Langere doorlooptijden reisaanvragen

Recent hebben we medewerkers geïnformeerd over de langere doorlooptijden van reisaanvragen door VCK Travel, veroorzaakt door een combinatie van personele krapte en een sterke toename van reizen. VCK Travel werkt er hard aan om de opgelopen achterstanden zo snel mogelijk weg te werken. Samen met 3W wordt gekeken of boekingen zoveel als mogelijk online via TEM gefaciliteerd kunnen worden.

Helaas spelen ook externe factoren een negatieve rol waar VCK Travel en 3W geen invloed op hebben. Zo is luchthaven Schiphol door personeelstekorten gedwongen om in de zomermaanden drastische maatregelen te nemen om de veiligheid en doorstroming op de luchthaven te garanderen. Dit speelt ook bij omliggende internationale luchthavens zoals Frankfurt. Het aantal uit Nederland vertrekkende passagiers per dag wordt fors beperkt. Dit raakt niet alleen de toeristische sector maar ook de zakelijke markt. Reizigers worden geconfronteerd met een groot aantal annuleringen, beperking van beschikbare tickets en omboekingen naar omliggende vliegvelden.

Dit zal een extra druk vergen op de operationele activiteiten van VCK Travel en op nieuwe reisaanvragen. VCK Travel zal prioriteit moeten gegeven aan mogelijk te annuleren vluchten, omboeking van reizen en assisteren van eventueel gestrande reizigers.

Wij realiseren ons dat dit voor extra onzekerheid bij u als reiziger kan zorgen. Gezien de uitzonderlijke situatie waar Nederland en de reiswereld zich in bevinden, vragen wij u om uw geduld en begrip. Het komt voor dat reisbescheiden pas kort voor vertrek kunnen worden afgegeven, maar het daadwerkelijk afgeven van tickets door VCK Travel is nog niet in het gedrang gekomen.

Om de situatie zo goed mogelijk te beheersen is uw rol als reiziger en leidinggevende van belang. Een aantal tijdelijke maatregelen horen hier ook bij.

  • Maak vooraf een goede afweging of een dienstreis met vertrek vanaf Schiphol echt nodig is of kan worden uitgesteld. U kunt alternatieven betrekken voor een vertrek van een andere luchthaven, maar houd rekening met soortgelijke situaties.
  • Boek een reis online in TEM, inclusief de eventueel aanvullende reisproducten. Dit kan ook voor partners en/of gezinsleden die ouder dan 12 jaar zijn. Tickets worden direct afgegeven. Neem bij vragen contact op met de servicedesk Travelpoint 3W, ook wanneer u denkt dat een reis niet online te boeken is. Doe dit bij voorkeur via dit SSP.
  • Bij het online boeken van een dienstreis worden de tickets direct afgegeven, mits binnen beleid geboekt. V.w.b. de verlofreis dient er nog wel een goedkeuring te worden gegeven voordat het ticket wordt geprint. 3W vervult hierin een faciliterende rol en zal waar nodig reizigers ook proactief benaderen. Op dit moment wordt er door 3W prioriteit gegeven aan alle overplaatsingsreizen met vertrekdatum juli & augustus. 3W benadert de Uitgezonden Medewerkers met een offline aanvraag, die nog geen tickets hebben ontvangen voor hun overplaatsing en biedt advies en ondersteuning om deze reizen zo snel als mogelijk vast te leggen.
  • Verzoeken aan VCK Travel voor aanvullende reisproducten nadat een reis online is geboekt zullen tijdelijk worden ingeperkt, waarbij VCK Travel uw verzoek niet in behandeling hoeft te nemen. Dit gaat met name om aanvullende verzoeken voor bagage, vervoer ter plaatse, hotelreservering. Ieder verzoek betekent inzet van capaciteit van VCK Travel. Reisproducten kunnen veelal tijdens het online boeken worden geregeld of door uzelf waarbij u de kosten achteraf kunt declareren (conform CAO Rijk).
  • Beperk het aantal door uzelf geïniteerde wijzigingen. Het komt te vaak voor dat een reis wordt gewijzigd op bijvoorbeeld een vertrek dag eerder of later. Naast extra wijzigingskosten betekent het extra werklast bij VCK Travel, met risico dat uw wijziging niet tijdig kan worden verwerkt.
  • Houdt er rekening mee dat tijdelijk verzoeken voor specifieke vluchten / routes lastig of niet  kunnen worden gefaciliteerd. VCK Travel zal uiteraard een inspanning leveren om aan de wens van reizigers te voldoen (binnen de reisregels), maar er zal een beperking kunnen gelden in de mate van serviceverlening.
  • Het zelf boeken van tickets is standaard niet toegestaan, wanneer er vanuit de werkgever faciliteiten worden geboden voor het boeken van een reis.  Gezien de uitzonderlijke situatie zal hier echter coulanter mee om worden gegaan. Hierbij gelden wel een aantal belangrijke aandachtspunten wanneer u het zelf boeken van tickets in overweging neemt:
    • U bent volledig verantwoordelijk voor het organiseren van uw reis. Ook wanneer uw reis wordt geannuleerd of gewijzigd. VCK Travel en 3W kunnen geen ondersteuning bieden voor reizen die buiten TEM / VCK Travel zijn geboekt.
    • In de situatie van calamiteiten kunt u geen beroep doen op de gespecialiseerde dienstverlening van VCK Travel.
    • Indien uw werkgever een zakelijke reisverzekering heeft afgesloten valt een zelfstandig geboekte reis niet onder de dekking. Uiteraard blijft de werkgever wel een zorgplicht houden wanneer u namens uw werkgever reist.
Beeld: Tineke Dijkstra