltje om het assistentieverzoek aan te passen (1).

Wilt u het gehele verzoek annuleren, klik dan op het prullenbak symbooltje (2).

In het geval van een wijziging: wijzig de benodigde gegevens en vermeld in het commentaar veld kort wat u aangepast heeft, zodat de reisagent daar ook rekening mee kan houden (1). Klik tot slot op ‘bevestigen en verzenden’ om dit verzoek opnieuw door te sturen (2) naar de reisagent.

In het geval van een annulering van het verzoek, na het klikken op het prullenbak symbool kiest u voor ‘ja, verwijderen’ om uw offerteaanvraag definitief te verwijderen (1).

Vriendelijk verzoek om ons op de hoogte te brengen van het annuleren van een offerteverzoek.

U kunt dit doen door ons een kort bericht te sturen naar travelpoint@minbuza.nl met daarin het tripnummer van uw aanvraag.

Het kan zijn dat een online boeking in Travelpoint niet mogelijk is. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer u met kinderen <12jr reist, met een huisdier, een groot instrument of met veel extra bagage. Het kan natuurlijk ook voorkomen dat een bepaald traject niet boekbaar is in Travelpoint. Denk hierbij bijvoorbeeld aan bepaalde (lowcost) airlines of een traject met de nachttrein.

In die gevallen is het mogelijk om een offerte traject te starten. De reisagent maakt dan voor u de boeking, inclusief de gevraagde/gewenste extra’s.

Hoe u dit kunt doen, leggen wij in deze instructie uit.

Start na inlog met een nieuwe trip. Klik op ‘nieuwe boeking/start new trip’ (1)

Kies vervolgens het type reis dat je de reisagent wilt vragen te boeken (vlucht/hotel/autohuur of trein) (1). Vul de reisgegevens in (2) en kies daarna voor ‘reisaanvraag / travel request’ (3).

In het volgende scherm kun je een bericht doorgeven aan de reisagent (1). Geef hier alle informatie die belangrijk is voor de boeking, zodat de reisagent een zo volledig mogelijk aanbod kan doen. Voeg eventueel nog extra segmenten toe, bijvoorbeeld het hotel (2) en kies tot slot voor ‘Verzoek verzenden / Send request ‘ (3) om het verzoek naar de reisagent te sturen.

Kies uw ‘Financial reference/Financiële referentie (1)’. U kunt via een dropdown menu een keuze maken tussen de voor u voorgeselecteerde keuzes. Staat de gewenste financiële referentie volgens u niet in het overzicht? Neem contact op met de Travelpoint Servicedesk of check met uw leidinggevende over de te kiezen referentie.

Maak tevens een keuze voor het soort reis dat u gaat maken (2). Klik op ‘Save/Bewaar’ om verder te gaan.

Hoe nu verder?

Zij zullen per e-mail contact met u opnemen en u kunt hen ook per mail beantwoorden qua afstemming. Houd bij uw keuze rekening met de voorwaarden zoals deze zijn opgenomen in CAO Rijk Zie link: https://www.caorijk.nl/cao-rijk/hoofdstuk-10/dienstreizen-buitenland .

Uw definitieve keuze kunt u ZELF akkoord geven aan VCK Travel. Let op: voor de afstemming bent u zelf verantwoordelijk, de afstemming dient u dus zelf (vooraf) te doen met de budgetverantwoordelijke.

Na de boeking zorgt VCK Travel voor een upload van de boekingsgegevens in Travelpoint, zodat de reis ook zichtbaar is in Yokoy (declaratie).

Start uw boeking

In deze instructie laten we u zien hoe u een eenvoudige retourvlucht kunt boeken.

Open Travelpoint. Na inlog kiest u voor (1) “Start new trip/Nieuwe reis starten” door links op het ‘plus’-symbool te klikken.
U kunt ook in het midden van uw scherm op de betreffende tekst klikken.

