Corona reisinformatie

Buitenlandse dienstreizen naar gebieden met een groen of geel reisadvies kunnen in beginsel plaatsvinden, uiteraard met inachtneming van de geldende maatregelen voor, tijdens en na afloop van de dienstreis. Daarbij dient rekening te worden gehouden met mogelijke reisbeperkingen zoals vermeld in het reisadvies.

Buitenlandse dienstreizen naar oranje en rode reisgebieden vinden in beginsel niet plaats. Tenzij er sprake is van een strikte noodzaak. De afweging om een dienstreis te maken wordt in alle gevallen gemaakt door de lijnmanager, zo nodig met advies van de bedrijfsarts. Verder wordt volledig aangesloten bij de reisadviezen en de richtlijnen van het RIVM.

Actuele richtlijnen en reisadviezen

Voor reizen binnen de Europese Unie heeft meestal een vaccinatiebewijs, testbewijs of herstelbewijs nodig. Met CoronaCheck kunt u deze coronabewijzen laten zien. De CoronaCheck kan worden gebruikt om te reizen binnen de Europese Unie, Noorwegen, IJsland, Zwitserland en Liechtenstein. 

Download de Reisapp en bekijk altijd eerst het reisadvies voordat u op reis gaat. Controleer:

• wat u moet regelen voor uw reis;
• welke maatregelen er zijn in het land waar u naartoe reist;
• welke maatregelen er zijn als u weer terugreist naar Nederland.

Houd er rekening mee dat de situatie in een land snel kan veranderen. 

TIps:

• Check de Digitale reisassistent COVID-19  voor richtlijnen per bestemming en vliegtuigmaatschappij.
• Reist u per trein, bekijk dan de Corona reisinformatie op NS International
• Vliegt u via Schiphol? Bekijk de Corona maatregelen op Schiphol
• Bekijk de reisadviezen m.b.t. COVID-19 op Rijksoverheid. 

Er is geen rijksbrede reisverzekering voor dienstreizen van toepassing. Controleer of u persoonlijk of via uw werkgever bent verzekerd voor uw dienstreis, in het bijzonder naar een oranje of rood gebied. Per organisatie kan dit verschillen, waarbij de kans bestaat dat een verzekering eventuele kosten niet zal dekken.

Heeft u voor het land van bestemming een negatieve testuitslag nodig? Maak een afspraak via de onlineafsprakentool van KLM. Deze onlineafsprakentool kunt u niet gebruiken voor reguliere medische keuringen. Antwoord op veelgestelde vragen vind u op de Coronasite van KLM  Health Services.

Gaat u terug naar uw post of wordt u overgeplaatst?

Er is een apart telefoonnummer voor medewerkers die een non-covid-verklaring nodig hebben omdat ze teruggaan naar de post of worden overgeplaatst. Zij kunnen een Covid-19 (PCR)-test inplannen bij KLM Health Services via de volgende contactgegevens:

Travel Clinic Den Haag
Hofweg 9 (tegenover het Binnenhof)
2511 AA Den Haag

Telefonisch bereikbaar alleen op werkdagen vanaf 10.00 uur.
Telefoon: 085-1306346
E-mail: travelclinic@klm.com

Bekijk ook de informatie over KLM Health Services en COVID-19 op het rijksportaal.

Sommige landen vragen additoneel om een COVID-19 verklaring van de werkgever. Deze kunt via ons Self Service Portaal aanvragen. 

Alle reizigers van 13 jaar en ouder die van en naar Nederland vliegen moeten een gezondheidsverklaring bij zich hebben. Op de gezondheidsverklaring vult u voor u gaat vliegen in of u klachten heeft die passen bij het coronavirus (COVID-19). Als u geen klachten heeft mag u aan boord. U moet het ingevulde formulier laten zien bij het instappen (boarden). Tijdens de reis houdt u het formulier bij zich. U kunt op de luchthaven gevraagd worden om de gezondheidsverklaring te laten zien.

U kunt de gezondheidsverklaring downloaden op rijksoverheid.nl.

Vliegt u met KLM, Corendon, TUI, Transavia of Easyjet? Dan vult u de gezondheidsverklaring in tijdens het online inchecken.

U moet als reiziger een negatieve COVID-19-testuitslag kunnen laten zien als u naar Nederland (terug)reist na een verblijf in:

• een zeer hoogrisicogebied met zorgwekkende virusvariant;
• een hoog- of zeerhoogrisicogebied (oranje reisadvies).

Dit geldt voor iedereen van 12 jaar of ouder. Er zijn uitzonderingen, bijvoorbeeld met een vaccinatiebewijs of herstelbewijs.

• Kijk voor meer informatie op rijksoverheid.nl.

NB: Reist u op grond van de uitoefening van uw functie op Nederlands diplomatiek paspoort? Dan hoeft u geen testuitslagen te overleggen. Vanwege het verspreidingsrisico adviseren wij u om uzelf desondanks wel voorafgaand aan vertrek te laten testen.

