Diplomatic Mail

Documenten en/of goederen van kleinschalige aard met rubricering niet hoger dan vertrouwelijk en/of confidentieel kunnen via Diplomatic Mail verzonden worden. Hiervoor worden geen kosten in rekening gebracht bij gebruik van het reguliere verzendschema. Separate zendingen worden wel doorbelast.

Voor wie?

Reguliere zending: Iedereen in dienst bij de rijksoverheid of een organisatie waarmee 3W hierover dienstverleningsafspraken heeft gemaakt.

Separate zending: Alle gebruikers met autorisatieprofiel 2. BZ-medewerkers dienen vooraf goedkeuring te vragen aan DBV-HF.

Wat mag (niet) via Diplomatic Mail?

Uitsluitend officiële dienstpoststukken en dienstgoederen met een rubricering, niet hoger dan vertrouwelijk en/of confidentieel mogen via Diplomatic Mail verzonden worden.

Dienstgoederen dienen vergezeld te zijn van een paklijst in de Engelse taal als bijlage. Pakbon of factuur van de leverancier kan alleen gebruikt worden als deze de volgende gegevens bevat: Aantal; Omschrijving (bij ICT-middelen: Merk, Type en Serienummer vermelden); en Waarde. Een voorbeeld van een paklijst kunt u hier vinden.

Aanvullend gelden de volgende voorwaarden:

  • Geen vloeistoffen;
  • Geen levensmiddelen, etenswaren en/of andere bederfelijke producten;
  • Geen accijns gebonden goederen;
  • Geen documenten, goederen of stoffen waarvan het bezit of vervoer bij wet verboden is in Nederland en in het land van bestemming, doorvoer of vertrek.
  • Geen stoffen die volgens de IATA-regelgeving als gevaarlijke stoffen zijn aangemerkt.
  • Goederen die Lithium Metal en/of Lithium Ion batterijen bevatten dienen als Cargo zending verzonden te worden.
  • In verband met douaneformaliteiten kunnen aanvullende documenten noodzakelijk zijn. In voorkomende gevallen neemt de Diplomatieke koeriersdienst contact met u.

De zending wordt verstuurd in postzakken. Voor een aangeboden poststuk en/of pakket gelden daarom voorwaarden ten aanzien van afmetingen, gewicht en volume.

  • De langst gemeten zijde is maximaal 60 cm.
  • De som van de lengte + breedte + hoogte is maximaal 120 cm.
  • Het gewicht is maximaal 20 kg.
  • Per aanvraag is het totale volume van alle verpakkingen bij elkaar maximaal 500 L / 0,5 M3.
  • Formules voor het berekenen van het volume van een verpakking;
  • Aantal liter = lengte x breedte x hoogte in cm. / 1.000;
  • Aantal m3 = lengte x breedte x hoogte in cm. / 1.000.000.
Let op!
Kwetsbare goederen en grote volumes dienen via  Cargo zending verstuurd te worden.

Hoe kan ik een zending aanvragen?

Indien u bent aangelogd op een rijkswerkplek, kunt u gebruik maken van het formulier:

Vanuit Nederland: SSP - Diplomatieke koeriersdienst (rijkswerkplek) of via 3W-DK.

Vanuit het buitenland: Neem contact met uw Diplomatieke vertegenwoordiging. De Operational Manager dient vervolgens een SSP - Diplomatieke koeriersdienst in. In Nederland verzorgt de postkamer van het ministerie van Buitenlandse Zaken de verdere distributie. Voor poststukken bestemd voor (rijksoverheid)organisaties in regio Haaglanden, vindt verzending plaats met de Interdepartementale Post- en Koeriersdienst (IPKD).

Waar kan ik de zending afgeven?

In Nederland: Na het indienen van de aanvraag ontvangt u een bevestiging per e-mail met het ordernummer van de aanvraag. De verzending moet onder vermelding van dit ordernummer en voorzien van een juiste en volledige adressering worden aangeleverd bij de Diplomatieke koeriersdienst op het volgende adres:

Diplomatieke Koeriersdienst
Diepenhorstlaan 20 (2e etage)
2288 EW  Rijswijk

Poststukken en pakketten voor reguliere zending moeten uiterlijk om 12:00 uur op de dag voorafgaand aan de dag van verzending bij de Diplomatieke koeriersdienst zijn aangeleverd.

Per post naar de Diplomatieke koeriersdienst opsturen?

Adresseer de verzending dan als volgt:

Naam vertegenwoordiging / Plaatsnaam
Naam medewerk(st)er (of partner/kinderen)
Postbus 12200
2500 DD  Den Haag

Wat is de doorlooptijd?

Verzending duurt doorgaans 72 uur en is mede afhankelijk van aanlevering volgens het reguliere verzendschema; de bestemming; afstemming met de Diplomatieke vertegenwoordinging; aard van de te verzenden poststukken en/of goederen; omvang van de zending; beschikbare transportmogelijkheden; en douaneformaliteiten op plaats van bestemming.

Worden er kosten doorbelast?

Er worden geen kosten in rekening gebracht bij gebruik van het reguliere verzendschema. Separate zendingen worden wel doorbelast.