Vul de gegevens in:

Maak uw keuze voor een retourvlucht, een enkele reis of een multi city/rondreis.
Vul hier uw vertrekplaats in
Vul hier uw bestemming in
Kies voor -complete trip/volledige trip: u krijgt de reizen als totaal voorgeschoteld, dit helpt om sneller voordelige keuzes te maken of: -by schedule/per schema: u maakt uw keuze per enkele reis en kunt daardoor sneller combinaties van klasses/airlines maken.
Kies uw vertrek en terugreisdatum
Kies uw reisklasse (houd rekening met de reisregels)
Klik op SEARCH/ZOEKEN om verder te gaan

Type of trip/type reis

In de volgende stap maakt u een keuze voor het soort reis dat u gaat maken (1). Klik op Proceed/Doorgaan om verder te gaan.

Vluchtresultaten

Het volgende scherm geeft een totaaloverzicht van de mogelijkheden. Deze opties, soms groot in aantal, kunnen gesorteerd worden middels de filters aan de linkerkant van uw scherm.
Hier selecteert u heel eenvoudig op het aantal stops (1), de gewenste airline (2), eventueel op vluchtnummer als u deze al weet (3), of de gewenste vertrek of aankomsttijden (4). Ook kunt u een gedetailleerd prijsoverzicht zien van de getoonde opties door te klikken op ‘Show Comparison/Vergelijking tonen’ (5).

Na het verfijnen van uw zoekresultaat kunt u meer informatie zien over de gekozen vluchten (1) en u kunt de voorwaarden inzien van het getoonde tarief (2).

Let op dat het getoonde tarief een vanaf prijs is, soms zonder incheck bagage inbegrepen (3). Om een ander tarief te kiezen op deze vlucht, klikt u op ‘Pricing Options / Prijsopties’ (4).

Pricing options/Prijsopties

Na het klikken van Pricing options/Prijsopties kunt u verschillende tarieven kiezen op de gekozen vluchten. Let op: dit doet u per enkele reis.
Er zijn doorgaans vele verschillende tarieven mogelijk op een vlucht, en u kunt de verschillende mogelijkheden zien door de prijsopties te slepen (1). Denk hierbij aan verschillen in incheckbagage maar ook flexibiliteit van het ticket na uitgifte.

Let bij het tarief op of er wel (3) of geen (2) incheckbagage is inbegrepen. U kunt ook de ‘fare rules/tariefregels’ inzien (4) om te controleren of het ticket wijzigbaar/annuleerbaar is.

Kies het gewenste tarief door op ‘select/kiezen’ (5) te klikken.

Na uw tariefkeuze voor de heenreis en terugreis (1) kiest u ‘add to trip / toevoegen aan reis’ (2) om verder te gaan.

Trip overview/Overzicht reis

In het scherm ‘Trip overview/Overzicht reis’ vindt u een overzicht van hetgeen u gekozen hebt. Let op, dit is nog niet geboekt, maar is in afwachting van boeking (1). U kunt uw vluchtschema vanuit dit scherm gemakkelijk delen met bijvoorbeeld uw meereizende collega (2) en vanuit hier kunt u een hotel (3) of autohuur (4) toevoegen aan uw reis.

Om het geboekte schema af te ronden, gaat u akkoord met de reisvoorwaarden (5) en klikt u op ‘Proceed to checkout/Afronden boeking’ om verder te gaan (6).

Financiële referentie en definitief maken van uw reis

Kies uw ‘Financial reference/Financiële referentie (1)’. U kunt via een drop down menu een keuze maken tussen de voor u voorgeselecteerde keuzes. Staat de gewenste financiële referentie volgens u niet in het overzicht? Neem contact op met de Travelpoint Servicedesk of check met uw leidinggevende over de te kiezen referentie.

Klik ‘proceed/doorgaan’ om verder te gaan.

Travelpoint boekt nu op de achtergrond uw gewenste reis. Nadat dit gelukt is, kunt u nog aangeven welke gegevens u wilt doorgeven aan (in dit geval) de luchtvaartmaatschappij (1). Het doorgeven van deze gegevens kan handig zijn om bijvoorbeeld een reminder om in te checken te ontvangen, of eventueel last minute schemawijzigingen. Dit is geen verplichting, u kunt er ook voor kiezen deze gegevens niet te delen met de luchtvaartmaatschappij (2).

Tot slot: klik op Finalize/Afronden om uw reis definitief te boeken (3).

In het geval van een boeking ‘out of policy’ zal de reis ter goedkeuring worden voorgelegd aan uw leidinggevende.

