Hoe declareer ik mijn reiskosten?

Declareren van reiskosten. Hoe werkt dat en waar moet u op letten?

Ik maak gebruik van TEM

Wanneer u gebruik maakt van TEM wordt er op basis van uw reisaanvraag automatisch een concept declaratie aangemaakt. Let erop dat de declaratie binnen 3 maanden na terugkeer wordt ingediend. Na deze periode vervalt namelijk het recht op vergoedingen.

Het is belangrijk dat u de concept declaratie goed controleert en waar nodig aanpast. De daggeldvergoeding is namelijk op basis van uw opgegeven reisschema opgebouwd. Het kan echter zijn dat u geen recht heeft op bepaalde maaltijdvergoedingen of juist wel. Bijvoorbeeld omdat ontbijtkosten reeds in de rekening van het hotel zijn opgenomen of wanneer bij een vertraging uw definitieve reisschema uiteindelijk afwijkt van het moment van de reisaanvraag. U kunt in TEM vergoedingscomponenten deactiveren of toevoegen.

Het is tevens mogelijk om additioneel gemaakte onkosten op te nemen in uw declaratie. Dit kan overigens al direct tijdens uw reis wanneer u gebruik maakt van de Spendapp. Met deze app scant u eenvoudig uw bewijsstukken waarna deze worden toegevoegd aan uw declaratie.

In de werkinstructie TEM app voor declaraties leest u hoe u de app kunt installeren en gebruiken. 

Op grond van de voorwaarden uit de CAO Rijk, Aanvullende CAO Rijk Uitzendingen (ACRU) en eventuele personeelsvoorschriften zijn de kostencategorieën al in TEM opgenomen. Het toevoegen van bewijsstukken is een vereiste. Voor een aantal onkosten zal er tevens een goedkeuring van uw leidinggevende moeten worden toegevoegd. TEM zal u hierop attenderen.

Heeft u uw reis niet via TEM geboekt maar u wilt wel reiskosten declareren? Dan kunt u dit alsnog achteraf via TEM doen. U kunt hiervoor gebruik maken van de werkinstructie declaratie achteraf.  

Heeft u via TEM een voorschot aangevraagd? Dan wordt dit voorschot automatisch met uw declaratie verrekend.

Ik maak geen gebruik van TEM

Wanneer u geen gebruik maakt van TEM dan verloopt het opstellen, indienen en goedkeuren van uw declaratie volgens de interne procedures van de organisatie waarvoor u werkzaam bent.

Vragen

Heeft u een vraag over een declaratie in TEM? Kijk dan eerst onder de veelgestelde vragen en werkinstructies. Mocht u toch ondersteuning nodig hebben dan kunt u uw vraag ook stellen via SSP.

Belangrijk
Bel met uw declaratievraag niet met de servicedesk TEM 3W. Deze wordt telefonisch niet in behandeling genomen. Mocht naar aanleiding van uw SSP-melding telefonisch contact nodig zijn dan zal de servicedesk TEM 3W een afspraak met u inplannen.  

Doorlooptijden

Voor de inhoudelijke beantwoording van uw vraag wordt een termijn van maximaal 5 werkdagen gehanteerd. Uitbetaling van uw declaratie zal in de regel binnen 10 werkdagen na goedkeuring plaatsvinden.