Dienstreizen

U boekt en declareert via 3W als u werkzaam bent bij:

Ministeries: Algemene Zaken - Buitenlandse Zaken (incl. pilotposten) - Economische Zaken & Klimaat - Binnenlandse Zaken & Koninkrijksrelaties - Landbouw, Natuur & Voedselkwaliteit - Infrastructuur & Waterstaat - Volksgezondheid, Welzijn & Sport - Onderwijs, Cultuur & Wetenschap - Financiën - Sociale Zaken & Werkgelegenheid.

Andere organisaties: Eerste & Tweede Kamer der Staten Generaal - Algemene Rekenkamer - Nationale Ombudsman.

Niet aangesloten bij 3W Travelpoint

Uw organisatie is niet aangesloten bij 3W Travelpoint als deze niet in bovengenoemde lijst staat (o.a. Ministeries van Justitie en Veiligheid, en Defensie). Neem voor het boeken van uw reis contact op met uw eigen ministerie.

Het Rijk wil zakelijk verkeer verduurzamen en de CO2-uitstoot halveren.

• Reis alleen als dit echt niet anders kan. 
• Overweeg alternatieven zoals het gebruik van video-conference.
• Gebruik tijdens uw reis zoveel mogelijk het openbaar vervoer.
• Bekijk welke maatregelen het Rijk neemt om duurzaam reizen te stimuleren.

• Is de reis noodzakelijk?
• Houd dan bij uw selectie rekening met de duurzaamheidsambitie van het Rijk en de reisregels voor internationale dienstreizen, vastgelegd in de CAO Rijk. Controleer ook het personeelsreglement van uw werkgever of er sprake is van specifieke organisatieafspraken. 
• De uiteindelijke keuze om wel/niet te reizen en welke reisoptie gekozen wordt doet u samen met uw leidinggevende / budgethouder op basis van noodzaak, prijs (economisch meest voordelig), efficiency (tijd) en duurzaamheid (CO2 uitstoot).

De belangrijkste reisregels en uitgangspunten

• Niet reizen tenzij strikt noodzakelijk.
• Gebruik in principe het openbaar vervoer.
• Boek minstens 21 dagen voor vertrek om het reisaanbod te vergroten en de kosten te beperken.
• U reist (eerste klas) met de trein als u binnen 8 uur van uw werklocatie op uw eindbestemming kunt zijn (gehele reisduur). Voor reizen vanwege studie of opleiding (scholingsreis) krijgt u een vergoeding voor de tweede klas.
• Als vliegtuig de enige redelijke optie is, mag u rechtstreeks economy class vliegen. Maximaal 23 kg of een stuks ruimbagage wordt vergoed.
• Als de daadwerkelijke vliegtijd meer dan 6 uur is, mag u rechtstreeks business class vliegen als u een dienstreis maakt. Scholingsreis alleen economy class (vergoeding verblijfskosten Nederland volgens de CAO Rijk voor binnenlandse dienstreizen).
• In principe reist u met een rechtstreekse vlucht. Uw leidinggevende of budgethouder kan aandringen op een indirecte vlucht als deze 350 euro goedkoper is en de reistijd maximaal 4 uur toeneemt.
• Indien door vertraging een schadevergoeding mogelijk is, wordt u verzocht deze bij de vervoersmaatschappij aan te vragen en aan uw werkgever over te maken.
• Bekijk de CAO regels voor internationale dienstreizen.
• Voorkom (schijn van) belangenverstrengeling. Geen partner mee op dienstreis. Handel in lijn met de gedragscodes integriteit van het Rijk.

• Reis- en verblijfkosten. Bekijk maximale hotelvergoeding per stad in de tarieflijst.

• Privéverlenging maximaal 72 uur (voor OF na dienstreis). Goedkeuring vooraf van leidinggevende verplicht. Meerkosten voor reis & verblijf zijn voor eigen rekening, eventuele besparingen voor uw werkgever. Zorg dat u kunt aantonen wat de kosten zouden zijn zonder de verlenging.

• De transfer kosten van/naar station of vliegveld. Gebruik in principe het openbaar vervoer voor reizen van en naar Schiphol.
• Eventuele bijkomende kosten onder voorwaarde: bellen in of naar het buitenland, visum, reisgerelateerde vaccinatie en medicatie, bewassing (bij reis van minimaal 7 dagen). Raadpleeg het personeelsreglement van uw werkgever of er sprake is van aanvullende vergoedingen.

Werkt u in Nederland of op een post aangesloten op TEM? Dan boekt u via TEM.