Is de reis geboekt binnen policy, heeft u gekozen voor een lowcost airline, hotel of treinboeking? Dan is uw reis direct definitief geboekt en ontvangt u binnen 30min uw Travel Plan (e-ticket) in uw email. Hierin vindt u uitgebreide informatie van de door u geboekte reis inclusief uw ticketnummer.

Start uw boeking

In deze instructie laten we u zien hoe u verschillende boekingsklassen kunt combineren in één ticket.
Deze instructie komt ook van pas wanneer u twee verschillende luchtvaartmaatschappijen in één trip wilt boeken.

Open Travelpoint. Na inlog kiest u voor (1) “Start new trip / Nieuwe reis starten” door links op het ‘plus’-symbool te klikken.
U kunt ook in het midden van uw scherm op de betreffende tekst klikken.

Invoer boekingsgegevens

Vul uw boekingsgegevens in (bestemming en data) (1), kies bij de reisklasse de klasse die gewenst is voor de uitreis (eerste gedeelte van uw reis) (2).
Selecteer vervolgens dat u de resultaten ‘per schema/by schedule’ (3) wilt selecteren. Klik tot slot op ‘Zoeken/search’ (4) om verder te gaan.

Selecteer het soort reis (1) en kies ‘doorgaan’ (2) om verder te gaan naar het zoekresultaat.

Maak uw keuze uit het aanbod

De getoonde vluchtopties staan per segment weergegeven (1). Gebruik de filters aan de linkerkant (2) om tot een goede keuze te komen. Vervolgens kiest u bij de gewenste vlucht voor ‘prijsopties/pricing options’ (3).

Maak uw keuze voor de juiste boekingsklasse (economy, premium of business) (1). Let vervolgens bij de getoonde tarieven goed op bijvoorbeeld bagage (2) alvorens uw keuze te maken door te klikken op ‘kiezen/select’ (3) om uw keuze te bevestigen.
Klik nogmaals op ‘kiezen/select’ (3) rechtsonder om verder te gaan.

Maak op dezelfde manier een keuze voor de terugvlucht (1), zoek een passende vlucht middels de filters en klik wederom op ‘Prijsopties/pricing options’ om de juiste boekingsklasse te kiezen (2).

Maak wederom uw keuze voor de juiste boekingsklasse (1), hou rekening met voorwaarden van het te kiezen tarief en maak uw keuze door te klikken op ‘kiezen/select’ (2) bij het gewenste tarief en vervolgens rechtsonder.

Selecteer uw tarief

Na selectie van de vluchten komt u op het overzicht waarop het totaaltarief zichtbaar is van uw selectie.

U ziet de gekozen vluchten (1) met daarbij de gekozen tariefklasse & bagage (2). Eventueel kunt u ook nog andere tarieven bekijken via aanvullende prijsopties/additional pricing options’ (3).

Om het gekozen tarief te selecteren kiest u voor ‘toevoegen aan reis/add to trip’ (4).

Trip overview/Overzicht reis

In het scherm ‘Trip overview/Overzicht reis’ vindt u een overzicht van hetgeen u gekozen heeft. Let op, dit is nog niet geboekt, maar is in afwachting van boeking. Voeg voordat u gaat afronden een hotel of autohuur (1) toe aan uw ‘winkelmand/cart’.

Op dit scherm kunt u ook een stoelboeking toevoegen, extra bagage indien van toepassing of een maaltijdvoorkeur (2).

Om het geboekte schema af te ronden, gaat u akkoord met de reisvoorwaarden (3) en klikt u op ‘Afronden boeking/Proceed to checkout’ om verder te gaan (4).

Financiële referentie en definitief maken van uw reis

Kies uw ‘Financial reference/Financiële referentie (1)’. U kunt met een dropdown menu een keuze maken tussen de voor u voorgeselecteerde keuzes. Staat de gewenste financiële referentie volgens u niet in het overzicht? Neem contact op met de Travelpoint Servicedesk of check met uw leidinggevende over de te kiezen referentie.

Klik ‘proceed/doorgaan’ (2) om verder te gaan.

Tot slot: klik op Finalize/Afronden om uw reis definitief te boeken (3).

