Tips en tricks voor klantcontactpersonen

Klantcontactpersonen zijn collega’s op de departementen en posten die gemandateerd zijn om voor hun organisatie of groep medewerkers diensten aan te vragen bij 3W.

Registratie van attachés (SSP–3W-Personeel)

Er zijn twee opties:

  1. Aanmelding nieuwe attaché;
  2. Wijziging bestaande attaché (terugkeer naar Nederland, verlengen plaatsing, wijziging werkgebied, wijziging van de standplaats (overplaatsing).

Aanmelden attaché (minimaal 9 weken voor aanvang plaatsing)
Betreft het geen plaatsing op bestaande functie en is de plaatsing langer dan 6 maanden dan moet het vooraf besproken zijn met BZ (Attachénotitie-overleg).

Functiebeschrijving/wervingstekst van de attaché als bijlage meezenden met SSP

Dit is noodzakelijk voor het vaststellen van de titel die in het diplomatieke paspoort komt.

Automatisch antwoord na indienen SSP-melding
Een antwoord na een SSP-melding komt terug in het BZ-account. Ook als u SSP-melding wordt afgekeurd en dus retour gestuurd, komt dit terecht in uw BZ-mail.
Oplossing: Rule op BZ-mail zetten zodat bericht automatisch wordt doorgezet naar uw eigen account.

Toevoegen bijlagen. Hoe doe ik dat?
Oplossing: Mail de bijlagen eerst naar uw BZ-account. Sla bijlagen op in My Documents of op de Desktop van je BZ-account. Voeg de bijlagen pas toe als u de SSP-melding in de definitieve versie gaat versturen.

Wisselen met schermen
Bij het invullen van de SSP-melding staan soms veel schermen open. Hoe kan ik gemakkelijk van het ene naar het andere scherm?
Oplossing: gebruik Alt-Tab

Tijdelijk opslaan van een SSP-melding
Als u een SSP-melding tijdelijk opslaat en heeft u de bijlagen al toegevoegd, dan worden de bijlagen niet meegezonden.
Oplossing: deels ingevulde SSP-melding altijd zonder bijlagen opslaan.

Toevoeging op een ingeschoten SSP-melding
U heeft  een SSP-melding ingeschoten maar hebt een aanvulling of u heeft  een fout ontdekt, wat nu?
Meld dit niet via het veld ‘bericht’ in SSP want dat komt alleen terecht bij de backoffice waar de SSP zich op dat moment bevindt.
Oplossing: mail aan 3W wat er aan de hand is (3W@minbuza.nl). De servicedesk van 3W vraagt na bij de backoffices wat er nu moet gebeuren. Dit is afhankelijk van de aanvulling/fout. Let op: het kan zijn dat u een nieuwe SSP-melding moet indienen.
Bedenk dat de geplande aankomstdatum die je in SSP ingevoerd indicatief is. Alle vergoedingen gaan pas lopen zodra na aankomst van de attaché op de post zijn aankomst is gemeld (via SSP door de post). Alleen als de geplande aankomstdatum veel eerder wordt dat opgegeven moet o.a. de post op de hoogte worden gebracht.

Afgesloten SSP calls terugvinden / archiveren van aan BZ gestuurde aanmeldingen
Wilt u een afgesloten SSP-call raadplegen dan kunt u die terugvinden in ‘dashbord’. Dit is tevens je archief.

SSP kent attaché niet
Bij het invoeren van attaché kent SSP de naam van de attaché niet.
Eigenlijk kan dit niet want als het goed is, staat de attaché in het personeelssysteem van BZ. Het kan zijn dat u te laat de wijziging doorgeeft en de eerder doorgegeven einddatum al is verlopen.
Oplossing 1: controleer periodiek of de eerder doorgegeven einddatum nog wel juist is en geeft tijdig de wijziging door.
Oplossing 2 (als het al te laat is): gebruik ‘naam komt niet voor in de lijst’ en zet in het opmerkingenveld de naam van de attaché.

Aanvragen

Onderstaande link leidt u naar het Self Service Portal (SSP), een https-pagina die bereikbaar is indien u bent aangelogd op een rijkswerkplek (thuis of op kantoor). Binnen het portaal bent u bekend bij ons. U kunt dit controleren door rechtsboven te klikken op uw profiel. Hierdoor weet u dat uw gegevens vertrouwd worden behandeld.
SSP - Portaal klantcontactpersonen

Meer informatie

Een overzicht van de klantcontactpersonen vindt u op het Rijksportaal.

Om je te assisteren stelt 3W de volgende bijlagen ter beschikking:

  • Aanmelding reguliere attache in excel
    Dit formulier kan de klantcontactpersoon gebruiken voor de volgende doeleinden:
    • Overzicht/checklist welke gegevens de KCP paraat moet hebben voor het invullen van de SSP-formulieren.
    • Formulier om bij de attache die gegevens op te vragen die de KCP niet zelf al heeft.
  • Overzicht CV talen attache
    Deze CV-lijst kan gemakkelijk geraadpleegd worden om de attache te kunnen vertellen in welke taal zijn/haar CV aangeleverd moet worden.
    Let op: bij Brussel staat dat het CV in het Frans moet worden opgesteld. Voor Brussel kan ook een Nederlands CV gebruikt worden maar bedacht moet worden dat het CV wordt aangeboden aan de autoriteiten. Het CV is dus het visitekaartje dat de attache afgeeft. Gebruik SSP Voorlichtingsbijeenkomsten & voorbereidingscursus formulier in pdf.
    De vakdepartementen hebben bij de start van 3W aangegeven dat de attache’s zich niet zelf mogen opgeven voor de voorbereidingscursussen.
    Aanmelding voor een cursus verloopt daarom via de KCP die het betreffende SSP-formulier in moet vullen, te weten: Dit SSP-formulier in pdf kan intern worden gebruikt indien de leidinggevende en/of budgethouder de deelname van de attaché aan een voorbereidingscursus moet goedkeuren. De KCP kan het SSP-formulier in pdf uitreiken aan de attaché die vervolgens zelf moet zorgen voor de benodigde parafen van leidinggevende en/of budgethouder.
  • ADR-brief
    In deze brief zijn de afspraken met de ADR/BZ vastgelegd over o.a. verantwoordelijkheden van 3W en van de vakdepartementen t.a.v. de berekening en betaalbaarstellingen van de vergoedingen o.b.v. het DBZV 2007.
  • Sjabloon besluit tot plaatsing attaché
    Voor de plaatsing van de attaché op een post zal het vakdepartement een (plaatsings)beschikking op moeten stellen en archiveren (zie ook de ADR-brief). In dit sjabloon zijn alle onderwerpen opgenomen die van belang zijn.
  • Tijdelijke plaatsingen attache notitie overleg
    Het Attachénotitie-overleg van 17 oktober 2014 heeft het voorstel van 3W, zoals beschreven in deze bijlage, aangenomen. De medewerkers van de vakdepartementen worden op deze manier bij korte plaatsingen qua buitenlandvergoeding gelijk gesteld aan de medewerkers van BZ.
  • Wegwijzer voor klantcontactpersoon voor tijdelijke plaatsing bij BZ Postennet of departement
  • Wie doet wat bij een plaatsing van een Defensie-attaché op een post?
  • Wie doet wat bij een plaatsing van een attaché op een post?