Brieven en pakketten (laag gerubriceerd)

Reguliere zending: Iedereen in dienst bij de rijksoverheid of een organisatie waarmee 3W dienstverleningsafspraken heeft gemaakt mag gebruik maken van verzending via het reguliere verzendschema.

Separate zending: Alle gebruikers met autorisatieprofiel 2. BZ-medewerkers dienen vooraf goedkeuring te vragen bij 3W-DK.

Uitsluitend officiële dienstpoststukken en dienstgoederen met een rubricering niet hoger dan vertrouwelijk en/of confidentieel mogen via de diplomatieke postzak verzonden worden.

Dienstgoederen dienen vergezeld te zijn van een paklijst in de Engelse taal als bijlage. Pakbon of factuur van de leverancier kan alleen gebruikt worden als deze de volgende gegevens bevat: Aantal; Omschrijving (bij ICT-middelen: Merk, Type en Serienummer vermelden); en Waarde. Een voorbeeld van een paklijst kunt u hier vinden.

Aanvullend gelden de volgende voorwaarden:

• Geen vloeistoffen;
• Geen levensmiddelen, etenswaren en/of andere bederfelijke producten;
• Geen accijns gebonden goederen;
• Geen documenten, goederen of stoffen waarvan het bezit of vervoer bij wet verboden is in Nederland en in het land van bestemming, doorvoer of vertrek.
• Geen stoffen die volgens de IATA-regelgeving als gevaarlijke stoffen zijn aangemerkt.
• Goederen die Lithium Metal en/of Lithium Ion batterijen bevatten dienen als vrachtzending verzonden te worden.
• In verband met douaneformaliteiten kunnen aanvullende documenten noodzakelijk zijn. In voorkomende gevallen neemt de Diplomatieke koeriersdienst contact met u.

De zending wordt verstuurd in postzakken. Voor een aangeboden brief en/of pakket gelden daarom voorwaarden ten aanzien van afmetingen, gewicht en volume.

• De langst gemeten zijde is maximaal 60 cm.
• De som van de lengte + breedte + hoogte is maximaal 120 cm.
• Het gewicht is maximaal 20 kg.
• Per aanvraag is het totale volume van alle verpakkingen bij elkaar maximaal 500 L / 0,5 M3.
• Formules voor het berekenen van het volume van een verpakking;
• Aantal liter = lengte x breedte x hoogte in cm. / 1.000;
• Aantal m3 = lengte x breedte x hoogte in cm. / 1.000.000.

Adresseer de zending naar een vertegenwoordiging in het buitenland als volgt:

Naam vertegenwoordiging / Plaatsnaam
Naam medewerk(st)er

p/a Diplomatieke Koeriersdienst
Diepenhorstlaan 20 (2e etage)
2288 EW  Rijswijk

Diplomatieke post wordt volgens het vooraf vastgesteld verzendschema verzonden en is meestal 72 uur later op de plaats van bestemming.

Er worden geen kosten in rekening gebracht bij gebruik van het reguliere verzendschema. Separate zendingen worden wel doorbelast.

Dien uw aanvraag in via ons Self Service Portaal of neem contact met ons op. Na het indienen van de aanvraag ontvangt u een bevestiging per e-mail met het ordernummer van de aanvraag. De verzending moet onder vermelding van dit ordernummer en voorzien van een juiste en volledige adressering worden aangeleverd bij de Diplomatieke koeriersdienst op het volgende adres:

Diplomatieke Koeriersdienst
Diepenhorstlaan 20 (2e etage)
2288 EW  Rijswijk

Brieven en pakketten voor reguliere zending moeten uiterlijk om 12:00 uur op de dag voorafgaand aan de dag van verzending bij de Diplomatieke koeriersdienst zijn aangeleverd.

Neem contact met uw Diplomatieke vertegenwoordiging. De Operational Manager zorgt voor verzending naar Nederland en meldt de zending aan via ons Self Service Portaal. In Nederland verzorgt de postkamer van het ministerie van Buitenlandse Zaken de verdere distributie. Voor poststukken bestemd voor (rijksoverheid)organisaties in regio Haaglanden, vindt verzending plaats met de Interdepartementale Post- en Koeriersdienst (IPKD).

Door gebruik te maken van onze diensten doen zowel afzender als geadresseerde afstand van hun recht op het verhalen van ontstane schade of vermissing.