Operationeel Manager

• Checklist 1e 100 dagen als Operationeel Manager Deze checklist is gemaakt voor en door OM-ers om je een goed overzicht te geven van belangrijke taken waar je mee te maken kunt krijgen in de 1e 100 dagen op een post.

• Overdrachtsmemorandum gaande en komende Operationeel Manager

De posten hebben een verantwoordelijkheid t.a.v. vragen van medewerkers over postspecifieke zaken zoals bijv. huisvestingsbeleid, voorkeur en wachtlijsten voor internationale scholen, regelingen waaronder diplomaten vallen zoals de invoer van een inboedel en auto, voorkeur voor artsen en ziekenhuizen, en evt. de Nederlandse school en vereniging.

Op de pagina Veelgestelde vragen (FAQ) over auto's staat informatie over onder andere:

• Maak ik aanspraak op transport van mijn auto/motorvoertuig?
• Krijg ik vergoedingen voor mijn huurauto en brandstof naar het Caribisch deel van het Koninkrijk?
• Wat valt onder verzekeren transport en opslag?
• Hoe kan ik mijn rijbewijs verlengen in het buitenland?

Crisismateriaal

Posten in crisisgebieden of in verhoogd risicogebieden worden door het Ministerie van Buitenlandse Zaken geadviseerd een structurele voorraad aan crisismaterialen in huis te hebben. Denk hierbij vooral aan scherfvesten, scherfwerende brillen, helmen, traangasmaskers of noodvoedselpakketten. Voor meer informatie en aanvragen ga naar Crisismateriaal 

Veiligheid en BHV

Een brand, een persoonlijk ongeval, ontruiming of een ander incident. Elke werkgever wil voorkomen dat zoiets in zijn organisatie gebeurt. Beveiligingsambtenaren van diplomatieke vertegenwoordigingen kunnen via DHF ondersteuning vragen op het gebied van Veiligheid en BHV. Op Rijksportaal en BZelf vind je meer informatie over de bedrijfshulpverlening.

Hoe vervang ik een dienstauto?

De post kan een aanvraag voor vervanging van een dienstvoertuig (dienstauto) indienen via DHF. Met ingang van 1 september 2017 is de nieuwe regelgeving voor de aanschaf van dienstvoertuigen (dienstauto's) van kracht. Op Rijksportaal en BZelf vind je de regelgeving en uitleg over de procedure.

• Dienstauto's worden niet All Risk verzekerd, want het Rijk is risicodragend. Indien de lokale wetgeving dat verplicht stelt, dient wel een WA-verzekering te worden afgesloten.
• Volg de Regeling voor het afstoten van goederen op de post voordat een dienstauto wordt afgestoten (inruilen of verkopen).

• Dienststempels kun je via de webshop bestellen.
• 3W verzorgt de registratie en afgifte daarvan. Om misbruik te voorkomen krijgt elke stempel een uniek registratienummer.
• Raadpleeg het digitale overzicht van de aanwezige stempels op jouw post.
• Stuur kapotte of oude stempels altijd terug naar 3W/DK om misbruik te voorkomen. 3W zorgt voor vernietiging en maakt daar een proces-verbaal van.

Medewerkers op Nederlandse diplomatieke vertegenwoordigingen, kunnen dienstpost en dienstgoederen ontvangen via de Diplomatieke Koeriersdienst (onderdeel van 3W). Een operationeel manager dient op de hoogte te zijn van de verschillende verzendingswijzen en voorwaarden.

Je  kunt bij de Diplomatieke koeriersdienst diverse verzendingen aanvragen. Meer informatie hierover vind je op Diplomatieke koeriersdienst.

• Privépost 
  Uitgezonden medewerkers en hun gezinsleden kunnen privépost onder bepaalde voorwaarden via de Diplomatieke koeriersdienst versturen en ontvangen. Deze dienst verloopt via het reguliere verzendschema (pagina alleen via rijksportaal beschikbaar). Hiervoor worden geen kosten in rekening gebracht.
• Diplomatic Mail
  Documenten en/of goederen van kleinschalige aard met rubricering niet hoger dan vertrouwelijk en/of confidentieel kunnen via Diplomatic Mail verzonden worden. Hiervoor worden geen kosten in rekening gebracht bij gebruik van het reguliere verzendschema (via Rijksportaal beschikbaar). Separate zendingen worden wel doorbelast.
• Diplomatic Courier 
  Documenten en/of goederen met een rubricering hoger dan vertrouwelijk en/of confidentieel dienen via Diplomatic Courier verzonden te worden. Deze zendingen worden vanwege het veiligheidsaspect onder persoonlijke begeleiding van een koerier vervoerd. Hiervoor worden geen kosten in rekening gebracht.
• Diplomatic Cargo 
  Kwetsbare en/of volumegoederen met een rubricering niet hoger dan vertrouwelijk en/of confidentieel kunnen via Diplomatic Cargo verzonden worden. Dit is een betaalde dienstverlening.

