Diplomatic Courier

Wilt u documenten en/of goederen met een rubricering hoger dan vertrouwelijk en/of confidentieel naar een diplomatieke vertegenwoordiging in het buitenland versturen? U kunt dan gebruik maken van Diplomatic Courier (hierna: Courier zending). Courier zendingen worden vanwege het veiligheidsaspect onder persoonlijke begeleiding van een koerier vervoerd.

Voor wie?

Alle gebruikers van de Diplomatieke koeriersdienst kunnen een Courier zending bij de Diplomatieke koeriersdienst aanvragen.

Wat betreft het precies?

Een Courier zending kan betrekking hebben op verzending en verzegeling, maar kan ook betrekking hebben op alleen verzegeling van een pakket. Hieronder een nadere uitleg over de twee varianten van deze dienstverlening.

Verzending en verzegeling
Bij een aanvraag voor een verzending verzorgt de Diplomatieke koeriersdienst in samenwerking met de Diplomatieke vertegenwoordiging het gehele proces, van verzending tot aankomst bij de Diplomatieke vertegenwoordiging.

Een verzending omvat:

  • Het beoordelen van de aanvraag en het bepalen van een passende verzendwijze;
  • Het samenstellen en Diplomatiek verzegelen van een Courier zending voor een Diplomatieke vertegenwoordiging in het buitenland;
  • Het afgeven van een Diplomatieke koerierspas/ immuniteitsverklaring op naam van een door het ministerie van Buitenlandse Zaken of de Diplomatieke vertegenwoordiging beschikbaar gestelde koerier, of aan een cabinepersoneelslid van de KLM;
  • Het overdragen van een verzending aan de KLM of aan een koerier op een luchthaven van vertrek in Nederland;
  • Het registreren en monitoren van een verzending van vertrek tot aankomst.

Verzegeling
Bij een aanvraag voor verzegeling verzorgt de Diplomatieke koeriersdienst uitsluitend alleen de verzegeling van het pakket. De aanvrager is zelf verantwoordelijk voor de verzending van het pakket door het inzetten van een koerier van de eigen (rijksoverheids)organisatie.

Een verzegeling omvat:

  • Het beoordelen van de aanvraag;
  • Het op afspraak samenstellen en Diplomatiek verzegelen van het pakket op locatie bij de Diplomatieke koeriersdienst;
  • Het afgeven van een Diplomatieke koerierspas/ immuniteitsverklaring op naam van een door de aanvragende (rijksoverheids)organisatie beschikbaar gestelde koerier;
  • Het registreren van de verzending.

Hoe moet ik de zending aanleveren?

Verpakking:

  • Afmetingen: Max. 35 x 25 x 15 cm. (l x b x h)*
  • Gewicht: Max. 10 kg.*

Voor verzending met een koerier, reizend per vliegtuig, gelden de beperkingen voor afmetingen en gewicht die de luchtvaartmaatschappij stelt aan handbagage voor passagiers.**

*Geldt voor aanvragen voor een verzending.

**Geldt voor aanvragen voor een verzegeling.

Inhoud:
Uitsluitend officiële dienstpoststukken, dienstgoederen en waarde-documenten met een rubricering hoger dan vertrouwelijk en/of confidentieel.

  • Geen vloeistoffen;
  • Geen levensmiddelen, etenswaren en/of andere bederfelijke producten;
  • Geen accijns gebonden goederen;
  • Geen stoffen die volgens de IATA-regelgeving als gevaarlijke stoffen zijn aangemerkt;
  • Geen documenten, goederen of stoffen waarvan het bezit of vervoer bij wet verboden is in Nederland of in het land van bestemming, doorvoer of vertrek.

Hoe kan ik een zending aanvragen?

Indien u bent aangelogd op een rijkswerkplek, kunt u gebruik maken van het formulier:

Waar kan ik de zending afgeven?

Na het indienen van de aanvraag ontvangt u een bevestiging per e-mail. In deze bevestiging staat het ordernummer van de aanvraag. De verzending dient onder vermelding van dit ordernummer en voorzien van een juiste en volledig adressering te worden aangeleverd bij de Diplomatieke koeriersdienst op het onderstaande adres.

Diplomatieke Koeriersdienst
Diepenhorstlaan 20 (2e etage)
2288 EW  Rijswijk

Voor het aanvragen van een verzending vanuit het buitenland naar Nederland neemt u contact op met de Diplomatieke vertegenwoordiging in het land van waar de verzending dient plaats te vinden. Een naar Nederland verstuurde verzending kan op afspraak bij de Diplomatieke koeriersdienst in Rijswijk worden opgehaald.

Wat is de doorlooptijd?

Afhankelijk van de aangevraagde dienst kan de doorlooptijd sterk variëren. De Diplomatieke koeriersdienst moet de zending vooraf met de Diplomatieke vertegenwoordiging overleggen. Daarnaast is de verzending afhankelijk van de beschikbare vlucht(en) en/of koerier met bijbehorende reistijd.

Een aanvraag voor een verzegeling moet ten minste 24 uur voorafgaand aan de gewenste datum/tijd van verzegelen zijn ingediend.

Wordt voor deze dienst kosten doorbelast?

Voor deze dienstverlening worden geen kosten doorbelast.