Hoe boek ik een reis?

U heeft uw reis goed voorbereid en gaat een reis boeken? Op deze pagina vindt u relevante informatie waar u op moet letten, maar ook hoe u een reis boekt, hoe de goedkeuring verloopt, welke soort reizen er bestaan en welke afspraken er zijn gemaakt met de reisagent VCK Travel.

Reizen in vogelvlucht

Aanvraagprocedures buitenlandse reizen

De afhandeling van uw buitenlandse reis wordt gefaciliteerd door VCK Travel. Afhankelijk van de organisatie waarvoor uw werkzaam bent en het soort reis kunnen er verschillende aanvraagprocedures van toepassing zijn. Zo zal een groot deel van de reizigers zelf de reis aanvragen via TEM. Maar voor bijvoorbeeld reizen die betrekking hebben op plaatsingen op een post geldt dat de aanvragen vooralsnog rechtstreeks bij VCK Travel worden ingediend. Een overzicht van de belangrijkste elementen uit de dienstverlening van VCK Travel kunt u nalezen in de dienstverleningsmatrix.

Wilt u meer informatie over het gebruik van TEM? Bezoek dan de pagina TEM-applicatie.

Regel uw reis op tijd

Zorg ervoor dat u uw reis zo vroeg mogelijk, maar uiterlijk 21 dagen voor vertrek boekt omdat in de regel de kosten voor tickets substantieel zullen toenemen naarmate de geplande vertrekdatum nadert. Dit is ook expliciet in de reisregels opgenomen.

Ticketvoorwaarden en afnameverplichting

Contractueel is het Rijk verplicht om de reizen die vallen binnen de dienstverlening af te nemen van VCK Travel. Er gelden rijksbreed ook tariefafspraken met luchtvaartmaatschappijen en bijvoorbeeld hotelketens. Het is niet toegestaan om buiten deze dienstverlening zelfstandig reizen te regelen (uitzondering geldt voor de lokale en regionale reizen van de post). Bovendien loopt u dan ook geen risico dat uw verblijfplaats niet bekend is bij uw werkgever in geval van een crisissituatie of calamiteit.

Controleer altijd goed de ticketvoorwaarden voordat u een reis definitief boekt of laat boeken. Let hierbij op wijzigings- en annuleringskosten in verhouding tot de ticketprijs.

Het kan voorkomen dat op internet een ticketprijs tegen een lager tarief wordt aangeboden dan TEM. Vaak blijken er echter aanvullende kosten aan verbonden waardoor de uiteindelijke ticketprijs toch hoger uitvalt. Wanneer u daadwerkelijk lagere tarieven aantreft dan kunt u dit melden bij de Servicedesk TEM 3W. De mogelijkheid zal dan worden bekeken of het ticket via een offertetraject bij de VCK Travel kan worden aangevraagd.

Vertragingsschade

Het kan voorkomen dat u tijdens uw reis vertraging ondervindt. Afhankelijk van de omstandigheden kunt u aanspraak maken op een vertragingsvergoeding.

Voor de restitutie van claims voortvloeiende uit vertragingen bij dienstreizen is VCK Travel een samenwerking aangegaan met EUclaim, waarbij na een door de reiziger afgegeven volmacht restitutie rechtstreeks ten gunste van het Rijk kan plaatsvinden. De volmachtverklaring maakt onderdeel uit van het reisaanvraagproces.

Veiligheid onderweg

Reizen naar het buitenland kan veiligheidsrisico’s met zich meebrengen. Wees op de hoogte van de voorzorgsmaatregelen en de actuele reisinformatie.Klik hier voor meer informatie.