Veelgestelde vragen over diplomatieke paspoorten

De meest gestelde vragen over diplomatieke paspoorten leest u op deze pagina.

Moet ik een afspraak maken voor de aanvraag van een diplomatiek paspoort?
Voor het aanvragen van een diplomatiek paspoort t.b.v. dienstreizen is het niet noodzakelijk om een afspraak te maken. U kunt tussen 9.00-12.30 uur langskomen bij de 3W-diplomatieke paspoortbalie: Rijnstraat 8 te Den Haag, centrale hal, naast de receptie.

Bij overplaatsing, zeker als u samen met uw gezinsleden wordt overgeplaatst, is het raadzaam om een afspraak te maken (zie voor contactgegevens onder ‘Wat zijn jullie openingstijden?’).

Voor attachés geldt dat u eerst een afspraak maakt met de 3W-servicedesk die is gevestigd op de 4e etage in de Rijnstraat, zodat een aantal zaken tegelijk wordt geregeld. U maakt vervolgens een individuele afspraak met de 3W-diplomatieke paspoort/visumbalie voor het aanvragen van het diplomatieke paspoort en voor het indienen van een eventuele visumaanvraag.

Wat zijn jullie openingstijden?
De 3W-diplomatieke paspoort- en visumbalie is geopend op werkdagen van 9.00-12.30 uur. Wanneer u met uw gezin langskomt, dan wordt u verzocht om een afspraak te maken. De afspraak kan dan in de middag gepland worden.

U maakt een afspraak door telefonisch contact op te nemen met de medewerkers van de diplomatieke paspoort- en visumbalie via telefoonnummer 070-3484333 (optie 1) of door een e-mail te sturen naar 3W-diplo-visumbalie@minbuza.nl. De 3W-diplomatieke paspoort- en visumbalie is gevestigd op de begane grond in de centrale hal, naast de receptie (Rijnstraat 8).

Welke brondocumenten moet ik meenemen voor het aanvragen van een diplomatiek of dienstpaspoort?
Informatie over de brondocumenten die nodig zijn voor de aanvraag voor een diplomatiek paspoort bij plaatsing of dienstreis is hier op Rijksportaal te vinden.

Ik ben niet in het bezit van een geldig nationaal paspoort/identiteitskaart omdat ik deze nooit gebruik. Accepteren jullie ook een rijbewijs?
Nee, een rijbewijs is weliswaar een identiteitsbewijs maar geen reisdocument en om een diplomatiek paspoort aan te vragen voor het maken van dienstreizen moet een geldig reisdocument worden overgelegd.

Kan ik een digitale pasfoto naar 3W mailen zodat jullie deze kunnen printen?
Nee, u kunt alleen echte pasfoto’s aanleveren die voldoen aan de eisen zoals deze zijn gesteld in de Fotomatrix 2007.

Kan ik via de consulaire afdeling van de ambassade een aanvraag voor een diplomatiek paspoort opsturen naar 3W?
Dit is uitsluitend mogelijk voor personen jonger dan 12 jaar. Van kinderen jonger dan 12 jaar worden namelijk geen vingerafdrukken in het paspoort opgeslagen, het minderjarige kind moet i.v.m. de verschijningsplicht wel persoonlijk verschijnen op de ambassade. De consulaire afdeling voegt een brief toe bij de aanvraag waarin de persoonlijke verschijning van het kind wordt bevestigd. Iedereen die ouder is dan 12 jaar moet hiervoor naar Den Haag komen vanwege het feit dat er vingerafdrukken moeten worden afgenomen. De apparatuur op de ambassades is uitsluitend geschikt voor het aanvragen van een nationaal paspoort en niet voor het aanvragen een diplomatiek paspoort. Daarnaast geldt ook de verschijningsplicht. Als u wordt overgeplaatst dan moet het hele gezin zich in Den Haag melden.

Kan mijn echtgenoot/partner/kind die later naar de post komt zonder mij een paspoortaanvraag komen doen?
Ja, dit is mogelijk. Wel moet uw echtgenoot/partner/kind alle benodigde brondocumenten bij zich hebben. In geval van een minderjarig kind moet het aanvraagformulier door de personen die zijn belast met het ouderlijk gezag (meestal beide ouders) zijn ondertekend en eveneens kopieën van de paspoorten van de personen die zijn belast met het ouderlijk gezag worden overgelegd. In dit geval kan het getekende paspoortaanvraagformulier vanuit de post worden ingescand en gemaild naar 3W-diplo-visumbalie@minbuza.nl. Graag eveneens in de e-mail aangeven wanneer uwechtgenoot/partner/kind zich zal melden bij de balie.

Ik heb een gerectificeerd plaatsingsbesluit ontvangen van HDPO, moet ik nu weer een nieuw diplomatiek paspoort aanvragen met daarin de juiste gegevens?
Ja, bij een rectificatie heeft u te allen tijde een nieuw diplomatiek paspoort nodig. Zodra u een keer in Nederland bent, kunt u een nieuw paspoort aanvragen bij de 3W-diplomatieke paspoortbalie. U moet dan wel uw huidige diplomatieke paspoort en het besluit, waarin staat dat uw plaatsingsduur is verlengd of uw titel is veranderd, meenemen. Ook moet u weer 2 nieuwe pasfoto’s te overleggen.