• Bekijk de introductievideo Travelpoint en de pagina ondersteuning TEM.
• Maak een reisaanvraag aan in TEM; zie werkinstructie Online boeking in TEM.
• Via het Travel & Expense Management System (TEM) beheert u zelfstandig en 24/7 uw reis en declaratie. U wordt geacht zowel vervoer als hotel in TEM te boeken. 
• LET OP: Hotelovernachtingen in Nederland kunt u niet boeken via TEM/VCK Travel. Bekijk de pagina Hotelaccommodaties Nederland voor meer informatie.
• Binnenlandse dienstreizen mag u buiten TEM of VCK Travel om boeken.
• Heeft u nog geen TEM-account? Gebruik het Self Service Portaal. Mail ons alleen als u geen toegang tot SSP heeft. Binnen 5 dagen ontvangt u een welkomstmail.

Is uw organisatie nog niet aangesloten op TEM? Dan boekt u via onze reisagent.

• Bekijk de introductievideo Travelpoint.
• Vraag uw reis aan via rijksoverheid@vcktravel.nl. VCK Travel stuurt u 3 reisopties.
• Is uw post niet aangesloten op TEM? Dan kunt u uw scholings- of dienstreis naar Nederland aanvragen via VCK formulier posten. Lokale en regionale reizen mag u buiten VCK Travel om boeken.
• Loyaliteitspunten mag u sparen en alleen inzetten voor uw dienstreis, niet privé. Upgrade alleen tot reisklasse waar u conform de reisregels recht op heeft.

Documenten en vaccinaties

• Controleer de geldigheidsduur van uw (dienst)paspoort.
• Ga na of u een visum nodig heeft voor uw reisbestemming.
• Neem kennis van specifieke vaccinatievoorschriften.
• Check of uw organisatie een reisverzekering heeft afgesloten.

Veiligheidsmaatregelen

• Lees het reisadvies van NederlandWereldwijd of installeer de Reisapp.
• Neem informatiebeveiligingsmaatregelen, vooral voor hoog risico-landen.
• Reist u naar een gebied met een verhoogd/hoog veiligheidsrisico? Meld u dan aan voor de Veiligheidstraining (HEAT)
• Check de actuele reisinformatie via VCK Travel alerts en Thalys alerts.

Ondersteunende reis apps

• Reis: Installeer AirGo-M van VCK Travel voor 24/7 toegang tot uw reisgegevens. Voor wijzigingen, annuleringen of noodgevallen neem contact met VCK Travel.
• Hotel: Installeer de Conferma Pay app om te controleren of uw hotel is betaald. Neem direct contact met VCK Travel bij problemen met inchecken en betaling.
• Declaraties: Installeer SpendCatcher om onderweg uw declaratie af te ronden.
• Bezoek onze pagina over ondersteunende reis apps voor meer informatie.

Aanvragen reisvoorschot

In uitzonderlijke gevallen kunt u een aanvraag indienen voor een TEM reisvoorschot ter bekostiging van het daggeldcomponent tijdens een dienstreis. Bijvoorbeeld in de situatie dat u voor een langere periode op dienstreis gaat.

Voorwaarden

• Uw gebruikersprofiel in TEM staat het toe om declaraties in te dienen via TEM.
• Een aanvraag voor een reisvoorschot moet minimaal 21 dagen voor vertrek worden aangevraagd.
• Het is niet mogelijk een reisvoorschot aan te vragen minder dan € 500,--
• Het reisvoorschot mag maximaal 80% bedragen van de maximale logies- en daggeldcomponenten voor plaats van verblijf en duur. Uw aanvraag zal hierop worden getoetst, eventueel worden aangepast of worden afgekeurd.

U kunt geen reisvoorschot aanvragen voor:

• Reisproducten die u via TEM of de reisagent kunt boeken, waaronder:
  • aanschaf vliegtickets;
  • aanschaf treintickets;
  • hotelovernachtingen.
• Inschrijfgelden voor seminars/cursussen/opleidingen etc.
• Te verwachten uitgaven op te declareren kosten (zoals garderobekosten, transportkosten).
• Uitgaven voor representatiekosten.

SSP aanvraag reisvoorschot

U kunt een aanvraag reisvoorschot indienen via dit SSP-formulier.

Declaratie

• Is uw organisatie aangesloten op TEM? Declareer gemakkelijk via SpendCatcher. Als alternatief kunt u eventueel de desktop versie van TEM gebruiken.
• Is uw organisatie niet aangesloten op TEM? Declareer via uw eigen organisatie.
• Uw recht op vergoeding van de kosten vervalt als u uw declaratie van uw dienstreis niet binnen drie maanden na afloop daarvan indient.
• Bekijk onze pagina ondersteuning TEM voor uitleg over declaratie in TEM.