Uw reisdeclaratie in Yokoy
Onderstaand vindt u verschillende instructies om u te begeleiden bij het indienen van declaraties in Yokoy.
Declareren van uw reiskosten
Log via Travelpoint in op Yokoy. De link kunt u linksonder in Travelpoint terugvinden.
In Yokoy vindt u een overzicht van alle reizen die u geboekt heeft in Travelpoint.
Het overzicht daarvan vindt u terug bij ‘mijn taken/my tasks’ (1). Klik op ‘Reiskosten/trip expenses’ (2) om de reizen te zien. Vervolgens klikt u op de titel van de reis die u wenst te declareren (3).
De declaratiemap omvat alle kosten en declaraties van uw reis (1). We bedoelen hiermee de kosten die al gefactureerd zijn door de reisagent (vlucht, hotel e.d.), maar ook de declaraties van bijvoorbeeld daggeldvergoeding, die nog aan u moeten worden uitbetaald. De kosten van de reis ziet u terug in het overzicht (2). Deze zijn al ge-exporteert, wat inhoudt dat deze al verwerkt zijn.
De daggeldvergoeding opbouw staat gerangschikt per dag (3), en deze is opgebouwd aan de hand van het door u geboekte schema. Dit schema kunt u terugzien door te klikken op ‘route bekijken / view itinerary’ (4).
U kunt het overzicht ook naar uw wens aanpassen, in plaats van per datum bijvoorbeeld categorie of status (5).
Het kan voorkomen dat uw uiteindelijke reis niet is verlopen volgens het initieel geboekte schema. In dat geval kunt u dit eenvoudig aanpassen in uw declaratie. Klik rechtsboven op ‘Reis bewerken/edit trip ‘. LET OP: Tijdens het bewerken vervallen alle eerder door u aangevinkte vergoedingen (ontbijt/lunch/diner). Deze dient u dus na de aanpassing opnieuw aan te vinken.
Pas bijvoorbeeld de starttijd aan (1). Dit is het tijdstip waarop u bent vertrokken voor uw reis, gerekend vanaf uw huis of werkadres. Dit heeft alleen toegevoegde waarde wanneer deze reis meer dan 4 uur heeft geduurd, want pas dan heeft u voor dit gedeelte recht op een vergoeding.
U kunt een stop toevoegen aan de reis (2) of u past de tijden van uw verblijf op de betreffende locatie aan (3). Let op dat in het veld ‘stad/city’ (4) de juiste locatie benoemd staat. Dit bepaalt namelijk de hoogte van uw daggeld opbouw.
Vink eventueel de vergoeding NL aan (1). Dit is alleen van toepassing voor een reisgedeelte in Nederland langer dan vier uur dat aansluit op een reis of reisgedeelte per vliegtuig of boot.
De maaltijdvergoedingen (ontbijt/lunch/diner) kunnen aangevinkt worden om de vergoeding te activeren (2). De regels omtrent deze vergoeding kunt u hier terugvinden: https://www.sso3w.nl/travelpoint/algemeen/vergoeding-verblijf
De aangevinkte vergoedingen worden automatisch opgeslagen.
Naast de daggeldvergoeding, waarin maaltijden en kleine uitgaven zijn opgenomen, is het ook mogelijk overige reis gerelateerde onkosten te declareren.
Denk hierbij aan visum kosten, vaccinaties, vervoerskosten naar/van de luchthaven, etc. Voor meer informatie over declareerbare onkosten verwijzen we u graag naar onze website: https://www.sso3w.nl/travelpoint/algemeen/vergoeding-verblijf
Klik op ‘kosten toevoegen/add expense’ om de bijkomende kosten op te voeren (1). Kies vervolgens voor ‘bon/file’ (2) om de betreffende rekening op te voeren.
Yokoy leest uw bon/factuur in en plaatst deze in uw declaratieoverzicht. De gegevens dienen altijd gecontroleerd te worden. Klik op de regel (1) van de onkosten om deze te openen.
Controleer altijd of Yokoy de juiste onkostencategorie heeft gekozen (1) en dat het totaalbedrag klopt (2). Let daarbij ook op de overige velden. Scrol naar beneden (3) om de overige velden te bekijken
Het is mogelijk om extra bewijsstukken toe te voegen (1). Denk hierbij aan een specifieke toestemmingsmail van een leidinggevende (indien van toepassing).
Stel dat de onkosten per abuis aan de verkeerde trip is gekoppeld, dan is het mogelijk om dit aan te passen (2).