Start uw boeking

In deze instructie laten we u zien hoe u in ons systeem een vlucht met meerdere bestemmingen kunt boeken.

Geef aan welke trajecten u wilt vliegen

Op het volgende scherm kiest u voor ‘meerdere bestemmingen/multi city’ (1).
Start met het eerste gedeelte van uw reis. Kies de vertrekplaats (2) en de eerste bestemming (3), de vertrekdatum (4) en eventueel de reisklasse (5).

Heeft u een voorkeur om dit traject via een bepaalde overstapplaats te vliegen, dan kunt u dit aangeven door ‘via’ (6) aan te vinken en deze overstapplaats aan te geven.

Kies vervolgens voor ‘+ Een vlucht toevoegen’ om de volgende eindbestemming in te voeren (7)

Vul hierna uw volgende bestemming in (1), de gewenste datum van die vlucht (2) en klik op ‘+ een vlucht toevoegen/add flight’ (3) om de volgende bestemming toe te voegen.

Herhaal deze stap tot maximaal 5 segmenten (1). Wij adviseren om te zoeken op ‘per schema’ (2) om de beste (en voordeligste) resultaten per traject te kunnen kiezen en klik tot slot op ‘ZOEKEN/SEARCH’ (3) om verder te gaan.

Type of trip/Type reis

In de volgende stap maakt u een keuze voor het soort reis dat u gaat maken (1). Klik op Proceed/Doorgaan om verder te gaan.

Vluchtaanbod, maak uw keuzes

We gaan nu per traject een keuze maken (1). Deze keuzes kunt u eenvoudig filteren door de filteropties aan de linkerzijde te gebruiken (2). Let op dat de getoonde tarieven per enkele reis vaak exclusief bagage zijn (3). Wilt u een tarief inclusief incheckbagage, kies dan eerst voor prijsopties en maak daar uw keuze (4).

Na de tariefkeuzes per segment volgt een totaaloverzicht van de gekozen vluchten.

Op deze pagina beoordeelt u uw selectie (1), ziet u een samenvatting van de gemaakte keuze (2), kiest u eventueel voor aanvullende prijsopties (3) en bevestigt u uw keuzes door te klikken op ‘toevoegen aan reis/add to trip’ (4).

Afronden boeking

De vluchten zijn nu toegevoegd aan uw winkelmand. Hier kunt u eventuele extra’s toevoegen (bagage, maaltijdvoorkeur en/of zitplaatsen) (1), na acceptatie van de voorwaarden (2) kunt u kiezen voor ‘Afronden boeking/proceed to checkout’ om uw keuze te bevestigen (3).

Klik ‘Proceed/Doorgaan’ om verder te gaan.

Tot slot: klik op Finalize/Afronden om uw reis definitief te boeken (3).

Voor ticketafgifte

Wanneer u uw reis nog niet hebt afgerond en er nog geen ticket voor uw vlucht gemaakt is, kunt u uw reisschema zelf annuleren.
Klik hiervoor op het prullenbak symbooltje (1) in de betreffende trip. Klik op daarna CANCEL ITEM.

Na wijziging kunt u desgewenst een nieuwe vlucht boeken op de correcte reisdata.

NA ticketafgifte

Is het ticket al uitgegeven, dan kunt u uw reis niet meer zelf annuleren of wijzigen. In dit geval kunt u de reisagent vragen de reis voor u te wijzigen.
Hoe u dit kunt doen, is hier terug te lezen: https://www.sso3w.nl/travelpoint/wijzigen

Start uw boeking

In deze instructie laten we u zien hoe u een trein kunt boeken in Travelpoint.

Open Travelpoint. Wilt u een hotel bijboeken bij een bestaande reis? Klik links op ‘mijn reizen/my trips’ (1) en open het betreffende tripnummer.
Dit kan OOK nadat een reissegment al definitief geboekt is (dus ook ná uitgifte reisdocumenten).

Betreft het een nieuwe reis zonder eerder geboekte reissegmenten? Klik op “Start new trip/Nieuwe reis starten” (2) door in het midden van uw scherm op de betreffende tekst klikken.

In het geval van bijboeken van een hotel bij een bestaand reissegment kiest u na het openen van uw trip voor het hotel symbool boven uw boekingsinformatie (1) om het hotel bij te boeken.