Vanaf 1 juni 2021 is thuisquarantaine (thuisblijven) verplicht als u na een verblijf in bepaalde landen (terug) naar Nederland reist. Deze verplichting geldt ook als u gevaccineerd bent. Na aankomst in Nederland vanuit landen of gebieden met een oranje reisadvies gaat u 10 dagen in quarantaine. Met een coronatest op dag 5 kunt u de duur van het thuisblijven verkorten. Er gelden uitzonderingen op de quarantaineregels voor sommige reisdoelen. 

Kijk voor meer informatie op rijksoverheid.nl.

NB: Een thuisquarantaine mag alleen voor een aantal specifieke reisdoelen worden onderbroken. Bijvoorbeeld wanneer een reis op grond van een noodzakelijke uitoefening van een diplomatieke functie benodigd is. Bekijk de informatie over de Reisdoelen voor onderbreken thuisquarantaine  

Moet u bij aankomst of terugkeer naar de standplaats in verplichte hotelquarantaine? U kunt een vergoeding ontvangen voor de extra kosten die hiermee gemoeid zijn, zoals verplicht gebruik maken van een ‘package deal’ (hotelkamerhuur, voeding, PCR-testen en vervoer vliegveld/hotel/dienstwoning). De post draagt zorg voor betaling van de rekening alsook voor het innen van de eigen bijdrage. Voor meer informatie lees het bericht op Rijksportaal

Reizigers met een TEM account kunnen de kosten voor een COVID-19 test in TEM declareren (onkostensoort : “Reisdocumenten / medisch - Medicijnen en vaccinatie kosten”). Uitgezonden medewerkers kunnen via dit SSP declareren.

Als u binnen 10 dagen na de dienstreis koorts en luchtwegklachten krijgt, neem direct contact op met de bedrijfsarts. Bezoek niet direct een arts of ziekenhuis indien de klachten niet urgent zijn, maar neem eerst telefonisch contact op.

Maak ook gebruik van de Quarantaine Reischeck om de juiste keuzes te maken na terugkeer in Nederland.

Dit is per land verschillend. Ambassades zijn wel (online/telefonisch) bereikbaar, maar niet altijd open. In principe kunnen wel dingen geregeld worden (voor groene en oranje landen) behalve voor landen waar je niet naar toe kunt (rood). E.e.a. verandert per dag. 

Voor meer informatie en veelgestelde vragen ga naar de pagina Diplomatieke paspoorten en visa of stel uw vraag via SSP Internationale reizen   

Wilt u voor u (en uw gezin) een diplomatiek paspoort aanvragen? U kunt hiervoor een afspraak maken via dit SSP-formulier of e-mail. Zo kunnen we drukte bij de balie van het Consulair Diensten Centrum voorkomen en verspreiding van Covid-19 tegengaan. De paspoortbalie bevindt zich aan de Rijnstraat 8 te Den Haag, in de centrale hal. Neem voor uw afspraak de benodigde kopieën en documenten mee. 

Voor meer informatie en veelgestelde vragen ga naar de pagina Diplomatieke paspoorten en visa. Of stel uw vraag via SSP Internationale reizen   of e-mail, of telefonisch tussen10:00 en 16:00 uur via 070-3484040 .

De verantwoordelijkheid voor het annuleren of wijzigen van uw reis ligt bij u en uw leidinggevende. 3W zal wel vanuit een coordinerende rol reizigers benaderen wanneer reizen op basis van de beschikbare informatie nog op actief staan. Dit zelfde geldt voor eventuele voorschotten gekoppeld aan een geannuleerde reis.

Annuleren of wijzigen van uw reis

Voor het annuleren en wijzigen van uw reis wordt u gevraagd zoveel als mogelijk per mail contact op te nemen met VCK Travel. Stuur de details van uw reisbescheiden (e-ticketgegevens, boekingsnummer hotel etc) naar TEM@vcktravel.nl. VCK Travel zal uw verzoek in behandeling nemen en u een bevestiging van de annulering toezenden. 

U kunt VCK Travel telefonisch bereiken onder +31 70 3705580.

Is uw vlucht i.v.m. COVID-19 geannuleerd? Dan heeft u mogelijk een voucher via VCK Travel of rechtstreeks van de maatschappij ontvangen. Bekijk welke richtlijnen gelden voor de vouchers. 
Let op: vouchers zijn persoonsgebonden en zijn alleen te gebruiken voor zakelijke reizen, te boeken via de reisagent VCK Travel.

Is uw reis geannuleerd en heeft u toch onkosten gemaakt die u wilt declareren?

Is de declaratie van de geannuleerde dienstreis nog aanwezig èn nog niet ingediend volg deze werkinstructie:

• Aanvullen bestaande declaratie bij een geannuleerde dienstreis

Is de declaratie van de geannuleerde dienstreis niet meer aanwezig of is de declaratie al ingediend volg dan deze werkinstructie:

• Aanmaken nieuwe declaratie van een geannuleerde reis

Op het moment dat reis en verblijf niet via TEM zijn geboekt en je de onkosten niet hebt kunnen terugvorderen geldt als voorwaarde dat je bij de ingediende onkosten  toestemming van je leidinggevende toevoegt.

Heeft u een vraag over de afhandeling van een declaratie? Stel uw vraag dan via SSP.