Chef de Poste

Een Chef de Poste is de werkgever van het lokaal aangenomen personeel op de posten en is verantwoordelijk voor de uitvoering en handhaving van de arbeidsvoorwaardenregelingen. Bekijk de diensten voor lokale medewerkers en de rol die 3W hierbij voor u kan spelen.

De ‘postuitwerking’ (PUW) is de nadere uitwerking per land van de algemene regeling van de arbeidsvoorwaarden van lokale medewerkers zoals vastgelegd in de Rechtspositieregeling lokale werknemers 2020 (LSR 2020).

Heeft u een wijziging gesignaleerd van het lokaal dwingend recht? Dan kunt u een voorstel tot wijziging van de PUW doen.

Een overzicht van de PUW's en voorwaarden om de postuitwerking te wijzigen vindt u op  Rijksportaal

De CdP is verantwoordelijk voor:

• de juiste toepassing van de Richtlijnen vergoeding actieve representatie op de post en
• het (jaarlijks) opstellen/actualiseren van een representatieplan voor de post en voor alle werknemers van de post toegankelijk maken.

Het doel van de vergoeding van kosten van actieve representatie (VAR) is de uitgezonden en lokale werknemers van de posten in staat te stellen een functioneel relevant extern netwerk op te bouwen en te onderhouden. Functionaliteit en externe gerichtheid zijn de kernbegrippen voor de VAR.

U kunt bij de Diplomatieke koeriersdienst diverse verzendingen aanvragen. Meer informatie hierover vindt u op Diplomatieke koeriersdienst.

• Privépost 
  Uitgezonden medewerkers en hun gezinsleden kunnen privépost onder bepaalde voorwaarden via de Diplomatieke koeriersdienst versturen en ontvangen. Deze dienst verloopt via het reguliere verzendschema (pagina alleen via rijksportaal beschikbaar). Hiervoor worden geen kosten in rekening gebracht.
• Diplomatic Mail
  Documenten en/of goederen van kleinschalige aard met rubricering niet hoger dan vertrouwelijk en/of confidentieel kunnen via Diplomatic Mail verzonden worden. Hiervoor worden geen kosten in rekening gebracht bij gebruik van het reguliere verzendschema. Separate zendingen worden wel doorbelast.
• Diplomatic Courier 
  Documenten en/of goederen met een rubricering hoger dan vertrouwelijk en/of confidentieel dienen via Diplomatic Courier verzonden te worden. Deze zendingen worden vanwege het veiligheidsaspect onder persoonlijke begeleiding van een koerier vervoerd. Hiervoor worden geen kosten in rekening gebracht.
• Diplomatic Cargo 
  Kwetsbare en/of volumegoederen met een rubricering niet hoger dan vertrouwelijk en/of confidentieel kunnen via Diplomatic Cargo verzonden worden. Dit is een betaalde dienstverlening.

Dienst- of scholingsreizen

• Bekijk de pagina's dienstreizen en FAQ Travelpoint.
• Lokale en regionale reizen vanaf uw post mogen buiten Travelpoint of de reisagent geboekt worden. De declaratie verloopt wel via Travelpoint/Yokoy. Meer informatie daarover op FAQ Travelpoint.

ACRU-reizen

• Regelgeving vindt u op de pagina ACRU-reizen.

Het management op een diplomatieke vertegenwoordiging is verantwoordelijk voor de uitvoering van het huisvestingsbeleid op de posten. 

Op BZelf (via Rijksportaal) vindt u alle informatie over (tijdelijke) huisvesting, zoals dienstwoningen, residenties, kanselarijen en facilitaire zaken. 

Het management op een diplomatieke vertegenwoordiging kan bij de Directie Huisvesting en Facilitaire zaken (DHF) terecht voor een veelheid aan producten op het gebied van bouw, onderhoud en beheer van huisvestingsobjecten. Dat is inclusief kunst, inrichting en beveiliging.

Bij residenties is het hurenbeleid dienstwoningen niet van toepassing en geldt een ‘verplichte acceptatie’ van de woning. Bij residenties is er dus geen sprake van een vrije keuze voor een woning. 