Vul de gegevens in. Bij locatie (1) vult u de stad in, een adres, de naam van een hotel of bijvoorbeeld de naam van een attractie/bezienswaardigheid. Geef de data van uw verblijf in het hotel (2) en klik tot slot op zoeken om verder te gaan (3).

Ga in deze instructie verder naar: hotelresultaten.

Wanneer u een nieuwe boeking bent gestart om uw hotel te boeken, vult u na aanmaak nieuwe reis onder ‘hotel’ (1) de gegevens in voor uw zoekopdracht.

Bij locatie (2) vult u de stad in, een adres, de naam van een hotel of bijvoorbeeld de naam van een attractie/bezienswaardigheid. Geef de data van uw verblijf in het hotel (3) en klik tot slot op zoeken om verder te gaan (4).

Na het klikken op ZOEKEN kiest u het soort reis uit de dropdown in de pop up (1). Na de keuze klikt u op ‘doorgaan/proceed’.

Hotelresultaten

Het overzicht van hotels toont een selectie van hotels beschikbaar rondom de opgegeven locatie. De sortering (1) staat automatisch op ‘meest aanbevolen/most recommended’ en dit is in ons geval hetzelfde als de afstand tot de opgegeven locatie.

In het overzicht worden zowel hotels binnen beleid als buiten beleid getoond. U kunt er voor kiezen om alleen de hotels binnen beleid weer te geven (2).
Meer informatie over de maximale vergoedingen op de verschillende locaties kunt u terugvinden via deze link: https://www.sso3w.nl/travelpoint/algemeen/vergoeding-verblijf

Om een goede keuze te maken kunt u bijvoorbeeld de kaartfunctie gebruiken (3), u kunt gericht op de naam van een hotel zoeken (4) of u kiest één van de andere filters (5) om het aanbod te verkleinen en uw keuze op deze manier te vereenvoudigen.

De prijs weergegeven is de vanaf prijs per nacht (1). Er wordt aangegeven dat een hotel vooruitbetaald of dat er ter plaatse moet worden betaald (2): LET OP: dit is voor ons niet van toepassing. Alle geboekte kamers worden vooruit betaald door de aangesloten organisaties en u hoeft dus NOOIT ter plaatse te betalen.

Meer informatie over de voorzieningen in het hotel kunt u terugvinden door te klikken op ‘meer informatie’ (3).

Wanneer een hotel te duur is volgens de tarieflijst, wordt deze ‘buiten beleid out of policy’ (4) aangegeven. Het kan ook zijn dat het hotel wel binnen de maximale vergoeding past, maar desondanks als ‘buiten beleid/out of policy’ wordt aangemerkt. De reden waarom staat aangegeven wanneer u met de muis over de betreffende tekst gaat. Hotels die alleen non-refundable opties aanbieden zijn bijvoorbeeld standaard buiten policy.

U kunt deze ‘buiten beleid/out of policy’ hotelopties na afstemming met uw leidinggevende wel boeken via ons systeem.

Klik op ‘bekijk tarieven/view rates’ om de verschillende kamertypes te bekijken (5).

Kamertypes

In een hotel zijn doorgaans meerdere soorten kamers boekbaar. Zoals eerder aangegeven: Ongeacht de keuze die u hier maakt, het hotel zal vooruitbetaald zijn bij check in.

Vindt u het prettig om een ontbijt bij de prijs inbegrepen te hebben? Kies dan voor een kamertype waarbij dit is inbegrepen (1). Controleer altijd de algemene voorwaarden van de te boeken kamer (2) om er zeker van te zijn dat deze voldaan aan uw wensen. De totaalprijs (3) weergegeven is het totaal voor de door u gekozen periode. Een prijs per nacht kunt u terugzien onder prijsdetails (4).

Om de kamer te kiezen klikt up op ‘toevoegen aan reis/add to trip’ (5).

Afronden boeking

Na keuze van uw kamertype dient u de boeking nog af te ronden om definitief te boeken. De gekozen kamer in het hotel staat nu ‘pending booking’ (1) in uw winkelwagen/cart. Mocht u een specifiek verzoek hebben ten aanzien van uw boeking, dan kunt u dit (in het Engels) doorgeven onder speciaal verzoek (2). Denk hierbij aan: voorkeur voor kamer op een lage verdieping of bijvoorbeeld: late aankomst.

