Deze pagina is bestemd voor ondersteuners die in Travelpoint reizen boeken of reiskosten declareren voor collega's of leidinggevenden.

Travelpoint account en machtiging om voor anderen te boeken

Voordat je als ondersteuner aan de slag kunt in Travelpoint, moeten zowel jij als de collega voor wie je gaat boeken en/of declareren een eigen Travelpoint-account hebben. Een account kan via het Travelpoint-vragenformulier aangevraagd worden. 

Zorg er daarnaast voor dat je de machtiging hebt om voor anderen te boeken. Je vraagt deze rol aan via het Travelpoint-vragenformulier.

Let op: Log altijd in met je eigen account. Log nooit in met het account van iemand anders.

Boeken voor een collega of gast

Bij het boeken voeg je de collega of de gast toe aan het tripnummer (zie de afbeelding eronder). 

Let op: voeg een collega nooit als gast toe. Gasten zijn altijd externen.

Lees verder:

Welke tips zijn er speciaal voor ondersteuners bij het boeken?

Boek je een treinreis voor meerdere reizigers en willen ze bij elkaar zitten? Maak eerst een boeking in Travelpoint aan - let op: boek een 1e klas-ticket. Op de website van Eurostar kun je met de boekingsgegevens inloggen en de stoelen regelen. Bij andere treinmaatschappijen is dit momenteel nog niet mogelijk. Het is ook niet mogelijk met een 2e klas Eurostar-ticket.

Als je voor meerdere collega’s een hotel boekt, let er dan op dat bij annulering van 1 reiziger de hele hotelreservering wordt geannuleerd als alle reizigers binnen 1 tripnummer geboekt zijn. In sommige gevallen is het beter als iedere reiziger een eigen tripnummer heeft.

Voor groepsboekingen van meer dan 9 personen vraag je een offerte bij GDT buiten Travelpoint aan: groepenoverheid@GDG.Travel

Je kunt een vlucht on hold zetten. Deze blijft ongeveer één dag gereserveerd. Zo kun je eerst de goedkeuring van je leidinggevende ontvangen zonder dat de vlucht verloren gaat. Rond je de boeking niet op tijd af, dan wordt deze automatisch geannuleerd. (Let op: bij low-cost vluchten is de On-holdoptie niet beschikbaar.)

Moet je een ingewikkelde reis met meerdere bestemmingen boeken? Probeer dan te zoeken op 'Per schema'
(deze optie kies je bij het invullen van de reisdata en bestemming). Net voor het afronden van je boeking krijg je vaak nog de mogelijkheid om de reis als retour te boeken, indien beschikbaar. Dit is vooral handig voor ervaren boekers die graag verder zoeken en de tickets weten te vergelijken. Let op: Per schema bied je ook losse tickets voor heen- en terugvlucht aan. Losse tickets zijn in het algemeen duurder dan een retourticket.

Declaraties voor een collega of een leidinggevende

Hoe dien ik als ondersteuner een declaratie in?

Je logt in op Yokoy met je eigen account. Vervolgens dien je de declaratie in namens je collega door de optie Assistance te selecteren en zoek vervolgens op naam  (zie afbeelding).

Let op: declareer je niet via de Assistance, dan maak je de declaratie op eigen naam en wordt het verkeerd uitbetaald met als gevolg dat je het terug moet betalen.

Welke tips zijn er speciaal voor ondersteuners bij declareren?

Laat je leidinggevende zien hoe zij/hij tijdens de reis via de mobiele app van Yokoy bonnetjes kunnen scannen en het itinerary (reisschema) kunnen aanpassen. Zo hoeven zij na de reis alleen nog de declaratie af te ronden. Het is makkelijker dan foto's van de bonnetjes per e-mail sturen.