Reiskosten declareren

• Zorg dat de rekening duidelijk leesbaar is
• Gebruik altijd de juiste onkostencategorie. Sommige hebben een lager maximum bedrag dan andere
• Is er geen passende onkostencategorie? Dan kun je het niet declareren in Travelpoint.
• Kies geen categorie met: Category ONLY allowed to use by Controllers
• Gebruik geen bonnen die je eerder hebt gebruikt
• Declareer zoveel mogelijk in één trip, zodat je geen dubbele daggelden krijgt. Heb je toch meerdere trips? Bouw dan de daggeld op in de trip met de start van jouw reis.

Let op. Sommige uitroeptekens kun je niet voorkomen. Bijvoorbeeld wanneer Yokoy de bon niet goed leest (Extractie) en je handmatig het bedrag aanpast.

Had je een uitroepteken, maar heb je dit opgelost? Sla dan de overgebleven onkosten opnieuw op en het uitroepteken zal verdwijnen.

Tip: Gebruik de Yokoy Mobiele App en maak van elke bon een foto.

Als je per ongeluk een declaratie onvolledig hebt ingediend en deze al is geëxporteerd, kun je een nieuwe declaratie aanmaken om de vergeten kosten alsnog te declareren. Dit doe je door op het icoontje van het vliegtuig te klikken en handmatig de trip op te voeren (zie ook de handleiding voor een losse declaratie).

Wanneer je de melding 'gelieve dit na te kijken' krijgt, klik je op de regel. Vervolgens opent het venster zich en zie je rechts onderin het scherm de reden waarom dit moet worden nagekeken.

Een voorbeeld hiervan is: Je hebt de bon opgevoerd, maar het systeem herkent het bedrag niet gelijk. In dat geval verschijnt deze melding en dien je het bedrag handmatig aan te passen.

Als je rekeningnummer niet correct is en je door FSO wordt uitbetaald, kun je je juiste rekeningnummer doorgeven via het Travelpoint-vragenformulier. Let er wel op dat dit rekeningnummer hetzelfde moet zijn als het nummer dat bekend is bij FSO. 

Indien je nieuwe bankrekeningnummer nog niet bekend is bij FSO, kan je de wijziging doorgeven middels het FSO leveranciers formulier.

Word je via P-direkt betaald, dien je je bankgegevenswijziging alleen aan P-direkt door te geven.
 

De kosten van de geboekte reis via Travelpoint staan op de factuur, omdat deze worden doorbelast naar jouw budget. Achter de kosten staat geëxporteerd; dit betekent dat je hiervoor geen uitbetaling ontvangt en dat je hier verder geen actie op hoeft te ondernemen.

Er zijn verschillende statussen mogelijk in Yokoy van jouw reiskostennota/declaratie.
Hierbij een uitleg:

• Concept: je hebt een onkostendeclaratie gemaakt, maar heeft deze nog niet ingediend of heeft deze na indiening ingetrokken. Actie vereist: Open de onkostendeclaratie, controleer de informatie en klik op de knop Indienen als deze correct en volledig is.

• Aanpassing nodig: jouw onkostendeclaratie is teruggestuurd tijdens het goedkeurings- of controleproces. Actie vereist: Open de onkostendeclaratie, breng de nodige wijzigingen aan en dien deze opnieuw in.

• Klaar voor uitvoer: jouw declaratie is beoordeeld en goedgekeurd. Geen actie nodig van jouw kant.

• In beoordeling: jouw onkostendeclaratie is in behandeling. Geen actie nodig van jouw  kant.

• Afgewezen: jouw onkostendeclaratie is afgewezen. Afgekeurde uitgaven kunnen niet opnieuw worden ingediend.

• Geëxporteerd:  jouw onkostendeclaratie is doorgestuurd aan het uitbetalingsorgaan. Dit is P-direkt of FSO (voor een deel van de BZ declaraties).
De uitbetaling van uw declaratie wordt door hen verwerkt na export door Travelpoint. P-direkt heeft 4 betaalmomenten, naast de salarisdatum is er een uitbetaaldatum rond 28, 4 en de 14^e van iedere maand. Het FSO kan in potentie op iedere werkdag uitbetalen.