Na acceptatie van de algemene voorwaarden (3) klikt u op ‘afronden boeking/proceed to checkout’ (4) om verder te gaan.

Klik ‘proceed/doorgaan’ (2) om verder te gaan.

Tot slot: klik op Finalize/Afronden om uw hotelboeking definitief te boeken (1).

Start uw boeking

In deze instructie laten we u zien hoe u een autohuur kunt boeken in Travelpoint.

Open Travelpoint. Wilt u een autohuur bijboeken bij een bestaande reis? Klik links op ‘mijn reizen/my trips’ (1) en open het betreffende tripnummer. Dit kan OOK nadat een reissegment al definitief geboekt is (dus ook ná uitgifte reisdocumenten).

Betreft het een nieuwe reis zonder eerder geboekte reissegmenten? Klik op “Start new trip/Nieuwe reis starten” (2) door in het midden van uw scherm op de betreffende tekst klikken.

In het geval van bijboeken van een autohuur bij een bestaand reissegment kiest u na het openen van uw trip voor het auto symbool boven uw boekingsinformatie (1) om de autohuur bij te boeken

In het geval van een vluchtboeking in de bestaande trip, zullen de gegevens van de vlucht overgenomen zijn. Controleer deze gegevens.
Mocht het niet ingevuld zijn, vul dan de gegevens in. Bij locatie (1) vult u de ophaallocatie van de auto in (airportcode of stadskantoor).
Geef de ophaaldatum aan van de autohuur (2) en de verwachte ophaaltijd (3), de inleverdatum (4) en tijd (5) en klik tot slot op zoeken om verder te gaan (6).

Ga in deze instructie verder naar: autoverhuur resultaten.

Wanneer u een nieuwe boeking bent gestart om de autohuur te boeken, vult u na aanmaak nieuwe reis onder ‘auto’ (1) de gegevens in voor uw zoekopdracht.

Bij locatie (2) vult u de ophaallocatie van de auto in (airportcode of stadskantoor).
Geef de ophaaldatum aan van de autohuur (3) en de verwachte ophaaltijd (4), de inleverdatum (5) en tijd (6) en klik tot slot op zoeken om verder te gaan (7).

Na het klikken op ZOEKEN kiest u het soort reis uit in het dropdown menu in de pop up (1). Na de keuze klikt u op ‘doorgaan/proceed’.

Autohuur resultaten

In het volgende scherm vindt u de autohuuropties terug. Alle geboden opties worden afgerekend via de reisagent. De gegeven opties hebben een vanaf prijs, dit is de minimale prijs die u ter plaatse moet betalen om de auto mee te nemen, met alle noodzakelijke verzekeringen inbegrepen. Mocht u kiezen voor extra dekking of extra’s, dan worden deze kosten extra mee gefactureerd, en zal de reisagent een nabelasting daarvan sturen.

Filter de aangeboden opties (1) op aanbieder, soort auto of auto specificaties. Door middel van voorbeeldafbeeldingen kunt u zich een beeld vormen van de autotypes (2). Lees altijd de algemene voorwaarden (3) en kies voor ‘toevoegen aan reis/add to trip’ om de autohuur aan uw winkelwagen/cart toe te voegen (4).

In uw winkelwagen/cart heeft u nog de mogelijkheid om bijvoorbeeld een speciaal verzoek door te geven (1) of een speciale uitrusting toe te voegen zoals bijvoorbeeld winterbanden of navigatie (2).

De kreet ‘terugbetaling ontvangen/request billback’ (3) is een term waarmee de reisagent de verhuurder vraagt de autohuur te factureren. Gelieve dit dus niet aan te passen.

Om de boeking af te ronden accepteert u de algemene voorwaarden (4) klikt u op ‘Afronden boeking/proceed to checkout’ (5).

Klik ‘proceed/doorgaan’ (2) om verder te gaan.

Tot slot: klik op Finalize/Afronden om uw hotelboeking definitief te boeken (1).

