Wat doet 3W?

3W is de Rijksbrede shared service organisatie (SSO) voor medewerkers die voor de Nederlandse overheid wonen, werken of reizen in het buitenland
of het Caribisch deel van het Koninkrijk. 3W valt onder de verantwoordelijkheid van het ministerie van Buitenlandse Zaken.

Wat kan 3W voor u betekenen?

Als rijksbrede SSO levert 3W diensten en advies aan alle uitgezonden en lokale medewerkers voor optimaal werken, wonen en reizen in het buitenland en de terugkeer naar Nederland. Lees verder.

Aan de hand van een tijdlijn en belangrijke mijlpalen zie je hoe 3W zich, sinds 2011, in snel tempo heeft ontwikkeld. Lees verder.

Wilt u contact met ons opnemen?
Al onze adresgegevens en telefoonnmmers vindt u op de pagina contact.

Wat doet 3W?

  • We geven voorlichting ter voorbereiding van medewerkers en hun gezin op een plaatsing.
  • We bemiddelen bij internationale verhuizingen.
  • We ondersteunen internationale reizen en het gebruik van TEM.
  • We bemiddelen bij medische diensten zoals keuringen en vaccinaties.
  • We behandelen de vergoedingen bij plaatsing in het buitenland.
  • We geven diplomatieke paspoorten af, en bemiddelen bij visa aanvragen en legalisaties.
  • We zijn het contactpunt voor lokaal personeel op posten voor Rrlok en salarisadministratie.
  • We werven en trainen kandidaten voor civiele missies en verkiezingswaarnemers.
  • We bemiddelen bij overvlieg- en landingsvergunningen voor militaire en staatsvluchten.
  • We verzorgen de diplomatieke post en vracht.
  • We leveren kunst, denk aan kunstuitleen aan BZ en de ambassades in het buitenland.
  • We dragen zorg en voeren projecten uit voor veilige en werkbare kantoren (ambassades en residenties).
  • We adviseren huren en huurnorm bedragen.
  • We leveren trainingen op persoonlijke veiligheid, en crisismaterialen aan ambassades.

Dienstverleningsafspraken

3W heeft met alle afnemers dienstverleningsafspraken (DVA) gemaakt. Deze DVA’s zijn afgesloten voor de periode van één jaar. Hierin is afgesproken wat de klant aan producten en diensten afneemt van 3W.

In één oogopslag kunt u zien welke klant wat afneemt: Afnameoverzicht 3W.

Afdelingen

3W bestaat uit drie afdelingen:

  • Dienstverlening- en Relatiemanagement (DRM)
  • Huisvesting Buitenland (HB)
  • Personeel Buitenland (PB)

Daarnaast kent 3W een aantal stafonderdelen, dat direct door de directeur wordt aangestuurd, namelijk Advies, Control, Management Ondersteuning en Informatiemanagement

Staff Office Algemene Leiding 3W

De algehele leiding van de directie 3W is in handen van Paul Heemskerk. De dagelijkse aansturing van en personeelsverantwoordelijkheid voor de onderdelen van het Staf Office (SO) berusten bij Paul. Christel Jansen, tevens hoofd Personeel Buitenland, is plaatsvervangend directeur.

Het SO omvat de onderdelen Management Ondersteuning (secretariaat), Advies, Control en Informatiemanagement.

Management Ondersteuning

Management Ondersteuning, ook wel het secretariaat genoemd, verricht alle secretariële, administratieve en organisatorische activiteiten gericht op ondersteuning van de directeur, de afdelingshoofden, en in voorkomende gevallen van de overige 3W-medewerkers.

Control

De medewerkers van Control staan onder leiding van een controller. De medewerkers van Control verrichten werkzaamheden op het terrein van management-control, managementinformatie, administratieve organisatie, interne controle en financiële administratie.

Informatiemanagement

De IM-medewerkers staan onder leiding van een senior informatie adviseur. De IM-medewerkers vervullen taken rond informatietechnologie, informatiemanagement en functioneel beheer, waaronder de inhoudelijke ontwikkeling en beheer van digitale formulieren. Informatiemanagement is stafonderdeel onder Directeur 3W.

Advies

De medewerkers Advies verrichten alle activiteiten gericht op het verstrekken van onafhankelijk (juridisch) advies ten behoeve van de oordeels- en besluitvorming van de directeur 3W. Directeur 3W is exclusief bevoegd voor het afdoen van juridische beslisproducten.

DRM/Dienstverlening- en relatiemanagement

De afdeling Dienstverlening en Relatiemanagement (DRM) verzamelt en bundelt vragen van en verleent service aan externe afnemers en monitort de dienstverlening.

De afdeling DRM en haar onderdelen staan onder leiding en personele verantwoordelijkheid van een afdelingshoofd.

DRM/Relatiemanagement
De drie relatiemanagers verzorgen rijksbreed de relaties met de opdrachtgevende ministeries, andere organisaties en de posten.

DRM/Contentbeheer
De rol en taken van de medewerker omvatten naast contentbeheer, huisstijlbewaking, communicatie en (communicatie)advies.

DRM/Servicedesk
De drie medewerkers Servicedesk verstrekken informatie over de te leveren producten en diensten van 3W aan klanten, voeren de regie op het omzetten van een vraag in een product of dienst, monitoren of gevraagde producten en diensten binnen de afgesproken termijn worden geleverd, signaleren knelpunten en denken mee in oplossingen, doen voorstellen ter verbetering van de informatieverstrekking aan de klant en de werkprocessen binnen 3W, en begeleiden medewerkers die namens de overheid in het buitenland gaan wonen en werken.

