Jouw reisdeclaratie in Yokoy

Log via Travelpoint in op Yokoy. De link kun je linksonder in Travelpoint terugvinden.

Het overzicht van al je reizen vind je terug bij ‘mijn taken /task’. Klik op het tabblad ‘Reiskosten/trip expenses’ om de reizen te zien. Vervolgens klik je op de titel van de reis die je wenst te declareren.

De declaratiemap omvat alle kosten en declaraties van jouw reis. Dit betreft zowel de kosten voor de reis (vlucht, hotel e.d.) zoals gefactureerd door de reisagent, als je persoonlijke declaratie voor bijvoorbeeld je dagvergoeding.

De opbouw van jouw dagvergoeding is per dag gerangschikt op basis van je reisschema. Je kunt jouw reisschema raadplegen door te klikken op ‘route bekijken / view itinerary.

Opbouw daggeldvergoeding in Yokoy
Als je jouw reis hebt geboekt in Travelpoint wordt er automatisch een tripnummer aan jouw reis toegekend en een declaratiemap in Yokoy aangemaakt. De conceptdeclaratie kun je vervolgens zelfstandig aanpassen aan de hand van jouw reisschema en wel of niet genuttigde kosten voor ontbijt, lunch en diner. Let op! Standaard staat de opbouw van je dagvergoeding niet aan. Je dient hiervoor actief een vinkje te zetten bij ‘dagvergoeding berekenen’. 
 

Volg de volgende stappen voor het berekenen van jouw daggeldvergoedingen:

Klik links bovenaan op > Mijn taken. Klik vervolgens op > Reiskosten, om je nieuwe declaratiemappen voor je reiskosten te bekijken. Klik op het tripnummer van de reis die je wilt declareren.

Om Je dagvergoeding te berekenen klik je rechtsboven op  ‘ Reis bewerken’ en zet je een vinkje bij ‘dagvergoeding berekenen’. Wil je geen dagvergoeding declareren? Laat deze stap dan achterwege.

Vertrek

Als plaats vertrek geef je de locatie van vertrek van je reis aan. Dit kan jouw thuisadres of bijvoorbeeld je werkadres zijn. Je dagvergoeding zal worden berekend vanaf de starttijd van je vertrek.  Belangrijk! Voor een correcte berekening van jouw dagvergoeding dien je  handmatig de datum en tijd bij vertrektijd (lokaal) gelijk te stellen aan jouw datum en tijd bij starttijd (lokaal).
 

Plaats van bestemming

Bij stop 1 vul je jouw plaats van bestemming in en datum en tijdstip van aankomst. De plaats van bestemming is jouw verblijfplaats waarvoor jouw dagvergoeding zal worden berekend op grond van de tarieflijst verblijfkosten buitenlandse dienstreizen CAO Rijk. Je geeft onder stop 1 ook de datum en tijdstip van vertrek aan van jouw plaats van bestemming. Heb je nog een andere bestemming tijdens je reis, dan kun je eenvoudig een extra stop toevoegen.

Terugkeer

Onder aankomst vul je de plaats van aankomst na terugkeer van jouw reis in. Dit kan zijn je thuisadres of bijvoorbeeld je werkadres. Belangrijk! Voor een correcte berekening van jouw dagvergoeding dien je handmatig de datum en tijd bij aankomsttijd (lokaal) gelijk te stellen aan de eindtijd (lokaal).

Als alles correct is ingevuld klikt je op volgende. Je kunt nu per dag aanvinken voor welke daggeldcomponenten (ontbijt, lunch, diner) je een vergoeding wilt aanvragen.

Het kan voorkomen dat er meerdere tripnummers zijn toegekend voor één en dezelfde reis. Dit komt bijvoorbeeld voor wanneer je jouw vlucht en hotel los van elkaar in Travelpoint hebt geboekt. Gevolg is ook dat er meerdere declaratiemappen in Yokoy voor dezelfde reis zijn aangemaakt.

Volg onderstaande stappen wanneer er sprake is van meerdere declaratiemappen voor één en dezelfde reis.