Reisdeclaratie in Yokoy

Yokoy is binnen Travelpoint de applicatie die gebruikt wordt voor het declareren van reiskosten door de reizigers. Ga naar Uw reisdeclaratie in Yokoy | Travelpoint | SSO3W om te zien hoe u uw declaratie (achteraf) kunt indienen.

Yokoy Expense Training video

In de Yokoy Expense Training leert u hoe u in Travelpoint uw reiskosten kunt declareren Yokoy on Vimeo

Deze trainingsvideo laat u kennismaken met uw nieuwe tool voor onkostenbeheer, Yokoy.
In het eerste deel krijgt u een algemeen overzicht van Yokoy door specifiek aandacht te besteden aan wat Yokoy is, hoe het uw onkostenafhandeling vergemakkelijkt en wat uw rol is in Yokoy.
In het tweede deel leert u hoe u verschillende soorten uitgaven kunt indienen bij Travelpoint en hoe u uw uitgaven kunt volgen tijdens het goedkeuringsproces tot aan de uitbetaling.

Let op: de video is in het Engels.

Chapter Overview With Timestamps [in minutes]

Part 1 [00:13]

Welcome to Yokoy	00:20
Overview & Architecture	00:47
Your Role in Yokoy	02:03
Login	02:32
Overview of Web & Mobile App	03:41
Expense Types	06:24

Part 2 [08:11]

Managing Trip Expenses From Atriis	08:16
Trip Expenses	08:21
Receipt Picture	12:31
Receipt File Upload	13:58
No Receipt Expense	18:14
Invoices	22:23
Creating & Managing Trip Expenses Apart From Atriis Trips	23:22
Mileage Expense	23:31
Additional Functions	30:39
Assistance	30:44
Expense Status	33:28
Warnings	34:46
After Submission	36:12
Tracking Submitted Expenses	36:18
Expense was Sent Back	37:19
Important Information	38:55
Outlook: Trip Expenses - New Calendar View	39:01
The Help Center	40:00
Contact	40:29

In deze instructie leggen we uit hoe u een trip boekt voor meerdere reizigers in dezelfde trip, maar wel op een ander reisbudget. Let op: deze functie werkt op dit moment alleen voor trips met vluchten en nog niet voor hotels en treinen.

Selecteer allereerst een ticket voor een reiziger. In het reisoverzicht treft u de selectie aan voor de reiziger

Klik op de drie puntjes en vervolgens op ‘reis kopieren’

Klik op 'kopie'

Er wordt een nieuw TRIPNUMMER aangemaakt. Selecteer de tweede reiziger:

Selecteer de andere reiziger en rond de boekingen af per tripnummer via ‘afronden boeking’.

In deze instructie leggen we uit hoe u uw zelf daggeldvergoeding controleert en zelf handmatig activeert. Voor de volledige regelgeving rondom uw buitenlandse reis verwijzen u graag naar het CAO Rijk hoofdstuk 10 dienstreizen buitenland.

Opbouw daggeldvergoeding in Yokoy
Als u uw reis heeft geboekt in Travelpoint, krijgt u een tripnummer en wordt er in het declaratie-systeem Yokoy, automatische een declaratiemap voor u aangemaakt.

De opbouw van uw daggeldvergoeding moet nog handmatig worden gecontroleerd en handmatig worden geactiveerd.
U kunt dit doen volgens deze instructie.

Stap 1: Klik links bovenaan op 'Mijn taken'

Stap 2: Klik vervolgens op 'Reiskosten', om uw nieuwe reiskosten te bekijken

Stap 3: Vervolgens klikt u op het tripnummer van de reis die u wilt declareren.

Stap 4: Om de daggeldvergoeding aan te zetten, klikt u rechtsboven op ‘Reis bewerken’.

Stap 5 : Zet een vinkje aan bij ‘Dagvergoeding berekenen’

Stap 6: Controleer de tijden van uw reis en let erop dat in het veld ‘stad’ de juiste locatie is benoemd. Dit bepaalt namelijk de hoogte van uw daggeldopbouw.

Stap 7: Klik op 'volgende'.

Stap 8: Vink de vergoedingen en vervolg uw declaratieproces.

FAQ Travelpoint

Account

Hoe vraag ik een account aan voor Travelpoint?