In jouw reiskostennota zelf zijn dit de mogelijke statussen:

Concept: je hebt een reisonkostendeclaratie gemaakt en er een nieuwe declaratie aan toegevoegd, die nog niet is gecontroleerd en ingediend. Actie nodig: Klik op de uitgave in de reiskostennota, vul de informatie in en klik op Klaar! nadat u alle informatie over de nieuwe uitgave hebt gecontroleerd.

Klaar: Deze segmenten zijn in orde, en kunnen worden ingediend. Actie vereist: Open eventueel de declaratie door op de regel te klikken, controleer op juistheid en bewaar.

Geëxporteerd:  Deze onkostenregel is al doorgevoerd. Het gaat hier in een concept declaratie om segmenten die al door de reisagent in rekening zijn gebracht (denk aan; Hotel / Airline / Trein / Autohuur kosten).

Wil je de declaratie later afronden? Klik dan op ‘terug/back’ om de declaratie te verlaten. De ingevulde gegevens blijven bewaard en zijn terug te vinden onder ‘Reiskosten/Trip expenses’.

Is de declaratie in orde, dan klik je op ‘Indienen/submit’ om deze in te sturen.

Na indienen wordt de declaratie beoordeeld door 3W. Het toevoegen van bewijsstukken is verplicht. Voor een aantal onkosten moet er tevens een goedkeuring van jouw leidinggevende worden toegevoegd. Travelpoint zal je hierop attenderen.

Je ontvangt een e-mail in twee gevallen: wanneer je declaratie is afgewezen, of wanneer de controller extra informatie van je nodig heeft, bijvoorbeeld een toelichting of een bewijsstuk.

In Yokoy kun je precies zien wat er gevraagd wordt of wat de reden is van een afgewezen declaratie. Je logt in en onder de Reiskosten zie je bij de declaratie Aanpassing nodig of Afgewezen. Je klikt op de declaratiemap en dan zie je bij de item(s) weer Aanpassing nodig of Afgewezen – als je erop klikt en scrolt naar beneden naar de Geschiedenis, zie je de uitleg of vraag.

Wordt je declaratie goedgekeurd, dan ontvang je geen bericht.

Via je declaratieoverzicht kun je je declaraties in PDF-bestand downloaden.

Ontvang je jouw salaris via P-Direkt? Dan kun je er rekening mee houden dat je binnen tien werkdagen na goedkeuring van jouw declaratie het geld zult ontvangen. Ontvang je jouw salaris via de financiële administratie van je eigen organisatie? Dan bedraagt de doorlooptijd gemiddeld zeven werkdagen.

Heb je jouw declaratie meer dan 10 dagen geleden ingediend en het bedrag nog niet ontvangen? Controleer dan eerst of je een e-mail hebt ontvangen met een verzoek om je declaratie aan te passen. In jouw Yokoy-declaratiemap kun je ook zien of er een actieverzoek openstaat of dat er een toelichting is bij een afgewezen declaratie.

Ziet alles er in Yokoy correct uit, dan kan er iets mis zijn gegaan bij de uitbetaling. Stuur in dat geval je vraag via het Travelpoint-vragenformulier dan wordt nagekeken waar het mis is gegaan.

Het kan voorkomen dat er meerdere tripnummers zijn toegekend voor één en dezelfde reis. Dit komt bijvoorbeeld voor wanneer je jouw vlucht en hotel los van elkaar in Travelpoint hebt geboekt. Gevolg is ook dat er meerdere declaratiemappen in Yokoy voor dezelfde reis zijn aangemaakt.

Volg onderstaande stappen wanneer er sprake is van meerdere declaratiemappen voor één en dezelfde reis.

