Vergoeding verblijfkosten

Als u op dienstreis gaat ontvangt u een vergoeding voor de verblijfkosten, bestaande uit de componenten "logieskosten" en "overig kosten". Bekijk de hoogte van de verblijfskosten per land in de tarieflijst.

Verblijfkosten

De vergoeding voor verblijfkosten is een tegemoetkoming voor gemaakte kosten voor logies, maaltijden en kleine uitgaven tijdens uw dienstreis. De hoogte van de vergoeding per land staat in de tarieflijst. In de tarieflijst staan achter de landen en steden twee kolommen met daarin opgenomen de "maximale logieskosten" en de "overige kosten".

U heeft geen recht op vergoeding van verblijfkosten voor:

  • een dienstreis korter dan vier uur
  • een reisgedeelte in Nederland korter dan vier uur dat aansluit op een reis of reisgedeelte per vliegtuig of boot. Bij een aansluitende vliegreis binnen Europa heeft u in dat geval wel recht op vergoeding van verblijfkosten
  • een reisgedeelte per vliegtuig bij vliegreizen buiten Europa
  • een bezoekreis tijdens een dienstreis voor lange duur. Voor delen van uw bezoekreis voor het afleggen van het traject van uw tijdelijke verblijfplaats naar uw woonplaats heeft u wel recht op vergoeding van verblijfkosten.

Als u met bewijsstukken kunt aantonen dat de vergoeding voor verblijfkosten niet voldoende is, kan uw leidinggevende beslissen u de meerdere kosten geheel of gedeeltelijk te vergoeden.  Een schriftelijk akkoord en bijbehorende bewijsstukken moet wel worden toegevoegd aan uw declaratie.

Logieskosten

Voor logieskosten is het overleggen van hotelnota een vereiste. Wanneer u een hotel via TEM heeft geboekt worden de logieskosten via de facturering van VCK automatisch in TEM opgenomen. Als u geen bewijsstuk van gemaakte kosten kunt overleggen ontvangt u per overnachting € 11,34 tot een maximum van vier overnachtingen per dienstreis.   

Overige kosten

De vergoeding voor maaltijden en kleine uitgaven is als volgt opgebouwd:

  • Kleine uitgaven 1,5% voor ieder uur dat de dienstreis duurt (ofwel 36% per etmaal)
  • Ontbijt 12% dit geldt voor iedere periode van 6.00 tot 8.00 uur die binnen uw dienstreis valt
  • Lunch 20% dit geldt voor iedere periode van 12.00 tot 14.00 uur die binnen uw dienstreis valt
  • Avondmaaltijd 32% dit geldt voor iedere periode van 18.00 tot 21.00 uur die binnen uw dienstreis valt.

Voorwaarde bij het vergoeden van maaltijden is dat de genoemde (tijd)periode in haar geheel binnen de reis moet vallen. Daarbij geldt ook dat de kosten gemaakt moeten zijn in een daarvoor bestemde gelegenheid. Als u geen kosten heeft gemaakt voor maaltijden c.q. als deze aangeboden zijn of bij een hotelreservering zijn inbegrepen (logies & ontbijt) dan ontvangt u hiervoor geen vergoeding.

Let op! Als u in een appartement of airbnb verblijft dan heeft u doorgaans beschikking over een eigen kookgelegenheid. Als u uw maaltijd zelf voorbereid, wordt dit niet gezien als een “algemeen toegankelijke gelegenheid die maaltijden en/of dranken ter consumptie aanbiedt” conform de definitie van de CAO Rijk. Hou er rekening mee dat bij twijfel over het recht op maaltijdvergoeding u gevraagd kunt worden om betaalbewijzen te verstrekken van uitgaven in “een gelegenheid die daarvoor bedoeld is”.

De uurvergoeding (kleine uitgaven) is een forfaitair bedrag. Voor de uitgaven die hieruit worden bestreden, hoeft u dan ook geen bewijsstukken te overleggen. Uit de uurvergoeding dienen de (meer-) kosten te worden bestreden voor onder meer:

  • drankjes, versnaperingen, e.d.;
  • recreatie;
  • fooien;
  • privé telefoongesprekken.

Bijkomende kosten

Voor een aantal bijkomende kosten geldt dat u deze onder overlegging van bewijsstukken kunt declareren.  Goedkeuring van uw leidinggevende kan een vereiste zijn. Declareert u via TEM dan zijn de kosten als onkostencategorie opgenomen. Het betreft ondermeer:

  • kosten van vervoer van het station, de haven of het vliegveld van aankomst naar de plaats van bestemming op de heen- en terugreis;
  • kosten voor luchthavenrechten;
  • kosten voor een kruier;
  • toeslagen voor bijzondere treinen, kosten voor het gebruik van een slaapwagen, reserveringskosten en kosten voor extra bagage, als uw leidinggevende vindt dat de reisomstandigheden of het bedrijfsbelang daar aanleiding toe geven;
  • gebruik van taxi of huurauto gedurende dienstreis als uw leidinggevende vindt dat het bedrijfsbelang daar aanleiding toe geeft;
  • zakelijke interlokale en internationale telefoongesprekken;
  • vaccinaties en medicijnen voorgeschreven door de bedrijfsarts;
  • garderobekosten polaire / tropische gebieden als uw leidinggevende vindt dat het bedrijfsbelang daar aanleiding toe geeft (vergoeding gemaximaliseerd);
  • kosten voor visa en evt. benodigde pasfoto’s;
  • (wissel)kosten bij aankoop vreemde valuta;
  • kosten geldopname niet Eurolanden (vergoeding creditcard gelijk aan bankpas).

Meer informatie vindt u op de CAO Rijk Dienstreizen Buitenland pagina. Raadpleeg het personeelsreglement van uw werkgever of er sprake is van aanvullende vergoedingen.