FAQ Vergoeding in de kosten voor Kinderopvang

Op de 3W website staat bij het onderwerp vergoeding kosten van kinderopvang, onder het kopje documenten, een overzicht van aan te leveren documenten. Een vriendelijk, doch dringend verzoek om de documenten gebundeld in .pdf aan te leveren. Liefst gesorteerd per onderwerp en op datum. Dit bevordert een snelle afhandeling en zo heeft u zelf ook een beter overzicht of alles is aangeleverd.

In Nederland is het niet ongebruikelijk dat er een vrijwilligersovereenkomst wordt opgesteld tussen de organisatie en vrijwilliger. Dit zal op de meeste standplaatsen niet het geval zijn. We vragen in dat geval een document/verklaring waarin het aantal uren vrijwilligerswerk wordt vastgelegd. De verklaring dient door de partner en de organisatie waar het vrijwilligerswerk wordt uitgevoerd te worden ondertekend. De uren mogen eventueel ook in een Excel overzicht worden aangeleverd

Ja, u geeft aan wat de studiebelasting per week/maand is voor uw partner. Brondocumenten kunnen bestaan uit:

• een brochure over de opleiding
• link naar een website met informatie over de opleiding
• EC voor de opleiding (wij hanteren 28 studie-uren per EC)
• een excel overzicht met alle studie-uren
• vergeet niet de uren zelfstudie te vermelden als deze niet zijn opgenomen in de informatie over de opleiding
• als bewijsstuk voor de studie levert u een document aan waaruit blijkt dat uw partner studeert. Denk aan een collegekaart, factuur of bevestiging van de inschrijving.

Nee, representatieve taken vallen niet onder arbeid met inkomsten, een opleiding of vrijwilligerswerk. De kosten worden daarom niet als kinderopvang vergoed. Kosten voor een oppas kunnen uit de vergoeding passieve representatie of huispersoneel worden bekostigd.

• Let wel: als alleenstaande ambtenaar mag u tijd die u besteed aan met uw functie verband houdende representatieve taken, wel opgeven bij de declaratie.

Lever een urenregistratie in. Dit kan uit de boekhouding komen, maar mag ook een Excel overzicht zijn.

Lever facturen aan voor geleverde arbeid. Levert u ook een overeenkomst aan, let op dat hier geen gegevens van derden in staan die AVG gevoelig zijn.

Ja, alle attaché’s hebben recht op de vergoeding in de kosten voor kinderopvang. Ook de attaché’s van het ministerie van Defensie dienen vanaf 1 juni 2019 bij 3W een declaratie in, niet langer bij het eigen ministerie.

• Er zijn drie tarieven.

• Dagopvang bij een kindercentrum
• Buitenschoolse opvang bij een kindercentrum (voor- en naschoolse opvang)
• Opvang door een gastouder/nanny

De maximale tarieven zijn gelijk aan de tarieven die in Nederland worden gehanteerd. Deze zijn te vinden op de website van de Belastingdienst (zoekterm ‘maximaal uurtarief kinderopvang’).

Betaalt u meer dan het maximale uurtarief van de Belastingdienst en is de koopkrachtcorrectie op de standplaats hoger dan 1, dan wordt het maximale uurtarief van de Belastingdienst gecorrigeerd met de koopkrachtcorrectie van de maand waarin de opvang is genoten. Betaalt u meer dan het maximale uurtarief en is de koopkrachtcorrectie 1 of lager, dan wordt de vergoeding berekend met het maximale uurtarief van de Belastingdienst.

3W gebruikt de koopkrachtcorrectie voor de maand waarin de opvang word genoten. Voor de omrekening van vreemde valuta naar euro wordt de spotrate van de betaaldatum gebruikt.

Voorbeeld: Op 30 april wordt een rekening betaald voor opvang in juni. Bij berekening van de vergoeding voor juni wordt de koopkrachtcorrectie voor juni gebruikt en de spotrate van 30 april.

Nee, er moet voor iedere maand die het kind naar de opvang gaat, bewezen worden dat uw partner inkomsten uit arbeid geniet. Daarnaast zult u zelf ook de hele termijn op de post moeten zijn. In het geval van een vervroegde overplaatsing, gaat uw kind niet langer naar de opvang en is er geen recht meer op de vergoeding. U kunt wel per drie of zes maanden achteraf declareren. Wij delen het totaal betaalde bedrag door het aantal schoolmaanden. Geef daarom bij ‘eventuele opmerkingen’ in de SSP aan wat de begin- en einddatum van het schooljaar is.

Ja, deze kosten mag u declareren. We verdelen het bedrag over het aantal maanden van uw declaratie zodat het uurtarief niet veel hoger wordt in één maand.

In veel gevallen gaat het hier om een niet-restitueerbare borg die aan het eind van het contract als betaling wordt verwerkt voor de laatste maand opvang. Dit bedrag mag gedeclareerd worden bij de laatste declaratie van het contract (in veel gevallen ruim twaalf maanden na betaling, maar dat is in dit geval toegestaan). Voorwaarde is wel dat de borg ook inderdaad wordt gebruikt voor de laatste maand. Als de borg wordt gebruikt als boete voor te laat opzeggen, dan wordt de borg niet vergoed. Gaat het om een restitueerbare borg, dan wordt het bedrag niet vergoed.

Ja, u kunt een delaratie voor de vergoeding in de kosten voor kinderopvang indienen. Voor de volledigheid, onderwijskosten vóór de vierde verjaardag van uw kind worden niet vergoed op basis van artikel 3.21/3.22 van de ACRU.

