Ga je reizen op basis van de aanvullende CAO Rijk Uitzendingen (ACRU)? Dan boek je deze reizen altijd via Travelpoint. Het boeken via Travelpoint is vastgelegd in de ACRU-regeling en geldt voor alle uitgezonden rijksambtenaren.
Waarom Travelpoint
Travelpoint is het centrale platform voor het boeken en declareren van internationale (dienst)reizen binnen de Rijksoverheid. Medewerkers van alle Rijksorganisaties maken gebruik van Travelpoint om hun reis eenvoudig te regelen én te declareren. Met de onlineapplicatie boek je snel en zelfstandig je reis, terwijl je direct voldoet aan het reisbeleid van het Rijk.
Maar Travelpoint is meer dan een boekingstool: het geeft de organisatie een volledig en verbonden beeld van hoe, waar en waarom er gereisd wordt. Dat is essentieel voor verantwoord budgetbeheer, de veiligheid van medewerkers onderweg en rapportage over duurzaamheidsdoelen.
Beeld: © 3W
Wat krijg je als je via Travelpoint boekt?
Als je via Travelpoint boekt, regel je meer dan alleen een vliegticket. Een ticket via een commerciële website kan incidenteel goedkoper uitvallen, maar dankzij rijksbrede inkoopafspraken komen we als organisatie collectief goedkoper uit dan wanneer iedereen individueel boekt. Bovendien voldoet je reis automatisch aan het reisbeleid van het Rijk, profiteer je van de ondersteuning rondom veiligheid en zorgplicht voor reizigers en draagt je boeking bij aan het overzicht dat nodig is om reisbudgetten verantwoord te kunnen bewaken en bijsturen. Al deze elementen zijn onzichtbaar in een prijsvergelijking met een commerciële website, maar ze zijn er wel degelijk. Een prijsverschil betekent dus niet automatisch dat Travelpoint duurder is; vaak zitten er extra diensten en zekerheden bij inbegrepen.
Daarnaast zijn boeking, declaratie en facturatie via Travelpoint geïntegreerd in één systeem. Dit ondersteunt jaarlijks meer dan 40.000 reizen en heeft handmatige tussenkomst in goedkeurings- en controleprocessen aanzienlijk verminderd. Individuele declaraties behoeven wederom handmatige tussenkomst. Boeken via Travelpoint ontzorgt je als reiziger én draagt bij aan kosteneffectief, veilig en verantwoord reizen.
Alleen nog boeken via Travelpoint
Tot nu toe was 3W flexibel bij het beoordelen van declaraties voor vlieg- en treintickets die niet via Travelpoint zijn geboekt, mede gezien de fase van ontwikkeling waarin Travel Point zich bevond. Inmiddels is het aanbod in Travelpoint enorm uitgebreid en zijn reisdeclaraties via Yokoy (binnenkort Perk) aanzienlijk vereenvoudigd.
Gezien het toenemende belang van kosteneffectief reizen, veiligheid en verantwoording 3W gaat 3W vanaf nu strakker sturen op het gebruik van Travelpoint. Dit betekent dat tickets die niet via Travelpoint zijn geboekt, voortaan niet zonder meer kunnen worden gedeclareerd, tenzij er tijdig (vooraf of binnen 3 dagen na reisdatum) de urgentie bij 3W is aangegeven door middel van bewijs van toestemming van eigen leidinggevende voor het boeken van reizen buitenom Travelpoint.
3W vraagt reizigers hier rekening mee te houden bij het boeken van toekomstige vlieg- en treintickets.
Hiermee leggen we verantwoordelijkheid bij leidinggevende en kunnen we aanspreken bij overmatig inzetten. Werkt dit?
Wat te doen als boeken via Travelpoint niet lukt?
Voor complexe reisroutes of bestemmingen waarvoor lokaal aanbod (bepaalde hotels, local airlines of binnenlandse verbindingen) niet beschikbaar is in het platform, biedt de reisagent Gray Dawes Travel aanvullende ondersteuning. Is het niet mogelijk om zelf je tickets via Travelpoint te boeken? Vraag dan een offerte aan bij de reisagent Gray Dawes Travel. Kijk voor meer informatie en instructiemateriaal op Reis boeken en reizen | SSO3W. Ben je afhankelijk van tijd kritisch aanbod door een noodsituatie of zeer beperkt lokaal aanbod in afgelegen gebieden? Met goedkeuring van je leidinggevende kom je alsnog in aanmerking voor declaratie.
Heb je een vraag over het gebruik van de reisapplicatie dan kun je ook contact opnemen met de Servicedesk Travelpoint 3W.
Meer informatie en contact
Op de Travelpoint website vind je informatie over het reisbeleid, handige handleidingen en uitleg over het boeken en declareren van reizen via Travelpoint.
Heb je hulp nodig bij het gebruik van applicaties Atriis en Yokoy, declaraties van reiskosten en reisbeleid? Neem dan contact op met de Travelpoint Servicedesk 3W