Reizen in vogelvlucht

Deze pagina beschrijft in vogelvlucht de aanvraagprocedure van een buitenlandse reis en de belangrijke aandachtspunten waar u bij het boeken van een reis op moet letten.

Aanvraagprocedures buitenlandse reizen

De afhandeling van uw buitenlandse reis wordt gefaciliteerd door VCK Travel. Afhankelijk van de organisatie waarvoor uw werkzaam bent en type reis kunnen er verschillende aanvraagprocedures van toepassing zijn. Zo zal een groot deel van de reizigers zelf de reis aanvragen via TEM. Maar voor bijvoorbeeld reizen die betrekking hebben op plaatsingen op een post geldt dat de aanvragen vooralsnog rechtstreeks bij VCK Travel worden ingediend. Een overzicht van de belangrijkste elementen uit de dienstverlening van VCK Travel kunt u nalezen in de dienstverleningsmatrix.

Voor meer informatie over het boeken een reis klik hier

Voor meer informatie over de verschillende type reizen klik hier.

Regel uw reis op tijd

Zorg ervoor dat u uw reis zo vroeg mogelijk, maar uiterlijk 21 dagen voor vertrek boekt omdat in de regel de kosten voor tickets substantieel zullen toenemen naarmate de geplande vertrekdatum nadert. Dit is ook expliciet in de reisregeling opgenomen.

Ticketvoorwaarden en afnameverplichting

Contractueel is het Rijk verplicht om de reizen die vallen binnen de dienstverlening af te nemen van VCK Travel. Er gelden rijksbreed ook tariefafspraken met luchtvaartmaatschappijen en bijvoorbeeld hotelketens. Het is niet toegestaan om buiten deze dienstverlening zelfstandig reizen te regelen (uitzondering geldt voor de lokale en regionale reizen van de post). Bovendien is het vanuit Duty of Care ook belangrijk om zicht te hebben waar reizigers zich bevinden in geval van een crisissituatie of calamiteit.

Controleer altijd goed de ticketvoorwaarden voordat u een reis definitief boekt of laat boeken. Let hierbij op wijzigings- en annuleringskosten in verhouding tot de ticketprijs.

Soms lijken buiten TEM opgezochte internet ticketprijzen lager dan de in TEM getoonde of door VCK aangeboden tarieven. Vaak blijkt dat er aanvullende kosten aan de internettickets zijn verbonden, zoals bagage en administratiekosten of dat wijziging van een ticket niet mogelijk is. Vanwege verplichte afname bij VCK Travel wordt u geacht om via TEM of VCK Travel te boeken. 

Reisverzekeringen

Er is geen rijksbrede reisverzekering. In principe geldt binnen de overheid dat het Rijk zich niet verzekerd (eigen risicodrager). Per departement kan de situatie derhalve verschillend zijn. Ga bij uw eigen organisatie na of een zakelijke reisverzekering van toepassing is. Het is in ieder geval altijd aan te raden om uw eigen ziektekostenverzekering te controleren op dekkingen in het buitenland. In geval van schade of medische urgentie bij (dienst)reizen geldt uiteraard dat uw werkgever verantwoordelijkheid draagt. 

Voor een aantal bestemmingen is wellicht een aantal medische voorzorgsmaatregelen (vaccinatie of advies) noodzakelijk. Neem daarvoor contact op met KLM Health Services.  

Reisdocumenten en visa

Controleer of voor uw reisbestemming uw reisdocument lang voldoende geldig is en of een visum benodigd is. Vraag het visum tijdig aan. VCK Travel zal u hier ook in de reisbevestiging op attenderen. Voor aanvragen en informatie over visa kunt u contact opnemen met het 3W Consulair Dienstencentrum (CDC). Het CDC bevindt zich in de centrale hal van het rijkspand aan de Rijnstraat 8, Den Haag.

Voor meer informatie zie ook : Visa

Vertragingsschade

Het kan voorkomen dat u tijdens uw reis vertraging ondervindt. Afhankelijk van de omstandigheden kunt u aanspraak maken op een vertragingsvergoeding.

Voor de restitutie van claims voortvloeiende uit vertragingen bij dienstreizen is VCK Travel een samenwerking aangegaan met EUclaim, waarbij na een door de reiziger afgegeven volmacht restitutie rechtstreeks ten gunste van het Rijk kan plaatsvinden. De volmachtverklaring maakt onderdeel uit van het reisaanvraagproces.

Veiligheid onderweg

Reizen naar het buitenland kan veiligheidsrisico’s met zich meebrengen. Wees op de hoogte van de voorzorgsmaatregelen en de actuele reisinformatie. Klik hier voor meer informatie.

Hoort bij