DRM/Consulair Diensten Centrum
Het CDC bemiddelt bij het opvragen en/of legaliseren van akten in het buitenland, legaliseert Nederlandse documenten voor gebruik in het buitenland. Het CDC is naast de legalisatiebalie ook verantwoordelijk voor de diplomatieke paspoort-, en visumbalie waar de medewerkers aanvragen voor diplomatieke paspoorten en visa in behandeling nemen.

DRM/Flight Coordinator Office
De twee medewerkers van deze afdeling zijn belast met de aanvragen voor overvlieg- en landingsvergunningen van inkomende en uitgaande staats- en militaire vluchten en jaarklaringen.

Travelpoint
De travelmanager en medewerkers geven advies en ondersteuning bij boekingen van internationale dienstreizen.

Project Travel and Expense Managementsysteem (TEM 3W)
3W rolt een applicatie uit waarmee de reiziger alles regelt voor internationale dienstreizen. Het projectteam maakt onderdeel uit van DRM.

DRM/Diplomatieke Koerierdienst
De Diplomatieke Koeriersdienst verzorgt de verzending van dienstpost en dienstgoederen onder diplomatiek zegel naar de Nederlandse vertegenwoordigingen in het buitenland.

Huisvesting Buitenland

De afdeling Huisvesting Buitenland (HB) levert een veelheid van producten en diensten in het kader van bouw, onderhoud en beheer van huisvestingsobjecten in het buitenland, inclusief kunst, inrichting, dienstauto's en beveiliging.

3W/Personeel Buitenland|

De afdeling Personeel Buitenland (PB) bestaat uit 3 clusters.

PB/Lokale Medewerkers (LM)
Het LM-cluster (Lokale Medewerkers) ondersteunt en adviseert CdP’s en Operationeel Managers op de post, en de RSO’s als het gaat om de rechtspositie van de lokale medewerkers op de post. LM draagt zorg voor o.a.:

  • De juiste en tijdige registratie van een lokale medewerker in de (personeels)systemen zodat correcte belastingafdracht en afdracht van de sociale verzekeringspremies (in Nederland en/of in het buitenland) kan plaatsvinden. Ook is de registratie nodig om de lokale medewerker toegang te geven tot een BZ-account.
  • Uitvoering van de jaarlijkse loononderzoeken en i.h.k.v. de Taakspecialisatie de (her)berekening van de lokale lonen en suppleties op basis hiervan.
  • Berekening, controle en administratieve verwerking van ontslag- en suppletievergoedingen.
  • In het kader van de Taakspecialisatie is LM ook verantwoordelijk voor de tijdige en correcte salarisuitbetaling.

PB/Voorlichting, Werving en Training (VWT)
Het cluster VWT houdt zich actief bezig met:

  • Voorlichting aan personen die zich willen oriënteren op werken in het buitenland. De voorlichting richt zich enerzijds op onderwerpen die de zich oriënterende persoon mee moet nemen in zijn afweging of werken in het buitenland wel wat voor hem en zijn gezin is: m.n. (on)veiligheid, onderwijs(on)mogelijkheden voor kinderen, (on)mogelijkheden om te werken voor de partner en medische zaken. Dit cluster is de dossierhouder/2e lijn op de dossiers partnerondersteuning (o.a. werken partner, diplomatieke status), onderwijs voor kinderen, medische zaken en veiligheid.
  • Anderzijds richt de voorlichting zich op het zo goed mogelijk informeren van de zich oriënterende persoon op de (carrière)mogelijkheden bij de EU en de verkiezingswaarnemers- en civiele missies en de sollicitatieprocedure die hem te wachten staat. Deze laatste rol heeft 3W niet voor de uitzendingen naar de posten en het Caribisch deel van het Koninkrijk; deze rol is belegd bij de departementen zelf.

Werving valt uiteen in twee onderdelen:

  • WerkenbijdeEU enthousiasmeert Nederlanders om voor de Europese instellingen te gaan werken en zet daarvoor een totaalpakket aan arbeidsmarktcommunicatie in.
  • De civiele experts worden daadwerkelijk geworven en geselecteerd d.m.v. een selectiegesprek en een assessment.

Het onderdeel ‘Training’ omvat een breed palet van werkzaamheden, zowel voor uit te zenden ambtenaren als voor deelnemers aan een sollicitatietraject voor de EU. Ook het onderdeel BHV op de posten valt hieronder.

PB/Uitgezonden Medewerkers (UM)
Het cluster UM ondersteunt medewerkers en hun gezinsleden die vanuit het Rijk, Wereldwijd uitgezonden worden. Bij de voorbereiding, tijdens de (over)plaatsing en bij terugkeer naar Nederland. Het betreft 4 soorten uitzendingen:

  • Uitzendingen naar een post (ambassade, PV, CG, consulaat)
  • Uitzendingen naar het Caribisch deel van het Koninkrijk
  • Uitzendingen van civiel experts
  • Uitzendingen van verkiezingswaarnemers

Het werk van het Cluster UM begint dus zodra een medewerker is geworven voor een plaatsing in het buitenland. Deze plaatsing wordt via het digitale portaal van 3W doorgegeven aan 3W (de zgn. “aanmelding”). De voorbereiding van de uitzending/overplaatsing wordt vervolgens binnen 3W gezamenlijk opgepakt door UM, de Servicedesk en DRM/CDC indien van toepassing (diplomatiek paspoort, visum). UM levert producten en diensten zoals buitenlandvergoedingen, internationale verhuizingen, voorbereiding van de medewerker die wordt uitgezonden en zijn/haar gezinsleden, internationale reizen en keuringen en vaccinaties.