INSTRUCTIE 'BO-reis regelen'

Klik op het tabblad reisaanvraag. Vul in:

1. Korte titel (bijvoorbeeld “Overplaatsing naar…” of “BO reis naar…” )
2. Vertrekdatum
3. Klik op “aanmaken”

In de reisaanvraag veranderen we eerst de status van de reisaanvraag van online boeken naar offline offerte.

1. Verklaar uzelf akkoord met de reisvoorwaarden, vink aan
2. Verander de status van de reisaanvraag naar “Offline offerte” (offerteaanvraag)
3. Klik rechtsonder op BEWAREN

Om de overplaatsing of BO-reis op het juiste budget te boeken, moet de kostendrager en de soort reis worden aangepast.

Dit doet u onder ‘Afdeling waarvoor wordt gereisd en kostendrager’.

Type: ACRU in het veld Afdeling en in het veld kostendrager/projectcode en klik de kostendrager BUZA 3W-ACRU aan.

1. Afdeling/locatie waarvoor gereisd = ‘BUZA 3W-ACRU’
2. Kostendrager = ‘BUZA 3W-ACRU’
3. Pas ‘soort reis’ aan naar: ‘05. Special assignment’

Met het aanpassen van deze afdeling en kostendrager wordt automatisch de goedkeuringsaanvraag van uw reis via 3W verwerkt.

Vervolgens geeft u aan wat u wilt dat de reisagent voor u gaat boeken.

1. Kies: Retour
2. Selecteer reis per: vliegtuig/trein/boot/auto
3. Vertrekdatum
4. Vertrekplaats
5. Aankomstplaats (bestemming)
6. Gewenste vertrek (of aankomsttijd)
7. Klik op het vinkje om het reisschema op te slaan

De offerteaanvraag versturen

1. Geef in het commentaarveld de bijzonderheden in. Bijvoorbeeld het aantal kg extra bagage (let op: uw totale ruimbagage mag niet meer dan 80 kg bedragen) dat u wilt meenemen, of gewenst vervoer van/naar de luchthaven.
   Dit is een bericht aan de reisagent.
   Bekijk op Bijzondere Opdracht (BO) Buitenland onder 'overplaatsingsreis' meer informatie over bagage en vergoedingen (oa taxi).
2. Klik eenmaal op Indienen offerte om de reisaanvraag door te zetten naar de reisagent.

Afwachten op offerte van VCK (per e-mail) en toevoegen aan de reisaanvraag

Om de ontvangen offerte te accepteren dient u volgende acties uit te voeren:

1. Opslaan offerte op uw computer en deze uploaden in de reisaanvraag
2. Aangeven dat u akkoord bent met de offerte
3. Indienen ter akkoord manager