Diplomatieke en dienstpaspoorten

Heeft u de Nederlandse nationaliteit en reist u voor één van de landen van het Koninkrijk naar het buitenland? Dan kunt u aanspraak maken op een diplomatiek of dienstpaspoort als en voor zolang de minister van Buitenlandse Zaken dat noodzakelijk acht.

Voor wie?

Diplomatiek paspoort: Alle functionarissen die worden geplaatst op een Nederlandse vertegenwoordiging en hun inwonende gezinsleden, komen in aanmerking voor een diplomatiek paspoort. Daarbij geldt dat diplomatieke paspoorten primair zijn bedoeld voor personen (diplomaten) die diplomatieke onschendbaarheid genieten.

Dienstpaspoort: Niet-diplomaten die ten behoeve van de Nederlandse overheid veelvuldig buitenlandse dienstreizen maken kunnen een dienstpaspoort aanvragen.

Toelichting

Diplomatieke en dienstpaspoorten worden verstrekt om het reizen, het verblijf en het werk in het buitenland te vergemakkelijken, door iemands functie bij de overheid en het officiële en beroepsmatige karakter van de reis en/of het verblijf te bevestigen. Het gaat er daarbij niet om dat de houder van een diplomatiek of dienstpaspoort wordt bevoordeeld ten opzichte van anderen, maar dat deze persoon zijn of haar taken voor de overheid zonder of in ieder geval met zo min mogelijk belemmering kan uitvoeren.

De op dit onderwerp betrekking hebbende beleidsregels zijn vastgelegd in het Besluit van de minister van Buitenlandse Zaken van 31 juli 2007, kenmerk DCZ 016/07, houdende beleidsregels voor de verstrekking en het gebruik van diplomatieke en dienstpaspoorten'. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen diplomaten en niet-diplomaten.

Diplomaten

Alle ambtenaren die worden uitgezonden op basis van het DBZV, komen in aanmerking voor een diplomatiek paspoort. Vanaf het moment dat u uw definitieve plaatsingsbesluit heeft ontvangen, kunt u uw diplomatieke paspoort aanvragen. U vraagt uw diplomatieke paspoort aan bij het Consulair Dienstencentrum (CDC) van 3W voordat u naar de post vertrekt.

Het Diplomatiek en Consulair Verdrag van Wenen is leidend bij het verstrekken van diplomatieke paspoorten aan uitgezonden ambtenaren. Hierbij geldt, e diplomatieke immuniteit is gekoppeld aan de persoon en niet het diplomatieke paspoort. Aan het bezitten van een diplomatiek paspoort kan dus geen diplomatieke immuniteit worden verworven, geeft geen vrijstelling van veiligheidscontrole(s) en kan ook geen vipbehandeling worden geëist. Evenmin kunnen door de drager rechten aan een dergelijk paspoort worden ontleend.

Een BZ-medewerker of attaché van een ander vakdepartement dient per diplomatieke nota door de post officieel te worden aangemeld bij het ministerie van Buitenlandse Zaken van het ontvangende land. Mocht het werkgebied meer dan één land omvatten, dan vindt deze formele aanmelding eveneens plaats in de overige landen. Een ambassadeur en defensieattaché worden geaccrediteerd of mede-geaccrediteerd bij de autoriteiten van een ontvangende staat. Het werkwoord accrediteren houdt verband met het officieel goedkeuren (wederzijds) van de betrekking die een ambassadeur en defensieattaché bekleed in het gastland. De ambassadeur biedt zijn of haar geloofsbrieven aan bij de lokale autoriteiten. De defensieattaché wordt geaccrediteerd na goedkeuring van ontvangst van een officiële diplomatieke nota en een volledig C.V. door het gastland.

Voorbeeld: als een diplomaat werkzaam is in het land van accreditatie of aanmelding, dan wel onderweg is van of naar de post van accreditatie of aanmelding, dan geniet de ambtenaar diplomatieke immuniteit en voorrechten. Gezien het Diplomatiek en Consulair Verdrag van Wenen zouden uitgezonden ambtenaren in principe ook diplomatieke immuniteit genieten zonder het bezit van het diplomatiek paspoort.

Onder 'Procedure bij aanvraag t.b.v. plaatsing in buitenland' vindt u de overige vereisten die u bij de aanvraag moet overleggen. U moet zelf alle benodigde documenten (kopieën) en pasfoto’s meenemen. Het is niet mogelijk om bij het CDC ontbrekende documenten te printen. Alleen een volledig, juist ingevuld en ondertekend paspoortaanvraagformulier met een complete set aan benodigde documenten worden door het CDC in behandeling genomen.

Let op:

Diplomaten (geplaatst op een post) mogen ook voor privéreizen in het buitenland gebruik maken van het verstrekte diplomatieke of dienstpaspoort. Dit geldt niet voor niet-diplomaten.