Waar nodig kunt u nog een commentaar toevoegen (3) voordat u klikt op ‘Opslaan / save’ (4) om de onkosten op te slaan.
Wilt u de declaratie later afronden dan klikt u op ‘terug/back’ (1) om de declaratie te verlaten. De ingevulde gegevens blijven bewaard en zijn terug te vinden onder ‘Reiskosten/Trip expenses’.
Is de declaratie in orde, dan klikt u op ‘Indienen/submit’ (2) om deze in te sturen ter controle.
Na indienen wordt de declaratie beoordeeld door 3W. Deze beoordeling gebeurt aan de hand van de voorwaarden uit de CAO Rijk, Aanvullende CAO Rijk Uitzendingen (ACRU) en eventuele personeelsvoorschriften. Het toevoegen van bewijsstukken is daarom ook een vereiste. Voor een aantal onkosten moet er tevens een goedkeuring van uw leidinggevende worden toegevoegd. Travelpoint zal u hierop attenderen.
Er zijn verschillende statussen mogelijk in Yokoy van uw reiskostennota/declaratie.
Hierbij een uitleg:
• Concept: u heeft een onkostendeclaratie gemaakt, maar heeft deze nog niet ingediend of heeft deze na indiening ingetrokken. Actie vereist: Open de onkostendeclaratie, controleer de informatie en klik op de knop Indienen als deze correct en volledig is.
• Aanpassing nodig: uw onkostendeclaratie is teruggestuurd tijdens het goedkeurings- of controleproces. Actie vereist: Open de onkostendeclaratie, breng de nodige wijzigingen aan en dien deze opnieuw in.
• Klaar voor uitvoer: Uw declaratie is beoordeeld en goedgekeurd. Geen actie nodig van uw kant.
• In beoordeling: uw onkostendeclaratie is in behandeling. Geen actie nodig van uw kant.
• Afgewezen: uw onkostendeclaratie is afgewezen. Afgekeurde uitgaven kunnen niet opnieuw worden ingediend.
• Geëxporteerd: Uw onkostendeclaratie is doorgestuurd aan het uitbetalingsorgaan. Dit is P-direkt of FSO (voor een deel van de BZ declaraties).
De uitbetaling van uw declaratie wordt door hen verwerkt na export door Travelpoint. P-direkt heeft 4 betaalmomenten, naast de salarisdatum is er een uitbetaaldatum rond 28, 4 en de 14e van iedere maand. Het FSO kan in potentie op iedere werkdag uitbetalen.
In uw reiskostennota zelf zijn dit de mogelijke statussen:
Concept: U hebt een reisonkostendeclaratie gemaakt en er een nieuwe declaratie aan toegevoegd, die nog niet is gecontroleerd en ingediend. Actie nodig: Klik op de uitgave in de reiskostennota, vul de informatie in en klik op Klaar! nadat u alle informatie over de nieuwe uitgave hebt gecontroleerd.
Klaar: Deze segmenten zijn in orde, en kunnen worden ingediend. Actie vereist: Open eventueel de declaratie door op de regel te klikken, controleer op juistheid en bewaar.
Geëxporteerd: Deze onkostenregel is al doorgevoerd. Het gaat hier in een concept declaratie om segmenten die al door de reisagent in rekening zijn gebracht.
Declaraties achteraf
Het kan natuurlijk voorkomen dat u een dienstreis hebt gemaakt, zonder daadwerkelijk een boeking gemaakt te hebben. In dat geval dient u zelf de declaratie aan te maken in Yokoy. Hoe u dit kunt doen, leggen wij in onderstaande instructie uit.
Declaratie van uw reis zonder reisboeking
Daggeldvergoeding (binnen Europa)
Log via het reisplatform van Travelpoint in op Yokoy door linksonder op de betreffende link te klikken.
Klik in het beginscherm van Yokoy op ‘reis / trip’ (1).
Start met het invullen van de basisgegevens:
- Naam reis
- Kies de juiste afdeling voor de kosten
- Kies de juiste kostendrager voor de kosten
- Kies het soort reis
- Vink aan dat u de daggeld/lump sum wilt berekenen naar aanleiding van de informatie die u invult.
We starten met het aangeven van vertrek vanuit huis en de aankomst thuis om de totale reisduur te bevestigen.
Daarna voeren we de stop (of stops) toe om de daggeldopbouw te berekenen.
