VCK Travel annuleringsproces luchtvaartmaatschappijen i.v.m. COVID-19
Gezien de procedures bij de luchtvaartmaatschappijen dagelijks wijzigt, is onderstaande instructie onder voorbehoud van wijzigingen. VCK Travel hanteert de meest actuele wijzigings- en annuleringsprocedure van de luchtvaartmaatschappij.
Luchtvaartmaatschappijen annuleren steeds meer vluchten naar verschillende bestemmingen. Per maatschappij wordt er een annuleringsprocedure opgesteld die onder voorbehoud is van wijzigingen.
Annuleren van vluchten
Luchtvaartmaatschappijen kunnen hun vluchten tussentijds annuleren. Dit betekent niet automatisch dat het ticket ook geannuleerd wordt of dat er een voucher automatisch wordt afgegeven. Het is de verantwoordelijkheid van de reiziger om contact op te nemen met VCK Travel om na te gaan wat de mogelijkheden zijn m.b.t. wijzigen, annuleren etc. gezien iedere luchtvaartmaatschappij een eigen procedure hiervoor heeft opgesteld.
KLM
Alle vluchten met de KLM mogen ongeacht bestemming momenteel geannuleerd worden.
Dit betreffen zowel tickets met annuleringskosten als tickets met 100% kosten.
Tickets waar kosten aan vast zitten, worden omgezet naar een voucher die momenteel 1 jaar geldig is.
Een voucher is gebonden aan de naam van de reiziger en kan alleen ingewisseld worden via VCK Travel. Tevens kan de voucher alleen afgegeven worden aan 1 nieuwe reis met dezelfde ticket/voucherwaarde of hoger. Indien het nieuwe ticket een hogere ticketwaarde heeft, dient de reiziger ophogingkosten te betalen.
Overige luchtvaartmaatschappijen
Bij overige luchtvaartmaatschappijen wordt er gekeken naar de procedure die op dat moment geldt. In een aantal gevallen kan o.a. het volgende van toepassing zijn:
- Indien de luchtvaartmaatschappij bepaalde vluchten annuleert, wordt er gekeken naar de omboekregeling/annuleringsprotocol van de desbetreffende luchtvaartmaatschappij. Indien een refund tot 1 van de mogelijkheden behoort, zal VCK Travel de reiziger hierover informeren.
- Indien de reiziger vluchten wenst te annuleren die nog niet door de luchtvaartmaatschappij zijn geannuleerd, hanteert VCK Travel de vastgestelde voorwaarden die gebonden zijn aan het ticket. Deze informatie kan de reiziger terug vinden op de VCK Travel E-ticket of in Tem.
Vouchers inwisselen
VCK Travel stuurt de reiziger het vouchernummer door per email. Indien de reiziger gebruik wilt maken van de voucher, ontvangt VCK Travel graag op moment van aanvraag het vouchernummer.
Voor reizen via Tem:
Indien de reiziger gebruik maakt van Tem, kan de voucher alleen ingewisseld worden bij een Offline Offerte aanvraag (Full Service). Het is niet mogelijk om een voucher in te wisselen bij een Online boeking.
Voor reizen buiten Tem om:
Onderdelen die nog niet via Tem boeken, kunnen het vouchernummer in het VCK reisaanvraagformulier vermelden in het opmerkingenveld.
Aanvulling 3W: Vouchers mogen alleen ingezet worden voor dienstreizen waar de reiziger vooraf toestemming voor heeft gekregen van leidinggevende.