Diplomatic Cargo

Indien u kwetsbare en/of volumegoederen met een rubricering niet hoger dan vertrouwelijk en/of confidentieel verzenden naar een Nederlandse diplomatieke vertegenwoordiging in het buitenland? U kunt dan gebruik maken van de dienstverlening Diplomatic Cargo (hierna: Cargo zending). De zendingen worden over het algemeen per luchtvracht, wegvracht en zeevracht verzonden.

Voor wie?

Alle gebruikers met autorisatieprofiel 2 kunnen een Cargo zending bij de Diplomatieke koeriersdienst aanvragen.

Hoe moet ik de zending aanleveren?

Verpakking
De Cargo zending wordt door de externe dienstverlener, die 3W hiervoor heeft gecontracteerd, verpakt in beschermende en op maat gemaakte houten transportkisten. De houten transportkisten zijn speciaal voor lucht-, weg- en zeevracht zendingen gemaakt. U mag de verzending ook zelf verpakken. De verpakking(en) moet(en) dan aan de volgende voorwaarden voldoen:

  • De verpakking(en) zijn geschikt om Diplomatieke verzegeling(en) op aan te brengen en zijn daarom geheel afsluitbaar d.m.v. klep of deksel;
  • De verpakking(en) bevatten geen opschrift en/of bedrukking;
  • Houten verpakkingen (kisten) voldoen aan de ISPM-15 voorwaarden en zijn voorzien van dit keurmerk;
  • Verpakkingen ter verzending per luchtvracht zijn niet hoger dan 160 cm.

Afhankelijk van de aard van de te verzenden goederen, omvang van de zending, bestemming en de transportmogelijkheden kunnen er aanvullende voorwaarden gelden.

Inhoud
Uitsluitend officiële dienstpoststukken en dienstgoederen met een rubricering die niet hoger is dan vertrouwelijk en/of confidentieel. Aanvullend geldt de volgende criteria:

  • Geen vloeistoffen;
  • Geen levensmiddelen, etenswaren en/of andere bederfelijke producten;
  • Geen accijns gebonden goederen;
  • Geen stoffen die volgens de IATA-regelgeving als gevaarlijke stoffen zijn aangemerkt;
  • Geen documenten, goederen of stoffen waarvan het bezit of vervoer bij wet verboden is in Nederland en in het land van bestemming, doorvoer of vertrek.

Hoe kan ik een zending aanvragen?

Indien u bent aangelogd op een rijkswerkplek, kunt u gebruik maken van het formulier:

SSP - Diplomatieke koeriersdienst

In het aanvraagformulier moet een ingevulde paklijst (bij voorkeur in het Engels) als bijlage te worden toegevoegd. Heeft u een pakbon of factuur van de leverancier? Dan mag u deze ook gebruiken, op voorwaarde dat de pakbon de volgende gegevens bevat: Aantal; Omschrijving (bij ICT-middelen: Merk, Type en Serienummer vermelden); en Waarde. Een voorbeeld van een pakbon is te raadplegen op het Rijksportaal.

Voor goederen die Lithium Metal en/of Lithium Ion batterijen bevatten en vallen onder de "Dangerous Goods Regulations" van de IATA, is tevens een Material Safety and Data Sheet van de fabrikant verplicht.

In verband met Douaneformaliteiten kunnen nog andere aanvullende documenten noodzakelijk zijn. Indien dit het geval is dan zal de Diplomatieke Koeriersdienst contact met u opnemen.

Waar kan ik de zending afgeven?

Na het indienen van de aanvraag ontvangt u een bevestiging per e-mail. In deze bevestiging staat het ordernummer van de aanvraag en het aanleveradres. De verzending moet onder vermelding van dit ordernummer en voorzien van een juiste en volledige adressering worden aangeleverd bij het opgegeven aanleveradres. Afhankelijk van de verzending kan dit het adres van de Diplomatieke koeriersdienst of het adres van de externe dienstverlener zijn.

Voor het aanvragen van een verzending vanuit het buitenland naar Nederland neemt u contact op met de Diplomatieke vertegenwoordiging in het land van waar de verzending plaats moet vinden.

De goederen die vanuit het buitenland via Cargo zending ontvangen zijn, kunnen op afspraak worden afgehaald. Afhankelijk van de verzending kunnen de zending bij de Diplomatieke koeriersdienst of de externe dienstverlener worden opgehaald.

Wat is de doorlooptijd?

De doorlooptijd van een Cargo zending is afhankelijk van de bestemming,  omvang van de zending, beschikbare transportmogelijkheden, aard van de te verzenden goederen en de douaneformaliteiten op plaats van bestemming. Tevens dient een verzending in sommige gevallen vooraf door 3W te worden afgestemd met de Diplomatieke Vertegenwoordiging, alvorens deze kan plaatsvinden.

Worden er kosten doorbelast?

Ja, de kosten van de externe dienstverlener worden door 3W aan de budgethouder doorbelast.