3W gaat zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. Onder persoonsgegevens verstaan we de informatie die herleidbaar is tot een persoon, bijvoorbeeld een naam, een huisadres of een e-mailadres. Uw persoonsgegevens worden alleen gebruikt voor het doel waarvoor u ze heeft achtergelaten en 3W ontvangt of verzamelt niet méér gegevens dan er nodig zijn voor onze dienstverlening. Deze privacyverklaring is bedoeld om u inzicht te geven in de gegevens die 3W verzamelt, waarom 3W deze gegevens verza­melt en wat 3W hiermee doet. Onze privacyverklaring is van toepassing op alle diensten die worden aangeboden door 3W.

Wie is er verantwoordelijk voor de verwerking van uw gegevens?

3W verwerkt uw gegevens voor de diensten die in opdracht van de departementen worden uitgevoerd. Deze diensten zijn per opdrachtgever vastgelegd in de dienstverleningsafspraken (DVA). Voor een aantal diensten maakt 3W gebruik van andere dienstverleners (leveranciers), die op hun beurt verantwoordelijk zijn voor de verwerking in hun organisatie. 3W sluit voor het overdragen van de gegevens zgn. verwerkersovereenkomsten af met de opdrachtgevers en leveranciers van 3W.

Welke gegevens verwerkt 3W van u?

3W heeft persoonsgegevens nodig om diensten die op u persoonlijk betrekking hebben goed uit te kunnen voeren. In sommige gevallen vraagt 3W om uw persoonsgegevens in een formulier in te vullen. Bij persoon­lijke gegevens kunt u denken aan uw adresgegevens, salarisgegevens, bankrekeningnummer, paspoortgegevens, telefoonnummers, emailadressen.

Waarvoor verwerkt 3W uw gegevens?

Voor het uitvoeren van onze dienstverlening
Denk hierbij o.a. aan het berekenen van buitenlandvergoedingen, het uitbetalen van declaraties, het uitbetalen van lonen aan lokale medewerkers, het ondersteunen van internationale verhuizingen, het faciliteren van medische diensten, het geven van voorlichting, het verzorgen van huisvesting, het laten vervaardigen van- en beheren van reisdocumenten, legalisaties, het verzorgen van diplomatieke postverzending en het goed uit te kunnen voeren van diplomatieke klaringen. Zonder uw persoonsgegevens kan 3W de hiervoor genoemde diensten niet juist en tijdig uitvoeren.

Om te voldoen aan wet en regelgeving
3W is op grond van de wet verplicht om uw gegevens in sommige gevallen aan derden te verstrekken. U kunt daarbij denken aan de verstrekking van gegevens in het kader van een strafrechtelijk onderzoek of aan bevoegde autoriteiten bijvoorbeeld t.b.v. de afdracht van sociale lasten en heffingen.

Om contact te kunnen hebben
Uw gegevens worden verzameld als u contact opneemt met 3W via de digitale formulieren op de website of het Rijksportaal. In deze formulieren wordt echter alleen gevraagd om de benodigde gegevens om uw vraag te kunnen beantwoorden of u een dienst aan te kunnen bieden. Welke gegevens dit zijn, hangt dan ook sterk af van de betreffende vraag of dienst. Ook gebruiken we uw gegevens om ervoor te zorgen dat u vooral informatie over de dienstverlening krijgt die relevant voor u is.

Voor analyses
Uw gegevens worden ook verzameld om de kwaliteit van onze dienstverlening te bewaken en te verbeteren. Ook worden uw gegevens gebruikt ten behoeve van rapportages en beleidsvraagstukken. Deze gegevens worden echter geaggregeerd opdat ze niet direct zijn terug te leiden tot uw persoonlijke situatie.  

Op grond waarvan verwerkt 3W uw gegevens?

3W verwerkt uw gegevens om de diensten uit te kunnen voeren zoals verwoord in de producten en diensten catalogus (PDC) van 3W. In deze PDC staan de taken die door de eigenaar van 3W (Ministerie Buitenlandse Zaken/Plaatsvervangend Secretaris Generaal) zijn opgedragen. Op basis van de PDC worden  afspraken gemaakt met de opdrachtgevers over de te leveren producten en diensten die worden vastgelegd in Dienstverleningsafspraken (DVA).

Hoe komt 3W aan uw gegevens?

3W ontvangt enkel de gegevens die u zelf of uw werkgever/onze opdrachtgever namens u aan 3W verstrekt.

Aan wie worden uw gegevens verstrekt?

