3W gaat zorgvuldig om met jouw persoonsgegevens. Onder persoonsgegevens verstaan we de informatie die herleidbaar is tot een persoon, bijvoorbeeld een naam, een huisadres of een e-mailadres. Jouw persoonsgegevens worden alleen gebruikt voor het doel waarvoor je ze hebt achtergelaten en 3W ontvangt of verzamelt niet méér gegevens dan er nodig zijn voor onze dienstverlening. Deze privacyverklaring is bedoeld om je inzicht te geven in de gegevens die 3W verzamelt, waarom 3W deze gegevens verzamelt en wat 3W hiermee doet. Onze privacyverklaring is van toepassing op alle diensten die worden aangeboden door 3W.
Wie is er verantwoordelijk voor de verwerking van jouw gegevens?
3W verwerkt je gegevens voor de diensten die in opdracht van de departementen worden uitgevoerd. Deze diensten zijn per opdrachtgever vastgelegd in de dienstverleningsafspraken (DVA). Voor een aantal diensten maakt 3W gebruik van andere dienstverleners (leveranciers), die op hun beurt verantwoordelijk zijn voor de verwerking in hun organisatie. 3W sluit voor het overdragen van de gegevens zogenaamde verwerkersovereenkomsten af met de opdrachtgevers en leveranciers van 3W.
Welke gegevens verwerkt 3W van je?
3W heeft persoonsgegevens nodig om diensten die op jou persoonlijk betrekking hebben goed uit te kunnen voeren. In sommige gevallen vraagt 3W om je persoonsgegevens in een formulier in te vullen. Bij persoonlijke gegevens kun je denken aan je adresgegevens, salarisgegevens, bankrekeningnummer, paspoortgegevens, telefoonnummers en e-mailadressen.
Waarvoor verwerkt 3W jouw gegevens?
Voor het uitvoeren van onze dienstverlening
Denk hierbij aan het berekenen van buitenlandvergoedingen, het uitbetalen van declaraties, het uitbetalen van lonen aan lokale medewerkers, het ondersteunen van internationale verhuizingen, het faciliteren van medische diensten, het geven van voorlichting, het verzorgen van huisvesting, het vervaardigen en beheren van reisdocumenten, legalisaties, het verzorgen van diplomatieke postverzending en het uitvoeren van diplomatieke klaringen. Zonder jouw persoonsgegevens kan 3W de genoemde diensten niet juist en tijdig uitvoeren.
Om te voldoen aan wet- en regelgeving
3W is op grond van de wet verplicht om jouw gegevens in sommige gevallen aan derden te verstrekken. Je kunt daarbij denken aan de verstrekking van gegevens in het kader van een strafrechtelijk onderzoek of aan bevoegde autoriteiten, bijvoorbeeld voor de afdracht van sociale lasten en heffingen.
Om contact te kunnen hebben
Jouw gegevens worden verzameld als je contact opneemt met 3W via de digitale formulieren op de website of het Rijksportaal. In deze formulieren wordt alleen gevraagd om de benodigde gegevens om jouw vraag te kunnen beantwoorden of je een dienst aan te kunnen bieden. Welke gegevens dit zijn, hangt dan ook sterk af van de betreffende vraag of dienst. Ook gebruiken we jouw gegevens om ervoor te zorgen dat je vooral informatie over de dienstverlening krijgt die relevant voor jou is.
Voor analyses
Jouw gegevens worden ook verzameld om de kwaliteit van onze dienstverlening te bewaken en te verbeteren. Ook worden jouw gegevens gebruikt ten behoeve van rapportages en beleidsvraagstukken. Deze gegevens worden echter geaggregeerd zodat ze niet direct zijn terug te leiden tot jouw persoonlijke situatie.
Op grond waarvan verwerkt 3W jouw gegevens?
3W verwerkt je gegevens om de diensten uit te kunnen voeren zoals verwoord in de producten- en dienstencatalogus (PDC) van 3W. In deze PDC staan de taken die door de eigenaar van 3W (Ministerie van Buitenlandse Zaken/Plaatsvervangend Secretaris-Generaal) zijn opgedragen. Op basis van de PDC worden afspraken gemaakt met de opdrachtgevers over de te leveren producten en diensten, die worden vastgelegd in dienstverleningsafspraken (DVA).
Hoe komt 3W aan jouw gegevens?
3W ontvangt enkel de gegevens die jijzelf of je werkgever/onze opdrachtgever namens jou aan 3W verstrekt. Wanneer je zelf gegevens verstrekt, ben je zelf verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens. Soms nemen partijen die een dienst aanbieden, zoals het assessmentbureau, de bedrijfsarts of de trainer, zelf contact met je op voor nadere gegevens. Deze gegevens worden door hen niet gedeeld met 3W.
Aan wie worden jouw gegevens verstrekt?
