Dienstreizen

De volgende organisaties maken gebruik van de dienstverlening van 3W Travelpoint:

• Ministerie van Buitenlandse Zaken (inclusief postennet)
• Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat
• Ministerie van Economische Zaken en Klimaat
• Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit
• Ministerie van Financiën
• Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
• Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport
• Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid
• Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
• Ministerie van Algemene Zaken
• Eerste en Tweede Kamer der Staten-Generaal
• Algemene Rekenkamer
• Nationale Ombudsman

Het Rijk wil zakelijk verkeer verduurzamen en de CO2-uitstoot halveren.

Wees je bewust van de impact die je reis heeft op het klimaat en betrek alternatieven bij je besluit. Het Rijk wil het zakelijk verkeer verduurzamen en heeft zich tot doel gesteld om de CO2-uitstoot in 2030 met 50% te hebben gereduceerd.

Maak een serieuze afweging of een reis noodzakelijk is. Ga hierover in gesprek met je collega’s en probeer tot voorwaarden te komen voor jouw directie of afdeling. Overweeg hierbij alternatieven zoals het gebruik van videoconferenties, de meest duurzame opties, en het beperken van dienstreizen voor meerdere personen. Gebruik tijdens je reis zoveel mogelijk het openbaar vervoer. Business Class vliegen stoot twee tot drie keer zoveel CO2 uit als Economy Class. Bekijk welke maatregelen het Rijk neemt om duurzaam reizen te stimuleren.

Moet je toch op reis? Houd dan bij jouw selectie rekening met duurzaam reizen en de reisregels. Controleer ook het personeelsreglement van jouw werkgever of er sprake is van specifieke organisatieafspraken.

De belangrijkste reisregels en uitgangspunten

• Niet reizen tenzij strikt noodzakelijk.
• Gebruik in principe het openbaar vervoer.
• Je reist (eerste klas) met de trein als je binnen 8 uur van jouw werklocatie op jouw eindbestemming kunt zijn (gehele reisduur). Reis je vanwege studie op opleiding dan krijg je een vergoeding voor de tweede klas.
• Als reizen per vliegtuig de enige redelijke optie is, mag je rechtstreeks economy class vliegen. Voor dienstreizen wordt maximaal 23 kg of een stuks ruimbagage vergoed.
• Alleen wanneer de totale vliegtijd meer dan 6 uur bedraagt mag je voor een dienstreis gebruik maken van een business class ticket. Voor studie en opleiding geldt altijd economy class.
• In principe vlieg je rechtstreeks. Een indirecte vlucht heeft een meer negatief effect op het klimaat. Jouw leidinggevende kan je echter onder voorwaarden verzoeken om bij een rechtstreekse vlucht van 6 uur of meer, te kiezen voor een niet-rechtstreekse vlucht, wanneer de kosten van deze vlucht substantieel lager zijn.
• Boek jouw reis minstens 21 dagen voor vertrek om de kosten te beperken. Bovendien is jouw reisaanbod dan ook ruimer.
• Indien door vertraging een schadevergoeding mogelijk is, word je verzocht deze bij de vervoersmaatschappij aan te vragen en aan jouw werkgever over te maken.
• Voorkom (schijn van) belangenverstrengeling. Geen partner mee op dienstreis. Handel in lijn met de gedragscodes integriteit van het Rijk.
• Een privéverlenging van een dienstreis is toegestaan tot maximaal 72 uur (voor of na de dienstreis). Goedkeuring vooraf van jouw leidinggevende is verplicht. Meerkosten voor reis & verblijf zijn voor eigen rekening, eventuele besparingen voor jouw werkgever. Zorg dat je kunt aantonen wat de kosten zouden zijn zonder de verlenging.
• Loyaliteitspunten mag je sparen en alleen inzetten voor jouw dienstreis, niet privé. Upgrade alleen tot reisklasse waar je conform de reisregels recht op heeft.

Welke kosten worden vergoed?

• Reis- en verblijfkosten. Bekijk maximale hotelvergoeding per stad in de tarieflijst.
• Reiskosten van en naar station of vliegveld. Gebruik in principe het openbaar vervoer.
• Eventuele bijkomende kosten voor telefoon of internet, visum, reisgerelateerde vaccinatie en medicatie, bewassing (bij reis van minimaal 7 dagen). Raadpleeg het personeelsreglement van jouw werkgever of er sprake is van aanvullende vergoedingen.

Documenten en vaccinaties

• Controleer de geldigheidsduur van jouw (dienst)paspoort.
• Ga na of je  een visum nodig heeft voor jouw reisbestemming.
• Neem kennis van specifieke vaccinatievoorschriften.
• Check of jouw organisatie een reisverzekering heeft afgesloten.

Veiligheidsmaatregelen

• Lees het reisadvies van NederlandWereldwijd of installeer de Reisapp.
• Neem informatiebeveiligingsmaatregelen, vooral voor hoog risico-landen.
• Reis je naar een gebied met een verhoogd/hoog veiligheidsrisico? Meld je dan aan voor de Veiligheidstraining (HEAT)
• Check de actuele reisinformatie via VCK Travel alerts en Thalys alerts.

• Via Travelpoint kun je 24/7 zelfstandig jouw reis en declaratie beheren.
• Heb je nog geen Travelpoint-account? Vraag dit dan aan via het Self Service Portaal (SSP). Mail ons alleen als je geen toegang tot SSP hebt. Binnen 5 werkdagen ontvang je een welkomstmail van Travelpoint.
• Bekijk de pagina FAQ Travelpoint voor instructievideo's.
• Hotelovernachtingen in Nederland worden geboekt via Worldmeetings. Dit is anders wanneer je werkzaam bent op een post. Dan boek je jouw reis en hotelaccommodatie in Nederland via Travelpoint. 

Aanvragen reisvoorschot

In uitzonderlijke gevallen kun je een aanvraag indienen voor een Travelpoint-reisvoorschot ter bekostiging van het daggeldcomponent tijdens een dienstreis. Bijvoorbeeld in de situatie dat je voor een langere periode op dienstreis gaat.

Voorwaarden

• Jouw gebruikersprofiel in Travelpoint staat het toe om declaraties in te dienen via Travelpoint.
• Een aanvraag voor een reisvoorschot moet minimaal 21 dagen voor vertrek worden aangevraagd.
• Het is niet mogelijk een reisvoorschot aan te vragen minder dan € 1000,--
• Het reisvoorschot mag maximaal 80% bedragen van de maximale logies- en daggeldcomponenten voor plaats van verblijf en duur. Jouw aanvraag zal hierop worden getoetst, eventueel worden aangepast of worden afgekeurd.
• Er moet een goedgekeurde boeking/trip zijn aangemaakt in Travelpoint.

Je kunt geen reisvoorschot aanvragen voor:

• Reisproducten die je via Travelpoint of de reisagent kunt boeken, waaronder:
  • aanschaf vliegtickets;
  • aanschaf treintickets;
  • hotelovernachtingen.
• Inschrijfgelden voor seminars/cursussen/opleidingen etc.
• Te verwachten uitgaven op te declareren kosten (zoals garderobekosten, transportkosten).
• Uitgaven voor representatiekosten.

SSP aanvraag reisvoorschot

Je kunt een aanvraag reisvoorschot indienen via dit SSP-formulier.

• Jouw recht op vergoeding van de kosten vervalt als je jouw declaratie van jouw dienstreis niet binnen drie maanden na afloop daarvan indient.
• Bekijk onze pagina ondersteuning Travelpoint voor uitleg over declaratie in Travelpoint.