3W deelt persoonlijke gegevens niet met bedrijven, organisaties en individuen buiten 3W, behalve in een van de volgende omstandigheden:

Met uw toestemming aan derden
Wij delen, indien nodig, uw persoonlijke informatie met derden (buiten het Ministerie van Buitenlandse zaken) in verband met een dienst die u ontvangt. Voorbeelden zijn de verhuizer voor uw internationale verhuizing, een dienstverlener voor uw medische keuring en vaccinatie, een opleidingscentrum voor uw veiligheidstraining, leveranciers van cursussen, de reisagent voor dienstreizen, leveranciers van diplomatieke paspoorten, uitgevers van visa (consulaten), uitvoerders van salarisbetalingen lokaal personeel, vervoerders van diplomatieke post/vracht. We delen hiertoe alleen de voor die diensten noodzakelijke persoonlijke gegevens.

Met uw werkgever/opdrachtgever
3W deelt uw gegevens met uw werkgever wanneer deze daarom verzoekt. De beveiliging van het kanaal waarlangs we gegevens uitwisselen is een gezamenlijke verantwoordelijkheid.

Om juridische redenen
We delen persoonlijke gegevens met organisaties buiten 3W als we van mening zijn dat toegang, gebruik, behoud of openbaarmaking van de gegevens redelijkerwijs nodig is om:

  • Te voldoen aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving, wettelijke procedures of uitvoerbare verzoeken van overheidsinstanties. Belastingdienst, pensioenfonds ABP, kantonrechter en de Arbodienst.
  • Fraude en technische of beveiligingsproblemen te detecteren, te voorkomen of anderszins aan te pakken.
  • De rechten, eigendom of veiligheid van 3W, onze gebruikers of het publiek te beschermen, zoals vereist of toegestaan volgens de wet.

Hoe beschermt 3W uw gegevens?

3W voldoet aan de eisen van de BIR (Baseline Informatiebeveiliging Rijksoverheid). 3W heeft daarnaast extra passende technische en organisatorische maatregelen genomen om het verlies van persoonsgegevens of onrechtmatige verwerking tegen te gaan. (persoonsgegevens die u invult op een digitaal formulier worden tijdens verzending versleuteld en via een beveiligde verbinding verzonden.

Hoelang bewaart 3W uw gegevens?

3W hanteert daar waar van toepassing wettelijke bewaartermijnen. Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld.

Welke rechten heeft u?

Recht op inzage
U heeft het recht om ten alle tijden uw gegevens op te vragen die bij 3W vastgelegd en bewaard worden. Dit doet u door een e-mail te sturen of schriftelijk contact op te nemen met de juridische afdeling van het Ministerie van Buitenlandse Zaken. U krijgt dan een overzicht van uw gegevens.

Recht op wissen van gegevens
Wilt u niet langer dat uw gegevens bij 3W vastgelegd zijn? Dan hebt u het recht op het laten wissen van uw gegevens. Hieraan kunnen wel consequenties verbonden zijn ten aanzien van vergoedingen, declaraties of andere diensten die wij niet zonder uw persoonlijke gegevens kunnen uitvoeren.

Recht op stop gegevensgebruik (bezwaar)
Wilt u niet dat 3W uw gegevens gebruikt? Dan heeft u het recht op het stoppen van het gebruik van uw persoonsgegevens. Hieraan kunnen wel consequenties verbonden zijn ten aanzien van vergoedingen, declaraties of andere diensten die wij niet zonder uw persoonlijke gegevens kunnen uitvoeren.

Recht op overdracht
Mocht u uw gegevens nodig hebben die bij 3W opgeslagen liggen in het geval u overstapt naar een andere partij of dienst, dan heb je het recht op overdracht. Wij zullen dan uw gegevens overdragen aan de andere partij.

Het gebruik maken van bovengenoemde rechten kan via het emailadres djz-nr@minbuza.nl of via de post indienen, het postadres is:

Ministerie van Buitenlandse Zaken
DJZ
Postbus 20061
2500 EB Den Haag

Recht op rectificatie
Kloppen uw gegevens niet? Of zijn uw gegevens veranderd? U heeft het recht om dit te laten rectificeren door 3W. U neemt hiervoor contact op via ons rectificatieformulier.

Recht op het indienen van een klacht
U heeft het recht om een klacht in te dienen bij Autoriteit Persoonsgegevens, indien u vindt dat 3W niet op de juiste manier met uw gegevens omgaat. Dit kan via deze link.

Heeft u vragen?

We controleren regelmatig of we voldoen aan ons eigen privacybeleid. We werken samen met de betreffende departementen en waar nodig regelgevende instanties, om klachten of vraagstukken met betrekking tot de overdracht (uitwisseling) van persoonlijke gegevens te verhelpen die we niet rechtstreeks met onze gebruikers kunnen oplossen. Het ministerie van Buitenlandse Zaken heeft een Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG). Deze functionaris houdt intern toezicht op de naleving van privacywetgeving. U kunt contact met deze functionaris opnemen via het emailadres vci@minbuza.nl of per post:

Functionaris voor de Gegevensbescherming
Ministerie van Buitenlandse Zaken
VCI
Postbus 20061
2500 EB Den Haag