Niet-diplomaten

Niet-diplomaten genieten géén diplomatieke voorrechten en immuniteiten. Daarom is het van belang dat zij zich realiseren dat het bezitten van een diplomatiek paspoort niet de status van diplomaat geeft. Een dergelijk paspoort kan wel een coulance-behandeling van de autoriteiten tot gevolg hebben maar die kan niet worden geëist. Er zijn landen die daar erg ver in gaan (aparte CD-poortjes, saluerende grenswachten, enzovoorts) maar in Europa zal het tonen van een diplomatiek paspoort hooguit een net iets vriendelijker behandeling tot gevolg hebben.

Niet-diplomaten kunnen een dienstpaspoort aanvragen die ten behoeve van de Nederlandse overheid veelvuldig buitenlandse dienstreizen maken. In principe komt iemand die veel namens de Rijksoverheid moet reizen in aanmerking voor een dienstpaspoort, zo blijft het nationale paspoort vrij van visumstickers/visumstempels en is men het nationale paspoort niet lang kwijt als het voor een visumaanvraag bij een buitenlandse ambassade ligt.

Let op:
  • Niet-diplomaten (personen die een plaatsing in Nederland hebben) mogen voor privéreizen GEEN gebruik maken van het verstrekte diplomatieke of dienstpaspoort.
  • Bij overplaatsing van een post naar Nederland moet altijd direct na terugkeer het diplomatieke paspoort worden ingeleverd bij de balie van het Consulair Dienstencentrum.

Wat kost het?

Voor de afgifte van een diplomatiek of dienstpaspoort worden geen kosten berekend.

Hoe vraag ik een diplomatiek of dienstpaspoort aan?

De aanvrager moet een paspoortaanvraagformulier volledig invullen en ondertekenen. Het paspoortaanvraagformulier kan hieronder worden gedownload of is te verkrijgen bij de balie van het CDC. Op de posten zijn de genoemde formulieren te verkrijgen bij de Consulaire Afdeling.

Op basis van de ingediende aanvraag wordt bekeken of iemand recht heeft op een diplomatiek of een dienstpaspoort.

Paspoortaanvraagformulier

Iedere aanvrager moet in persoon bij de paspoortbalie van het CDC verschijnen voor het aanvragen van een diplomatiek- of dienstpaspoort. Dit i.v.m. de persoonlijke verschijningsplicht en het afnemen van vingerafdrukken. Hoewel van kinderen onder 12 jaar geen vingerafdrukken worden afgenomen, moeten zij wel bij de indiening van de aanvraag aanwezig zijn. Op hen is namelijk ook de wettelijk voorgeschreven persoonlijke verschijningsplicht van toepassing voor de vaststelling van de identiteit.

Als sprake is van geboorte van een kind in het buitenland, kan het nieuwe diplomatiek of dienstpaspoort worden aangevraagd via de consulaire afdeling van de post. Dit is een uitzonderingssituatie, waarbij er wel van wordt uitgegaan dat daar aan de verschijningsplicht wordt voldaan en de identiteit van het kind wordt bevestigd door de post.

Houdt bij overplaatsing van post naar post, maar ook na verlenging van uw plaatsingsduur, rekening met de persoonlijke verschijningsplicht. Indien u al in het bezit bent van een plaatsingsbesluit, werkzaam bent op het departement en wordt geplaatst op een post, wordt u verzocht om zo snel mogelijk en bij voorkeur vóór de zomer uw diplomatieke paspoort aan te vragen. Tijdens de maanden juli en augustus is er een grote toename van het aantal aanvragen en de wachttijd kan daardoor sterk toenemen.

Let op:

Het Consulair Dienstencentrum kan geen kopieën maken van documenten die u voor de aanvraag in moet leveren.

Aanvragen paspoort voor dienstreis

Voor het aanvragen van een diplomatiek- of dienstpaspoort t.b.v. een buitenlandse dienstreis moet u zich persoonlijk wenden tot de balie van het Consulair Dienstencentrum (CDC). Hier moet het volgende worden overgelegd:

  • Een volledig ingevuld en ondertekend paspoortaanvraagformulier.
  • Twee pasfoto’s van recente datum (kleur). De pasfoto’s moeten voldoen aan de acceptatie criteria van de fotomatrix 2007. Voor nadere informatie zie de site paspoortinformatie.
  • Kopie van een geldig nationaal paspoort of Nederlandse identiteitskaart.
  • Eventueel: als u al in het bezit bent van een diplomatiek paspoort moet u dit meenemen bij de aanvraag van een nieuw diplomatiek paspoort (dit paspoort moet worden ingeleverd als het nieuwe wordt opgehaald).
  • Ondersteunend memorandum van uw Directeur-Generaal of Directeur (dus geen afdelingshoofd) waaruit blijkt dat u (regelmatig) naar het buitenland moet reizen, met opgave van de betreffende landen en de motivatie waaruit het functionele karakter van het bezit en gebruik van het aangevraagde diplomatieke- of dienstpaspoort blijkt. Als het memorandum via 247Foxy is goedgekeurd, dan moet ook de goedkeuring via Foxy worden toegevoegd.

