Blik van buiten...

Hoe 3W ondersteuning biedt aan lokale collega’s op de post

Lokale medewerkers zijn vaak de eersten die veranderingen op een post signaleren en weten als geen ander wat er speelt in de praktijk. Hun perspectief is daarom onmisbaar voor de dienstverlening en ondersteuning van 3W. Om beter te begrijpen hoe beleid en ondersteuning in Den Haag worden ervaren op posten wereldwijd, ging 3W in gesprek met de voorzitter van de Locally Employed Staff Council (LESC). Vanuit zijn rol als vertegenwoordiger van lokaal personeel brengt hij signalen, zorgen en ideeën naar voren die anders niet altijd vanzelf zichtbaar worden.

Arjo van Genderen, voorzitter van de LESC werkt inmiddels acht jaar op de post in Oslo en is daar momenteel werkzaam als Operationeel Manager (OM). “De LESC bestaat uit tien leden, allemaal lokale medewerkers van over de hele wereld, ondersteund door een secretaris vanuit Den Haag. Deze diversiteit is heel belangrijk, omdat de situatie in bijvoorbeeld Khartoemnatuurlijk heel anders kan zijn dan in Oslo” vertelt hij. De LESC is opgericht als klankbord voor de Secretaris-Generaal (SG), zodat lokale medewerkers een stem hebben binnen de organisatie. “We proberen er voor te zorgen dat arbeidsvoorwaarden zoals beschreven in de LSR 2020 zo eerlijk en gelijk mogelijk worden toegepast door BZ, maar de praktijk kan uiteraard soms verschillen per post. Wij delen inzichten en zienswijze van lokale medewerkers met SG zodat hij een zo goed mogelijk beeld krijgt van wat er leeft, maar ook hoe het een en ander wellicht anders en beter kan worden ingericht. Altijd met het idee dat BZ en lokale medewerkers elkaar nodig hebben om er voor te zorgen dat de organisatie zich in de best mogelijke richting blijft ontwikkelen. .”

Volgens Arjo wordt de LESC soms gezien als een soort ondernemingsraad voor lokale medewerkers, maar dat klopt niet helemaal. “Een OR heeft een wettelijke basis, de LESC is door BZ zelf opgezet. Dat maakt ons uniek; de meeste andere landen kennen dit helemaal niet. Het feit dat de LESC bestaat, is eigenlijk een groot compliment voor BZ”.

Samenwerking met 3W

Voor de LESC is samenwerken met 3W belangrijk. “Lokale medewerkers denken vaak: de LESC is mijn stukje van BZ. We zijn geen klachtenbureau, maar wel een toegankelijk aanspreekpunt.” De LESC heeft regelmatig contact met 3W over personeelszaken, signalen vanuit posten en praktische knelpunten, zoals bijvoorbeeld loonstroken die niet op tijd worden aangeleverd. “Wij helpen lokale medewerkers op weg, als het enigszins kan voordat iets uitgroeit tot een formele klacht. Dat is misschien niet onze officiële rol, maar wel een adviserende rol die we bewust hebben genomen.”

Ook over projecten zoals het Global Personnel System (GPS) is hij positief. “Dat is echt een goede ontwikkeling. Niet alleen voor OperationeleManagers zoals mijzelf, maar ook voor lokale medewerkers die bijvoorbeeld geen laptop hebben en vooral via hun telefoon werken. Het versterkt echt de one-team gedachte.” Vooral de gefaseerde uitrol van GPS noemt hij een sterk punt. “Eerst testen wat werkt, verbeteren waar nodig, en pas daarna wereldwijd live gaan. Zo hoort het.”

Een belangrijke uitdaging blijft volgens hem communicatie. “Niet iedere lokale medewerker heeft toegang tot dezelfde communicatiekanalen of ontvangt informatie op het juiste moment. Daardoor komt veel bij de OM terecht.” Hier ziet hij een duidelijke rol voor 3W. “Hoe autonomer medewerkers toegang hebben tot informatie, hoe beter. Soms begint dat al heel praktisch, bijvoorbeeld met toegang tot een tablet, of in ieder geval een telefoon. Dat helpt niet alleen het werk, maar ook de verbinding op de post.”

Zijn belangrijkste boodschap is duidelijk: bij veranderingen zoals TBZ moet de aandacht niet alleen uitgaan naar mensen die vertrekken, maar juist ook naar de collega’s die blijven. “We moeten blijven kijken hoe we slimmer en efficiënter kunnen werken. Niet minder met minder, maar beter georganiseerd. Dat blijft een continue zoektocht, waarover LESC heel graag mee wil denken en een steentje wil bijdragen.