3W team HR-administratie handelt de administratie af op verzoek van medewerkers en managers wereldwijd. Ons streven is om dit zo optimaal en efficiënt mogelijk af te handelen, zodat het voor de medewerkers en managers gemakkelijker wordt om de HR-administratie af te ronden en het werkplezier voor hun te vergroten.
Processen team HR-Administratie
Team HR-administratie handelt in opdracht van de Academie voor Internationale Betrekkingen (AIB) verschillende administratieve handelingen af, zoals taaltraining voor medewerkers in overplaatsing, Pensioen in Zicht, Functie gerelateerde trainingen, klassikale taallessen en AIB inkoopovereenkomsten.
Team HR-administratie verwerkt aanvragen voor Assessments en Taaltoetsen, zowel voor een externe kandidaat als voor een interne medewerker. De aanvraag wordt ingediend door HDPO.
Team HR administratie zorgt voor de verzending van de maatwerkbrieven (bijvoorbeeld bij toetreding tot de Interimpool, buitengewoon verlof, tijdelijke werkzaamheden en plaatsingsbrieven) per e-mail aan de medewerker en voor registratie in het personeelsdossier.
Deze brieven worden opgesteld door HDPO/AD, zij behandelen de inhoudelijke vragen.
Team HR administratie verzorgt de invoer in P-Direkt ten behoeve van een nieuwe aanstelling van een Civiele Expert. Team HR administratie zorgt er ook voor dat bij een verlenging en of verkorting de gegevens worden aangepast. Dit alles gaat na aanvraag van 3W-CMV.
Na afhandeling door Team HR administratie wordt de verwerking voortgezet door 3W-UM-CMV.
Team HR administratie verzorgt na controle van P-Direkt-mutaties door HDPO/SC/FF, de verwerking en correctie hiervan.
Uitgezonden medewerkers op een post kunnen in bepaalde gevallen overwerk declareren. Hiervoor gelden andere regels dan bij overwerk op het departement. Dit is vastgelegd in een aparte regeling in de ACRU. Meer informatie hierover is te vinden op Rijksportaal en artikel 2.10 van de ACRU.
Een declaratie voor overwerk op een post kan door de BZ-medewerker via het ssp-formulier declaratie overwerk posten worden ingediend.
Team HR administratie verzorgt het administratieve proces voor medewerkers die na de AOW-gerechtigde leeftijd doorwerken, door middel van verwerking van de gegevens in P-Direkt. Team HR administratie draagt zorg voor de aanmaak van het account en de aanvraag voor eventuele samenvoeging van de personeeldossiers. Meer informatie is te vinden op BZelf.
Team HR administratie is verantwoordelijk het uitvoeren van het administratieve proces bij externe werving door HDPO/W&S.
Je kunt hierbij denken aan het administratief aanstellen van nieuwe ambtenaren, zodat zij een werkend account hebben op de dag dat zij gaan starten, het bijwerken van People Inc en het archiveren van aanstellingsdocumenten in de P-Direktdossiers.
Daarnaast ontzorgen wij de manager. Zo nemen we bepaalde P-Direkt taken over, verzorgen we de VOG-aanvraag voor de nieuwe ambtenaren en beantwoorden we vragen van onze klanten.
Team HR-administratie zorgt voor doorgeleiding van correspondentie van beslagleggers naar de afdeling Loonbeslag van P-direkt. Daarnaast rapporteert team HR administratie maandelijks de stand van zaken over lopende beslagen aan HDPO.
Team HR administratie registreert/verwerkt post van Loyalis en geeft opdracht aan P-Direkt de mutatie te verwerken op het salaris van de medewerker.
Team HR-administratie is verantwoordelijk voor het aanmaken van verschillende niet-verloonde dienstverbanden, zoals detacheringen, medewerkers ADR (Audit Dienst Rijk) en AR (Algemene Rekenkamer) en Commissieleden in P-Direkt.
Team HR administratie verzorgt de administratieve afhandeling van een ontslag. De aanvraag voor een ontslag wordt gedaan door HDPO via SSP. Er wordt gecontroleerd of er nog voorzieningen lopen, of vergoedingen moeten worden uitgekeerd of terugbetaald. Na controle wordt het ontslag verwerkt in P-Direkt, eventueel met toevoeging van een (beëindigings)overeenkomst.