Ja. Aan de hand van het factuurbedrag en het aantal opvanguren per week, kunnen wij een uurprijs berekenen. Deze gegevens worden allemaal uitgevraagd in de SSP.

In het gegeven voorbeeld geeft u 10 opvanguren per dag op. Het aantal opvanguren wordt afgerond op hele of halve uren.

Ja. Als de lokale wetten voorschrijven dat een kind pas na de eerstvolgende zomervakantie na de vierde verjaardag naar het basisonderwijs doorstroomt, dan kunt u de kosten voor de opvang declareren. Geef dit in opmerkingen aan (onderbouwd met een brondocument).

Een door de CdP ondertekende verklaring dat de opvang is ‘ingericht en wordt uitgevoerd op basis van pedagogisch beleid en bijdraagt aan een goede en gezonde ontwikkeling van het kind in een veilige en gezonde omgeving’ is voldoende.

In beginsel niet. U moet eerst een aanvraag voor kinderopvangtoeslag bij de Belastingdienst indienen. Wordt uw aanvraag door de Belastingdienst afgewezen, dan heeft u mogelijk recht op de vergoeding in de kosten voor kinderopvang op grond van artikel 3.55/3.56 van de ACRU. Op voorwaarde dat uw declaratie voldoet aan de voorwaarden vastgelegd in artikel 3.55 van de ACRU, kunt u een declaratie via SSP indienen voor de vergoeding in de kosten voor kinderopvang. Op grond van artikel 3.56, lid 9, vragen we u als aanvullend document de afwijzing van de Belastingdienst bij de declaratie te voegen.

Let op: Een aanvraag voor kinderopvangtoeslag dient binnen drie maanden na aanvang van de opvang te worden aangevraagd bij de Belastingdienst. Indien uw aanvraag bij de Belastingdienst wordt afgewezen omdat de aanvraag bij hen te laat is ingediend, is er geen recht op de ACRU vergoeding in de kosten voor kinderopvang.

U bent zelf verantwoordelijk voor tijdige registratie van het kindercentrum bij de DUO. Als het kindercentrum wordt opgenomen in het register maar u ontvangt geen kinderopvangtoeslag van de Belastingdienst over de gehele periode van opvang omdat intussen de drie maanden termijn is verlopen, dan kunt u de opvangkosten declareren voor de periode die de Belastingdienst niet vergoed. Het is dan wel belangrijk dat u de aanmelding bij de DUO tijdig heeft ingeleverd en dat de vertraging in behandeling bij DUO u niet te verwijten valt.

Op voorwaarde dat uw declaratie voldoet aan de voorwaarden vastgelegd in artikel 3.55 van de ACRU, kunt u een declaratie via SSP indienen voor de vergoeding in de kosten voor kinderopvang. Op grond van artikel 3.56, lid 9 vragen we u de definitieve beschikking voor de kinderopvangtoeslag over het betreffende kalenderjaar bij te voegen.

Op basis van deze bewijsstukken berekent 3W de vergoeding. Indien de vergoeding hoger uitvalt dan de kinderopvangtoeslag, wordt het meerdere via P-direkt aan u uitbetaald.

• Nee. U bent er zelf verantwoordelijk voor het kindercentrum bij het buitenlandregister aan te melden. Pas als het kindercentrum wordt afgewezen, kunt u een declaratie indienen voor de vergoeding in de kosten voor kinderopvang.

Let wel: het gaat hier om opvang binnen de Europese Unie, in Liechtenstein, Noorwegen, IJsland of Zwitserland.

Het is lastig duidelijk te omkaderen wat wel of niet in beperkte mate is. Als de nanny (of gastouder indien hij/zij/hen in het huis van de medewerker de opvang verzorgt) structurele werkzaamheden uitvoert, zoals bijvoorbeeld schoonmaken in huis, de was vouwen en strijken, koken voor het gezin (of deel ervan), valt dit niet onder de opvangtaken. Zijn dit soort werkzaamheden wel in de arbeidsovereenkomst opgenomen, dan dient u aan te geven hoeveel uur de nanny aan opvangtaken voor uw kind verzorgt en hoeveel aan de andere werkzaamheden. U kunt dan alleen de tijd voor de opvangtaken declareren. De andere werkzaamheden dient u uit de vergoeding huispersoneel te bestrijden. Koken voor de kinderen wordt niet meegenomen als onderdeel van kinderopvang taken.

• Alleen de uren waarin toezicht op uw kind wordt gehouden worden beschouwd als opvanguren
• Als de nanny de opvangtaken voor uw kind aanvangt met het ophalen van het kind bij school, wordt de reistijd naar de school niet vergoed. De reistijd van de nanny is zijn/haar/hun eigen tijd.
• Houdt de nanny tijdens de reis naar school toezicht op een ander kind uit het gezin, dan wordt de reistijd van de dienstwoning naar de opvanglocatie vergoed als kinderopvang. Immers, tijdens de reis naar school, houdt de nanny toezicht op een kind.

Ja, kosten als sociale verzekeringen of een lokaal gebruikelijke 13^e maand mogen gedeclareerd worden. Het bedrag wordt verdeeld over het aantal maanden van de declaratie om te voorkomen dat het maximale uurtarief in de maand van uitbetaling erg hoog wordt. De kosten worden dus niet 100% vergoed, maar worden meegenomen in de berekening van het uurtarief.