Dienstreizen

Maak bewuste keuzes voor je reis

• Overweeg of de reis echt noodzakelijk is.
• Bespreek met collega’s of er afspraken gemaakt kunnen worden om het aantal reizen te beperken.
• Gebruik alternatieven zoals videoconferenties of andere digitale oplossingen.
• Kies voor de meest duurzame reisopties, zoals openbaar vervoer, en beperk het aantal reizigers per dienstreis.

Vermijd onnodige uitstoot

• Houd er rekening mee dat Business Class vliegen twee tot drie keer meer CO2 uitstoot dan Economy Class.

Bekijk welke maatregelen het Rijk neemt om duurzaam reizen te stimuleren en draag actief bij aan het behalen van deze doelstellingen.

Moet je toch op reis? Kies dan voor een duurzame reis en volg de reisregels. Controleer ook het personeelsreglement van jouw werkgever voor eventuele specifieke afspraken.

De belangrijkste reisregels en uitgangspunten

• Alleen reizen als het echt nodig is. Overweeg alternatieven zoals videobellen.
• Openbaar vervoer. Gebruik bij voorkeur de trein. Bij een reistijd van 8 uur of minder (van je werklocatie tot bestemming), reis je eerste klas met de trein. Voor studie/opleiding geldt een vergoeding voor tweede klas.
• Vliegen. Alleen als de trein geen optie is. Economy class is standaard. Business class mag alleen als de vliegtijd langer is dan 6 uur (niet voor studie/opleiding). Vlieg in principe rechtstreeks.
• Bagage. Maximaal 23 kg of één stuks ruimbagage wordt vergoed.
• Reisplanning. Boek minimaal 21 dagen van tevoren voor lagere kosten en meer opties.
• Integriteit. Neem geen partner mee op dienstreis. Volg de gedragscodes integriteit van het Rijk.
• Privéverlenging. Je mag een dienstreis tot 72 uur privé verlengen (voor of na de dienstreis), met goedkeuring van je leidinggevende. Extra kosten zijn voor eigen rekening; eventuele besparingen komen ten goede aan je werkgever.
• Loyaliteitspunten. Je mag punten sparen, maar alleen gebruiken voor dienstreizen. Upgrades zijn toegestaan tot de klasse waar je recht op hebt volgens de reisregels.

Tien gouden regels om veilig met je werklaptop en werktelefoon te reizen

1. Neem alleen je (BZ-)laptop, telefoon en smartwatch mee als het noodzakelijk is. Vervoer ze altijd in je handbagage en houd ze in zicht. Ga je naar een hoog risicoland? Vraag dan een speciale HR-telefoon aan via BZ Services Platform.
2. Zet je (BZ-)laptop uit wanneer je niet werkt, zodat de (harddisk) encryptie geactiveerd is.
3. Laat je (BZ-)laptop, gevoelige informatie of gegevensdragers nooit onbeheerd in je hotelkamer liggen, ook niet in de kluis. Bewaar ze veilig op de post.
4. Zet Bluetooth en locatievoorzieningen uit op al je apparaten en vermijd het gebruik van openbare Wifi-netwerken.
5. Wees alert op ‘toevallige’ ontmoetingen of ongepaste interesse van vreemden.
6. Bel via Jabber of de app Signal. Wees bewust van je locatie, gesprekspartners en inhoud van het gesprek.
7. Gebruik geen randapparatuur dus sluit geen muizen, USB-sticks of powerbanks aan op je gegevensdragers.
8. Bewaar geen vertrouwelijke informatie buiten de Blackberry Work-omgeving op je (BZ) telefoon.
9. Gebruik sealbags (verkrijgbaar bij de directie Informatievoorziening en Digitale Innovatie (IDI)) om je gegevensdragers veilig te vervoeren. Let op: een sealbag maakt de apparatuur niet veilig, maar als deze kapot of beschadigd is, wijst dit op toegang tot de apparatuur.
10. Meld verdachte situaties direct bij VCI-IB of het I-Security Centre via vci-informatiebeveiliging@minbuza.nl en  i-SecurityCentre@minbuza.nl en/of het eigen departement

Reis- en verblijfkosten

• Hotel en verblijfkosten. Controleer de maximale vergoeding in de tarieflijst.
• Reiskosten. Voor vervoer van en naar het station of vliegveld gebruik je in principe het openbaar vervoer.

Overige kosten.
Je kunt een vergoeding aanvragen voor uitgaven zoals:

• Telefoon- en internetgebruik
• Visum
• Vaccinaties en medicatie die nodig zijn voor de reis
• Waskosten (bij een reis van minimaal 7 dagen)

Controleer het personeelsreglement van jouw werkgever voor mogelijke aanvullende vergoedingen.

Documenten en vaccinaties

• Paspoort. Controleer of jouw (dienst)paspoort nog geldig is gedurende je reis.
• Visum. Controleer of je een visum nodig hebt voor jouw bestemming.
• Vaccinaties. Informeer naar vaccinatievereisten voor jouw reis.
• Reisverzekering. Controleer of jouw organisatie een reisverzekering heeft afgesloten.
• We raden je aan om Yokoy app op je smartphone te downloaden? Zo wordt het indienen van onkosten eenvoudiger en efficiënter. Download de Yokoy‐app in de App Store (apple.com) of in Google Play (Android).

Veiligheidsmaatregelen

• Reisadvies. Lees het reisadvies via NederlandWereldwijd of gebruik de Reisapp.
• Informatiebeveiliging. Neem extra beveiligingsmaatregelen, vooral als je naar risicolanden reist.
• Veiligheidstraining. Voor reizen naar gebieden met een verhoogd veiligheidsrisico, meld je aan voor de Veiligheidstraining (HEAT).
• Actuele informatie. Blijf op de hoogte via VCK Travel alerts.

Aanvragen reisvoorschot

In bepaalde situaties kun je een reisvoorschot aanvragen via Travelpoint. Bijvoorbeeld bij een langere dienstreis.

Voorwaarden

• Declaraties in Travelpoint. Je gebruikersprofiel moet toestaan dat je declaraties via Travelpoint kunt indienen.
• Aanvraagtermijn. Dien de aanvraag minimaal 21 dagen voor vertrek in.
• Minimumbedrag. Een reisvoorschot kan alleen worden aangevraagd vanaf € 1.000,- (uitzondering lokaal aangenomen medewerkers: € 500,-).
• Maximumbedrag. Het voorschot mag maximaal 80% bedragen van de toegestane logies- en daggeldcomponenten voor de locatie en duur van je verblijf. Je aanvraag wordt hierop beoordeeld en kan worden aangepast of afgekeurd.
• Boeking verplicht. Er moet een goedgekeurde boeking/trip zijn aangemaakt in Travelpoint.

Je kunt geen reisvoorschot aanvragen voor:

• Reisproducten die via Travelpoint of de reisagent te boeken zijn, zoals:
  • Vliegtickets
  • Treintickets
  • Hotelovernachtingen
• Inschrijfgelden voor seminars, cursussen of opleidingen
• Verwachte declaratiekosten (zoals garderobe- of transportkosten)
• Representatiekosten

• Gebruik het SSP-formulier 'aanvraag reisvoorschot' om een reisvoorschot aan te vragen.