Documenten en/of goederen van kleinschalige aard met rubricering niet hoger dan vertrouwelijk en/of confidentieel kunnen via het reguliere verzendschema van de diplomatieke postzak van en naar onze vertegenwoordigingen in het buitenland worden verstuurd.
Reguliere zending
Iedereen in dienst bij de rijksoverheid of een organisatie waarmee 3W dienstverleningsafspraken heeft gemaakt mag gebruik maken van verzending via het reguliere “verzendschema”. Medewerkers van BZ zowel in Den Haag als op een van de vertegenwoordigingen in het buitenland hebben automatisch toegang tot het 3W Service Portaal. Op dit portaal start de aanvraag van een dienst bij de DK. Niet werkzaam bij BZ en/of nog geen toegang tot het 3W Service Portaal? Vraag autorisatie bij de DK aan middels het “Formulier Autorisatie onbetaalde zending”. Werkt deze link niet vraag toegang aan middels het “Formulier Toegang 3W Service Portaal”
Separate zending
Alle gebruikers die autorisatie hebben voor het afnemen van betaalde zendingen bij de DK mogen deze dienst aanvragen. Nog geen autorisatie? Vraag deze aan middels het “Formulier Autorisatie betaalde zending”. Om deze aan te mogen vragen is de gebruiker in het bezit van een autorisatie voor onbetaalde zendingen.
BZ-medewerkers hebben reeds autorisatie voor betaalde diensten, echter moet de noodzaak van een separate zending bij de aanvraag gemotiveerd worden ten behoeve van de eventuele goedkeuring. Goedkeuring wordt uitsluitend verleend in gevallen waarbij de verzending van cruciaal (bedrijfs-)belang is.
Uitsluitend officiële dienstpoststukken en dienstgoederen met een rubricering niet hoger dan vertrouwelijk en/of confidentieel mogen via de diplomatieke postzak verzonden worden.
Dienstgoederen dienen vergezeld te zijn van een document in de Engels taal waarop minimaal de volgende gegevens vermeld staan:
- Aantal;
- Omschrijving (bij ICT-middelen: Merk, Type en Serienummer vermelden);
- Waarde.
Dit document zou bijvoorbeeld een paklijst, pakbon of factuur kunnen zijn zolang minimaal bovenstaande gegevens vermeld zijn.
Aanvullend gelden de volgende voorwaarden:
- Geen vloeistoffen;
- Geen levensmiddelen, etenswaren en/of andere bederfelijke producten;
- Geen accijns gebonden goederen;
- Geen documenten, goederen of stoffen waarvan het bezit of vervoer bij wet verboden is in Nederland en in het land van bestemming, doorvoer of vertrek.
- Geen stoffen die volgens de IATA-regelgeving als gevaarlijke stoffen zijn aangemerkt.
- Goederen die Lithium Metal en/of Lithium Ion batterijen bevatten dienen als vrachtzending verzonden te worden.
- In verband met douaneformaliteiten kunnen aanvullende documenten noodzakelijk zijn. In voorkomende gevallen neemt de Diplomatieke Koeriersdienst contact met u.
De zending wordt verstuurd in postzakken. Voor een aangeboden brief en/of pakket gelden daarom voorwaarden ten aanzien van afmetingen, gewicht en volume.
- De langst gemeten zijde is maximaal 60 cm.
- De som van de lengte + breedte + hoogte is maximaal 120 cm.
- Het gewicht is maximaal 20 kg.
- Per aanvraag is het totale volume van alle verpakkingen bij elkaar maximaal 500 L / 0,5 M3.
- Formules voor het berekenen van het volume van een verpakking;
- Aantal liter = lengte x breedte x hoogte in cm. / 1.000;
- Aantal m3 = lengte x breedte x hoogte in cm. / 1.000.000.
| Let op! Kwetsbare goederen en grote volumes dienen via een diplomatieke vrachtzending verstuurd te worden. |
Adresseer de zending naar een vertegenwoordiging in het buitenland als volgt:
Naam vertegenwoordiging / Plaatsnaam
Naam medewerk(st)er
p/a Diplomatieke Koeriersdienst
Diepenhorstlaan 20 (2e etage)
2288 EW Rijswijk
Diplomatieke post wordt volgens het vooraf vastgesteld verzendschema verzonden en is meestal 72 uur later op de plaats van bestemming.
Er worden geen kosten in rekening gebracht bij gebruik van het reguliere verzendschema. Separate zendingen worden wel doorbelast.
Vragen en aanvragen
Dien uw aanvraag in via ons 3W Service Portaal. Na het indienen van de aanvraag ontvangt u een bevestiging per e-mail met het ordernummer van de aanvraag. De verzending moet onder vermelding van dit ordernummer en voorzien van een juiste en volledige adressering worden aangeleverd bij de Diplomatieke Koeriersdienst op het volgende adres:
Diplomatieke Koeriersdienst
Diepenhorstlaan 20 (2e etage)
2288 EW Rijswijk
Brieven en pakketten voor reguliere zending moeten uiterlijk om 12:00 uur op de dag voorafgaand aan de dag van verzending bij de Diplomatieke Koeriersdienst zijn aangeleverd.
Neem contact op met uw Diplomatieke vertegenwoordiging. De Operationeel Manager zorgt voor verzending naar Nederland en meldt de zending aan via ons 3W Service Portaal. In Nederland verzorgt de postkamer van het ministerie van Buitenlandse Zaken de verdere distributie. Voor poststukken bestemd voor (rijksoverheid)organisaties in regio Haaglanden, vindt verzending plaats met de Interdepartementale Post- en Koeriersdienst (IPKD).
Door gebruik te maken van onze diensten doen zowel afzender als geadresseerde afstand van hun recht op het verhalen van ontstane schade of vermissing.