Hoe kan ik inloggen in Travelpoint?

Ik heb geen inloggegevens ontvangen. Wat moet ik doen?

Hoe kan ik mijn profielgegevens wijzigen?

Reizen

Ik werk op een buitenlandse vertegenwoordiging. Moet ik mijn lokale en regionale reizen ook via Travelpoint boeken?

Worden de (TOP) reizen van bewindspersonen en delegaties ook via Travelpoint geboekt?

Kunnen in Travelpoint boekingen gemaakt worden voor externen/gasten?

Het hotel wat was geboekt via het systeem moest alsnog door mij betaald moest worden. Hoe kan dit?

Is de reisagent ook aangesloten op Travelpoint?

Kun ik zien welke tarieven toegestaan zijn vanuit de werkgever?

Mogen we bij vluchten economy comfort klasse boeken voor langere vluchten?

Kan ik rechtstreeks reizen boeken via de reisagent?

Kan ik via Travelpoint een hotel boeken met een speciale conferentiecode?

Wat zijn groepsboekingen?

Kan ik zelf mijn reis wijzigen via Travelpoint?

Kan ik zelf mijn reis annuleren in Travelpoint?

Kan ik via Travelpoint een stoel reserveren voor mijn treinreis?

Kan ik ook een taxi via Travelpoint boeken?

Kan ik via Travelpoint een reservering voor huisdieren aanvragen?

Kan ik bagage bijboeken?

Boeken voor anderen

Gast

Ondersteuner/groepsboeking:

ACRU reis / familie

Goedkeuren

Wie is mijn goedkeurder in Travelpoint?

Wanneer moet ik als goedkeurder een reis in Travelpoint fiatteren?

Declareren

Ontvang ik een bericht wanneer mijn declaratie is goedgekeurd of afgekeurd?

Welke statussen zijn er in het declaratieproces?

Hoe kan ik het makkelijkste bonnen die bij de reis horen opslaan voor het declareren?

Hoe pas ik categorieën kosten toe?

Hoe kan ik de specificatie van de declaratie inzien of printen?

Ik krijg bedragen gedeclareerd, maar kan niet zien bij welke dienstreis ze horen.

Mijn declaratie heeft status exported? Hoelang duurt het voordat ik mijn vergoeding ontvang?

Hoe kan een dagvergoeding in Yokoy aangepast worden (van stad/land)?

Kan ik ook de taxi naar de luchthaven in het systeem boeken?

Welke omrekenkoers hanteert Travelpoint bij declaraties in vreemde valuta?

Hoe declareer ik mijn reiskosten?

Declareren in Yokoy voor een collega

Rapportages

Wordt een dashboard ter beschikking gesteld dat inzicht geeft in de reizen van mijn organisatie/directie?

Keur ik in Travelpoint wederom de reizen goed voor mijn team?

Financieel

Waar kan ik terecht voor vragen over mijn VCK Travel factuur?

Reisbeleid

Waar vind ik informatie over de reisregels?

Kan ik in Travelpoint een reis boeken wat niet binnen de reiskaders valt?

Volgens het reisbeleid moet ik met de trein, maar ik zie geen treinopties in Travelpoint?

Kan ik duurzame reisopties in Travelpoint selecteren?

Trainingen en instructies

INSTRUCTIE ACRU reis boeken

INSTRUCTIE Offerteaanvraag reisagent

INSTRUCTIE Boeken vlucht

INSTRUCTIE Combineren boekingsklassen/luchtvaartmaatschappijen in één reis

INSTRUCTIE Boeken vlucht met meerdere bestemmingen

INSTRUCTIE Wijzigen/annuleren van uw geboekte vlucht

INSTRUCTIE Trein boeken

INSTRUCTIE Bijboeken extra bagage

INSTRUCTIE Boeken hotel

INSTRUCTIE Boeken autohuur

INSTRUCTIE Reiskosten declareren

INSTRUCTIE Declaratie doorvoeren gastboeking

INSTRUCTIE: Trip boeken voor meerdere reizigers, maar wel op een ander reisbudget

Travelpoint Webinars

Instructie video's

INSTRUCTIE opbouw daggeldvergoeding

Deel deze pagina