• 247 pagina Operational Management
• Bekijk het overzicht op Rijksportaal met links naar applicaties van BZ.
• Op deze pagina vind je contactgegevens over anderen directies en SSO's.
• Zoek contactgegevens van collega's op in de Rijksadresgids (Rijksportaal).

Tijdelijke huisvesting

Voor medewerkers die op bezoek zijn of aankomen op een post is het mogelijk tijdelijke huisvesting te verzorgen. Zij kunnen aanspraak maken op een vergoeding tijdelijke huisvesting op basis van de Tarieflijst Buitenlandse Reizen

Huisvesting op de post

Het management op een diplomatieke vertegenwoordiging is verantwoordelijk voor de uitvoering van het huisvestingsbeleid op de posten.  Je kunt bij de Directie Huisvesting en Facilitaire zaken (DHF) terecht voor een veelheid aan producten op het gebied van bouw, onderhoud en beheer van huisvestingsobjecten. Op BZelf (via Rijksportaal) vind je alle informatie over huisvesting, dienstwoningen, residenties en facilitaire zaken.

• Het werken op een post stelt hoge eisen aan de integriteit van alle medewerkers op de post.
• Handel in lijn met de gedragscodes integriteit van het Rijk.

In de Nieuwsbrief voor de posten staan de laatste nieuws items en tips over zaken als salaris- en personeelsadministratie en bedrijsvoering. Je ontvangt deze rechtstreeks via berichtenverkeer. Voorgaande edities zijn te vinden op nieuwsbrieven en jaarverslagen

Je bent contactpunt voor mogelijke vragen van (toekomstige) uitgezonden medewerkers over lokaal en internationaal onderwijs en de lokale context . 

• Controleer jaarlijks of de lijst met scholen die voor vergoeding in aanmerking komen op orde is.
• Staan alle scholen waar kinderen naartoe gaan op de lijst?
• Zijn er scholen die van de lijst af kunnen?

Via SSP erkenning school kun je een aanvraag indienen om een school toe te voegen aan de lijst met erkende scholen. Op de kinderpagina staan  de voorwaarden waaraan een school moet voldoen om aan de lijst toegevoegd te worden.

Via SSP erkenning school kun je ook een school van de lijst afhalen.

Meer informatie over kinderen en onderwijs staat op de pagina kinderen.

Een Operationeel Manager is mede verantwoordelijk voor de uitvoering en handhaving van de arbeidsvoorwaardenregelingen met betrekking tot de lokale medewerkers. Bekijk de diensten voor lokale medewerkers en de rol die 3W hierbij voor je kan spelen.

Bij aankomst van een nieuwe Chef de Poste dient het proces-verbaal van overdracht en overname (via Rijksportaal) te worden opgemaakt. Een Chef de Poste kan dit bij je of de huidige CdP opvragen. 

In dit proces-verbaal worden overdracht van de verantwoordelijkheden voor Rijkseigendommen en andere zaken van waarde vastgelegd. De verantwoordelijkheid voor het opmaken, ondertekenen en digitaliseren van het proces-verbaal ligt bij de gaande en komende Chef de Poste.

Voor vragen neem contact op met DHF.

Dienst- of scholingsreizen

• Bekijk de pagina's dienstreizen en FAQ Travelpoint.
• Lokale en regionale reizen mag je buiten Travelpoint of VCK om boeken.

ACRU-reizen

• Regelgeving vind je op de pagina ACRU-reizen.
• Bekijk de pagina FAQ Travelpoint en volg de instructie 'ACRU reis boeken'.

Het doel van de vergoeding van kosten van actieve representatie (VAR) is de uitgezonden en lokale werknemers van de posten in staat te stellen een functioneel relevant extern netwerk op te bouwen en te onderhouden. Functionaliteit en externe gerichtheid zijn de kernbegrippen voor de VAR.

De CdP is verantwoordelijk voor de juiste toepassing van de Richtlijnen vergoeding actieve representatie op de post en het (jaarlijks) opstellen/actualiseren van een representatieplan voor de post en voor alle werknemers van de post toegankelijk maken. De declarant en de CdP zijn verantwoordelijkheid voor de doelmatigheid en rechtmatigheid van de gedeclareerde activiteit. 

Rijksambtenaren kunnen zich opgeven voor een aantal voorbereidingscursussen. Een lijnmanager moet hiervoor meestal toestemming verlenen. Bekijk het cursusaanbod.

Via de webwinkel van SSP kun je een bestelling plaatsen voor de volgende artikelen:

• werkplek accessoires & communicatiemiddelen
• kantoorartikelen posten (o.a. briefpapier, DNA sets, stempels)
• wapenschilden en glaswerk (o.a. servies, tafellinnen en -zilver)
• crisis en persoonlijk veiligheidsmateriaal
• paspoort- en visumbenodigdheden (o.a. track & trace kaarten)