Samenwerking 3W en Defensie: één loket voor collega’s in het buitenland

De samenwerking tussen 3W en Defensie is voor Richard vooral heel concreet. “Onze defensieattachés werken op dezelfde posten als de collega’s van BZ en hebben dezelfde arbeidsvoorwaarden bij een uitzending als andere collega’s op grond van de Attachenotitie. Dat betekent dat we automatisch in elkaars proces zitten. In het attaché-overleg en het afnemersoverleg bespreken we de laatste ontwikkelingen  over (arbeids)voorwaarden en de praktische uitvoering en ondersteuning van een plaatsing.”

Richard ziet 3W daarbij als vaste samenwerkpartner in de keten. “3W kent de BZ-kant en de ACRU-regels goed, wij brengen de defensiecontext in. Die combinatie heb je nodig om collega’s en hun gezinsleden goed te ondersteunen.” vertelt Richard.

Voorbereiding: van eerste gesprek tot partnerprogramma

Richard is al ongeveer negen jaar betrokken bij de samenwerking met 3W. “Toen ik als ondersteuning van de Koninklijke Marechaussee (KMAR) liaison in Zoetermeer werkte, had ik voor het eerst goed contact met relatiemanagers van 3W. Ik had toen het idee dat 3W nog volop in ontwikkeling was. Als je ziet waar jullie nu staan, is dat echt positief ontwikkeld.”

Vanuit die ervaring kijkt hij ook naar de voorbereiding van defensieattachés. “We beginnen ruim op tijd, met een kennis- en informatiegesprek voor de nieuwe attaché en de partner. We leggen het volledige proces uit en benadrukken wat zij kunnen verwachten. Daarbij gaan we ook in op de rol van de partner: dat deze formeel onderdeel is van het geheel, dat er bepaalde verwachtingen zijn, maar ook dat gevoelens van eenzaamheid niet ongebruikelijk zijn. Dat soort zaken zijn belangrijk om te benoemen,” aldus Richard.

Daarnaast is er de Militaire Attachécursus (MAC). “Deze duurt drie weken. Militaire diplomatie is daarbij een belangrijk onderdeel: wat houdt het in, wat wordt er van je verwacht, hoe functioneer je in die internationale omgeving? De feedback van cursisten is gelukkig altijd heel positief. Samen met 3W bekijken we hoe de ‘Militaire Attache Cursus’ van Defensie en de ‘Interdepartementale Attachecursus’ van 3W elkaar aanvullen”.

Binnen de regels, maar met oog voor de menselijke maat

Richard waardeert de duidelijkheid van 3W over toepassing van regelgeving van de ACRU en het bewaken van grenzen. “Bij 3W heb ik heel erg geleerd: ‘comply or explain’. Het antwoord is in principe nee, tenzij er gegronde redenen zijn om iets anders te doen. Jullie blijven binnen de regels, maar zoeken wél naar ruimte waar dat nodig is. Dat maakt het uitlegbaar richting collega’s, zonder dat het onpersoonlijk wordt. De menselijke maat wordt in het oog gehouden. Je kunt niet alles vangen in regelgeving, maar je moet ze wel serieus nemen. In dat spanningsveld vinden we elkaar steeds beter.”

Groei, complexiteit en digitalisering

De context waarin 3W en de Directie Militaire Strategie van Defensie samenwerken, is de afgelopen jaren flink veranderd. “Sinds ik hier zit, is het aantal defensieattachés enorm gegroeid,” zegt Richard. En het zijn niet meer alleen de klassieke defensieattaché met een assistent. We hebben nu ook stafofficieren, specialistische attachees, politiek militair adviseurs en militaire adviseurs. We krijgen dus veel meer smaken en gradaties.”

Dat heeft impact op de organisatie van het werk. “We doen nu ook dingen waarvan je zou kunnen zeggen: dat hoort misschien bij het Dienstencentrum Internationale Ondersteuning Defensie (DCIOD). Denk aan informatiegesprekken en bepaalde aanmeldingen. Maar een uitzending als attaché op een post is zo specifiek dat we in het verleden hebben gezegd: dat nemen wij op ons, omdat DCIOD daar minder ervaring mee heeft. Daarmee leunen we automatisch meer op de expertise en systemen van 3W.”

Over de website van 3W is Richard uitgesproken positief. “De SSO3W.nl vind ik echt goed doordacht. Collega’s worden op tijd geïnformeerd en doorverwezen naar een website die duidelijk en overzichtelijk is. PartnerPlaza wordt ook door Defensie partner gewaardeerd en gebruikt. Daar kunnen we bij Defensie veel van leren. Wij zijn een grote organisatie, en dan ben je snel één van de velen. Bij 3W is de route voor collega’s veel duidelijker en persoonlijker ingericht.” vertelt Richard.

Menselijk contact en cultuurverschillen

Richard waardeert vooral de manier van samenwerken. “Wat ik ontzettend fijn vind, is de openheid bij 3W. De lijntjes zijn kort, er wordt meegedacht en er wordt gezocht naar oplossingen. Of het nu gaat om de nieuwe attachénotitie, een spoedplaatsing of een ingewikkelde casus rond onderwijs of huisvesting, we weten elkaar snel te vinden.”

Tegelijkertijd merkt hij cultuurverschillen op binnen BZ en Defensie. “Bij BZ zie ik meer individualisme. Mensen zijn meer met hun eigen carrière bezig. Bij Defensie merk ik meer saamhorigheid en een socialere sfeer. Dat mis ik soms een beetje bij BZ-collega’s, al blijft het natuurlijk persoonsafhankelijk. De one-team-gedachte is bij Defensie heel sterk aanwezig.”

Over 3W is hij helder in zijn aanbeveling. “Wat jullie vooral moeten behouden, is het menselijke contact. Jullie koppelen collega’s aan de juiste persoon en houden dezelfde klantmanager. Dat geeft vertrouwen. 3W is echt een specialisatie: Voor jullie is dit dagelijkse praktijk, terwijl wij dit naast onze vele andere taken doen. Het belangrijkste is dat we het menselijk contact voorop blijven stellen en pragmatisch blijven. Je kunt niet alles vangen in regeltjes, en juist daar maken we samen het verschil voor collega’s en hun partners.”

Meer weten?

Meer informatie over 3W, uitzending en partnerondersteuning: zie onze website.