Indien aan een medewerker een lening via het Sociaal Fonds wordt verstrekt, verwerkt Team HR administratie de inhouding van deze lening volgens de gemaakte afspraken in P-Direkt.
Jaarlijks voert Team HR administratie in opdracht van HDPO een controle uit van afgeloste leningen. Daarna geeft Team HR administratie opdracht aan P-Direkt om de afgeloste leningen uit de persoonsdossier te verwijderen.
Vacaturemeldingen stages
Posten of directies die een stageplek beschikbaar hebben en een stagiair willen inhuren kunnen dit in overleg met HDPO/W&S via een vacature kenbaar maken. Via SSP kan de vacature worden aangevraagd. Team HR administratie verwerkt de vacature door eerst goedkeuring te vragen aan HDPO/W&S (stagecoördinator) en vervolgens de vacature te plaatsen via Emply op de website www.werkenvoornederland.nl.
De directie is vervolgens zelf verantwoordelijk voor het verwerken van de CV’s en het selecteren van de stagiair in het recruitmentsysteem Emply.
Emply is een systeem dat voldoet aan alle eisen die worden gesteld conform informatieveiligheid en AVG.
Start stage
Team HR-administratie is verantwoordelijk voor de uitvoer van het administratieve proces voor de start van een stage. Team HR administratie zorgt voor de juiste plaatsing van de stagiair in P-Direkt en verwerkt alle documenten volgens de AVG richtlijnen.
Verlengen/verkorten stageperiode
De stagebegeleider dient via dit SSP-formulier een aanvraag in voor verlenging of verkorting van de stageperiode. Team HR administratie checkt of de verlenging mogelijk is en verwerkt de gegevens in onder andere P-Direkt, zodat de stagiair toegang blijft houden tot de systemen die nodig zijn voor het uitoefenen van zijn stage. De stagevergoeding blijft doorlopen. Bij verkorting zorgt team HR administratie voor afsluiting van de systemen en stopzetting van vergoedingen.
Vergoedingen / Pensionkosten / Woon-werkverkeer
Zodra een stagiair is gestart bij BZ op het departement kan er òf een reiskostenvergoeding worden aangevraagd òf een pensionkostenvergoeding.
Een stagiair die begint op een post kan alleen in aanmerking komen voor een pensionkostenvergoeding.
Gebruik voor de aanvraag van vergoeding pensionkosten dit SSP-formulier.
Gebruik voor de aanvraag van vergoeding reiskosten dit SSP-formulier.
De stagiair is zelf verantwoordelijk voor het indienen van de SSP en aanvraag van de vergoedingen.
Team HR-administratie zorgt voor de jaarlijkse berekening en/of aanpassing van de uitkeringen die toegekend worden aan ex-medewerkers of nabestaanden van ex-medewerkers van BZ via P-direkt.
Team HR administratie verzorgt de invoer in P-Direkt ten behoeve van een account en verwerkt alle benodigde documenten.
Een gedetacheerde trainee kan zijn/haar aanmelding zelf regelen via een SSP onder vermelding van het nummer wat de directie/post heeft ontvangen bij de vacatureaanvraag of de aanmelding van een reeds gekozen kandidaat.
Een Trainee die gekozen wordt buiten een vacature om moet worden aangemeld via SSP. Hierop geeft HDPO W&S akkoord waarna de Trainee zich kan aanmelden.
Een verlenging van een Trainee kan aangevraagd worden d.m.v. een SSP (-link nog niet beschikbaar/ticket is er nog niet). Na akkoord van HDPO W&S verzorgt Team HR administratie de administratieve afhandeling.
Op de mobiliteitsbank staat een handboek waarin allerlei nuttige informatie te vinden is voor en over trainees.
Vacatureaanvraag Trainees
Team HR administratie verzorgt de plaatsing van een vacature voor een trainee na akkoord van HDPO W&S. Een vacatureaanvraag moet via een SSP worden gedaan. Een wijziging van een vacature kan ook gedaan worden via SSP (-link moet nog komen).
Op de mobiliteitsbank staat een handboek waarin allerlei nuttige informatie te vinden is voor en over trainees.
