Veel gestelde vragen over overplaatsingen in tijden van COVID-19

De overplaatsingsronde 2020 zal naar alle waarschijnlijkheid niet verlopen zoals in andere jaren. De COVID-19 crisis heeft veel zekerheden op scherp gezet. Improviseren en beslissen op basis van onvolledige informatie is helaas nodig, en dat geldt ook voor je overplaatsing. De Bestuursraad heeft er voor gekozen om waar mogelijk de overplaatsingen door te laten gaan. HDPO en 3W doen wat ze kunnen om uw overplaatsing in goede banen te leiden. Hieronder vindt u antwoorden op een aantal capita selecta, in aanvulling op de checklist van 3W die doorgaans gebruikt wordt.

Aanvangsdatum

Medewerkers die bericht hebben gekregen dat zij hun overplaatsing in gang kunnen zetten, kunnen in SSP de overplaatsingsdatum doorgeven. De datum van 1 juli is vervallen, medewerkers die eerder moeten/willen aantreden hebben daarvoor toestemming. Houd rekening met langere doorlooptijden bij 3W en P-Direkt voor de verwerking.

Afschaling

Medewerkers die zijn afgeschaald en in overplaatsing zijn, moeten wachten met het regelen van hun overplaatsing. Zij mogen eerst terug naar hun oude standplaats (afscheid en verhuizen) en vervolgens door naar hun nieuwe post. Is uw nieuwe functie in Den Haag, dan kunt u alvast beginnen.  

Diplomatiek paspoort

De 3W-balie is open. Medewerkers worden verzocht tijdig hun diplomatieke paspoort aan te vragen om pieken in de vraag te voorkomen. Voor uw eigen veiligheid wil 3W voorkomen dat te veel collega’s tegelijkertijd bij de balie op Rijnstraat 8 verschijnen. Collega’s met gezinnen of grote groepen moeten vooraf een afspraak te maken via dit SSP. Afspraken vinden in de middag plaats. Overige collega’s kunnen terecht op werkdagen tussen 9:00 en 12:30 of op afspraak in de middag. Om te voorkomen dat wachtrijen te lang worden aan de balie, worden alleen aanvragen in behandeling genomen als ze compleet zijn. Bekijk hier de voorwaarden. Heeft u geen printer thuis? Ga vooraf aan de afspraak naar de 4de of 6de verdieping om te printen of scannen.

Zit u op een post en verloopt uw paspoort deze zomer? Of heeft u andere vragen? Bezoek onze website, stel uw vraag via SSP, of bel tussen 10:00 en 16:00 uur naar 070-3484040

Duty of care

BZ heeft als werkgever een duty of care voor zijn medewerkers. Dit geldt zeker in de huidige COVID-19 crisis. Medewerkers met chronische medische aandoeningen in combinatie met landen met gebrekkige medische voorzieningen lopen een extra risico nu de vliegmogelijkheden sterk beperkt zijn. Indien dit op u van toepassing is, meldt u dan bij de bedrijfsarts.  

Gederfde inkomsten

Het is aannemelijk dat partners hun baan (al) hebben opgezegd, terwijl het vertrek naar de nieuwe standplaats is vertraagd door quarantaine maatregelen op de nieuwe standplaats, dan wel sluiting van het luchtruim. De gederfde inkomsten kunnen niet op het Ministerie verhaald worden.

Medische inkomsten

KLM zal vanaf 18 mei de medische keuringen weer opstarten. Afspraken kunnen worden gemaakt langs de gebruikelijke weg.

Onvoorziene kosten

Het kan voorkomen dat u onvoorziene kosten moet maken in verband met je overplaatsing (bv wijzigen van je ticket, langer verblijf in Nederland). Leg dit altijd voor aan 3W, die zal bepalen of dat toegestaan is. Desnoods wordt de hardheidsclausule ingeroepen.

Opleidingen

Het gangbare pakket van trainingen/opleidingen en cursussen zoals wordt aangeboden door AIB is aangepast. Daar waar mogelijk is de training/opleiding/cursus omgezet naar een digitale vorm. Nadere informatie kunt u verkrijgen op de website van de Academie voor Internationale Betrekkingen.

Voor wat betreft de cursus ‘eerste 100 dagen op de post (voor) (plv) CdP’s’ werkt AIB samen met de betrokken (bedrijfsvoerings)directies aan een online checklist ‘routekaart 1e 100 dagen op de post voor (plv) CdP's’ in plaats van een klassikale training. Deze is rond augustus 2020 beschikbaar en ondersteunt in praktische zin de (plv) CdP’s om zicht te krijgen op de bedrijfsvoeringsaspecten bij aankomst op de post. In 2021 worden wederom klassikale trainingen van de eerste 100 dagen op de post aangeboden, indien de situatie het toelaat. U kunt zich daarvoor al inschrijven via de website van de Academie voor Internationale Betrekkingen.