• Kies van deze reis, één Tripnummer in Yokoy uit (in het overzicht Nieuwe reiskosten), waarin je jouw dagvergoeding en de eventuele extra onkosten wilt gaan verwerken (Wij adviseren het Tripnummer waarin het vervoer is aangevraagd)
  Rond deze declaratie af en verstuur deze door te klikken op het knopje indienen/submit.
  Jouw declaratie zal nu in het overzicht van ingediende reiskosten geplaatst en verwerkt worden.
   
• Open vervolgens de andereTripnummer(s) van diezelfde reis en klik op indienen/submit.
  Hiermee verdwijnt de regel uit jouw “Nieuwe reiskosten” overzicht en zal deze verplaatst worden naar “ingediende reiskosten”. De facturatie voor deze reissegmenten zullen nu verwerkt kunnen worden met onze reisagent VCK Travel.

Naast de dagvergoeding, waarin maaltijden en kleine uitgaven zijn opgenomen, is het ook mogelijk overige reis gerelateerde onkosten te declareren. Denk hierbij aan visumkosten, vaccinaties, vervoerskosten naar/van de luchthaven, etc. Voor meer informatie over te declareren onkosten verwijzen we u graag naar onze website: https://www.sso3w.nl/travelpoint/algemeen/vergoeding-verblijf.

Klik op ‘Onkosten toevoegen/add expense’ om de bijkomende kosten op te voeren. Kies vervolgens voor ‘bon/file’ om de betreffende rekening op te voeren.

Yokoy leest jouw bon/factuur in en plaatst deze in jouw declaratieoverzicht. De gegevens dienen altijd gecontroleerd te worden. Klik op de regel van de onkosten om deze te openen.

Controleer altijd of Yokoy de juiste onkostencategorie heeft gekozen en dat het totaalbedrag klopt. Let daarbij ook op de overige velden. Scrol naar beneden om de overige velden te bekijken.

Het is mogelijk om extra bewijsstukken toe te voegen. Denk hierbij aan een specifieke toestemmingsmail van een leidinggevende (indien van toepassing).

Stel dat de onkosten per abuis aan de verkeerde trip is gekoppeld, dan is het mogelijk om dit aan te passen bij ‘Toevoegen aan reis’.

Het is verplicht onderaan jouw overzicht een toelichting te gevenm, voordat je klikt op ‘Opslaan / save’  om de onkosten op te slaan.  LET OP: je dient over de grijze tekst heen te tikken!

Het kan voorkomen dat je een reis hebt geboekt buiten Travelpoint of dat je na het indienen van jouw declaratie nog aanvullende onkosten wilt declareren. Je kunt dan zelf een declaratie aanmaken in Yokoy.

Volg hiervoor de volgende stappen:

• Klik op het icoontje reis

• Vul de naam / reden van de reis in.
• Selecteer de van toepassing zijnde financiele referentie
• Selecteer soort reis

Vink alleen dagvergoeding aan wanneer je deze wilt declareren (zie voor verdere instructie opbouw dagvergoeding in Yokoy)

Er zijn verschillende statussen mogelijk in Yokoy van jouw reiskostennota/declaratie.
Hierbij een uitleg:

• Concept: je hebt een onkostendeclaratie gemaakt, maar heeft deze nog niet ingediend of heeft deze na indiening ingetrokken. Actie vereist: Open de onkostendeclaratie, controleer de informatie en klik op de knop Indienen als deze correct en volledig is.

• Aanpassing nodig: jouw onkostendeclaratie is teruggestuurd tijdens het goedkeurings- of controleproces. Actie vereist: Open de onkostendeclaratie, breng de nodige wijzigingen aan en dien deze opnieuw in.

• Klaar voor uitvoer: jouw declaratie is beoordeeld en goedgekeurd. Geen actie nodig van jouw kant.

• In beoordeling: jouw onkostendeclaratie is in behandeling. Geen actie nodig van jouw  kant.

• Afgewezen: jouw onkostendeclaratie is afgewezen. Afgekeurde uitgaven kunnen niet opnieuw worden ingediend.