- Noteer hier de plaats van vertrek: uw woonplaats of werklocatie
- Noteer de vertrektijd vanuit die plaats (woonplaats of werklocatie)
- Noteer de vertrektijd van uw internationale segment (vertrektijd vlucht, trein, etc)
- Noteer de plaats van aankomst na de reis (woonplaats of werklocatie)
- Noteer het tijdstip van aankomst op die plaats (woonplaats of werklocatie)
Klik vervolgens op ‘Add stop / stop toevoegen’ (1) om aan te geven waar de reis naartoe is gegaan.
Nu geeft u aan waar de reis naartoe is gegaan, wanneer en welke daggeldopbouw gebruikt moet worden. Dit doet u alsvolgt:
- Vul hier de locatie van deze stop in
- Hoe laat kwam u aan op deze bestemming
- Vul hier de locatie in waarop de daggeldopbouw moet worden aangemaakt
(stad of land afhankelijk van bestemming, zie ook de tarievenlijst in de CAO) - Vul hier in hoe laat u weer vertrokken bent vanaf deze bestemming
- Hier vult u in op welke datum en welk tijdstip u aankwam, voordat u uw reis naar huis vervolgde
(dus bijvoorbeeld de aankomst op het internationale treinstation of op de luchthaven)
Bij een dienstreis binnen Europa vult u de verblijfperiode inclusief uw reistijd in, dus vanaf het vertrektijdstip van uw vlucht of trein heen tot en met de aankomsttijd van uw vlucht of trein terug.
Wanneer van toepassing kiest u voor ‘Stop toevoegen / add stop‘ (1) wanneer u nog een bestemming in uw reisschema wilt opnemen.
Om de reis op te slaan klikt u op ‘Volgende / Next’ (2).
Op het volgende scherm vindt u een totaaloverzicht van de door u ingevoerde reis.
Hier geeft u aan welke maaltijden u wenst te declareren (1), en kunt u extra onkosten declareren door te klikken op ‘kosten toevoegen / add expense’ (2).
Moet er nog iets gewijzigd worden in de data of de bestemming, kies dan voor ‘reis bewerken / edit trip’ (3).
Toelichting daggeldopbouw:
- Vink eventueel de vergoeding NL aan. Dit is alleen van toepassing voor een reisgedeelte in Nederland langer dan vier uur dat aansluit op een reis of reisgedeelte per vliegtuig of boot (1).
- De maaltijdvergoedingen (ontbijt/lunch/diner) kunnen aangevinkt worden om de vergoeding te activeren (2). De regels omtrent deze vergoeding kunt u hier terugvinden: https://www.sso3w.nl/travelpoint/algemeen/vergoeding-verblijf
- Na invullen/aanvullen heeft u twee opties.
U kunt klikken op ‘terug / back’ (1) om de opbouw te verlaten, en deze later af te ronden. De ingevulde gegevens blijven bewaard en zijn terug te vinden onder ‘Reiskosten / Trip expenses’.
Is de declaratie zo in orde, dan klikt u op ‘Indienen / Submit’ (2) om deze in te sturen ter controle.
Daggeldvergoeding (buiten Europa)
Log via het reisplatform van Travelpoint in op Yokoy door linksonder op de betreffende link te klikken.
Klik in het beginscherm van Yokoy op ‘reis / trip’ (1).
Start met het invullen van de basisgegevens:
- Naam reis
- Kies de juiste afdeling voor de kosten
- Kies de juiste kostendrager voor de kosten
- Kies het soort reis
- Vink aan dat u de daggeld/lump sum wilt berekenen naar aanleiding van de informatie die u invult.
We starten met het aangeven van vertrek vanuit huis en de aankomst thuis om de totale reisduur te bevestigen.
Daarna voeren we de stop (of stops) toe om de daggeldopbouw te berekenen.
- Noteer hier de plaats van vertrek: uw woonplaats of werklocatie
- Noteer de vertrektijd vanuit die plaats (woonplaats of werklocatie)
- Noteer de vertrektijd van uw internationale segment (vertrektijd vlucht, trein, etc)
- Noteer de plaats van aankomst na de reis (woonplaats of werklocatie)
- Noteer het tijdstip van aankomst op die plaats (woonplaats of werklocatie)
Klik vervolgens op ‘Add stop / stop toevoegen’ (1) om aan te geven waar de reis naartoe is gegaan.