Voor wat betreft de trainingen voor Leiderschap- en managementontwikkeling (voor leidinggevenden die starten op operationeel, midden of hoger management posities op het departement en de post organiseert BZ ‘incompany’ leertrajecten. Helaas kan nu nog niet gezegd worden op welke termijn het weer mogelijk is de klassikale activiteiten te organiseren. Sommige leertrajecten kunnen echter online gegeven worden. Meer informatie over startdata en programma zal via het  berichtenverkeer verspreid worden.

Scholen

De situatie met betrekking tot scholen is per land verschillend en varieert sterk (open/dicht). Laat u goed informeren door de AZ-afdeling van uw nieuwe post over de situatie ter plekke. Probeer te voorkomen dat u voor uw kind op twee scholen onderwijskosten moet betalen waardoor BZ dubbele kosten moet betalen. Ga als medewerker zelf na of scholen geld terug geven (refund policy) bij eerder vertrek of latere aankomst. Een kind inschrijven op een school om zeker te zijn van een plek is mogelijk, kosten voor inschrijving kunnen via SSP worden gedeclareerd. Voor eventuele vragen kunt u terecht bij 3W.

Tablet en telefoon

De tablet mag u meenemen van uw huidige naar uw nieuwe standplaats. Die blijft bij u. Echter de BZ-telefoon moet ingeleverd worden bij de AZ-afdeling dan wel de service balie. Eventuele vragen kunt u richten aan DBV-IV

Tickets

Medewerkers die bericht hebben gekregen dat hun overplaatsing in gang gezet kan worden (van groen naar groen land) kunnen contact opnemen met VCK voor het boeken van hun overplaatsingsreis. Voor nadere informatie over de procedure overplaatsingen/VCK formulieren, zie hier voor meer informatie.  

Voor medewerkers die wel naar Nederland terug kunnen reizen, maar nog niet door kunnen reizen naar hun nieuwe standplaats (groen-oranje/rood) kunnen alvast een ticket naar Nederland boeken.

Veiligheidsonderzoek

Als u een vertrouwensfunctie gaat vervullen is een veiligheidsonderzoek vereist. Deze wordt uitgevoerd door de Unit Veiligheidsonderzoeken (UVO) van de AIVD. Bij BZ is VCI de contact directie. De AIVD voert de veiligheidsonderzoeken, ondanks Corona gewoon uit. Wel is het de verwachting dat de doorlooptijd langer zal zijn dan normaal, waardoor de wettelijke beslistermijn overschreden wordt. Als dit het geval is, informeert de Dienst u hierover per brief. 

Verhuizingen

In veel landen zijn verhuisbedrijven aangemerkt als vitaal beroep en kunnen de verhuizingen in gang worden gezet. Echter de situatie verschilt sterk per land. Op het moment dat uw overplaatsing doorgaat dan kunt u contact opnemen met uw contactpersoon bij de verhuisorganisatie. De AZ-afdeling van uwnieuwe post is vaak ook goed op de hoogte. Houdt wel rekening met langere vaar- en inklaringstijden.

Visa

Per land verschillend. De ene buitenlandse ambassade is wel open, de ander niet. Ambassades zijn wel bereikbaar. In principe kunnen wel dingen geregeld worden (voor groene en oranje landen) behalve voor landen waar u niet naar toe kunt (rood). E.e.a. verandert per dag. 3W raadt medewerkers aan contact op te nemen met het Consulair DienstenCentrum. Informatie op de website eerst raadplegen. Want soms moet de uit te zenden medewerker zelf actie ondernemen.

Voorbereidingsgesprek 3W

Deze gesprekken kunnen gewoon ingepland worden. Een voorbereidingsgesprek kunt u via SSP aanvragen. De gesprekken vinden via videoconferentie plaats.

Zorgprotocol

Medewerkers die naar een hoog-risico post (Kabul, Bagdad, Juba) gaan, kunnen zich via de gebruikelijke weg via HDPO aanmelden voor de psychologische keuring. De verplichte HEAT-training (gegeven door CSD) wordt binnenkort weer opgestart  en vindt conform RIVM richtlijnen plaats. Als u zich hiervoor reeds heeft aangemeld, krijgt u via 3W bericht. Heeft u zich nog niet aangemeld, doe dat dan via SSP.

Overige vragen

Voor algemene vragen kunt u terecht bij 3W Customer Services (070 – 3484000), maar ook bij de AZ-afdeling van uw nieuwe post.