• Geëxporteerd:  jouw onkostendeclaratie is doorgestuurd aan het uitbetalingsorgaan. Dit is P-direkt of FSO (voor een deel van de BZ declaraties).
De uitbetaling van uw declaratie wordt door hen verwerkt na export door Travelpoint. P-direkt heeft 4 betaalmomenten, naast de salarisdatum is er een uitbetaaldatum rond 28, 4 en de 14^e van iedere maand. Het FSO kan in potentie op iedere werkdag uitbetalen.

In jouw reiskostennota zelf zijn dit de mogelijke statussen:

Concept: je hebt een reisonkostendeclaratie gemaakt en er een nieuwe declaratie aan toegevoegd, die nog niet is gecontroleerd en ingediend. Actie nodig: Klik op de uitgave in de reiskostennota, vul de informatie in en klik op Klaar! nadat u alle informatie over de nieuwe uitgave hebt gecontroleerd.

Klaar: Deze segmenten zijn in orde, en kunnen worden ingediend. Actie vereist: Open eventueel de declaratie door op de regel te klikken, controleer op juistheid en bewaar.

Geëxporteerd:  Deze onkostenregel is al doorgevoerd. Het gaat hier in een concept declaratie om segmenten die al door de reisagent in rekening zijn gebracht (denk aan; Hotel / Airline / Trein / Autohuur kosten).

Wil je de declaratie later afronden? Klik dan op ‘terug/back’ om de declaratie te verlaten. De ingevulde gegevens blijven bewaard en zijn terug te vinden onder ‘Reiskosten/Trip expenses’.

Is de declaratie in orde, dan klik je op ‘Indienen/submit’ om deze in te sturen.

Na indienen wordt de declaratie beoordeeld door 3W. Het toevoegen van bewijsstukken is verplicht. Voor een aantal onkosten moet er tevens een goedkeuring van jouw leidinggevende worden toegevoegd. Travelpoint zal je hierop attenderen.

Na indienen wordt de declaratie beoordeeld door 3W. Deze beoordeling gebeurt aan de hand van de voorwaarden uit de CAO Rijk, Aanvullende CAO Rijk Uitzendingen (ACRU) en eventuele personeelsvoorschriften. Het toevoegen van bewijsstukken is daarom ook een vereiste. Voor een aantal onkosten moet er tevens een goedkeuring van uw leidinggevende worden toegevoegd. Travelpoint zal u hierop attenderen.

In het overzicht van jouw reisdeclaratie vinkt je de dagen dat je volledig privé bent verbleven aan (1) en klik je rechtsboven op ‘selectie verwijderen/delete selection’  om de vergoeding voor deze gehele dag te verwijderen.
 

De geselecteerde dagen zijn (volledig) verwijderd uit het overzicht. De complete reisdata zijn nog wel terug te vinden onder ‘Route bekijken / show itinerary‘.
Je kunt de declaratie op de gebruikelijke manier afronden.

Het kan voorkomen dat je besluit helemaal geen aanspraak te maken op de daggeldvergoeding voor de gemaakte reis.
U kunt deze dan als volgt volledig uitschakelen.

Klik rechtsboven op ‘Reis bewerken/Edit trip’ (1).
Zorg dat bij de optie ‘Dagvergoeding berekenen/Per Diem het vinkje weggehaald is. Het vakje moet dus leeg zijn.

Klik daarna op ‘Volgende/Next’ om terug te gaan naar uw reisdeclaratie.

De volledige dagen zijn, qua daggeldvergoeding opbouw, verwijderd uit het overzicht. De complete reisdata zijn nog wel terug te vinden onder ‘Route bekijken / show itinerary‘.
Je  kunt de declaratie op de gebruikelijke manier afronden.

De volledige dagen zijn, qua daggeldvergoeding opbouw, verwijderd uit het overzicht. De complete reisdata zijn nog wel terug te vinden onder ‘Route bekijken / show itinerary‘.

U kunt de declaratie op de gebruikelijke manier afronden.