Team HR administratie draagt zorg voor de administratieve afhandeling en postverwerking m.b.t. correspondentie van het UWV aangaande WW (Werkloosheidswet), WAZO (Wet Arbeid en Zorg), WIA (Werk en Inkomen naar Arbeidsvermogen), IVA (Inkomensvoorziening Volledig Arbeidsongeschikten) en ziektewet. Daarnaast is team HR administratie betrokken bij de verwerking van alle administratieve handelingen voor een medewerker die ziek uit dienst bij een tijdelijk dienstverband en vaste medewerkers die met ontslag gaan na langdurige ziekte of wegens arbeidsongeschiktheid. Team HR administratie verzorgt de registratie en verwerking in P-Direkt en eventuele aanmelding bij UBR.
Een werkgeversverklaring kan een medewerker zelf regelen in het P-Direktportaal.
Verzoek afgifte verklaring voor medewerkers kan via het Algemeen vraagformulier Personeel en Bedrijfsvoering.
Verzoek afgifte verklaring voor ex-medewerkers, mits de medewerker niet langer dan 7 jaar uit dienst is, kan telefonisch (070-348 4000) of per email (3W@minbuza.nl) van 3W Customer Services.
Indien de (ex)medewerker niet langer dan zeven jaar uit dienst is, kan team HR administratie in sommige gevallen een verklaring opstellen. Dit kan bijvoorbeeld gaan om een verklaring arbeidsverleden, AOW-verklaring, een verklaring voor DUO of met betrekking tot een diplomatieke status. Op basis van informatie die in P-Direkt aanwezig is kan de verklaring worden opgesteld en toegezonden aan de (ex)medewerker. De verklaring wordt vervolgens door team HR administratiedoorgezonden aan P-Direkt ter opname in het personeelsdossier.
Indien een tijdelijke aanstelling wordt verlengd dan wijzigt ook de datum waarop een medewerker mutabel wordt. De wijziging van deze datum wordt door team HR administratie in opdracht van HDPO gewijzigd in People Inc. Eventuele correcties van de mutabel datum in People Inc. worden ook in opdracht van HDPO verwerkt door team HR administratie.
Voor elk vertrek dient de medewerker de SSP Vertrekmelding in. Team HR administratie verwerkt de vertrekmelding. Bij verwerking controleert team HR administratie of er sprake is van een bevordering, vergoedingen, inhoudingen of overige mutaties die volgen uit de plaatsingsbrief of uit de oude en nieuwe functie en verwerkt deze. De nieuwe plaatsing wordt ingevoerd in P-Direkt en People Inc. Het account van de BZ medewerker wordt daardoor overgezet naar de nieuwe directie/afdeling/post.
Voor het reizen met het Openbaar Vervoer in Nederland in het kader van woon-werkverkeer en/of dienstreizen kan gebruik worden gemaakt van de mobiliteitskaart van Shuttel. Alleen een BZ-medewerker kan de mobiliteitskaart aanvragen. Meer informatie over het gebruik van de mobiliteitskaart is te vinden op Rijksportaal.
Voor het reizen met eigen vervoer (fiets, auto) kan de BZ-medewerker een vaste vergoeding woon-werkverkeer/vergoeding voortraject aanvragen. Zie voor meer informatie Rijksportaal.
(NB: een vaste vergoeding woon-werkverkeer/voortraject gaat niet samen met een declaratie thuiswerkvergoeding. In dat geval kan de BZ-medewerker maandelijks een declaratie incidentele vergoeding woon-werkverkeer/voortraject indienen.)
Voor vragen over/problemen met de mobiliteitskaart van Shuttel kan BZ-medewerker contact opnemen met Shuttel of met de BZ-vervoerscoördinator van team HR administratie.
Team HR verwerkt de ziek-, re-integratie-, herstel- of correctiemelding in P-Direkt aan de hand van de informatie in het SSP-ticket.
Team HR administratie speelt geen rol bij langdurige ziekte. Verdere informatie over langdurige ziekte en herstel is te vinden op Rijksportaal.
Vragen
Voor personeelsvragen, vragen over werken in het buitenland, stages en overige vragen over diensten van HDPO en 3W kunt u contact opnemen met onze Customer Services.