Dienstreizen

De volgende organisaties maken gebruik van de dienstverlening van 3W Travelpoint:

• Ministerie van Buitenlandse Zaken (inclusief postennet)
• Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat
• Ministerie van Economische Zaken en Klimaat
• Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit
• Ministerie van Financiën
• Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
• Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport
• Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid
• Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
• Ministerie van Algemene Zaken
• Eerste en Tweede Kamer der Staten-Generaal
• Algemene Rekenkamer
• Nationale Ombudsman

Het Rijk wil zakelijk verkeer verduurzamen en de CO2-uitstoot halveren.

Wees u bewust van de impact die uw reis heeft op het klimaat en betrek alternatieven bij uw besluit. Het Rijk wil het zakelijk verkeer verduurzamen en heeft zich tot doel gesteld om de CO2-uitstoot in 2030 met 50% te hebben gereduceerd.

• Maak een serieuze afweging of een reis noodzakelijk is. Ga hierover in gesprek met uw collega’s en probeer tot voorwaarden te komen voor uw directie of afdeling.
• Overweeg hierbij alternatieven zoals het gebruik van video-conference, meest duurzame opties, beperken dienstreizen meerdere personen.
• Gebruik tijdens uw reis zoveel mogelijk het openbaar vervoer.
• Bekijk welke maatregelen het Rijk neemt om duurzaam reizen te stimuleren.

Moet u toch op reis? Houd dan bij uw selectie rekening met duurzaam reizen en de reisregels. Controleer ook het personeelsreglement van uw werkgever of er sprake is van specifieke organisatieafspraken.

De belangrijkste reisregels en uitgangspunten

• Niet reizen tenzij strikt noodzakelijk.
• Gebruik in principe het openbaar vervoer.
• U reist (eerste klas) met de trein als u binnen 8 uur van uw werklocatie op uw eindbestemming kunt zijn (gehele reisduur). Reist u vanwege studie op opleiding dan krijgt  u een vergoeding voor de tweede klas.
• Als reizen per vliegtuig de enige redelijke optie is, mag u rechtstreeks economy class vliegen. Voor dienstreizen wordt maximaal 23 kg of een stuks ruimbagage vergoed.
• Alleen wanneer de totale vliegtijd meer dan 6 uur bedraagt mag u voor een dienstreis gebruik maken van een business class ticket. Voor studie en opleiding geldt altijd economy class.
• In principe vliegt u rechtstreeks. Een indirecte vlucht heeft een meer negatief effect op het klimaat! Uw leidinggevende kan u echter onder voorwaarden verzoeken om bij een rechtstreekse vlucht van 6 uur of meer, te kiezen voor een niet-rechtstreekse vlucht, wanneer de kosten van deze vlucht substantieel lager zijn.
• Boek uw reis minstens 21 dagen voor vertrek om de kosten te beperken. Bovendien is uw reisaanbod dan ook ruimer!
• Indien door vertraging een schadevergoeding mogelijk is, wordt u verzocht deze bij de vervoersmaatschappij aan te vragen en aan uw werkgever over te maken.
• Voorkom (schijn van) belangenverstrengeling. Geen partner mee op dienstreis. Handel in lijn met de gedragscodes integriteit van het Rijk.
• Een privéverlenging van een dienstreis is toegestaan tot maximaal 72 uur (voor of na de dienstreis). Goedkeuring vooraf van uw leidinggevende is verplicht. Meerkosten voor reis & verblijf zijn voor eigen rekening, eventuele besparingen voor uw werkgever. Zorg dat u kunt aantonen wat de kosten zouden zijn zonder de verlenging.
• Loyaliteitspunten mag u sparen en alleen inzetten voor uw dienstreis, niet privé. Upgrade alleen tot reisklasse waar u conform de reisregels recht op heeft.

Welke kosten worden vergoed?

• Reis- en verblijfkosten. Bekijk maximale hotelvergoeding per stad in de tarieflijst.
• Reiskosten van en naar station of vliegveld. Gebruik in principe het openbaar vervoer.
• Eventuele bijkomende kosten voor telefoon of internet, visum, reisgerelateerde vaccinatie en medicatie, bewassing (bij reis van minimaal 7 dagen). Raadpleeg het personeelsreglement van uw werkgever of er sprake is van aanvullende vergoedingen.