Aanvragen paspoort voor plaatsing in het buitenland

Voor het aanvragen van diplomatieke paspoorten ten behoeve van een plaatsing in het buitenland moet u zich, samen met eventueel meereizende gezinsleden, persoonlijk melden bij de balie van het Consulair Dienstencentrum (CDC). Hier moet u:

  • Per persoon een paspoortaanvraagformulier volledig en juist invullen en ondertekenen. Bij meereizen van echtgeno(o)t(e) is het niet meer noodzakelijk om een kopie van een recent uittreksel uit het Basisregistratie Personen (BRP) van het register burgerlijke stand te overleggen (waarin de huwelijkse staat en de naam van de partner en eventuele kinderen staan vermeld).
  • Alleen als na onderzoek blijkt dat er geen recente gegevens beschikbaar zijn of als er onduidelijkheden over de burgerlijke staat bestaan, kan daar alsnog om worden gevraagd. Dit geldt eveneens bij geregistreerd partnerschap.
  • Als u op een post wordt geplaatst en samen met uw partner een samenlevingsovereenkomst heeft afgesloten, dan moet bij meereizen van die partner naar de post een kopie van de samenlevingsovereenkomst worden overgelegd. Dit hoeft niet als u van post naar post gaat.
  • Als minderjarige kinderen meereizen naar de post, moeten degenen die met het ouderlijk gezag zijn belast (meestal de beide ouders) het paspoortaanvraagformulier ondertekenen. Als een minderjarig kind nog niet in het bezit is van een nationaal paspoort of een Nederlandse identiteitskaart en nooit in het BRP is opgenomen, dan moet een kopie van de (bij voorkeur gelegaliseerde) geboorteakte worden overgelegd.
  • Per persoon een handtekening plaatsen op de foto-/handtekeningkaart. Met betrekking tot minderjarige kinderen geldt dat zij zelf mogen ondertekenen indien zij hiertoe in staat zijn. De foto-/handtekeningkaart wordt aan de balie van het CDC overhandigd.
  • Twee pasfoto’s van recente datum bijvoegen (kleur). De pasfoto’s moeten voldoen aan de acceptatiecriteria van de fotomatrix 2007. Voor nadere informatie zie de site paspoortinformatie.
  • Kopieën van de huidige reisdocumenten (o.a. geldig nationaal paspoort of geldige Nederlandse Identiteitskaart) overleggen; dit ter staving van de identiteit en nationaliteit van de aanvrager(s). Bij een overplaatsing van de ene naar de andere post kan het nog geldige diplomatieke paspoort als identiteitsbewijs worden overgelegd. Bij de aanvraag van diplomatieke paspoorten van minderjarige kinderen moeten tevens kopieën van de houderpagina van degenen die met het ouderlijk gezag zijn belast (meestal de beide ouders) aan de balie worden overgelegd.
  • Een kopie van het definitieve plaatsingsbesluit overleggen. Voor attachés geldt dat het aanmeldmemo dat wordt verstrekt door BZ/HDPO moet worden overgelegd.
  • Als echtgeno(o)te en of kinderen op een later moment een diplomatiek paspoort aanvragen, dan moet de uitgezonden ambtenaar een e-mail sturen aan 3W-diplo-visumbalie@minbuza.nl met daarin vermeld dat gezinsleden vanaf een bepaalde datum alsnog met hem/haar in gezinsverband in zijn/haar standplaats komen wonen.
  • Eerder verstrekte diplomatieke- en/of dienstpaspoorten moeten altijd bij de balie van het CDC worden ingeleverd; op verzoek kunnen deze, na ongeldig te zijn gemaakt, worden geretourneerd.

Visum nodig?

Het Consulair Dienstencentrum (CDC) kan informatie geven of een visum noodzakelijk is voor het bezoeken van een land. Als dat zo is, dan moet u de visumaanvraag zelf bij het CDC aanleveren. Het is raadzaam om de aanvraag voor een diplomatiek- of dienstpaspoort en een visumaanvraag te combineren. Hierdoor kan het diplomatieke- of dienstpaspoort direct na aanmaak worden overhandigd aan dezelfde medewerker van de balie van het CDC. Lees verder.

Let op:
  • Bij plaatsing in het buitenland is vaak een (inreis)visum nodig. Voor veel landen geldt dat dit visum slechts 3 maanden geldig is. Houd dus rekening met deze termijn en met de daadwerkelijke vertrekdatum.
  • Paspoort- en visumaanvragen kunnen bij dezelfde balie van het CDC worden ingediend.
  • Bij de bemiddeling van een visum worden geen kosten in rekening gebracht, tenzij anders vermeld staat in de visuminformatie bij de bijzonderheden van het betreffende land.

Wat is de doorlooptijd?

Als de aanvraag compleet is, is de doorlooptijd voor het vervaardigen van een diplomatiek paspoort/dienstpaspoort maximaal 10 werkdagen.

Veelgestelde vragen

Waar kan ik terecht met mijn vragen over de aanvraag van een Diplomatieke of dienstpaspoorten?
Vragen kunnen gesteld worden via het SSP-formulier.

Waar moet ik zijn om mijn Diplomatieke of dienstpaspoort aan te vragen?
Het adres van het CDC is onderaan de pagina via contact te vinden.

Meer informatie