Mijn pasgeboren kind heeft nog geen reisdocument maar dit wordt wel gevraagd, moet ik nu eerst een nationaal paspoort aanvragen voor mijn kind?
Nee, een kopie van de geboorteakte is voldoende. Als uw kind in het buitenland is geboren, moet dit een kopie van de gelegaliseerde en vertaalde geboorteakte zijn.

Mijn partner heeft niet de Nederlandse nationaliteit en dus geen diplomatiek paspoort. Moet hij/zij wel meetekenen voor toestemming van onze kinderen?
Ja, als jullie beiden het gezag hebben over de kinderen moeten beide ouders (of anderen die met het ouderlijk gezag belast zijn) tekenen voor toestemming.

Nemen jullie mijn huidige (nationale) paspoort/identiteitskaart in en krijg ik deze terug als mijn plaatsing eindigt?
Nee, uw nationale paspoort en/of Nederlandse identiteitskaart moet u te allen tijde zelf bewaren zodat u deze bij einde plaatsing kunt overleggen bij de gemeente waar u wordt ingeschreven. Als de geldigheidsduur van uw nationale paspoort en/of Nederlandse identiteitskaart is verlopen bij inschrijving dan kunt u bij de 3W-diplomatieke paspoortbalie een verklaring vragen waarin wordt vermeld dat u in het bezit bent geweest van een diplomatiek paspoort.

Ik ben niet ingeschreven in Nederland maar wil na het beëindigen van mijn plaatsing toch een nieuw nationaal paspoort/identiteitskaart aanvragen, kan dit bij jullie?
Nee, u kunt bij ons geen nationaal paspoort aanvragen. Als u (nog) niet bent ingeschreven in Nederland dan kunt u bij een aantal grensgemeenten een nationaal paspoort aanvragen (kijk hier ), of, indien mogelijk, u vraagt een nationaal paspoort aan op de post voordat u naar Nederland vertrekt.

Ik gebruik eigenlijk alleen de naam van mijn echtgenoot en boek bijvoorbeeld ook tickets onder die naam, kunnen jullie mijn meisjesnaam achterwege laten in het diplomatieke paspoort?
Nee, volgens de Nederlandse wet mag een vrouw de achternaam van haar man gebruiken maar haar eigen geboortenaam (meisjesnaam) is en blijft altijd als achternaam vermeld staan in een paspoort.

U kunt er echter wel voor kiezen om in de regel onder de achternaam de zogenoemde ‘e/v-vermelding’ op te nemen. Op deze manier komt de naam die u na uw huwelijk hebt aangenomen toch op de houderpagina van het diplomatieke paspoort te staan.

Mijn kinderen hebben een andere achternaam dan ik en ik ben bang voor problemen als ik met mijn kinderen ga reizen, is hier een oplossing voor?
U kunt dit het beste bespreken met de medewerker aan de balie ten tijde van de paspoortaanvraag.

Mag ik gedurende mijn plaatsing gebruik maken van het diplomatieke paspoort voor privé reizen?
Ja, als u bent geplaatst op een post mag u ook privé reizen op een diplomatieke paspoort.

Kan ik namens de rest van mijn gezin de paspoorten ophalen of moeten we weer met zijn allen komen?
Ja dat kan, maar als u de paspoorten wilt laten ophalen door iemand die geen lid is van uw gezin dan moet u  een machtigingsformulier in vullen. Deze is verkrijgbaar bij de diplomatiek paspoortbalie van 3W.

Ik ben mijn diplomatieke paspoort kwijt/mijn diplomatieke paspoort is gestolen, wat nu?

Zo spoedig mogelijk moet de vermissing van een diplomatiek of dienstpaspoort worden doorgegeven aan de 3W-diplomatieke paspoortbalie, zodat het niet mogelijk is dat derden van dit reisdocument gebruikmaken. Bij de 3W diplomatieke paspoortbalie moet u naast de vereiste documenten voor de aanvraag van een nieuw diplomatiek of dienstpaspoort ook een verklaring van vermissing overleggen, een zogenaamd C2-formulier. Dit formulier moet u volledig invullen en ondertekenen. Via deze link kunt u het C2-formulier downloaden.

Er kan niet meer gereisd worden met een eenmaal geregistreerd vermist reisdocument.

Kan mijn niet-Nederlandse partner een diplomatiek paspoort krijgen?
Nee, als iemand niet de Nederlandse nationaliteit bezit, kan hij/zij geen paspoort krijgen. Dit geldt zowel voor een gewoon als voor een diplomatiek paspoort.

Wat zijn de adresgegevens van het Consulair Dienstencentrum?
Het adres van het Consulair Dienstencentrum is te vinden op de pagina Contact.

Welke titel krijg ik op het diplomatieke paspoort?
Een overzicht van titelverlening vindt u (vanwege het vertrouwelijke karakter) op het Rijksportaal.