Dienst Buitenlandse Zaken Voorzieningenstelsel (DBZV 2018)

Als u voor uw werk voor de Rijksoverheid naar het buitenland wordt uitgezonden, maakt u extra kosten. In het voorzieningenstelsel DBZV is vastgelegd hoe deze kosten vergoed worden. Raadpleeg ook de volledige tekst van het DBZV 2018 en op het Rijksportaal vindt u de veelgestelde vragen.

Voor wie?

Alle medewerkers (inclusief attachés en gedetacheerden) die bij een Nederlandse vertegenwoordiging in het buitenland worden geplaatst, vallen onder het DBZV 2018. Uitzondering hierop zijn degenen die zijn geplaatst in het Caribisch Gebied:  voor hen gelden andere regelingen.

Voor attachés en gedetacheerden die uitgezonden worden onder het DBZV 2018 gelden  daarnaast de afspraken zoals vastgelegd in de attachénotitie en de daarbij behorende bijlage. Dit kan betekenen dat een attache of gedetacheerde niet of slechts gedeeltelijk aanspraak kan maken op bepaalde vergoedingen uit het DBZV 2018.

Toelichting

Het DBZV 2018 kent verschillende voorzieningen waarop u als medewerker aanspraak kunt maken, afhankelijk van uw persoonlijke situatie. Een aantal vergoedingen wordt automatisch uitbetaald, maar sommige vergoedingen moet u  zelf aanvragen bij 3W. Daarnaast zijn er vergoedingen die functiegebonden en/of standplaatsgebonden zijn. Nadere uitleg vindt u bij de toelichting over de afzonderlijke vergoedingen.

3W verzorgt o.a. de uitbetaling van de maandelijkse buitenlandvergoedingen en verwerkt ook incidentele declaraties/vergoedingen op basis van het DBZV 2018. Mocht u persoonlijke toelichting willen op de vergoedingen in het kader van de DBZV (of andere aspecten daarvan) kunt u uiteraard een voorlichtingsgesprek aanvragen bij 3W.

Als u in het bezit bent van een BZ-account, dan kunt u de DBZV gerelateerde vergoedingen zelf via SSP aanvragen. Op die manier komt een (aan)vraag direct bij de juiste medewerker van 3W terecht, en kan 3W snel aan de slag. Op de pagina’s waar de vergoedingen worden beschreven, vindt u ook de link naar het betreffende SSP.

Bent u (nog) niet in het bezit van een BZ-account (dat is als u attaché bent en nog niet op de post bent gearriveerd) dan vraagt uw klantcontactpersoon de vergoeding aan.

Hoe weet 3W dat u aanspraak kunt maken op vergoedingen?
Bij plaatsing van een BZ medewerker, ontvangt 3W een kopie van het  plaatsingsbesluit. Daarmee informeert 3W onder andere het verhuisbedrijf alvast over uw aanstaande overplaatsing. Als u vanuit een ander departement of andere bij 3W aangesloten organisatie wordt geplaatst op een post, geeft de klantcontactpersoon van uw organisatie dit door aan 3W. De klantcontactpersoon gebruikt het daarvoor bestemde aanmeldformulier in SSP, waarin alle voor 3W noodzakelijke informatie over uw plaatsing is opgenomen. Na ontvangst van deze aanmelding neemt 3W (Servicedesk) zo spoedig mogelijk contact met u op. Er wordt dan in overleg een voorlichtingsgesprek ingepland.

Vanaf wanneer ontvangt u vergoedingen?
Zodra u op de post bent aangekomen en met uw werkzaamheden bent gestart, geeft u uw aankomst door via het SSP-formulier: vertrek- en aankomstmelding.

Met dit formulier zorgt 3W voor de definitieve berekening van uw vaste buitenlandvergoeding. De datum waarop u feitelijk uw werkzaamheden aanvangt op de post is de ingangsdatum van de buitenlandvergoeding. Uitbetaling van de vergoeding vindt vervolgens plaats via P-Direkt indien uw organisatie daarbij is aangesloten. Anders wordt dit geregeld via de financiële administratie van uw eigen organisatie. Maandelijks ontvangt u van 3W per mail de specificatie van de ontvangen buitenlandvergoeding.

Indien uw partner en/of kind(eren) tussentijds (eerder of later) op een post arriveren of van een post vertrekken dan u, heeft dit gevolgen voor de buitenlandvergoeding die u ontvangt. Gebruik hiervoor het SSP-formulier: Tussentijds vertrek of aankomst partner/kind. Wanneer u van de post vertrekt, doet u dit ook met dit formulier. 

Meldt wijzigingen tijdig aan bij 3W om te voorkomen dat u ten onrechte uitbetaalde vergoedingen achteraf moet terugbetalen.

Voorwaarden

De BZ-medewerker is zelf verantwoordelijk voor het tijdig doorgeven aan 3W van wijzigingen in zijn/haar situatie.

Medewerkers van andere departementen zijn samen met de klantcontactpersoon verantwoordelijk voor de juiste en volledige aanlevering van brondocumenten en het tijdig melden van relevante wijzigingen in hun situatie. De klantcontactpersoon moet een nieuwe attaché minimaal 9 weken voor aanvang van de werkzaamheden op de post aanmelden bij 3W.

Aanvragen

Onderstaande links leiden u naar het Self Service Portal (SSP). U komt op een https-pagina die bereikbaar is indien u bent aangelogd op een rijkswerkplek (thuis of op kantoor). Binnen het portaal bent u bekend bij ons. U kunt dit controleren door rechtsboven te klikken op uw profiel. Hierdoor weet u dat uw gegevens vertrouwd worden behandeld.
SSP - Vertrek- en aankomstmelding
SSP - Tussentijdsvertrek of aankomst partner/kind
SSP - Aanvragen m.b.t. vergoedingen buitenland
SSP - Declaraties m.b.t. vergoedingen buitenland
SSP - Wijziging kindgegevens
SSP - Vraag over maandelijkse VipS-specificatie
SSP - Nazenden bijlagen vergoedingen buitenland

Vragen

SSP - Vraag over vergoedingen buitenland

Doorlooptijd

Als de aankomstmelding in de eerste week van de maand is ontvangen, ontvangt u de eerste buitenlandvergoeding in principe nog dezelfde maand. Als het wegens omstandigheden niet lukt om de aankomstmelding tijdig te verwerken, dan ontvangt u de buitenlandvergoeding de eerstvolgende maand met terugwerkende kracht.

Meer informatie

Lees ook de volledige tekst van het DBZV 2018 en de veelgestelde vragen.