Voor meer informatie ga naar: Rijksportaal (rijksweb.nl)

Tuinonderhoud

Voor CdP’s of Plv CdP’s in functieschaal 16 of hoger komen de personele kosten van het tuinonderhoud voor Rijksrekening (die personele inzet kan ook kernstaf of de tuinman van de kanselarij betreffen). Alle overige kosten zijn voor eigen rekening van de bewoner van de residentie. Meer informatie vindt u op het Rijksportaal (rijksweb.nl)

Komt u als Chef de Poste aan op uw nieuwe standplaats? Vraag bij aankomst op de post bij uw Plaatsvervanger en/of Operationeel Manager het proces-verbaal van overdracht en overname op (via Rijksportaal).

In dit proces-verbaal worden overdracht van de verantwoordelijkheden voor Rijkseigendommen en andere zaken van waarde vastgelegd. De verantwoordelijkheid voor het opmaken, ondertekenen en digitaliseren van het proces-verbaal ligt bij de gaande en komende Chef de Poste.

Voor vragen neem contact op met DHF.

De post kan een aanvraag voor vervanging van een dienstvoertuig (dienstauto) indienen via DHF. Met ingang van 1 september 2017 is de nieuwe regelgeving voor de aanschaf van dienstvoertuigen (dienstauto's) van kracht. Op het Rijksportaal vindt u de regelgeving en uitleg over de procedure.

• Dienstauto's worden niet All Risk verzekerd, want het Rijk is risicodragend. Indien de lokale wetgeving dat verplicht stelt, dient wel een WA-verzekering te worden afgesloten.
• Volg de Regeling voor het afstoten van goederen op de post voordat een dienstauto wordt afgestoten (inruilen of verkopen).

Zie ook:

• Veelgestelde vragen (FAQ) over dienstauto's

Op het moment dat de post een aanvulling nodig heeft op de crisis voorraad, of wanneer de bestaande crisis- en/of persoonlijlke veiligheidsmaterialen zijn verouderd, zijn, kunt u een nieuwe aanvraag indienen via Crisismateriaal. 

Een overzicht van de 3W medewerkers van de afdelingen Personeel Buitenland en Advies vindt u op het Rijksportaal.

247 Pagina 'Eerste 100 dagen op de post'.

Om een goede start te maken op de post vindt u op de 247 pagina 'Eerste 100 dagen op de post' (een overzicht van) de belangrijke punten op het gebied van de niet-beleidsmatige onderwerpen, zoals personeel, informatie, financiën, huisvesting, alswel consulair, veiligheid en management.

In de 100 dagen-routekaart staan praktische tips om voor vertrek en bij aankomst op de post grip en zicht te krijgen op een deel van uw werkzaamheden.

Cursus: Eerste 100 dagen op de post

Deze cursus (online in 2020) is voor (plv) CdP’s die voor het eerst deze functie hebben of benoemd zijn op een nieuwe post. Meer informatie en inschrijven via Rijksportaal 'Eerste 100 dagen op de post' 

• Het werken op een post stelt hoge eisen aan de integriteit van alle medewerkers op de post.
• Handel in lijn met de gedragscodes integriteit van het Rijk.

Het is voor uitgezonden medewerkers die zich met een partner in een ontvangende staat willen vestigen, essentieel dat zij tijdig per land over de juiste informatie kunnen beschikken over welke samenlevingsvormen geaccepteerd worden. Worden bijvoorbeeld personen met een samenlevingsovereenkomst of een koppel van gelijk geslacht geaccepteerd? Deze informatie wordt geborgd in de verblijfstatus partner matrix waarin u per samenlevingsvorm kunt invullen wat de situatie in uw land is.

Matrix

Als (plv) CdP bent u verantwoordelijk voor het updaten van de verblijfstatus partner matrix. Deze matrix kan alleen door u worden ingevuld. Als (plv) CdP’s ontvangt u een eigen link naar de matrix, waarin u de oranje en rode situaties kunt toelichten. U ontvangt regelmatig (1x per kwartaal) een reminder om de matrix bij te werken. Als de informatie up-to-date blijft, kan 3W VWT de medewerkers en partners voorlichten aan de hand van de actuele situatie in uw land.

Maatwerkprocedure

Ook heeft u als (plv) CdP een belangrijke rol in de maatwerkprocedure partner. Recentelijk is het wie doet wat-document herschreven waarin de rollen en verantwoordelijkheden van de betrokken partijen binnen het maatwerkproces in detail zijn opgenomen.

Voor een beschrijving van uw rol en verantwoordelijkheden kunt u het document Verblijfstatus partner raadplegen op het Rijksportaal.