Richtlijnen voor dienstreizen coronavirus, COVID-19

Naar aanleiding van de uitbraak van het nieuwe coronavirus, COVID-19, zijn tijdelijke richtlijnen van toepassing voor dienstreizen.

De richtlijnen zijn specifiek opgesteld voor medewerkers van het ministerie van Buitenlandse Zaken.

Bent u werkzaam voor een ander departement? Onderstaande richtlijnen zijn voor u informatief van aard. Neem contact op met uw eigen organisatie om na te gaan welke specifieke instructies er voor u gelden. De veiligheidscoördinatoren van de ministeries zijn separaat van onderstaande richtlijnen door de crisiscoördinator van Buitenlandse Zaken op de hoogte gesteld.

De richtlijnen zijn opgesteld om lijnmanagers en medewerkers te helpen bij de afwegingen en besluitvorming om een dienstreis te maken in relatie tot de uitbraak en verspreiding van COVID-19.

Toelichting

COVID-19

Sinds december 2019 is er een uitbraak van een nieuw coronavirus (ook wel SARS-CoV-2 genoemd) in China. Het virus kan de ziekte COVID-19 veroorzaken. De uitbraak van het virus begon op een markt met vis en levende dieren in de stad Wuhan in de provincie Hubei. De meeste patiënten met dit virus hebben koorts en luchtwegklachten (denk aan hoesten en kortademigheid) en de ziekte kan zich ook van mens tot mens verspreiden; hiervoor is face-to-face contact nodig. Het virus heeft zich inmiddels vanuit China verspreid naar andere landen, zowel binnen als buiten de regio. Meer dan tweeduizend mensen zijn aan het virus overleden en tienduizenden mensen zijn besmet geraakt.

Om verspreiding van COVID-19 tegen te gaan worden door veel landen maatregelen getroffen. Bijvoorbeeld extra medische controles bij grensovergangen en luchthavens, annulering van evenementen, het afsluiten van bepaalde gebieden en verplichte quarantaine voor mensen die uit een door COVID-19 getroffen gebied komen, of in contact zijn geweest met een door COVID-19 besmet persoon. Naar aanleiding van COVID-19 worden BZ reisadviezen aangepast zodra daarvoor aanleiding is.

Richtlijnen dienstreizen in relatie tot COVID-19

Het ministerie van Buitenlandse Zaken is als werkgever verantwoordelijk voor de veiligheid en de gezondheid van zijn werknemers bij dienstreizen. De veiligheid, gezondheid en het welzijn van de medewerkers blijven van het grootste belang en moeten de hoogste prioriteit hebben bij het overwegen van dienstreizen.

De uitbraak van COVID-19 vereist tijdelijke richtlijnen voor dienstreizen. De richtlijnen zijn opgesteld om lijnmanagers en medewerkers te helpen bij de afwegingen en besluitvorming om een dienstreis te maken in relatie tot de uitbraak van COVID-19. Hierbij spelen naast risico’s voor de gezondheid ook andere overwegingen, bijvoorbeeld hinder van lokale maatregelen een rol. Daarbij staat het persoonlijk welzijn van de medewerker voorop. De ontwikkelingen rondom COVID-19 worden nauw gemonitord. Indien daar aanleiding voor is, worden de richtlijnen geactualiseerd.

Naast deze richtlijnen blijft de instructie voor plaatsingen en dienstreizen naar gebieden met een hoog of verhoogd veiligheidsrisico onverminderd van kracht. 

In relatie tot de uitbraak van COVID-19 worden beslissingen over het al dan niet maken van dienstreizen genomen op basis van de bestemmingslocatie van de reizen. Daarbij dienen de volgende punten te worden nagelopen: 

  1. Check of de dienstreis nu nodig is. Kan via andere middelen aan de behoefte van een dienstreis worden voldaan, bijvoorbeeld via videoconferentie? Kan de dienstreis worden uitgesteld?
  2. Check via het BZ reisadvies en op de website van het RIVM of COVID-19 voorkomt in het land van bestemming.
  3. Overleg met de medewerker of er gezondheidsissues spelen[1]. Laat de medewerker daarover contact zoeken met de bedrijfsarts.
  4. Overweeg wat het risico is dat de medewerker in contact komt met een persoon die onlangs naar of van een gebied is gereisd waar COVID-19 is gesignaleerd. En hebben de organisatoren van evenementen/bijeenkomsten op de plaats van bestemming maatregelen getroffen om de overdracht te verminderen?
  5. Check of er kans is dat de medewerker tijdens of na de dienstreis in het land van bestemming of een derde land in quarantaine wordt geplaatst. Bijvoorbeeld vanwege een tussenlanding (transit) in een ander land.
  6. Check of er voldoende beschikbare medische voorzieningen zijn in het land van bestemming. Raadpleeg hiervoor het BZ reisadvies of neem contact op met de post.
  7. Check via de website van IATA en het BZ reisadvies of de medewerker hinder kan ondervinden van de maatregelen die landen hebben genomen om de uitbraak van COVID-19 tegen te gaan. Bijvoorbeeld sluiting van grensovergangen, controles bij grensovergangen en luchthavens en reisbeperkingen.

De afwegingen om een dienstreis te maken worden gedaan door de medewerker en de lijnmanager, zo nodig met advies van de bedrijfsarts. De besluitvorming over de dienstreis vindt door de lijnchef plaats. Onder de lijnchef wordt verstaan:

  • de CdP voor een medewerker van een post;
  • de directeur voor een medewerker van het ministerie;
  • de DG voor een CdP of een Directeur.

Gezondsheidsadviezen tijdens dienstreizen

Raadpleeg voor gezondheidsadviezen regelmatig de websites van het LCR en het RIVM. Pas een consequente en juiste handhygiëne toe. Als u tijdens of in de twee weken na de dienstreis (in mogelijk COVID-19 gebied) koorts en luchtwegklachten krijgt, neem direct contact op met de bedrijfsarts. Bezoek niet direct een arts of ziekenhuis indien de klachten niet urgent zijn, maar neem eerst telefonisch contact op.

[1]Denk aan bijvoorbeeld een chronische ademhalings-, hart-, nier-, lever- of neurologische aandoening. Ook zaken als zwangerschap, morbide obesitas of oudere leeftijd, suikerziekte, immuungecompromitteerd of een niet functionerende milt.