INSTRUCTIE 'ACRU reis boeken'

Klik op het tabblad reisaanvraag. Vul in:

1. Korte titel
2. Vertrekdatum
3. Klik op “aanmaken”

Om de ACRU-reis op het juiste budget te boeken, moet de ‘Afdeling waarvoor wordt gereisd en kostendrager’ worden aangepast.

Om de ACRU-reis op het juiste budget te boeken, moet de kostendrager worden aangepast.
Voor Uitgezonden BZ medewerkers en gedetacheerde attachés bij Buitenlandse Zaken is dit:

• Overplaatsing vanuit Nederland: Afdeling = BUZA 3W-ACRU en Kostendrager = BUZA 3W-ACRU
• Op de post: Afdeling = BUZA <Post> en Kostendrager = BUZA 3W-ACRU

LET OP: voor de overige attachés zijn andere afdelingen & kostendragers van toepassing bij het boeken van een ACRU-reis. Zie onderstaande tabel.
 

In het segment ‘Reisinformatie’ in de reisaanvraag voert u de volgende stappen uit:

1. Verklaar uzelf akkoord met de reisvoorwaarden, vink aan (verplicht)
2. Wijzig type reisaanvraag van ‘1. Online boeking’ naar ‘3. Offline offerte’ (offerteaanvraag)
3. Wijzig het soort reis. Selecteer de ACRU reis van toepassing (04 – 13)
4. Klik rechtsonder op de knop ‘BEWAREN’

Voeg eventueel extra reizigers toe:

1. Vink aan wanneer de reiziger een TEM account heeft (uitvinken als hij/zij geen account heeft)
2. Achternaam
3. Voornaam
4. Geboortedatum
5. Dhr/Mrs
6. Achternaam & selecteer uit drop down het juiste TEM account (Cytric als de naam 2x voorkomt)
7. KLIK ACHTER DE NAAM OP + OM DE NAAM TOE TE VOEGEN AAN DE OFFERTE (een nieuw invulveld verschijnt maar deze kunt u openlaten wanneer u alle personen al hebt ingevuld)

Bij ACRU-reizen is het toegestaan om uw huisdier(en) mee te laten reizen.

U informeert de reisagent hierover in 2 stappen:

1. Zet onder Reisinformatie bij de vraag ‘Reist er een huisdier mee?’ het vinkje aan.
2. Geef in het commentaarveld onderin de reisaanvraag de afmetingen en het gewicht (incl huisdier) van de transportkooi aan, per huisdier.

Geef vervolgens aan wat u wilt dat de reisagent voor u gaat boeken.

1. Kies: Retour / Meerdere bestemmingen / Enkele reis
2. Selecteer reis per: vliegtuig/trein/boot/auto
3. Vertrekdatum
4. Retourdatum
5. Vertrekplaats
6. Aankomstplaats (bestemming)
7. Gewenste vertrek of aankomsttijd heenreis
8. Gewenste vertrek of aankomsttijd terugreis
9. Klik op het vinkje om het reisschema op te slaan

De offerteaanvraag versturen

1. Geef in het commentaarveld eventuele bijzonderheden en/of voorkeuren aan. Dit is een bericht aan de reisagent.
Afhankelijk van het soort reis dat u gaat maken kan het relevant zijn om documentatie te delen met de reisagent. U kunt die hier als bijlage toevoegen aan de reisaanvraag.

Zorg dat eventuele rode meldingen voor indienen en boeken zijn opgelost voordat u de offerteaanvraag indient:

2. Klik 1 x op de knop ‘Indienen offerte of ter akkoord manager’ om de offerteaanvraag in te dienen. Er verschijnt een pop-up op het scherm waarin het vervolg van het proces staat toegelicht. Klik op ‘OK’. Nu wordt de offerteaanvraag verstuurd naar de reisagent.

Als de aanvraag succesvol is verzonden wordt de reisaanvraag automatisch gesloten en komt u terug in uw reisaanvragen overzicht.
De status van de zojuist ingediende offerteaanvraag is nog steeds ‘Concept’.
Als u de reisaanvraag weer opent zult u onderaan bij ‘Geschiedenis’ zien dat de offerteaanvraag is ingediend, met daarbij datum/tijdstip van indienen.

U ontvangt nu per e-mail een offerte van de reisagent VCK Travel.

De reisagent VCK Travel stuurt u per e-mail een voorstel toe. U kunt dit voorstel zelf nader afstemmen met de reisagent.
Om de ontvangen offerte te accepteren voert u de volgende acties uit:

1. Sla de e-mail met de geaccepteerde offerte op op uw computer en voeg deze als bijlage toe aan de reisaanvraag.
2. Geef aan dat u akkoord bent met de offerte door het vinkje te zetten
3. Klik op ‘Indienen offerte of ter akkoord manager’.

De status van de reisaanvraag is nu gewijzigd van ‘Concept’ naar ‘Ingediend’.
Onderaan in de reisaanvraag bij ‘Geschiedenis’ vindt u de datum/tijdstip van indienen terug.

De goedkeurder van de reisaanvraag ontvangt nu per e-mail een verzoek tot goedkeuring van de reisaanvraag.

Na goedkeuring wijzigt de status van de reisaanvraag van ‘ingediend’ naar ‘goedgekeurd’ en ontvangt u uw ticket(s) van de reisagent.