3W deelt persoonlijke gegevens niet met bedrijven, organisaties en individuen buiten 3W, behalve in een van de volgende omstandigheden:
Met jouw toestemming aan derden
Wij delen, waar nodig, jouw persoonlijke informatie met derden (buiten het Ministerie van Buitenlandse Zaken) in verband met een dienst die je ontvangt. Voorbeelden zijn de verhuizer voor jouw internationale verhuizing en de douane, een dienstverlener voor jouw medische keuring en vaccinatie, een opleidingscentrum voor jouw veiligheidstraining, leveranciers van cursussen, de reisagent voor dienstreizen, leveranciers van diplomatieke paspoorten, uitgevers van visa (consulaten), uitvoerders van salarisbetalingen voor lokaal personeel, en vervoerders van diplomatieke post/vracht. We delen hiertoe alleen de voor die diensten noodzakelijke persoonlijke gegevens.
In het geval van een bedrijfsarts, medisch adviseur of een assessmentbureau verwerken wij alleen de uitslag van het medisch onderzoek of assessment. De (medische) rapporten vallen onder het beroepsgeheim van deze dienstverleners. Voor sommige diensten vinden doorgiften plaats aan buitenlandse ambassades, douanediensten of ten behoeve van reis- en verblijfvoorzieningen. Voor het behandelen van beroepsprocedures wordt soms via de Nederlandse vertegenwoordiging in het buitenland contact onderhouden met lokale juristen.
Met jouw werkgever/opdrachtgever
3W deelt jouw gegevens met jouw werkgever wanneer deze daarom verzoekt. De beveiliging van het kanaal waarlangs we gegevens uitwisselen is een gezamenlijke verantwoordelijkheid.
Om juridische redenen
We delen persoonlijke gegevens met organisaties buiten 3W als we van mening zijn dat toegang, gebruik, behoud of openbaarmaking van de gegevens redelijkerwijs nodig is om:
- Te voldoen aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving, wettelijke procedures of uitvoerbare verzoeken van overheidsinstanties zoals de Belastingdienst, pensioenfonds ABP, kantonrechter en de Arbodienst.
- Fraude en technische of beveiligingsproblemen te detecteren, te voorkomen of anderszins aan te pakken.
- De rechten, eigendom of veiligheid van 3W, onze gebruikers of het publiek te beschermen, zoals vereist of toegestaan volgens de wet.
Hoe beschermt 3W jouw gegevens?
3W voldoet aan de eisen van de BIR (Baseline Informatiebeveiliging Rijksoverheid). Daarnaast heeft 3W extra passende technische en organisatorische maatregelen genomen om verlies van persoonsgegevens of onrechtmatige verwerking tegen te gaan. Persoonsgegevens die je invult op een digitaal formulier worden tijdens verzending versleuteld en via een beveiligde verbinding verzonden.
Hoelang bewaart 3W jouw gegevens?
3W hanteert, waar van toepassing, wettelijke bewaartermijnen. Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld.
Welke rechten heb je?
Recht op inzage
Je hebt het recht om op elk moment je gegevens op te vragen die bij 3W zijn vastgelegd en bewaard. Dit doe je door een e-mail te sturen of schriftelijk contact op te nemen met de juridische afdeling van het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Je ontvangt dan een overzicht van je gegevens.
Recht op wissen van gegevens
Wil je niet langer dat je gegevens bij 3W vastgelegd blijven? Dan heb je het recht om het wissen van je gegevens te verzoeken. Hieraan kunnen echter consequenties verbonden zijn met betrekking tot vergoedingen, declaraties of andere diensten die wij niet zonder je persoonlijke gegevens kunnen uitvoeren.
Recht op stop gegevensgebruik (bezwaar)
Wil je niet dat 3W je gegevens gebruikt? Dan heb je het recht om het gebruik van je persoonsgegevens te stoppen. Dit kan echter gevolgen hebben voor vergoedingen, declaraties of andere diensten die wij niet zonder je persoonlijke gegevens kunnen uitvoeren.
Recht op overdracht
Als je je gegevens nodig hebt bij het overstappen naar een andere partij of dienst, heb je het recht op overdracht. Wij zullen je gegevens dan overdragen aan de andere partij.
Je kunt gebruik maken van de bovengenoemde rechten via het e-mailadres avg-verzoeken@minbuza.nl. of schriftelijk aanvragen. Het postadres is:
Ministerie van Buitenlandse Zaken
Directie Open Overheid (DOO)
Postbus 20061
2500 EB Den Haag
Recht op rectificatie
Klopt je gegevens niet of zijn je gegevens veranderd? Je hebt het recht om dit te laten rectificeren door 3W. Neem hiervoor contact op via ons rectificatieformulier.
Recht op het indienen van een klacht
Je hebt het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als je vindt dat 3W niet op de juiste manier met je gegevens omgaat. Ga naar Een tip of klacht indienen bij de AP | Autoriteit Persoonsgegevens om een klacht in te dienen.
Heb je vragen?
We controleren regelmatig of we voldoen aan ons eigen privacybeleid. We werken samen met de betreffende departementen en waar nodig regelgevende instanties, om klachten of vraagstukken met betrekking tot de overdracht (uitwisseling) van persoonlijke gegevens te verhelpen die we niet rechtstreeks met onze gebruikers kunnen oplossen. Het ministerie van Buitenlandse Zaken heeft een Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG). Deze functionaris houdt intern toezicht op de naleving van privacywetgeving. Je kunt contact met deze functionaris opnemen via het emailadres vci@minbuza.nl of per post:
Functionaris voor de Gegevensbescherming
Ministerie van Buitenlandse Zaken
VCI
Postbus 20061
2500 EB Den Haag