• Kies van deze reis, één Tripnummer in Yokoy uit (in het overzicht Nieuwe reiskosten), waarin je jouw dagvergoeding en de eventuele extra onkosten wilt gaan verwerken (Wij adviseren het Tripnummer waarin het vervoer is aangevraagd). Rond deze declaratie af en verstuur deze door te klikken op het knopje indienen/submit.
  Jouw declaratie zal nu in het overzicht van ingediende reiskosten geplaatst en verwerkt worden.
   
• Open vervolgens de andereTripnummer(s) van diezelfde reis en klik op indienen/submit. Hiermee verdwijnt de regel uit jouw “Nieuwe reiskosten” overzicht en zal deze verplaatst worden naar “ingediende reiskosten”. 

Er wordt alleen voor de hoofdreiziger een declaratiemapje in Yokoy automatisch aangemaakt. De andere reizigers kunnen een losse declaratie aanmaken door op het icoontje met een vliegtuig te klikken. Zie ook de handleiding voor een losse declaratie.

Standaard staat de taal in Yokoy ingesteld op Engels DD/MM/YYYY. Wil je dit aanpassen? Volg dan onderstaande stappen: 

1. Klik op het icoontje met de initialen, links onderin het declaratiedeel van Travelpoint
2. Kies Mijn profile
3. Kies de taal van jouw voorkeur bij Taal - Datumnotatie

Klik op <Opslaan>.

1. Ga naar Yokoy
2. Klik op het icoontje met de initialen, links onderin het declaratiedeel van Travelpoint
3. Ga naar Mijn profiel
4. Ga naar Assistent & Afgevaardigde -> Uitgaven
5. Zoek bij Mijn assistent op naam of e-mailadres de assistent die gekoppeld moet worden
6. Selecteer de assistent en klik op <Opslaan>

Let op! Als je assistent bent, blijf dan werken in de Yokoy omgeving van degene voor wie je declareert. Declareer niet in jouw eigen omgeving!

1. Ga naar Yokoy
2. Klik op het icoontje met de initialen, links onderin het declaratiedeel van Travelpoint
3. Ga naar Mijn profiel
4. Ga naar Assistent & Afgevaardigde -> Facturen
5. Klik op Gedelegeerde toevoegen
6. Zoek bij mijn afgevaardigde op naam of e-mailadres van degene die toegang moet krijgen tot facturen
7. Type gemachtigde is altijd Afgevaardigde indiener
8. Selecteer de afgevaardigde en klik op <Opslaan>.

Volgens de CAO Rijk wordt een buitenlandse bestemming met een reistijd van maximaal 8 uur gezien als een treinbestemming. Reizen met een eigen vervoersmiddel naar het buitenland is in principe niet toegestaan.

Als er toch wegens zeer bijzondere omstandigheden gebruik moet worden gemaakt van een eigen vervoermiddel, dan is er toestemming nodig van jouw direct leidinggevende. De toestemming dien je bij je declaratie toe te voegen. De leidinggevende moet ook aangeven welke kilometervergoeding je ontvangt voor deze reis (hoog 0,37 of laag 0,09 cent/kilometer.

Op de post geplaatste ambtenaren (categorie uitgezonden ambtenaren/attachés) dienen de kilometervergoeding “km-vergoeding ACRU” te gebruiken i.p.v. kilometervergoeding Nederland hoog of laag. 

Informatie over vergoedingen van dienstreizen kun je op de pagina Dienstreizen lezen.

Voor de omrekening van declaraties in vreemde valuta naar euro’s wordt gerekend met de dagelijkse internationale wisselkoers zoals door de leverancier van de applicatie gehanteerd. Ter dekking van eventuele koersverschillen wordt bij de berekening rekening gehouden met een opslagpercentage van 3% op de gehanteerde koers.

In bijzondere gevallen kan het voorkomen dat de gegeven opslag van vreemde valuta over een langere periode toch nog onvoldoende is geweest. Als blijkt dat er sprake is van een substantieel verschil kan via Travelpoint een additionele vergoeding worden toegekend. Het is hierbij wel van belang dat je dit over een periode van een jaar kunt aantonen aan de hand van de reisafrekeningen en creditcardafschriften.