Onderweg naar één wereldwijd, gebruiksvriendelijk HR-systeem voor lokaal personeel

Max Vleugel, Hoofd Personeel Buitenland bij 3W en Jeroen Puchberger, Hoofd IC bij HDPO zijn gedelegeerde opdrachtgevers van het GPS-systeem. ‘Enkele jaren geleden hebben we gekeken hoe we het HR-applicatielandschap konden optimaliseren door het aantal systemen terug te brengen. Daarnaast was één van de bestaande systemen aan vervanging toe, vertelt Jeroen. ‘ De oude vorm van personeels- en salarisadministratie voor lokale medewerkers was niet optimaal en bevatte veel ‘workarounds’, vult Max aan. Vanuit deze behoefte zijn HDPO en 3W 4 jaar geleden begonnen met het schrijven voor een businesscase; 1 efficiënt en gebruiksvriendelijk personeels- en salarisadministratiesysteem voor lokale medewerkers.

Digitale procesondersteuning en selfservice voor lokale medewerkers en managers op de post

‘Bij de ontwikkeling van GPS hebben we goed bestudeerd voor wie we het systeem gaan ontwikkelen. Die behoefte ontstond eigenlijk al 10 jaar geleden bij de regionalisering van de bedrijfsvoering en vorming van de RSO’s (regionale service organisaties). Uitgezonden medewerkers konden hun personeels-en salarisadministratie regelen via P-Direkt. Helaas voldeed dit systeem niet aan de randvoorwaarden en eisen van lokale medewerkers’, licht Max toe. ‘Er moest daarom een systeem worden ontwikkeld dat aansluit bij de HR-visie van HDPO, met ‘selfservices’, verbeterde digitale ondersteuning voor het ondertekenen van documenten en een modernisering die inspeelt op bredere ontwikkelingen zoals datagedreven werken, artificiële intelligentie en de randvoorwaarden van de AVG’, aldus Jeroen.

Met GPS kunnen zowel lokale medewerkers als het management op de post effectief en efficiënt hun eigen salaris-en personeelsgegevens beheren. ‘GPS zal veel tijd vrijmaken ten opzichte van de huidige werkwijze. De administratie wordt hiermee gebruiksvriendelijker en efficiënter, waardoor de doelmatigheid van taken toeneemt en er meer tijd en ruimte ontstaat voor persoonlijk management’, vertelt Max. Jeroen vult aan: ‘GPS levert ook een significante bijdrage om meer datagedreven te kunnen werken”. Door het gebruik van GPS wordt data gegenereerd die kunnen bijdragen aan het verhogen van het werkplezier en de prestaties van lokale medewerkers, en daarmee aan een betere ‘performance’ van BZ’.

Samenwerking over directiegrenzen heen

Sinds de start van GPS werken HDPO, 3W en IDI al intensief samen op allerlei werkniveaus. De steun van de betrokken directeuren voor het project is daarbij van groot belang geweest, met name op die momenten waar belangrijke besluiten moesten worden genomen / richting moest worden geven aan bijvoorbeeld IT, IB of AVG vereisten. Hiernaast deden zich ook serieuze en simpelweg onderschatte projectuitdagingen voor zoals bijvoorbeeld cijfermatige vertalingen van de regelgeving die in 116 landen enorm kan verschillen en de juistheid en interpretatie van fiscale aspecten’, geeft Max aan.
 

‘De HR werkzaamheden van HDPO en 3W zijn sterk met elkaar verweven. Bij complexe vraagstukken zoals die van GPS is integrale samenwerking tussen 3W en HDPO, maar ook IDI, daarom essentieel’, aldus Jeroen.

GPS is nu live in Wenen en de VS

De implementatie van GPS verloopt vooralsnog voorspoedig. In september 2025 ging GPS live in Wenen en afgelopen februari in de VS regio. ‘De implementatie van GPS vraagt om relatief veel maatwerk. Naast de overkoepelende RLW-regeling hebben we ook te maken met specifieke regelgeving per land. Deze complexiteit moeten we niet onderschatten’, geeft Max aan. Jeroen vult aan: ‘De afgelopen jaren zijn er ook een hoop nieuwe randvoorwaarden en eisen bijgekomen zoals die voor de AVG, informatiebeveiliging en het gebruik van cloud-systemen’.

GPS brengt ook een verandering in werkwijze met zich mee, niet alleen voor de collega’s op de post, maar ook voor de collega’s bij 3W en HDPO. ‘Het handmatig invoeren van Excel sheets en de registratie in People Inc. zullen de komende jaren veranderen. Collega’s van het cluster Lokale Medewerkers zullen een steeds meer coördinerende en adviserende rol krijgen’, geeft Max aan. 

‘Bij de implementatie van een nieuw systeem heerst altijd de aanname dat er veel extra werk op collega’s afkomt. We merken bij GPS dat het voor collega’s eerst even wennen is, maar dat het systeem zich al snel genoeg bewijst’, vertelt Jeroen.

‘GPS is pas echt een succes als de gebruikers tevreden zijn, we efficiency merken in de personeels- en salarisadministratie voor lokale medewerkers en lokale medewerkers ook op dit onderdeel eigenaarschap hebben'. ’ O ja, en het zou fijn zijn als GPS simpelweg werkt en alle salarissen netjes en op tijd betaald blijven, zorgvuldigheid voor snelheid, geeft Max aan.

Meer weten over GPS?

Op BZelf vind je meer informatie over GPS zoals FAQ’s, een filmpje, nieuwsupdates en handleidingen.