Welkom bij Travelpoint!

Travelpoint: het nieuwe reis- en declaratieplatform

Een aantal van de belangrijkste kenmerken van Travelpoint:

• Alle reisaanvragen via Travelpoint! De reisagent VCK Travel zal ook aangesloten zijn op het platform Travelpoint. Dit betekent dat alle aanvragen (met uitzondering van groepsreizen voor 10 personen of meer) via Travelpoint moeten worden aangevraagd, goedgekeurd en geboekt.
• Travelpoint heeft een uitgebreid hotelaanbod waarbij de boeking op rekening zal zijn. Dit voorkomt de vervelende situatie dat een reiziger alsnog het hotel zelf moet betalen en de kosten achteraf moet declareren.
• In de loop van Q2 2023 zal een verbeterd treinaanbod binnen Europa inclusief de mogelijkheid voor het zelfstandig kunnen wijzigen en annuleren via Travelpoint beschikbaar worden gesteld. Goed nieuws dus in ons streven om meer duurzaam te reizen!
• Zelf je reis wijzigen of annuleren? Hier werken we nog aan, maar we streven er naar om in de loop van Q2 2023 de functionaliteit te bieden om zelf je reis in Travelpoint te kunnen wijzigen of annuleren.
• Assistance request: De servicedesk Travelpoint heeft een prominente rol bij het aanvragen van offertes (in Travelpoint : assistance request). Alle offerteaanvragen worden in eerste instantie beoordeeld door de servicedesk op volledigheid en pas daarna doorgezet naar VCK Travel. Bij vragen of onduidelijkheden zal de servicedesk dan ook contact met de reiziger opnemen.
• Het bijboeken van bagage na afgifte van de reisbescheiden zal door de reiziger zelf moeten worden georganiseerd via de website van de leverancier of ter plaatse op de luchthaven.  Dus let erop dat bij het boeken van de tickets de bagage is bijgeboekt!

Instructies en webinars

Binnenkort vindt u op onze website gebruikerstutorials en webinars voor het boeken van een reis en declareren van reiskosten.

Realisatie en implementatie Travelpoint platform

Travelpoint is het dienstencentrum binnen 3W dat centraal betrokken is bij de uitvoering van het zakelijk reizen binnen het Rijk. Dit doen we onder andere door het bieden van een eerstelijns ondersteuning aan reizigers bij het boeken van een reis en verblijf, het implementeren van een innovatief reis- en declaratieplatform, actief leveranciersmanagement voor een zo volledig mogelijk reisaanbod en het bieden van advisering m.b.t. mobiliteit in brede zin. Bijvoorbeeld op het gebied van reisbeleid en duurzaam reizen.

Travelpoint is tevens de benaming van het nieuwe reis- en declaratieplatform. Dit platform vervangt medio juni 2023 het huidige TEM-systeem. Reizigers kunnen dan hun reis zelfstandig, online via Travelpoint boeken en reiskosten declareren. De afgelopen periode is er hard gewerkt aan de inrichting van het platform. Niet alleen in het gebruik van het platform maar ook het backoffice proces o.a. de facturatiestroom of de koppeling met de personeels- of financiële administratie. Kortom, een complex proces waarbij er rekening wordt gehouden met wat opstartproblemen en kinderziektes. Ook na go-live wordt het platform in samenspraak met de leveranciers verder doorontwikkeld voor een verdere optimalisering van het gebruikersgemak.

Heeft u vragen over de implementatie van Travelpoint? Stuur dan een mail naar travelpoint@minbuza.nl.

Mijlpalen en planning

December 2022

• Inrichting Travelpoint

Januari 2023

• Oplevering nieuwe gebruikersomgeving reisplatform
• Testen platform
• Communicatie gebruikers

Februari 2023

• Opstellen tutorials eindgebruikers
• Opzet Webinars en proefexercitie
• Communicatie eindgebruikers

Maart 2023

• Gebruikerstoets Travelpoint

April 2023

• Webinars eindgebruikers

Mei 2023

• Pilot Travelpoint

Juni 2023

• Go-live Travelpoint : medio juni 2023