Documenten en vaccinaties

• Controleer de geldigheidsduur van uw (dienst)paspoort.
• Ga na of u een visum nodig heeft voor uw reisbestemming.
• Neem kennis van specifieke vaccinatievoorschriften.
• Check of uw organisatie een reisverzekering heeft afgesloten.

Veiligheidsmaatregelen

• Lees het reisadvies van NederlandWereldwijd of installeer de Reisapp.
• Neem informatiebeveiligingsmaatregelen, vooral voor hoog risico-landen.
• Reist u naar een gebied met een verhoogd/hoog veiligheidsrisico? Meld u dan aan voor de Veiligheidstraining (HEAT)
• Check de actuele reisinformatie via VCK Travel alerts en Thalys alerts.

Ondersteunende reis apps

• Reis: Installeer AirGo-M van VCK Travel voor 24/7 toegang tot uw reisgegevens. Voor wijzigingen, annuleringen of noodgevallen neem contact met VCK Travel.
• Hotel: Installeer de Conferma Pay app om te controleren of uw hotel is betaald. Neem direct contact met VCK Travel bij problemen met inchecken en betaling.
• Declaraties: Installeer SpendCatcher om onderweg uw declaratie af te ronden.
• Bezoek onze pagina over ondersteunende reis apps voor meer informatie.

• Via TEM kunt u 24/7 zelfstandig uw reis en declaratie beheren.
• Heeft u nog geen TEM-account? Vraag dit dan aan via het Self Service Portaal (SSP). Mail ons alleen als u geen toegang tot SSP heeft. Binnen 5 werkdagen ontvangt u een welkomstmail van TEM.
• Bekijk de introductievideo en de pagina ondersteuning TEM.
• Maak een reisaanvraag aan in TEM; zie werkinstructie Online boeking in TEM.
• Reist u vanaf Nederland? Voor hotelovernachtingen in Nederland maakt u gebruik van Worldmeetings en niet van TEM.
• Reist u vanaf de post? Boek dan uw hotelovernachting in TEM.

Voor een aantal beperkte reizigersgroepen gelden afzonderlijke afspraken om reisaanvragen rechtstreeks bij de reisagent VCK Travel in te dienen. Deze reizigersgroepen maken geen gebruik van TEM. 

Posten NIET aangesloten op TEM: Boek uw reis in overleg met de AZ-afdeling van uw post via VCK formulier posten. Goedkeuring voor VCK via de AZ-postbus.

Bekijk of uw post is aangesloten op TEM

Aanvragen reisvoorschot

In uitzonderlijke gevallen kunt u een aanvraag indienen voor een TEM reisvoorschot ter bekostiging van het daggeldcomponent tijdens een dienstreis. Bijvoorbeeld in de situatie dat u voor een langere periode op dienstreis gaat.

Voorwaarden

• Uw gebruikersprofiel in TEM staat het toe om declaraties in te dienen via TEM.
• Een aanvraag voor een reisvoorschot moet minimaal 21 dagen voor vertrek worden aangevraagd.
• Het is niet mogelijk een reisvoorschot aan te vragen minder dan € 500,--
• Het reisvoorschot mag maximaal 80% bedragen van de maximale logies- en daggeldcomponenten voor plaats van verblijf en duur. Uw aanvraag zal hierop worden getoetst, eventueel worden aangepast of worden afgekeurd.

U kunt geen reisvoorschot aanvragen voor:

• Reisproducten die u via TEM of de reisagent kunt boeken, waaronder:
  • aanschaf vliegtickets;
  • aanschaf treintickets;
  • hotelovernachtingen.
• Inschrijfgelden voor seminars/cursussen/opleidingen etc.
• Te verwachten uitgaven op te declareren kosten (zoals garderobekosten, transportkosten).
• Uitgaven voor representatiekosten.

SSP aanvraag reisvoorschot

U kunt een aanvraag reisvoorschot indienen via dit SSP-formulier.

• In TEM kunt u uw kosten opvoeren en declareren. U kunt ook gebruik maken van SpendCatcher, een eenvoudig te gebruiken declaratie app die u via de Apple app Store of Google Play kunt downloaden.
• Maakt u geen gebruik van TEM? Dan dienst u uw declaratie in op aanwijzing van uw eigen organisatie.
• Uw recht op vergoeding van de kosten vervalt als u uw declaratie van uw dienstreis niet binnen drie maanden na afloop daarvan indient.
• Bekijk onze pagina ondersteuning TEM voor uitleg over declaratie in TEM.