Nu geeft u aan waar de reis naartoe is gegaan, wanneer en welke daggeldopbouw gebruikt moet worden. Dit doet u alsvolgt:
- Vul hier de locatie van deze stop in
- Hoe laat kwam u aan op deze bestemming
- Vul hier de locatie in waarop de daggeldopbouw moet worden aangemaakt
(stad of land afhankelijk van bestemming, zie ook de tarievenlijst in de CAO) - Vul hier in hoe laat u weer vertrokken bent vanaf deze bestemming
- Hier vult u in op welke datum en welk tijdstip u aankwam, voordat u uw reis naar huis vervolgde
(dus bijvoorbeeld de aankomst op het internationale treinstation of op de luchthaven)
Wanneer van toepassing kiest u voor ‘Stop toevoegen / add stop‘ (1) wanneer u nog een bestemming in uw reisschema wilt opnemen.
- Vul hier de locatie van deze stop in
- Hoe laat kwam u aan op deze bestemming
- Vul hier de locatie in waarop de daggeldopbouw moet worden aangemaakt
(stad of land afhankelijk van bestemming, zie ook de tarievenlijst in de CAO) - Vul hier in hoe laat u weer vertrokken bent vanaf deze bestemming
Kies tot slot om nog een bestemming toe te voegen aan uw reis, OF kies ‘volgende / next’ (6) om de ingevoerde opbouw verder af te ronden.
Op het volgende scherm vindt u een totaaloverzicht van de door u ingevoerde reis.
Hier geeft u aan welke maaltijden u wenst te declareren (1), en kunt u extra onkosten declareren door te klikken op ‘kosten toevoegen / add expense’ (2).
Moet er nog iets gewijzigd worden in de data of de bestemming, kies dan voor ‘reis bewerken / edit trip’ (3).
- Vink eventueel de vergoeding NL aan. Dit is alleen van toepassing voor een reisgedeelte in Nederland langer dan vier uur dat aansluit op een reis of reisgedeelte per vliegtuig of boot (1).
- De maaltijdvergoedingen (ontbijt/lunch/diner) kunnen aangevinkt worden om de vergoeding te activeren (2). De regels omtrent deze vergoeding kunt u hier terugvinden: https://www.sso3w.nl/travelpoint/algemeen/vergoeding-verblijf
Na invullen/aanvullen heeft u twee opties.
U kunt klikken op ‘terug / back’ (1) om de opbouw te verlaten, en deze later af te ronden. De ingevulde gegevens blijven bewaard en zijn terug te vinden onder ‘Reiskosten / Trip expenses’.
Is de declaratie zo in orde, dan klikt u op ‘Indienen / Submit’ (2) om deze in te sturen ter controle.
Aanpassen daggeldopbouw
Een privéverlenging van een dienstreis is toegestaan tot maximaal 72 uur (voor of na de dienstreis). Hierbij is vooraf een goedkeuring van uw leidinggevende verplicht. U boekt uw ticket in Travelpoint inclusief de privé verlengingsdata. De meerkosten voor reis en verblijf zijn voor eigen rekening, eventuele besparingen voor uw werkgever: zorg dat u kunt aantonen wat de kosten zouden zijn zonder de verlenging.
Op dagen/nachten waarop u privé verblijft boekt u zelf uw accommodatie en heeft u geen recht meer op daggeldvergoeding.
In deze instructie laten we u zien hoe u de daggeldopbouw kunt aanpassen zodat u geen vergoeding ontvangt voor deze dagen (of alle dagen indien u volledig van de daggeld opbouw wilt afzien).
Open Yokoy en klik op de betreffende declaratiemap / reis (1).
In het overzicht van uw reisdeclaratie vinkt u de dagen dat u volledig privé bent verbleven aan (1) en klikt u rechtsboven op ‘selectie verwijderen/delete selection’ om de vergoeding voor deze gehele dag te verwijderen.
De geselecteerde dagen zijn (volledig) verwijderd uit het overzicht. De complete reisdata zijn nog wel terug te vinden onder ‘Route bekijken / show itinerary‘.
U kunt de declaratie op de gebruikelijke manier afronden.
Het kan voorkomen dat u besluit helemaal geen aanspraak te maken op de daggeldvergoeding voor de gemaakte reis.
U kunt deze dan als volgt volledig uitschakelen.
Klik rechtsboven op ‘Reis bewerken/Edit trip’ (1).
Zorg dat bij de optie ‘Dagvergoeding berekenen/Calculate lump sum’ (1) het vinkje weggehaald is. Het vakje moet dus leeg zijn.
Klik daarna op ‘Volgende/Next’ (2) om terug te gaan naar uw reisdeclaratie.
De volledige dagen zijn, qua daggeldvergoeding opbouw, verwijderd uit het overzicht. De complete reisdata zijn nog wel terug te vinden onder ‘Route bekijken / show itinerary‘.
U kunt de declaratie op de gebruikelijke manier afronden.